企業(yè)文件歸檔管理手冊(cè)（維護(hù)信息安全版）一、手冊(cè)編制說明本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)文件歸檔全流程管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作保證文件信息安全、完整與可追溯，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，支撐企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門、各業(yè)務(wù)場(chǎng)景的文件歸檔工作，涉及文件、整理、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等全生命周期管理。二、應(yīng)用場(chǎng)景與適用范圍（一）日常業(yè)務(wù)文件管理各部門在業(yè)務(wù)開展中形成的合同、報(bào)告、方案、會(huì)議紀(jì)要等紙質(zhì)或電子文件，需按本手冊(cè)要求進(jìn)行分類歸檔，保證文件在流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)過程中的信息安全。（二）審計(jì)與合規(guī)檢查應(yīng)對(duì)年度審計(jì)、監(jiān)管檢查或內(nèi)部合規(guī)審查時(shí)，需快速提供完整、準(zhǔn)確的文件檔案。規(guī)范的歸檔管理可保證文件檢索效率，避免因文件缺失、混亂導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（三）信息安全事件追溯當(dāng)發(fā)生信息泄露、篡改等安全事件時(shí)，通過完整的文件歸檔記錄（如文件流轉(zhuǎn)軌跡、借閱日志），可快速定位問題源頭，追溯責(zé)任主體，降低事件影響。（四）員工離職與崗位交接員工離職或崗位調(diào)整時(shí)，需通過文件歸檔流程完成工作文件交接，保證文件不流失、信息不外泄，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件分類與密級(jí)劃定文件分類標(biāo)準(zhǔn)按業(yè)務(wù)屬性分為：行政管理類（如制度、通知）、人力資源類（如勞動(dòng)合同、考核記錄）、財(cái)務(wù)審計(jì)類（如憑證、報(bào)表）、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類（如合同、客戶資料）、技術(shù)研發(fā)類（如項(xiàng)目方案、代碼文檔）等。按載體形式分為：紙質(zhì)文件、電子文件（含本地存儲(chǔ)、云端存儲(chǔ)）。密級(jí)劃定規(guī)則公開級(jí)：可對(duì)外公開，如企業(yè)宣傳冊(cè)、公開年報(bào)。內(nèi)部級(jí)：僅限企業(yè)內(nèi)部員工知悉，如部門工作計(jì)劃、會(huì)議通知。秘密級(jí)：僅限相關(guān)部門及授權(quán)人員知悉，如未公開的合同條款、客戶敏感信息。機(jī)密級(jí)：僅限核心管理層及指定人員知悉，如并購(gòu)方案、核心技術(shù)數(shù)據(jù)。注：密級(jí)由文件形成部門負(fù)責(zé)人初審，信息安全部門復(fù)核確認(rèn)，標(biāo)注于文件首頁(yè)及封面。責(zé)任人劃分文件形成部門為歸檔責(zé)任主體，指定專人（如某某）負(fù)責(zé)本部門文件分類與密級(jí)初判；信息安全部門負(fù)責(zé)密級(jí)審核與歸檔監(jiān)督。（二）歸檔范圍與時(shí)間要求納入歸檔的文件類型反映企業(yè)主要職能和活動(dòng)的文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度總結(jié)）；業(yè)務(wù)往來中具有保存價(jià)值的憑證（如合同、協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件）；會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)的記錄（如會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)課件、調(diào)研報(bào)告）；人力資源管理核心文件（如勞動(dòng)合同、離職證明、獎(jiǎng)懲記錄）；技術(shù)研發(fā)過程中的成果文件（如專利申請(qǐng)材料、技術(shù)圖紙、測(cè)試報(bào)告）。