行業(yè)通用行政辦公流程模板一、會(huì)議組織與管理流程適用工作場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括部門例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、公司級(jí)會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、啟動(dòng)會(huì)）等，保證會(huì)議有序、高效，成果可落地。詳細(xì)操作步驟1.會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)發(fā)起人：根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、目標(biāo)、初步時(shí)間（建議避開部門高峰期，如周一上午、周五下午）及參會(huì)人員范圍（核心決策人、執(zhí)行人、相關(guān)協(xié)作部門代表）。填寫申請(qǐng)：通過(guò)OA系統(tǒng)或《會(huì)議申請(qǐng)表》（見表1）提交信息，包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、參會(huì)人員、會(huì)議議程（明確議題、討論重點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)）、需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表）。提前報(bào)批：一般會(huì)議需部門負(fù)責(zé)人審批；涉及跨部門資源協(xié)調(diào)或公司級(jí)決策的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批，審批通過(guò)后進(jìn)入籌備環(huán)節(jié)。2.會(huì)議籌備與通知協(xié)調(diào)資源：根據(jù)審批結(jié)果，預(yù)訂會(huì)議室（檢查設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板等），或搭建線上會(huì)議平臺(tái)（測(cè)試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、權(quán)限設(shè)置）；如需茶歇、物料（如會(huì)議手冊(cè)、簽到表），提前對(duì)接行政部門。發(fā)送通知：至少提前1個(gè)工作日通過(guò)郵件/企業(yè)發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/、參會(huì)人員、議程、需攜帶的資料，并附上會(huì)議聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如行政*：）。確認(rèn)參會(huì)：通知發(fā)出后1小時(shí)內(nèi)，與關(guān)鍵參會(huì)人確認(rèn)是否出席，如有變動(dòng)及時(shí)調(diào)整議程并重新通知。3.會(huì)議召開與記錄會(huì)前準(zhǔn)備：提前15分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備、物料擺放，組織參會(huì)人員簽到（線上會(huì)議提前5分鐘發(fā)送，提醒測(cè)試設(shè)備）。會(huì)議主持：按議程控制節(jié)奏，避免偏離主題；對(duì)關(guān)鍵議題引導(dǎo)討論，保證各方觀點(diǎn)充分表達(dá)，必要時(shí)形成初步行動(dòng)方案（明確負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）。會(huì)議記錄：指定專人記錄（通常為會(huì)議發(fā)起人或助理），記錄內(nèi)容包括：議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）、遺留問(wèn)題及后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃。4.會(huì)議紀(jì)要與歸檔整理紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)會(huì)議記錄整理《會(huì)議紀(jì)要》（見表2），內(nèi)容需客觀、簡(jiǎn)潔，突出決議和行動(dòng)項(xiàng)，經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。跟進(jìn)落實(shí)：紀(jì)要中明確的行動(dòng)項(xiàng)，由責(zé)任人按時(shí)推進(jìn)，行政/會(huì)議發(fā)起人每周跟蹤進(jìn)度，并在下次例會(huì)中通報(bào)完成情況。資料歸檔：會(huì)議資料（申請(qǐng)表、簽到表、紀(jì)要、演示文稿等）統(tǒng)一存至公司共享文件夾“行政辦公-會(huì)議管理”，按“年份-月份-會(huì)議名稱”分類保存，保存期限不少于3年。流程模板表單表1：會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期會(huì)議名稱會(huì)議類型計(jì)劃時(shí)間____年__月日:至:__計(jì)劃時(shí)長(zhǎng)會(huì)議地點(diǎn)□公司會(huì)議室______□線上平臺(tái)（請(qǐng)注明：______）參會(huì)人數(shù)參會(huì)人員（部門/姓名）會(huì)議議程1.______（議題，負(fù)責(zé)人，預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)）2.______3.______需準(zhǔn)備物料□PPT□紙質(zhì)資料□投影儀□麥克風(fēng)□其他______審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：______總經(jīng)理（如需）：_________日期：______表2：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間____年__月日:至:__會(huì)議地點(diǎn)主持人參會(huì)人員記錄人會(huì)議主題議程及討論要點(diǎn)1.議題一：______-討論內(nèi)容：______-結(jié)論：______2.議題二：______-討論內(nèi)容：______-結(jié)論：______決議事項(xiàng)1.______2.______行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)行動(dòng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人12遺留問(wèn)題1.