2026年醫(yī)藥制造公司公章證照分級(jí)審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、證照的使用和管理，明確分級(jí)審批權(quán)限，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《印章治安管理辦法》《中華人民共和國(guó)藥品管理法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司醫(yī)藥制造經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有部門、各生產(chǎn)車間及全體員工在使用、申請(qǐng)、審批、保管公章和證照過(guò)程中的全部行為。本制度所指公章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、各部門專用章等各類印章；證照包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、GMP認(rèn)證證書(shū)、稅務(wù)登記相關(guān)證明、組織機(jī)構(gòu)相關(guān)備案憑證、各類資質(zhì)證書(shū)及其他具有法律效力的證明文件。第三條公章證照管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)審批、權(quán)責(zé)明確、全程留痕、安全保密”的原則，所有使用和審批行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用、出借、復(fù)制公章證照。第二章管理職責(zé)第四條行政部是公司公章證照的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)公章的刻制、備案、更換、注銷及證照的申領(lǐng)、年檢、變更、補(bǔ)辦等工作；（二）建立公章證照管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章證照的名稱、編號(hào)、領(lǐng)用日期、保管人、使用記錄等信息；（三）監(jiān)督檢查各部門公章證照使用審批流程的執(zhí)行情況；（四）配合相關(guān)部門處理公章證照使用過(guò)程中的違規(guī)行為。第五條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章（財(cái)務(wù)用）的日常保管及使用初審工作，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批流程。第六條各部門負(fù)責(zé)人為本部門專用章及相關(guān)業(yè)務(wù)證照使用申請(qǐng)的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)本部門提交的公章證照使用申請(qǐng)進(jìn)行真實(shí)性、合規(guī)性初審，確保申請(qǐng)事項(xiàng)與部門業(yè)務(wù)相符。第七條公章證照保管人負(fù)責(zé)印章的日常保管、安全存放，證照的妥善保存、防損防潮，嚴(yán)格按照審批結(jié)果辦理使用手續(xù)，不得擅自交由他人保管或使用。第八條審批人需根據(jù)分級(jí)審批權(quán)限，對(duì)公章證照使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的合法性、必要性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁超越權(quán)限審批。第三章公章證照分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)第九條公章按照重要程度及使用風(fēng)險(xiǎn)劃分為三級(jí)：（一）一級(jí)公章：公司公章、法定代表人章。該類印章用于公司對(duì)外簽訂重大合同、發(fā)布重要公告、辦理工商稅務(wù)等核心業(yè)務(wù)、出具法律文件等，使用風(fēng)險(xiǎn)最高，審批層級(jí)最高。（二）二級(jí)公章：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章。該類印章用于公司日常經(jīng)營(yíng)中的合同簽訂、財(cái)務(wù)結(jié)算、發(fā)票開(kāi)具等業(yè)務(wù)，使用頻率較高，需嚴(yán)格把控審批流程。（三）三級(jí)公章：各部門專用章（如質(zhì)量管理部章、生產(chǎn)部章、行政部章等）。該類印章僅用于部門內(nèi)部溝通、非對(duì)外法律效力的文件確認(rèn)等，使用范圍僅限公司內(nèi)部，風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較低。第十條證照按照核心程度及使用場(chǎng)景劃分為三級(jí)：（一）一級(jí)證照：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、GMP認(rèn)證證書(shū)。該類證照是公司開(kāi)展醫(yī)藥生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的核心資質(zhì)，復(fù)印件使用或原件借出需最高層級(jí)審批。（二）二級(jí)證照：稅務(wù)登記相關(guān)證明、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、各類專項(xiàng)資質(zhì)證書(shū)。該類證照用于公司稅務(wù)申報(bào)、產(chǎn)品銷售、業(yè)務(wù)拓展等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使用需中層及以上審批。（三）三級(jí)證照：各部門內(nèi)部管理類證明文件、非核心業(yè)務(wù)備案憑證等。該類證照僅用于內(nèi)部管理或非核心業(yè)務(wù)報(bào)備，使用由部門負(fù)責(zé)人審批即可。第四章分級(jí)審批流程第十一條一級(jí)公章使用審批流程：（一）申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用時(shí)間、文件名稱及內(nèi)容摘要，附相關(guān)證明材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字初審；（二）初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)分管副總經(jīng)理審核；（三）分管副總經(jīng)理審核通過(guò)后，報(bào)總經(jīng)理（或法定代表人）終審批準(zhǔn)；（四）審批完成后，申請(qǐng)人持審批完畢的申請(qǐng)表至公章保管人處辦理用印手續(xù)，保管人核對(duì)信息無(wú)誤后予以用印，并在臺(tái)賬中記錄。