2025年文書檔案管理試題及答案一、單項(xiàng)選擇題（每題2分，共20分）1.某單位2024年形成的《關(guān)于2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)結(jié)果的通報(bào)》（發(fā)文字號(hào)：XX〔2024〕15號(hào)），其成文日期應(yīng)為（）。A.2024年文件印發(fā)日期B.2023年審計(jì)工作完成日期C.2024年負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期D.2024年文件排版完成日期2.根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），以下哪類電子文件需采用“雙套制”歸檔（）。A.僅在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的會(huì)議通知B.具有法律效力的合同掃描件C.純電子形式的科研數(shù)據(jù)記錄D.內(nèi)部傳閱的電子簡報(bào)3.某企業(yè)2020年形成的《產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告》（涉及核心技術(shù)參數(shù)），其保管期限應(yīng)定為（）。A.10年B.30年C.永久D.50年4.檔案整理中“全宗”的劃分依據(jù)是（）。A.文件形成時(shí)間B.文件內(nèi)容主題C.立檔單位的獨(dú)立性D.文件載體類型5.檔案數(shù)字化過程中，對大幅面圖紙進(jìn)行掃描時(shí)，宜采用的分辨率是（）。A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.600dpi6.以下不屬于文書擬制“三查三改”內(nèi)容的是（）。A.查立意，改主旨不明B.查格式，改不符合規(guī)范C.查數(shù)據(jù)，改統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤D.查程序，改未履行審批7.檔案利用登記需記錄的核心信息不包括（）。A.利用人身份信息B.利用目的C.檔案密級(jí)D.復(fù)制數(shù)量8.某單位將2015-2020年文書檔案移交綜合檔案館時(shí)，需同步移交的材料不包括（）。A.歸檔文件目錄B.全宗介紹C.電子檔案備份D.未歸檔文件清單9.檔案保管環(huán)境中，溫濕度控制的“雙18標(biāo)準(zhǔn)”指（）。A.溫度18℃±2℃，相對濕度18%±5%B.溫度18℃±5℃，相對濕度45%±5%C.溫度18℃±2℃，相對濕度45%±5%D.溫度18℃±5℃，相對濕度60%±5%10.關(guān)于檔案鑒定工作，以下表述正確的是（）。A.鑒定小組由檔案部門單獨(dú)組成B.需編制《檔案鑒定銷毀清冊》C.銷毀檔案可直接送造紙廠D.鑒定周期為每5年一次二、判斷題（每題1分，共10分）1.文書處理中，“承辦”是指對收文提出辦理意見的環(huán)節(jié)。（）2.電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件主體分離保存。（）3.檔案著錄時(shí)，“責(zé)任者”需填寫文件的實(shí)際撰稿人姓名。（）4.跨年度會(huì)議形成的文件，應(yīng)歸入會(huì)議開幕年。（）5.磁性載體檔案（如錄音帶）應(yīng)直立存放，避免擠壓。（）6.檔案利用中，復(fù)制件加蓋檔案部門公章后可替代原件作為憑證。（）7.文書歸檔范圍需根據(jù)單位職能變化動(dòng)態(tài)調(diào)整。（）8.檔案數(shù)字化成果應(yīng)采用“單套制”保存，無需留存紙質(zhì)檔案。（）9.銷毀未滿保管期限的檔案，需經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（）10.檔案統(tǒng)計(jì)中，“案卷數(shù)量”與“件數(shù)”統(tǒng)計(jì)口徑可以互換。（）三、簡答題（每題8分，共40分）1.簡述文書擬制的基本要求。2.列舉檔案保管期限劃分的三類依據(jù)，并說明“永久”類檔案的界定標(biāo)準(zhǔn)。3.電子檔案長期保存需滿足哪些技術(shù)條件？請至少列出4項(xiàng)。4.檔案整理中“分類方案”的設(shè)計(jì)應(yīng)包含哪些要素？5.簡述檔案利用服務(wù)中“全程留痕”的具體實(shí)現(xiàn)方式及意義。