______（需跟進(jìn)事項(xiàng)）2.______下次會(huì)議安排時(shí)間：______議題：______關(guān)鍵注意事項(xiàng)控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：例會(huì)建議不超過(guò)1.5小時(shí)，專題會(huì)不超過(guò)2小時(shí)，避免“馬拉松式”會(huì)議影響工作效率。明確決策機(jī)制：會(huì)議前明確議題是“通報(bào)類”“討論類”還是“決策類”，決策類需提前收集資料，避免會(huì)上臨時(shí)討論無(wú)結(jié)論。記錄準(zhǔn)確性：會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)項(xiàng)需“一事一記”，明確“誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)做、做到什么標(biāo)準(zhǔn)”，避免模糊表述（如“盡快”“抓緊”）。線上會(huì)議規(guī)范：提前測(cè)試設(shè)備，要求參會(huì)人員開啟攝像頭（正式會(huì)議），靜音發(fā)言，避免背景噪音；重要會(huì)議建議開啟錄制（需提前告知參會(huì)人）。二、文件審批流轉(zhuǎn)規(guī)范適用工作場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部各類正式文件的審批流程，包括但不限于：制度/流程文件、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議、行政通知、費(fèi)用申請(qǐng)、用印申請(qǐng)等，保證文件內(nèi)容合規(guī)、審批流程清晰、責(zé)任可追溯。詳細(xì)操作步驟1.文件起草與初審起草人：根據(jù)工作需求起草文件，內(nèi)容需邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范（參照公司《公文寫作模板》，包含標(biāo)題、主送/抄送部門、附件、落款等要素）。部門初審：文件完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容與部門工作的關(guān)聯(lián)性、數(shù)據(jù)真實(shí)性、表述準(zhǔn)確性，初審?fù)ㄟ^(guò)后進(jìn)入跨部門審核環(huán)節(jié)（如需）。2.跨部門審核（如需）確定審核部門：根據(jù)文件內(nèi)容涉及范圍，確定需會(huì)簽的部門（如財(cái)務(wù)文件需財(cái)務(wù)部審核，人事制度需人力資源部審核）。發(fā)起會(huì)簽：通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起會(huì)簽流程，將文件發(fā)送至相關(guān)部門，明確審核重點(diǎn)（如費(fèi)用類文件需審核預(yù)算合規(guī)性，合同類文件需審核法律風(fēng)險(xiǎn)）。反饋意見：各審核部門在1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，起草人根據(jù)意見修改文件，如有爭(zhēng)議需協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)人溝通解決。3.領(lǐng)導(dǎo)審批審批層級(jí)：根據(jù)文件重要性確定審批權(quán)限，一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司戰(zhàn)略、重大資金、制度修訂的，需提交總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核文件的合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、公司制度）、必要性（是否必須發(fā)文）、可行性（是否可落地執(zhí)行）。審批結(jié)果：審批通過(guò)后進(jìn)入執(zhí)行/發(fā)布環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)的，由OA系統(tǒng)退回起草人，注明修改意見，重新提交審核。4.文件發(fā)布與歸檔正式發(fā)布：審批通過(guò)的文件，由行政部統(tǒng)一編號(hào)（如“行字〔2024〕X號(hào)”），通過(guò)公司官網(wǎng)/內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，或以紙質(zhì)文件形式下發(fā)至各部門（涉及重要決策的需加蓋公章）。歸檔管理：發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)，原件（含審批痕跡）提交至行政部歸檔，電子版存至“行政辦公-文件管理”文件夾，按“文件類型-年份-編號(hào)”分類保存，保存期限不少于5年（涉密文件按保密規(guī)定執(zhí)行）。流程模板表單表3：文件審批單文件名稱文件編號(hào)（由行政部填寫）起草部門起草人主送部門抄送部門文件類型□制度/流程□請(qǐng)示報(bào)告□合同協(xié)議□通知□其他______提交日期____年__月__日文件主要內(nèi)容摘要（300字以內(nèi)，說(shuō)明背景、目的、核心措施）部門初審意見負(fù)責(zé)人：_________日期：______意見：□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明理由：______）跨部門審核意見財(cái)務(wù)部：_________日期：______意見：__________________________人力資源部：_________日期：______意見：__________________________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明理由：______）簽字：_________日期：______總經(jīng)理審批（如需）意見：□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明理由：______）簽字：_________日期：______行政部歸檔意見編號(hào)：_________歸檔人：_________日期：______關(guān)鍵注意事項(xiàng)格式規(guī)范：文件標(biāo)題需簡(jiǎn)明扼要（如“關(guān)于項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的請(qǐng)示”），層次分明（一、（一）、1.、(1)），避免錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。