人力資源管理流程手冊與人事檔案管理表一、人力資源管理核心流程手冊（一）員工入職管理流程1.適用情形適用于企業(yè)首次錄用新員工、返聘員工或內(nèi)部調(diào)動至新崗位需辦理入職手續(xù)的所有場景，保證員工入職流程規(guī)范、信息準(zhǔn)確，快速融入團(tuán)隊。2.操作步驟指引（1）需求確認(rèn)與信息核對：用人部門提交《人員需求申請表》，明確崗位、職責(zé)、任職資格及到崗時間；HR部門核對需求合理性，確認(rèn)編制及預(yù)算情況。（2）錄用溝通與offer發(fā)放：HR通過電話或郵件向候選人發(fā)出《錄用通知書》，明確崗位、薪資、報到時間、所需材料（證件號碼復(fù)印件、學(xué)歷證明、體檢報告等），并要求候選人在規(guī)定時間內(nèi)確認(rèn)回復(fù)。（3）入職前準(zhǔn)備：HR確認(rèn)到崗后，協(xié)調(diào)用人部門準(zhǔn)備工位、辦公設(shè)備及權(quán)限開通（如系統(tǒng)賬號、門禁卡）；通知行政部門安排入職培訓(xùn)及辦公資源（如工牌、辦公用品）。（4）入職辦理：員工報到當(dāng)日，HR核對提交材料原件與復(fù)印件，引導(dǎo)填寫《員工入職登記表》《勞動合同簽訂確認(rèn)書》；組織簽訂勞動合同，辦理社保公積金增員手續(xù)，采集員工照片并錄入人事系統(tǒng)。（5）入職引導(dǎo)與試用期跟蹤：HR帶領(lǐng)員工熟悉辦公環(huán)境、介紹團(tuán)隊成員及公司制度；用人部門負(fù)責(zé)人安排崗位導(dǎo)師，明確崗位職責(zé)與試用期目標(biāo)；入職后1周內(nèi)HR進(jìn)行首次溝通，解答疑問；試用期結(jié)束前1周，組織試用期考核評估。3.相關(guān)表格模板（1）《員工入職登記表》：包含基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等字段；（2）《錄用通知書》：注明崗位、薪資、報到時間及注意事項；（3）《勞動合同簽訂確認(rèn)書》：確認(rèn)合同條款無異議及簽訂日期。4.關(guān)鍵要點提示員工提交的材料需原件核對，復(fù)印件需注明“復(fù)印件與原件一致”并由員工簽字；勞動合同需在入職1個月內(nèi)簽訂，一式兩份，員工與企業(yè)各執(zhí)一份；試用期考核標(biāo)準(zhǔn)需在入職前明確，避免模糊表述；社保公積金增員手續(xù)需在入職后30日內(nèi)完成，逾期可能影響員工權(quán)益。（二）員工轉(zhuǎn)正管理流程1.適用情形適用于企業(yè)試用期員工（合同期限包含試用期）在試用期屆滿前，需申請轉(zhuǎn)正并通過評估的場景，保證員工能力與崗位匹配，正式成為企業(yè)一員。2.操作步驟指引（1）轉(zhuǎn)正申請：試用期員工提前5個工作日填寫《員工轉(zhuǎn)正申請表》，附試用期工作總結(jié)及自評意見，提交至部門負(fù)責(zé)人。（2）部門評估：部門負(fù)責(zé)人結(jié)合員工試用期工作表現(xiàn)、目標(biāo)完成情況及團(tuán)隊協(xié)作能力，填寫《轉(zhuǎn)正評估表》，給出“同意轉(zhuǎn)正”“延長試用期”或“不予轉(zhuǎn)正”的初步意見，并反饋至HR部門。（3）HR審核：HR核查員工試用期考勤、培訓(xùn)記錄及部門評估意見，確認(rèn)是否符合轉(zhuǎn)正條件（如試用期無重大違紀(jì)、考核達(dá)標(biāo)等）。（4）結(jié)果反饋與手續(xù)辦理：對同意轉(zhuǎn)正的員工，HR發(fā)出《轉(zhuǎn)正通知書》，更新勞動合同中“試用期”條款；對延長試用期的，明確延長期限（不超過法定上限）及改進(jìn)要求；對不予轉(zhuǎn)正的，提前3日書面通知員工，辦理離職手續(xù)。3.相關(guān)表格模板（1）《員工轉(zhuǎn)正申請表》：含試用期工作總結(jié)、自評、轉(zhuǎn)正意愿等；（2）《轉(zhuǎn)正評估表》：部門負(fù)責(zé)人從工作能力、態(tài)度、業(yè)績等維度評分及評語；（3）《轉(zhuǎn)正通知書》：明確轉(zhuǎn)正日期、薪資調(diào)整（如有）及后續(xù)崗位安排。4.關(guān)鍵要點提示試用期最長不超過6個月（勞動合同期限1年以上不滿3年的）或2個月（合同期限3年以上以上）；轉(zhuǎn)正評估需客觀量化，避免主觀臆斷，評估結(jié)果需員工簽字確認(rèn)；延長試用期需與員工協(xié)商一致，并在勞動合同中明確約定，不得單獨(dú)約定。