辦公用品采購(gòu)及領(lǐng)用管理辦法一、總則為規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用及庫(kù)存管理，保障日常工作需求，提高資源利用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。本辦法適用于單位各部門(mén)及全體員工的辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用行為，涵蓋從需求提報(bào)至庫(kù)存核銷的全流程管理。二、適用范圍與目標(biāo)（一）適用范圍本單位各部門(mén)（含分支機(jī)構(gòu)）的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、入庫(kù)、領(lǐng)用、登記、盤(pán)點(diǎn)等管理活動(dòng)，均適用本辦法。（二）管理目標(biāo)滿足辦公需求：保證各部門(mén)及時(shí)獲取必需的辦公用品，保障工作順利開(kāi)展；控制成本支出：通過(guò)規(guī)范流程降低采購(gòu)成本，避免浪費(fèi)和積壓；責(zé)任明確到人：清晰劃分各部門(mén)及崗位的管理職責(zé)，保證流程可追溯；提升管理效率：標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，減少重復(fù)環(huán)節(jié)，提升整體工作效率。三、操作流程詳解（一）辦公用品采購(gòu)流程第一步：需求提報(bào)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，由指定專人（一般為部門(mén)綜合管理員）填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、用途說(shuō)明、期望到貨時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門(mén)。注：月度常規(guī)采購(gòu)（如紙張、筆、文件夾等）需每月25日前提報(bào)下月需求；臨時(shí)緊急需求需至少提前3個(gè)工作日提報(bào)。第二步：需求審核行政管理部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核對(duì)需求合理性：是否為辦公必需品，數(shù)量是否與部門(mén)規(guī)模及工作量匹配；審核預(yù)算符合性：是否在部門(mén)年度辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需同步提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；匯總同類需求：將各部門(mén)需求按物品類別匯總，形成月度/季度采購(gòu)計(jì)劃。審核通過(guò)后，按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（單次采購(gòu)金額≤1000元由行政負(fù)責(zé)人審批；＞1000元需報(bào)請(qǐng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。第三步：供應(yīng)商選擇與下單供應(yīng)商選擇：常規(guī)物品（如A4紙、簽字筆、訂書(shū)機(jī)等）優(yōu)先從“合格供應(yīng)商名錄”中選擇，名錄由行政管理部門(mén)定期（每半年）評(píng)估更新，評(píng)估依據(jù)包括價(jià)格、質(zhì)量、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等；非常規(guī)物品或單次采購(gòu)金額＞5000元的，需采用至少3家比價(jià)或公開(kāi)詢價(jià)方式確定供應(yīng)商，并保留比價(jià)記錄。下單執(zhí)行：采購(gòu)員*根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式及違約責(zé)任等條款；訂單需經(jīng)行政負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)送供應(yīng)商，并同步跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證按時(shí)到貨。第四步：驗(yàn)收入庫(kù)到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由行政管理部門(mén)指定驗(yàn)收人（一般為采購(gòu)員及倉(cāng)庫(kù)管理員）共同核對(duì)：數(shù)量核對(duì)：實(shí)際到貨數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致；質(zhì)量檢查：物品外觀、功能、規(guī)格是否符合采購(gòu)要求，有無(wú)破損或質(zhì)量問(wèn)題；單據(jù)核對(duì)：供應(yīng)商提供的送貨清單、產(chǎn)品合格證等單據(jù)是否齊全。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員*及時(shí)填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)登記表》（模板見(jiàn)第四章），登記物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、入庫(kù)日期、存放位置等信息，并更新庫(kù)存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格的物品，采購(gòu)員*需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，保證不影響使用需求。（二）辦公用品領(lǐng)用流程第一步：領(lǐng)用申請(qǐng)各部門(mén)員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，由領(lǐng)用人填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第四章），注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，提交至行政管理部門(mén)倉(cāng)庫(kù)。