歸檔時(shí)限紙質(zhì)文件：業(yè)務(wù)完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成整理，5個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室；電子文件：業(yè)務(wù)完成后24小時(shí)內(nèi)至指定企業(yè)云盤，并填寫《電子文件歸檔登記表》；年度匯總文件：次年1月10日前完成上年度全部文件歸檔。（三）文件整理與立卷紙質(zhì)文件整理排序：按文件形成時(shí)間或業(yè)務(wù)流程順序排列，依次為：文件處理單、附件、審批記錄。編頁(yè)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁(yè)，正面編于右上角，反面編于左上角（單面文件僅編正面）。裝訂：左側(cè)裝訂，保證不掉頁(yè)、不倒頁(yè)；超過50頁(yè)的文件加裝軟質(zhì)封面，標(biāo)注文件名稱、密級(jí)、歸檔日期。填寫備考表：在文件末尾附《文件備考表》，說明文件缺損、修改等情況（如“第3頁(yè)有經(jīng)辦人某某手寫批注”）。電子文件整理命名規(guī)范：采用“部門-文件類型-年份-序號(hào)”格式（如“人力資源部-勞動(dòng)合同-2023-001”）；格式要求：文本文件保存為PDF（防止篡改），圖片文件保存為JPG/PNG（分辨率不低于300DPI），視頻文件保存為MP4（編碼格式H.264）；存儲(chǔ)路徑：按部門分類存儲(chǔ)于企業(yè)云盤指定文件夾（如“公司-檔案管理-人力資源部”），禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或私人云盤。（四）移交與存儲(chǔ)移交流程紙質(zhì)文件：歸檔責(zé)任人填寫《文件歸檔移交清單》（含文件名稱、密級(jí)、份數(shù)、移交人、接收人），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案室管理員（某某）共同清點(diǎn)核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)后完成移交。電子文件：歸檔責(zé)任人通過企業(yè)云盤“歸檔申請(qǐng)”功能提交文件，填寫《電子文件歸檔登記表》，經(jīng)信息安全部門（某某）審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)至檔案服務(wù)器。存儲(chǔ)要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，防火、防潮、防蟲、防鼠；秘密級(jí)以上檔案需單獨(dú)存放于帶鎖鐵柜，鑰匙由檔案室管理員與信息安全部門雙人保管。電子檔案：采用“本地存儲(chǔ)+異地備份”模式，本地存儲(chǔ)于加密檔案服務(wù)器，每月由IT部門（某某）備份至異地災(zāi)備中心；備份文件需加密存儲(chǔ)，密鑰由信息安全部門負(fù)責(zé)人（某某）保管。（五）借閱與使用借閱權(quán)限公開級(jí)文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱；內(nèi)部級(jí)文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，檔案室管理員備案后可借閱；秘密級(jí)及以上文件：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、信息安全部門負(fù)責(zé)人、分管副總?cè)?jí)審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日。借閱流程紙質(zhì)文件：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱、借閱用途、歸還日期，審批通過后由檔案室管理員（某某）核對(duì)并登記，借閱時(shí)當(dāng)場(chǎng)簽字確認(rèn)；電子文件：借閱人通過企業(yè)云盤“借閱申請(qǐng)”功能提交申請(qǐng)，審批通過后系統(tǒng)自動(dòng)開通臨時(shí)訪問權(quán)限（文件僅在線預(yù)覽，禁止），到期權(quán)限自動(dòng)關(guān)閉。使用規(guī)范借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換；不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)審批的除外）；秘密級(jí)及以上文件需在指定區(qū)域（如檔案室閱覽室）使用，全程由檔案管理員陪同；借閱到期后1個(gè)工作日內(nèi)歸還，逾期未歸還需提交《延期申請(qǐng)》，說明原因并經(jīng)審批。