（三）員工異動管理流程1.適用情形適用于企業(yè)內(nèi)部員工因崗位調(diào)整、晉升、調(diào)動等需辦理異動手續(xù)的場景，保證員工異動流程合規(guī)，崗位與職責(zé)匹配。2.操作步驟指引（1）異動發(fā)起：用人部門因業(yè)務(wù)需要提出員工異動需求，填寫《員工異動申請表》，說明異動原因、新崗位職責(zé)、生效日期及異動后薪資調(diào)整（如有），提交至HR部門。（2）審批流轉(zhuǎn)：HR部門審核異動需求的合理性（如編制、崗位匹配度），按權(quán)限逐級審批（一般員工異動由部門負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批，管理崗需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。（3）溝通與確認(rèn)：審批通過后，HR與員工及原部門、新部門溝通異動細(xì)節(jié)，確認(rèn)員工意愿；雙方無異議后，簽訂《員工異動協(xié)議》。（4）手續(xù)辦理：HR更新勞動合同中的崗位、職責(zé)及薪資條款，辦理系統(tǒng)權(quán)限轉(zhuǎn)移、社保公積金基數(shù)調(diào)整（如有），通知行政部門調(diào)整辦公資源；原部門與新部門辦理工作交接，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性。3.相關(guān)表格模板（1）《員工異動申請表》：含異動類型、原崗位/部門、新崗位/部門、異動原因、生效日期等；（2）《員工異動協(xié)議》：明確異動后崗位、職責(zé)、薪資及雙方權(quán)利義務(wù)。4.關(guān)鍵要點提示崗位調(diào)整需基于員工能力及企業(yè)需求，不得因歧視或報復(fù)性理由異動；涉及薪資調(diào)整的，需符合企業(yè)薪酬制度及國家規(guī)定，并在勞動合同中明確；異動前需保證員工知情權(quán)，未經(jīng)協(xié)商一致不得強(qiáng)制異動。（四）員工離職管理流程1.適用情形適用于員工因個人原因辭職、企業(yè)解除勞動合同、合同到期終止等需辦理離職手續(xù)的場景，保證離職流程規(guī)范，避免勞動糾紛。2.操作步驟指引（1）離職申請：員工提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請表》，說明離職原因及預(yù)計最后工作日，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交HR部門。（2）離職審批：HR部門審核離職申請，確認(rèn)是否符合離職規(guī)定（如是否在服務(wù)期內(nèi)、有無未結(jié)清款項等）；對關(guān)鍵崗位或核心員工，可進(jìn)行離職面談，知曉離職原因并記錄。（3）工作交接：員工與部門負(fù)責(zé)人辦理工作交接，列出《工作交接清單》，包含工作內(nèi)容、資料、物品、待辦事項等，交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。（4）手續(xù)結(jié)算：HR核算員工薪資、未休年假、報銷款等，填寫《離職結(jié)算單》；辦理社保公積金減員手續(xù)，出具《離職證明》（注明勞動合同期限、離職原因等法定信息）；收回企業(yè)財物（如工牌、電腦、門禁卡等）。（5）檔案與關(guān)系轉(zhuǎn)移：員工離職后15日內(nèi)，HR將檔案材料整理歸檔，并協(xié)助辦理社保關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)（如員工提供新單位信息）。3.相關(guān)表格模板（1）《離職申請表》：含員工基本信息、離職原因、最后工作日等；（2）《工作交接清單》：列明交接內(nèi)容、數(shù)量、接收人及備注；（3）《離職結(jié)算單》：含工資結(jié)算、補(bǔ)償金（如有）、報銷款項等明細(xì)；（4）《離職證明》：法定格式，加蓋企業(yè)公章。4.關(guān)鍵要點提示《離職證明》需真實客觀，不得包含虛假信息或?qū)T工不利評價；員工離職前需完成工作交接，未完成交接的，企業(yè)可暫結(jié)算部分薪資（需符合地方規(guī)定）；企業(yè)單方面解除勞動合同的，需符合法定情形（如員工違紀(jì)、不勝任工作等），并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（如適用）。