第十二條二級(jí)公章使用審批流程：（一）申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，附相關(guān)業(yè)務(wù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審；（二）初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)分管副總經(jīng)理（或指定授權(quán)人）審批；（三）審批完成后，持申請(qǐng)表至保管人處用印，保管人做好使用記錄。第十三條三級(jí)公章使用審批流程：（一）申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；（二）審批通過(guò)后，至部門公章保管人處辦理用印手續(xù)，保管人記錄使用信息。第十四條證照使用（復(fù)印件）審批流程：（一）一級(jí)證照復(fù)印件使用：申請(qǐng)人填寫《證照使用申請(qǐng)表》，附使用場(chǎng)景證明材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理終審后，至行政部領(lǐng)取復(fù)印件，行政部需在復(fù)印件上注明“僅限XX用途使用，有效期至XX年XX月XX日”并加蓋公章，同時(shí)記錄使用信息；（二）二級(jí)證照復(fù)印件使用：申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、分管副總經(jīng)理審批后，至行政部領(lǐng)取標(biāo)注用途的復(fù)印件；（三）三級(jí)證照復(fù)印件使用：申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部或部門保管人處領(lǐng)取復(fù)印件。第十五條證照原件借出審批流程：（一）任何證照原件原則上不得借出，確因辦理工商年檢、資質(zhì)復(fù)審、政府部門檢查等特殊情況需借出的，僅限一級(jí)、二級(jí)證照可申請(qǐng)；（二）一級(jí)證照原件借出：申請(qǐng)人填寫《證照借出申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借出事由、使用期限、接收單位，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時(shí)需簽訂《證照借出責(zé)任承諾書(shū)》，明確歸還時(shí)間及保管責(zé)任；（三）二級(jí)證照原件借出：申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審批后，簽訂承諾書(shū)方可借出；（四）證照借出后，保管人需在臺(tái)賬中記錄借出時(shí)間、歸還期限、借用人，借用人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)保管人核對(duì)證照完整性，確認(rèn)無(wú)誤后記錄歸還時(shí)間。第十六條緊急情況審批：因突發(fā)應(yīng)急事務(wù)（如藥品監(jiān)管部門緊急核查、重大合同緊急簽訂等）需使用一級(jí)、二級(jí)公章證照，且無(wú)法按正常流程逐級(jí)審批的，申請(qǐng)人可先向總經(jīng)理（或授權(quán)人）口頭申請(qǐng)，經(jīng)同意后先行使用，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊書(shū)面審批手續(xù)，保管人需在臺(tái)賬中注明緊急使用事由及口頭審批情況。第五章使用與保管管理第十七條公章保管：（一）一級(jí)公章由行政部指定專人保管，存放于帶鎖保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人專人保管，密碼嚴(yán)格保密；（二）二級(jí)公章由財(cái)務(wù)部或行政部專人保管，存放于安全柜中；（三）三級(jí)公章由各部門指定專人保管，存放于部門帶鎖文件柜中；（四）公章保管人離職、調(diào)崗時(shí)，需辦理公章交接手續(xù)，填寫《公章交接清單》，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交，確保公章無(wú)遺失、損壞。第十八條證照保管：（一）所有證照原件由行政部專人保管，存放于防潮、防火、防盜的檔案柜中，建立電子及紙質(zhì)臺(tái)賬，定期核對(duì)證照狀態(tài)；（二）證照復(fù)印件需加蓋“復(fù)印件無(wú)效”或指定用途印章，嚴(yán)禁無(wú)標(biāo)注的空白復(fù)印件流出；（三）證照到期前3個(gè)月，行政部需提醒相關(guān)部門辦理年檢或續(xù)期手續(xù)，確保證照持續(xù)有效。第十九條用印規(guī)范：（一）用印時(shí)需確保文件內(nèi)容完整、審批手續(xù)齊全，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上用??；（二）用印位置需準(zhǔn)確，印跡清晰，不得模糊不清或歪斜；（三）一份文件需多次用印的，需逐次核對(duì)審批信息，確保一致。第六章監(jiān)督檢查第二十條行政部每季度對(duì)公章證照的使用、保管、審批情況進(jìn)行一次全面檢查，核對(duì)臺(tái)賬記錄與實(shí)際使用情況是否一致，重點(diǎn)檢查一級(jí)、二級(jí)公章證照的審批流程合規(guī)性；第二十一條財(cái)務(wù)部每月對(duì)財(cái)務(wù)類公章（財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章）的使用情況進(jìn)行自查，確保符合財(cái)務(wù)管理制度；第二十二條檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)形成《檢查整改通知書(shū)》，責(zé)令相關(guān)部門或個(gè)人限期整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查。第七章責(zé)任追究第二十三條員工違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降薪、降職等處分，造成經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任，涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未經(jīng)審批擅自使用、出借公章證照的；（二）在空白紙張、空白合同上用印的；（三）偽造、變?cè)鞂徟掷m(xù)使用公章證照的；（四）保管不善導(dǎo)致公章證照遺失、損壞、被盜的；（五）未按規(guī)定記錄臺(tái)賬，或臺(tái)賬記錄虛假信息的；（六）超出審批范圍使用公章證照的；（七）證照借出后未按時(shí)歸還，且未說(shuō)明合理理由的。第二十四條審批人超越權(quán)限審批、違規(guī)審批，導(dǎo)致公司利益受損的，需承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職等處分，造成重大損失的，