四、案例分析題（30分）背景資料：某市級(jí)醫(yī)院2024年開展檔案管理專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)以下問題：（1）2023年《住院患者手術(shù)記錄》（紙質(zhì)）未按要求及時(shí)歸檔，部分文件散存于各科室；（2）2020-2022年電子病歷檔案僅以“照片”格式存儲(chǔ)，未保留原始XML結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；（3）檔案庫房溫濕度記錄顯示，2024年6月連續(xù)5日溫度超過25℃，未采取應(yīng)急措施；（4）2019年《醫(yī)療設(shè)備采購合同》（涉及500萬元大額資金）保管期限標(biāo)注為“30年”。問題：1.分析問題（1）產(chǎn)生的可能原因，并提出整改措施。（8分）2.問題（2）違反了電子檔案管理的哪些規(guī)定？應(yīng)如何補(bǔ)救？（7分）3.針對問題（3），說明檔案庫房溫濕度異常的危害及應(yīng)急處理流程。（8分）4.問題（4）中保管期限標(biāo)注是否正確？請說明理由并給出修正依據(jù)。（7分）參考答案一、單項(xiàng)選擇題1.C（成文日期為負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)）2.B（具有法律效力的電子文件需同時(shí)保存紙質(zhì)件與電子件，即“雙套制”）3.C（涉及核心技術(shù)的檢測報(bào)告屬永久保存范圍）4.C（全宗以立檔單位的獨(dú)立性為劃分依據(jù)，反映同一單位的歷史活動(dòng)）5.C（大幅面圖紙掃描分辨率一般不低于300dpi，確保清晰）6.D（“三查三改”指查立意、查內(nèi)容、查格式，改主旨不明、改材料不實(shí)、改不符合規(guī)范）7.C（利用登記需記錄利用人信息、目的、復(fù)制數(shù)量等，密級(jí)屬檔案屬性，無需重復(fù)記錄）8.D（移交檔案館需提交歸檔文件目錄、全宗介紹、電子備份等，未歸檔文件無需移交）9.C（“雙18標(biāo)準(zhǔn)”指溫度18℃±2℃，相對濕度45%±5%，保障檔案安全）10.B（鑒定需多部門聯(lián)合，銷毀需編制清冊并審批，不可直接銷毀）二、判斷題1.×（“承辦”是具體執(zhí)行辦理，“擬辦”是提出辦理意見）2.×（元數(shù)據(jù)需與電子文件主體關(guān)聯(lián)保存，確保信息完整）3.×（“責(zé)任者”指文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或主要簽署者，非撰稿人）4.√（跨年度會(huì)議文件歸入開幕年，特殊情況可歸入閉幕年）5.√（磁性載體直立存放可防止磁粉脫落或變形）6.√（復(fù)制件加蓋公章后具有與原件同等的法律效力）7.√（歸檔范圍需隨單位職能調(diào)整更新，確保應(yīng)歸盡歸）8.×（目前多數(shù)單位仍采用“雙套制”，單套制需滿足嚴(yán)格技術(shù)條件）9.×（未滿保管期限的檔案不得銷毀，需重新鑒定）10.×（“案卷”與“件”是不同整理單位，統(tǒng)計(jì)口徑不可互換）三、簡答題1.文書擬制的基本要求包括：（1）內(nèi)容準(zhǔn)確：符合法律法規(guī)、政策要求，數(shù)據(jù)、事實(shí)真實(shí)可靠；（2）表述規(guī)范：語言簡潔嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義，使用標(biāo)準(zhǔn)公文格式（如發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、成文日期）；（3）程序合規(guī)：需經(jīng)起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，重要文件需集體討論；（4）主題明確：一文一事（綜合性文件除外），重點(diǎn)突出，邏輯清晰。2.保管期限劃分依據(jù)：（1）文件內(nèi)容的查考價(jià)值：反映主要職能活動(dòng)的文件價(jià)值更高；（2）文件的歷史作用：涉及重大事件、核心業(yè)務(wù)的文件需長期保存；（3）法律法規(guī)要求：如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確劃分標(biāo)準(zhǔn)?！坝谰谩鳖悪n案界定：反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對國家、社會(huì)和本單位有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，如本單位制定的法規(guī)政策性文件、重要會(huì)議記錄、年度總結(jié)等。