2026年醫(yī)藥制造公司智能會議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司智能會議室的預(yù)約、調(diào)度及使用管理，提高會議室使用效率，保障各類會議有序開展，結(jié)合本公司醫(yī)藥制造業(yè)務(wù)運營實際，特制定本制度。第二條本制度適用于本公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要使用公司智能會議室的外部合作人員。本制度所指智能會議室，涵蓋公司內(nèi)部配備智能會議設(shè)備、可通過線上系統(tǒng)預(yù)約調(diào)度的所有會議室。第三條智能會議室管理遵循“公平公正、預(yù)約優(yōu)先、高效利用、規(guī)范有序”的原則，優(yōu)先保障公司生產(chǎn)經(jīng)營、研發(fā)創(chuàng)新、質(zhì)量管理等核心業(yè)務(wù)相關(guān)會議使用需求。第四條本制度的制定與執(zhí)行，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及本公司內(nèi)部各項管理規(guī)定。第二章管理職責(zé)第五條行政部是智能會議室預(yù)約調(diào)度的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)智能會議室預(yù)約管理系統(tǒng)的日常維護、功能優(yōu)化及故障處理，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；制定并更新智能會議室使用規(guī)范，解答員工關(guān)于預(yù)約、使用的咨詢；監(jiān)督各部門會議室使用情況，及時糾正違規(guī)使用行為；定期統(tǒng)計會議室使用數(shù)據(jù)，分析使用效率，提出優(yōu)化建議；負(fù)責(zé)智能會議室硬件設(shè)備的日常巡檢、維護及報修協(xié)調(diào)，確保設(shè)備正常使用。第六條各部門負(fù)責(zé)人為本部門會議室預(yù)約使用的第一責(zé)任人，主要職責(zé)包括：督促本部門員工嚴(yán)格遵守本制度，規(guī)范預(yù)約和使用會議室；合理安排本部門會議需求，避免重復(fù)預(yù)約、無效占用會議室資源；配合行政部開展會議室使用情況核查，及時處理本部門員工違規(guī)使用會議室的問題。第七條會議室使用人是會議室現(xiàn)場使用的直接責(zé)任人，主要職責(zé)包括：按預(yù)約信息準(zhǔn)時使用會議室，不得擅自變更使用時間或擴大使用范圍；愛護會議室智能設(shè)備及各類設(shè)施，使用后及時清理現(xiàn)場，恢復(fù)會議室原貌；發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)備故障或設(shè)施損壞時，及時向行政部報備。第三章預(yù)約規(guī)則第八條預(yù)約渠道：全體員工需通過公司指定的“智能會議室預(yù)約管理系統(tǒng)”進行線上預(yù)約，暫不接受線下口頭、紙質(zhì)等非系統(tǒng)預(yù)約方式，特殊情況需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。第九條預(yù)約時間范圍：可預(yù)約未來15個工作日內(nèi)的會議室，每日預(yù)約開放時間為8:00-18:00；單次預(yù)約使用時長原則上不超過4小時，確因業(yè)務(wù)需要延長的，需提前2小時通過系統(tǒng)提交延長申請，經(jīng)行政部審批后方可生效；每日18:00至次日8:00及法定節(jié)假日的會議室使用，需提前1個工作日向行政部提交書面申請，經(jīng)審批后納入系統(tǒng)預(yù)約管理。第十條預(yù)約優(yōu)先級：一級優(yōu)先級：公司級重大決策會議、藥品研發(fā)評審會議、質(zhì)量體系審核會議等核心業(yè)務(wù)會議；二級優(yōu)先級：各部門日常業(yè)務(wù)會議、跨部門協(xié)作會議、供應(yīng)商/客戶洽談會議；三級優(yōu)先級：員工培訓(xùn)會議、團建會議等非核心業(yè)務(wù)會議；當(dāng)會議室預(yù)約沖突時，按照優(yōu)先級排序調(diào)整，行政部需提前通知被調(diào)整方，并協(xié)助協(xié)調(diào)其他可用會議室。第十一條預(yù)約信息填寫：預(yù)約時需準(zhǔn)確填寫會議主題、使用部門、使用人、聯(lián)系電話、參會人數(shù)、使用時間、所需設(shè)備（如投屏、視頻會議、錄音等）等信息，確保信息真實有效，便于行政部統(tǒng)籌管理。第十二條預(yù)約取消：如需取消預(yù)約，需至少提前1小時在系統(tǒng)中操作取消；若未按時取消且未實際使用會議室，視為無效預(yù)約，累計3次無效預(yù)約的員工，行政部將暫停其15天的預(yù)約權(quán)限。第四章調(diào)度管理第十三條日常調(diào)度：行政部每日9:00前核查當(dāng)日會議室預(yù)約情況，對預(yù)約信息不完整、設(shè)備需求不明確的，及時聯(lián)系預(yù)約人補充完善；對同一時間段多人預(yù)約同一會議室的，按預(yù)約優(yōu)先級進行調(diào)度，并做好溝通協(xié)調(diào)。