第二步：領(lǐng)用審批常規(guī)物品（如簽字筆、筆記本、A4紙等）由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批即可領(lǐng)用；非常規(guī)物品或單次領(lǐng)用金額＞200元的（如打印機(jī)、投影儀、辦公家具等），需額外報(bào)請(qǐng)行政負(fù)責(zé)人審批；貴重物品（如電腦、掃描儀等）需填寫(xiě)《貴重物品領(lǐng)用登記表》，明保證管責(zé)任人，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人及單位分管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)合審批。第三步：物品發(fā)放與登記發(fā)放核對(duì)：倉(cāng)庫(kù)管理員*核對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表與審批記錄，確認(rèn)無(wú)誤后，按申領(lǐng)數(shù)量發(fā)放物品，并當(dāng)面與領(lǐng)用人確認(rèn)物品規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量；登記核銷：倉(cāng)庫(kù)管理員*在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，同時(shí)在庫(kù)存臺(tái)賬中核減對(duì)應(yīng)物品數(shù)量，更新“領(lǐng)用日期”“領(lǐng)用人”“領(lǐng)用部門(mén)”等信息；領(lǐng)用人需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（模板見(jiàn)第四章）上簽字，保證領(lǐng)用記錄可追溯。第四步：特殊情況處理緊急領(lǐng)用：因突發(fā)工作急需領(lǐng)用辦公用品時(shí)，領(lǐng)用人可先通過(guò)電話或即時(shí)通訊工具向部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)口頭同意后先行領(lǐng)用，但需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦書(shū)面領(lǐng)用手續(xù)；批量領(lǐng)用：部門(mén)因特殊工作需求（如大型會(huì)議、項(xiàng)目集中開(kāi)展）需批量領(lǐng)用辦公用品，需提前3個(gè)工作日提交專項(xiàng)領(lǐng)用申請(qǐng)，明確用途、數(shù)量及使用期限，經(jīng)審批后發(fā)放。四、常用表格模板表4-1辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期年月日物品名稱規(guī)格型號(hào)預(yù)估數(shù)量單位（個(gè)/包/箱等）部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：申請(qǐng)人簽字：審批意見(jiàn)：表4-2辦公用品入庫(kù)登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）供應(yīng)商入庫(kù)日期存放位置驗(yàn)收人12備注：□合格□不合格（不合格原因：______________________）表4-3辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人領(lǐng)用日期年月日物品名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用數(shù)量單位用途說(shuō)明部門(mén)負(fù)責(zé)人審批倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：庫(kù)存數(shù)量：剩余數(shù)量：表4-4辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬表物品名稱規(guī)格型號(hào)期初庫(kù)存本月入庫(kù)本月領(lǐng)用期末庫(kù)存存放位置責(zé)任人最后盤(pán)點(diǎn)日期備注：每月25日進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符五、管理要點(diǎn)與提示（一）職責(zé)分工明確各部門(mén)：負(fù)責(zé)提報(bào)本部門(mén)辦公用品需求，合理控制領(lǐng)用數(shù)量，保證物品用于辦公需求；行政管理部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)需求審核、供應(yīng)商管理、采購(gòu)執(zhí)行、入庫(kù)驗(yàn)收、庫(kù)存管理及流程監(jiān)督；財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)預(yù)算審核、報(bào)銷審批及成本核算；全體員工：按需領(lǐng)用、節(jié)約使用，杜絕浪費(fèi)和私用辦公用品。（二）庫(kù)存管理規(guī)范定期盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理員*每月25日對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符；盤(pán)盈或盤(pán)虧需分析原因，書(shū)面報(bào)行政負(fù)責(zé)人審批后處理；庫(kù)存預(yù)警：對(duì)常用物品設(shè)置安全庫(kù)存量（如A4紙安全庫(kù)存為10箱），當(dāng)庫(kù)存低于安全量時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員*需及時(shí)提報(bào)采購(gòu)需求，避免斷供；物品存放：分類存放物品，易燃、易潮物品需單獨(dú)存放并做好防護(hù)措施，標(biāo)識(shí)清晰，方便查找。（三）節(jié)約使用要求優(yōu)先復(fù)用：鼓勵(lì)使用可重復(fù)利用的辦公用品（如文件夾、訂書(shū)釘?shù)龋?，減少一次性用品消耗；按需領(lǐng)用：嚴(yán)禁超量領(lǐng)用，杜絕“領(lǐng)而不用”或“私藏私用”行為；舊物回收：對(duì)仍有使用價(jià)值的廢舊辦公用品（如硒鼓、墨盒等），由行政管理部門(mén)統(tǒng)一回收處理，實(shí)現(xiàn)資源再利用。（四）監(jiān)督與改進(jìn)流程監(jiān)督：行政管理部門(mén)定期（每季度）對(duì)采購(gòu)及領(lǐng)用流程進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查審批手續(xù)是否完備、臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確、領(lǐng)用是否合理；反饋機(jī)制：各部門(mén)對(duì)采購(gòu)及