3.電子檔案長期保存的技術(shù)條件：（1）格式規(guī)范：采用開放、通用的文件格式（如PDF/A、XML），避免專用格式；（2）元數(shù)據(jù)完整：包含背景、結(jié)構(gòu)、管理元數(shù)據(jù)（如文件形成時(shí)間、責(zé)任者、存儲(chǔ)路徑）；（3）載體安全：使用耐久性強(qiáng)的存儲(chǔ)介質(zhì)（如藍(lán)光光盤、A類磁帶），定期檢測遷移；（4）環(huán)境控制：存儲(chǔ)環(huán)境需溫濕度穩(wěn)定（溫度18±2℃，濕度40-50%），防磁、防塵；（5）備份機(jī)制：采用“兩地三備份”（本地、異地、異質(zhì)），防止數(shù)據(jù)丟失。4.分類方案設(shè)計(jì)要素：（1）分類層次：明確一級(jí)類目（如機(jī)構(gòu)、問題、年度）、二級(jí)類目（如科室、業(yè)務(wù)類型）；（2）分類規(guī)則：統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)（如按年度-機(jī)構(gòu)-問題或年度-問題-保管期限）；（3）類目名稱：簡潔準(zhǔn)確，覆蓋全部歸檔文件（如“黨群工作”“行政事務(wù)”“業(yè)務(wù)管理”）；（4）類目代碼：采用阿拉伯?dāng)?shù)字或字母編碼（如“1”代表黨群類，“2”代表行政類）；（5）說明注釋：對特殊分類情況（如跨類文件）進(jìn)行補(bǔ)充說明。5.“全程留痕”實(shí)現(xiàn)方式：（1）利用登記：記錄利用人姓名、單位、時(shí)間、目的、檔案編號(hào)、復(fù)制數(shù)量；（2）系統(tǒng)日志：電子檔案利用需通過管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄操作軌跡（如查詢、下載、打?。?；（3）審批留痕：敏感檔案利用需經(jīng)審批，留存審批單及簽字記錄；（4）監(jiān)控記錄：實(shí)體檔案查閱室安裝監(jiān)控設(shè)備，保存錄像資料（期限不少于1年）。意義：保障檔案利用安全，防止檔案泄露或損毀；為責(zé)任追溯提供依據(jù)；規(guī)范利用流程，提升服務(wù)效率。四、案例分析題1.問題（1）原因分析：-科室歸檔意識(shí)薄弱，未落實(shí)“誰形成、誰歸檔”責(zé)任；-缺乏歸檔時(shí)限約束（如未規(guī)定科室文件移交的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；-檔案部門監(jiān)督不到位，未定期催繳。整改措施：-修訂《文件歸檔管理辦法》，明確科室歸檔時(shí)限（如次年3月底前移交）；-開展歸檔培訓(xùn)，強(qiáng)化科室兼職檔案員責(zé)任；-建立歸檔進(jìn)度臺(tái)賬，檔案部門每月通報(bào)未歸檔情況。2.問題（2）違反規(guī)定：-違反《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中“電子文件應(yīng)保存原始格式”的要求；-未保留結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（XML），導(dǎo)致電子病歷無法進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和長期利用。補(bǔ)救措施：-聯(lián)系信息系統(tǒng)開發(fā)商，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)提取2020-2022年電子病歷的原始XML數(shù)據(jù)；-對已存儲(chǔ)的“照片”格式文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)補(bǔ)錄（如添加結(jié)構(gòu)化字段：患者ID、手術(shù)類型）；-建立電子文件歸檔校驗(yàn)機(jī)制，接收時(shí)檢查格式合規(guī)性（通過技術(shù)工具自動(dòng)驗(yàn)證）。3.溫濕度異常危害：-溫度過高（>25℃）會(huì)加速紙張纖維素水解，導(dǎo)致字跡褪色；-持續(xù)高溫高濕易滋生霉菌，造成檔案霉變粘連；-影響磁性載體穩(wěn)定性（如磁帶消磁、光盤數(shù)據(jù)讀取失?。?。應(yīng)急處理流程：-立即啟用庫房空調(diào)、除濕機(jī)，將溫度降至18±2℃，濕度降至45±5%；-對受影響檔案進(jìn)行抽樣檢查（如抽取10%的案卷查看是否受潮）；-記錄異常時(shí)