電子郵件使用管理辦法細(xì)則第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司電子郵件使用行為，保障信息安全，提高溝通效率，依據(jù)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《個人信息保護法》及行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合公司實際制定本細(xì)則。所有員工須嚴(yán)格遵守本辦法，確保郵件系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，防范信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等風(fēng)險。1.2適用范圍本細(xì)則適用于公司全體員工（含正式、實習(xí)、外包人員）及使用公司郵箱的外部合作單位。涵蓋郵件賬戶申請、使用、注銷全生命周期管理，包括內(nèi)部溝通、外部聯(lián)絡(luò)、文件傳輸?shù)葓鼍啊?.3基本原則合規(guī)性原則：郵件內(nèi)容及傳輸行為須符合國家法律法規(guī)及公司制度；安全性原則：禁止傳輸涉密信息，采取加密、認(rèn)證等安全措施；效率性原則：郵件主題明確、內(nèi)容簡潔，優(yōu)先使用企業(yè)即時通訊工具處理緊急事務(wù)；可追溯原則：所有郵件操作需留存日志，保存期限不少于3年。第二章賬戶管理2.1賬戶申請與開通新入職員工需通過OA系統(tǒng)提交《郵箱賬戶開通申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及IT部門審批后，由系統(tǒng)自動創(chuàng)建賬戶；賬戶命名規(guī)則：中文名全拼+部門縮寫@公司域名（例：zhang.san_tech@）；首次登錄需強制修改初始密碼，密碼需包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，長度不少于12位。2.2賬戶使用與維護實行“一人一賬戶”實名制管理，禁止轉(zhuǎn)借、共用郵箱賬戶；每90天強制更換密碼，連續(xù)輸錯5次密碼將觸發(fā)賬戶鎖定，需聯(lián)系IT部門解鎖；員工崗位變動時，賬戶權(quán)限應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成調(diào)整；離職員工賬戶需在辦理離職手續(xù)當(dāng)日注銷，歷史郵件由直屬上級接管。2.3賬戶安全設(shè)置必須啟用雙因素認(rèn)證（支持短信驗證碼、企業(yè)微信掃碼、硬件Key）；禁止在公共設(shè)備（如網(wǎng)吧電腦）登錄郵箱，確需使用時須開啟“臨時會話”模式并事后清除緩存；定期檢查登錄日志（路徑：設(shè)置-安全中心-登錄記錄），發(fā)現(xiàn)異常登錄立即修改密碼并上報IT部門。第三章郵件收發(fā)規(guī)范3.1郵件主題規(guī)范格式要求：【緊急程度】+【業(yè)務(wù)類型】+核心事由（例：【緊急】【項目管理】S123項目進度匯報）；緊急程度分級：【特急】：需1小時內(nèi)響應(yīng)（如生產(chǎn)故障通知）；【緊急】：需4小時內(nèi)響應(yīng)（如重要會議通知）；【常規(guī)】：24小時內(nèi)響應(yīng)（如日常工作溝通）；禁止使用模糊表述（如“重要事項”“請查看”）或無主題郵件。3.2收件人與抄送規(guī)則主送對象僅限直接責(zé)任人，抄送對象不超過5人，避免“全員抄送”；外部聯(lián)系人需添加企業(yè)后綴備注（例：李經(jīng)理（某供應(yīng)商）li@）；涉及跨部門協(xié)作時，須抄送雙方部門負(fù)責(zé)人；涉及財務(wù)、法律等敏感事項時，須抄送合規(guī)部門。