（六）鑒定與銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)保管期限屆滿的文件：如一般合同保管10年，技術(shù)圖紙保管20年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保存；失去保存價(jià)值的文件：如重復(fù)文件、草稿文件、過期通知等。銷毀流程鑒定：每年12月由檔案管理部門（某某）、信息安全部門（某某）、業(yè)務(wù)部門代表組成鑒定小組，對(duì)到期文件進(jìn)行鑒定，形成《文件銷毀清單》；審批：《文件銷毀清單》需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審批；銷毀：紙質(zhì)文件由2名以上人員（含檔案管理員、信息安全專員）送至指定銷毀機(jī)構(gòu)（需具備資質(zhì)），監(jiān)督銷毀過程并簽字確認(rèn)；電子文件由IT部門（某某）使用專業(yè)銷毀軟件進(jìn)行徹底刪除（覆蓋3次），并銷毀日志；記錄：銷毀完成后，填寫《文件銷毀記錄表》，注明銷毀文件名稱、數(shù)量、時(shí)間、執(zhí)行人、監(jiān)銷人，存檔備查。四、文件歸檔管理模板示例（一）《企業(yè)文件歸檔清單》（紙質(zhì)/電子通用）文件編號(hào)文件名稱密級(jí)形成部門責(zé)任人歸檔日期存放位置（柜號(hào)/路徑）備注HR-2023-001某某勞動(dòng)合同內(nèi)部級(jí)人力資源部某某2023-05-10檔案室-A01-03正本1份CB-2023-015與公司采購(gòu)合同秘密級(jí)采購(gòu)部某某2023-06-20檔案室-B02-11復(fù)本2份TZ-2023-008年度技術(shù)研發(fā)總結(jié)報(bào)告機(jī)密級(jí)技術(shù)部某某2023-12-25檔案室-C03-05（加密）電子版同步存檔（二）《文件借閱登記表》借閱人部門文件名稱/編號(hào)密級(jí)借閱日期歸還日期審批人借閱用途經(jīng)辦人某某市場(chǎng)部CB-2023-015秘密級(jí)2023-07-012023-07-03某某（采購(gòu)部負(fù)責(zé)人）項(xiàng)目審計(jì)某某（檔案管理員）某某財(cái)務(wù)部年度財(cái)務(wù)報(bào)告機(jī)密級(jí)2023-12-012023-12-01某某（財(cái)務(wù)總監(jiān)）董事會(huì)準(zhǔn)備某某（檔案管理員）（三）《文件銷毀審批表》文件名稱/編號(hào)密級(jí)數(shù)量保管期限銷毀原因申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人信息安全負(fù)責(zé)人分管副總總經(jīng)理2022年培訓(xùn)通知內(nèi)部級(jí)50份3年保管期限已屆滿某某某某某某某某某某過期草稿文件公開級(jí)100份1年失去保存價(jià)值某某某某某某某某五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）密級(jí)管理“三嚴(yán)禁”嚴(yán)禁擅自降低或提高文件密級(jí)，如需調(diào)整需經(jīng)信息安全部門復(fù)核；嚴(yán)禁在非加密設(shè)備（如個(gè)人手機(jī)、公共電腦）存儲(chǔ)秘密級(jí)及以上文件；嚴(yán)禁通過QQ等非加密社交工具傳輸涉密文件，需使用企業(yè)指定加密通訊工具。（二）操作規(guī)范“四必須”歸檔文件必須完整，不得遺漏附件、審批記錄等關(guān)鍵材料；電子文件必須定期備份（每月1次），保證數(shù)據(jù)可恢復(fù)；借閱文件必須全程登記，記錄借閱人、時(shí)間、用途等軌跡信息；銷毀文件必須雙人監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)。（三）存儲(chǔ)安全“雙保障”紙質(zhì)檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控設(shè)備（24小時(shí)錄像），監(jiān)控錄像保存3個(gè)月；電子檔案服務(wù)器設(shè)置訪問權(quán)限（按崗位分級(jí)），定期（每季度）由信息安全部門檢查權(quán)限設(shè)置，避免越權(quán)訪問。（四）應(yīng)急處理“一報(bào)告”發(fā)生文件丟失、泄露等異常情況時(shí)，發(fā)覺人需立即1小時(shí)內(nèi)向部門負(fù)責(zé)人及信息安全部門報(bào)告，啟動(dòng)《信息安全事件應(yīng)急預(yù)案》，采取封存、溯源等措施，最大限度降低損失。（五）培訓(xùn)與監(jiān)督每年由人力資源部、信息安全部門組織1次文件歸檔管理培訓(xùn)，保證員工