第十四條緊急調(diào)度：遇公司突發(fā)應(yīng)急會議（如藥品生產(chǎn)質(zhì)量異常處置、安全事故應(yīng)急處理等），行政部有權(quán)臨時調(diào)整已預(yù)約的會議室，優(yōu)先保障應(yīng)急會議使用，需提前告知原預(yù)約人，并在系統(tǒng)中記錄調(diào)度原因及調(diào)整結(jié)果。第十五條資源優(yōu)化調(diào)度：行政部每周統(tǒng)計各會議室使用頻次、時長、空置率等數(shù)據(jù)，對使用率過低的會議室，可調(diào)整其使用功能或優(yōu)化預(yù)約時段；對高頻使用的會議室，可根據(jù)需求協(xié)調(diào)增加設(shè)備配置，提升使用效率。第十六條外部人員使用調(diào)度：外部合作人員需使用會議室的，需由公司內(nèi)部員工作為預(yù)約人，在系統(tǒng)中注明“外部人員使用”及參會外部人員人數(shù)、單位等信息，行政部需核實相關(guān)業(yè)務(wù)背景，確保符合公司保密管理規(guī)定。第五章使用規(guī)范第十七條入場使用：使用人需憑系統(tǒng)預(yù)約成功的信息（如預(yù)約碼、系統(tǒng)通知）進入會議室，如需門禁權(quán)限，可提前向行政部申請臨時權(quán)限，使用完畢后權(quán)限自動失效。第十八條設(shè)備使用：使用智能會議設(shè)備前，需確認(rèn)設(shè)備處于正常狀態(tài)，按照操作指引規(guī)范使用，嚴(yán)禁擅自拆卸、改裝設(shè)備；視頻會議、錄音等功能需符合公司信息保密規(guī)定，不得泄露公司藥品研發(fā)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、客戶信息等涉密內(nèi)容；設(shè)備使用過程中出現(xiàn)故障，立即停止操作并聯(lián)系行政部技術(shù)人員處理，不得自行維修。第十九條現(xiàn)場管理：會議期間保持會議室安靜，不得大聲喧嘩，避免影響其他會議室使用；嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進食刺激性食物，不得存放易燃易爆、有毒有害等危險物品，符合醫(yī)藥制造企業(yè)安全生產(chǎn)管理要求；使用完畢后，關(guān)閉所有設(shè)備電源、燈光、空調(diào)，清理桌面及地面垃圾，將桌椅歸位，確保會議室整潔有序。第二十條保密要求：在智能會議室召開涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)的會議，使用人需開啟會議保密模式（如有），會議結(jié)束后及時刪除會議記錄、投屏內(nèi)容等敏感信息，嚴(yán)禁私自留存或外傳。第六章應(yīng)急處理第二十一條系統(tǒng)故障應(yīng)急：當(dāng)智能會議室預(yù)約管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法線上預(yù)約時，行政部需立即啟動線下應(yīng)急預(yù)約機制，通過指定辦公電話、企業(yè)通訊工具接收預(yù)約申請，故障排除后及時將線下預(yù)約信息錄入系統(tǒng)。第二十二條設(shè)備故障應(yīng)急：會議室智能設(shè)備突發(fā)故障時，使用人需第一時間聯(lián)系行政部，行政部技術(shù)人員需在15分鐘內(nèi)到場排查處理；若無法及時修復(fù)，行政部需立即協(xié)調(diào)其他可用會議室，保障會議正常開展。第二十三條突發(fā)安全事件應(yīng)急：會議期間如發(fā)生火災(zāi)、設(shè)備短路、人員突發(fā)疾病等安全事件，使用人需立即停止會議，組織參會人員疏散，并按公司應(yīng)急預(yù)案聯(lián)系安保、醫(yī)療等相關(guān)部門，行政部需及時跟進處理并上報。第七章責(zé)任追究第二十四條員工違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，行政部予以口頭警告，并責(zé)令限期整改：未按規(guī)定渠道預(yù)約會議室的；預(yù)約信息填寫不實、不完整的；會議結(jié)束后未按要求清理會議室、恢復(fù)設(shè)施原貌的。第二十五條有下列行為之一的，行政部予以書面警告，并扣減相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效得分1-3分：累計3次及以上無效預(yù)約的；擅自變更會議室使用時間、范圍，或占用會議室超時且未報備的；違規(guī)操作智能設(shè)備導(dǎo)致設(shè)備輕微損壞，需承擔(dān)維修費用的。第二十六條有下列行為之一的，公司將根據(jù)《員工獎懲管理規(guī)定》給予相應(yīng)紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動合同，造成經(jīng)濟損失的需承擔(dān)賠償責(zé)任：故意損壞會議室智能設(shè)備、設(shè)施，造成較大經(jīng)濟損失的；在會議期間泄露公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)信息，給公司造成損失的；拒不配合行政部會議室調(diào)度管理，擾亂會議秩序，影響公司正常運營的。第二十七條行政部工作人員未履行管理職責(zé)，導(dǎo)致會議室管理混亂、設(shè)備維護不及時影響會議開展的，由公司人力資源部按相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。第八章附則第二十