3.3正文與簽名規(guī)范正文開頭需注明收件人尊稱，結(jié)尾需包含“此致”“感謝”等禮貌用語；技術(shù)類郵件需附操作步驟、錯誤截圖等輔助說明；統(tǒng)一簽名格式：張三|技術(shù)部|高級工程師電話分機：8012公司地址：北京市海淀區(qū)XX大廈A座15層（非工作時間緊急事項請致電手機：138****1234）第四章安全管理4.1信息分級與傳輸要求信息級別標(biāo)識要求傳輸方式處理要求公開信息無需標(biāo)識普通郵件可正常轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)部信息【內(nèi)部資料】公司郵箱禁止發(fā)送外部保密信息【保密★】加密郵件+審批僅限指定收件人查看絕密信息【絕密★★】禁止郵件傳輸采用線下交接+加密U盤4.2附件安全管理單個附件大小不超過50MB，超過時需使用企業(yè)云盤（支持10GB以內(nèi)文件）并在郵件中附共享鏈接；發(fā)送前必須通過殺毒軟件掃描（支持集成在Outlook客戶端），禁止傳輸.exe、.bat等可執(zhí)行文件；敏感附件需使用AES-256加密，密碼通過企業(yè)微信單獨發(fā)送給收件人。4.3反垃圾郵件與防釣魚措施系統(tǒng)自動攔截含惡意鏈接、可疑附件的郵件，隔離至“垃圾郵件箱”，員工需每周清理并標(biāo)記誤攔截郵件；收到疑似釣魚郵件（如仿冒領(lǐng)導(dǎo)口吻要求轉(zhuǎn)賬、偽裝系統(tǒng)通知索要密碼），須立即：不點擊任何鏈接或下載附件；通過企業(yè)微信“舉報中心”提交可疑郵件截圖；聯(lián)系IT部門進行溯源分析；IT部門每月組織釣魚郵件模擬測試，對點擊率超過5%的部門開展專項培訓(xùn)。第五章操作規(guī)范5.1郵件處理時效特急郵件：1小時內(nèi)響應(yīng)，4小時內(nèi)反饋處理方案；緊急郵件：工作時間2小時內(nèi)響應(yīng)，24小時內(nèi)完成處理；常規(guī)郵件：2個工作日內(nèi)回復(fù)，節(jié)假日順延；出差或休假時需設(shè)置自動回復(fù)，注明緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。5.2郵件歸檔與存儲系統(tǒng)自動按“收件箱-發(fā)件箱-已刪除-歸檔”分類管理，用戶可自定義文件夾但不得刪除系統(tǒng)默認(rèn)分類；重要郵件需手動標(biāo)記“星標(biāo)”并添加標(biāo)簽（如“合同審批”“項目文檔”）；郵箱存儲空間上限為50GB，超出后系統(tǒng)自動阻止發(fā)送新郵件，需手動清理或申請擴容。5.3外部郵件管理與外部單位通信時，須使用公司郵箱并在主題標(biāo)注【外部】；接收外部郵件時，需驗證發(fā)件人身份（如回電確認(rèn)），尤其警惕仿冒合作方域名的郵件（例：@冒充@）；向境外發(fā)送郵件時，需提前通過法務(wù)部門合規(guī)審查，禁止傳輸涉及國家秘密、商業(yè)秘密的內(nèi)容。第六章監(jiān)督與責(zé)任6.1日常監(jiān)督機制IT部門每日監(jiān)控郵件系統(tǒng)運行狀態(tài)，重點審計：超大附件傳輸記錄（>50MB）；夜間（22:00-6:00）批量發(fā)送行為；包含敏感關(guān)鍵詞（如“涉密”“密碼”）的外發(fā)郵件；部門負(fù)責(zé)人每月抽查下屬郵件使用情況，抽查比例不低于30%，檢查結(jié)果納入績效考核。6.2違規(guī)行為及處罰違規(guī)等級行為示例處罰措施輕微違規(guī)未及時回復(fù)郵件、主題不規(guī)范口頭警告+限期整改一般違規(guī)傳輸非涉密敏感信息、未啟用雙因素認(rèn)證書面警告+扣罰當(dāng)月績效5%嚴(yán)重違規(guī)賬戶轉(zhuǎn)借他人、泄露商業(yè)秘密記過處分+扣罰季度績效20%特別嚴(yán)重發(fā)送釣魚郵件、故意傳播病毒解除勞動合同+追究法律責(zé)任6.3申訴與爭議處理員工對違規(guī)認(rèn)定有異議的，可在5個工作日內(nèi)向合規(guī)委員會提交書面申訴，委員會需在10個工作日內(nèi)組織調(diào)查并出具結(jié)論。申訴期間不停止原處罰執(zhí)行，但可申請暫緩執(zhí)行涉及經(jīng)濟處罰的措施。第七章附則7.1系統(tǒng)支持IT部門提供7×24小時技術(shù)支持：服務(wù)熱線8888在線支持：企業(yè)微信“IT服務(wù)臺”故障申報：OA系統(tǒng)“運維工單”模塊7.2培訓(xùn)與宣貫人力資源部需將本細(xì)則納入新員工入職培訓(xùn)（考核合格方可開通郵箱），每季度組織全員安