二、人事檔案管理表體系（一）人事檔案構(gòu)成與分類人事檔案是企業(yè)員工信息的載體，按內(nèi)容分為5大類，保證檔案完整、分類清晰，便于查閱與管理。1.基礎(chǔ)信息類檔案記錄員工個人基本資料，包括入職登記表、證件號碼明、學(xué)歷學(xué)位證明、體檢報告等，是員工身份與背景的原始依據(jù)。2.勞動合同類檔案包含勞動合同簽訂/續(xù)訂記錄、變更協(xié)議、解除/終止證明等，用于明確企業(yè)與員工的勞動關(guān)系，保障雙方合法權(quán)益。3.異動記錄類檔案記錄員工崗位調(diào)整、晉升、調(diào)動等異動情況，包括異動申請表、審批文件、異動協(xié)議等，反映員工職業(yè)發(fā)展軌跡。4.培訓(xùn)發(fā)展類檔案包含員工培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、職業(yè)資格證明等，用于評估員工能力提升需求及培訓(xùn)效果，支持人才發(fā)展規(guī)劃。5.考核評價類檔案記錄員工績效考核結(jié)果、獎懲記錄、評語等，用于員工薪酬調(diào)整、晉升及崗位優(yōu)化，提供客觀評價依據(jù)。（二）檔案表格模板及填寫說明1.員工基本信息登記表序號項目填寫說明1姓名與證件號碼一致，用某代替2性別男/女3出生日期格式：YYYY-MM-DD4證件號碼號填寫18位，需核對無誤5學(xué)歷高中/大專/本科/碩士等6聯(lián)系方式常用手機(jī)號，保證暢通7緊急聯(lián)系人姓名與關(guān)系，如“父親：某”8入職日期實際到崗日期9部門/崗位當(dāng)前所在部門及崗位10合同期限起止日期，格式：YYYY-MM-DD填寫規(guī)范：所有信息需真實準(zhǔn)確，不得漏填；聯(lián)系方式變更后需及時更新至HR部門。2.勞動合同簽訂/續(xù)簽記錄表序號合同編號簽訂日期合同期限（起止）崗位薪資標(biāo)準(zhǔn)（元/月）續(xù)簽標(biāo)記（是/否）備注1LA20240012024-01-012024-01-01至2026-12-31客戶經(jīng)理8000否首次簽訂2LA20270012027-01-012027-01-01至2030-12-31客戶經(jīng)理9000是續(xù)簽合同填寫規(guī)范：合同編號需唯一，按年度+序號編制；薪資標(biāo)準(zhǔn)包含基本工資、績效工資等固定部分。3.員工異動審批表異動類型原崗位/部門新崗位/部門生效日期異動原因員工簽字部門負(fù)責(zé)人審批HR負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理審批晉升銷售專員/銷售部銷售主管/銷售部2024-07-01年度考核優(yōu)秀，具備管理能力某同意同意同意填寫規(guī)范：異動類型選“晉升/調(diào)動/降職”等；異動原因需具體，如“業(yè)務(wù)需要”“能力提升”等；審批權(quán)限按企業(yè)制度執(zhí)行。4.員工培訓(xùn)記錄表培訓(xùn)名稱培訓(xùn)時間培訓(xùn)地點培訓(xùn)內(nèi)容主講人考核結(jié)果員工簽字新員工入職培訓(xùn)2024-01-10公司會議室企業(yè)文化、制度、崗位職責(zé)經(jīng)理合格某填寫規(guī)范：考核結(jié)果分“合格/不合格”，需附培訓(xùn)課件、簽到表等佐證材料；培訓(xùn)記錄需定期歸檔至員工檔案。5.員工績效考核表考核周期考核項目（滿分100）得分考核等級（S/A/B/C）評語員工簽字考核人簽字2024年Q1工作業(yè)績40分、工作態(tài)度30分、團(tuán)隊協(xié)作30分85B業(yè)績達(dá)標(biāo)，需提升溝通效率某經(jīng)理填寫規(guī)范：考核等級劃分標(biāo)準(zhǔn)需統(tǒng)一（如S≥90，A≥80，B≥70，C＜70）；評語需客觀具體，避免空泛表述。（三）檔案管理規(guī)范要點1.檔案建立與歸檔員工入職當(dāng)日，HR需完成《員工基本信息登記表》及基礎(chǔ)材料收集，建立個人檔案；檔案材料需分類整理，放入檔案袋并標(biāo)注員工姓名、工號、入職日期，存入專用檔案柜；異動、培訓(xùn)、考核等材料需在事項完成后5個工作日內(nèi)歸檔，保證檔案動態(tài)更新。2