審批時(shí)效：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，如遇特殊情況需延遲，需在OA系統(tǒng)中說(shuō)明原因并預(yù)計(jì)完成時(shí)間。修改留痕：文件修改需保留版本記錄（如“V1.0→V2.0”），重要修改需在審批單中注明修改內(nèi)容，避免審核信息遺漏。涉密管理：涉及公司商業(yè)秘密、未公開信息的文件，需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”“保密”字樣，審批流程僅限相關(guān)人員參與，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵箱傳輸。三、辦公用品申領(lǐng)與領(lǐng)用管理適用工作場(chǎng)景適用于公司各部門日常辦公所需的消耗品、設(shè)備、工具等物資的申領(lǐng)、發(fā)放與庫(kù)存管理，包括文具（紙張、筆、文件夾）、辦公設(shè)備（打印機(jī)、計(jì)算器）、勞保用品（口罩、消毒液）等，保證物資合理配置、避免浪費(fèi)。詳細(xì)操作步驟1.需求統(tǒng)計(jì)與申領(lǐng)部門統(tǒng)計(jì)：每月25日前，各部門指定專人（如行政助理）統(tǒng)計(jì)次月辦公用品需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見表4），注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、申領(lǐng)數(shù)量（根據(jù)實(shí)際工作需求，避免過(guò)量申領(lǐng)）、用途。提交審批：申領(lǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部，行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)與入庫(kù)采購(gòu)執(zhí)行：行政部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)合格供應(yīng)商采購(gòu)（5000元以下由行政部審批，5000元以上需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批），保證物資質(zhì)量合格、價(jià)格合理。入庫(kù)驗(yàn)收：物資到貨后，行政部與采購(gòu)員共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量（如文具是否完好、設(shè)備是否正常），驗(yàn)收合格后登記《辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬》（見表5），不合格品及時(shí)退換。3.發(fā)放與領(lǐng)用定期發(fā)放：每月5日前，行政部根據(jù)審批通過(guò)的申領(lǐng)表，按部門統(tǒng)一發(fā)放辦公用品，領(lǐng)用人需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見表6）簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、物品、數(shù)量。臨時(shí)申領(lǐng)：如遇緊急需求（如會(huì)議需臨時(shí)打印資料），可通過(guò)OA系統(tǒng)提交臨時(shí)申領(lǐng)，說(shuō)明緊急原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部予以發(fā)放，后續(xù)在次月申領(lǐng)中扣除。4.庫(kù)存盤點(diǎn)與補(bǔ)充月度盤點(diǎn)：每月末，行政部對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存是否一致，如發(fā)覺盤盈/盤虧，需查明原因并記錄（如自然損耗、管理失誤）。庫(kù)存預(yù)警：對(duì)庫(kù)存低于安全庫(kù)存量（如A4紙剩余5箱、簽字筆剩余20支）的物品，及時(shí)列入下月采購(gòu)計(jì)劃，保證物資不斷供。流程模板表單表4：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期____年__月__日申領(lǐng)人聯(lián)系方式序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12部門負(fù)責(zé)人意見□同意□調(diào)整數(shù)量（請(qǐng)注明：______）簽字：_________日期：______表5：辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬入庫(kù)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收人保管人表6：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人保管人簽字關(guān)鍵注意事項(xiàng)按需申領(lǐng)：堅(jiān)持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，非消耗性辦公用品（如剪刀、訂書機(jī)）以部門為單位統(tǒng)一申領(lǐng)，避免個(gè)人重復(fù)領(lǐng)用。規(guī)范采購(gòu)：辦公用品采購(gòu)需選擇資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，大宗物資（如紙張、墨盒）簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議，降低采購(gòu)成本。責(zé)任到人：各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品申領(lǐng)與保管，避免多人領(lǐng)用導(dǎo)致管理混亂；行政部定期檢查各部門領(lǐng)用記錄，對(duì)異常情況（如某部門月度領(lǐng)用量激增）進(jìn)行核實(shí)。舊物回收：對(duì)可再利用的辦公用品（如文件夾、計(jì)算器），鼓勵(lì)以舊換新；廢舊物資（如損壞的打印機(jī)墨盒）統(tǒng)一回收，按環(huán)保規(guī)定處理。四、員工差旅安排與報(bào)銷流程適用工作場(chǎng)景適用于因公出差（包括客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、參加會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）的申請(qǐng)、審批、費(fèi)用報(bào)銷及票據(jù)管理，規(guī)范差旅行為，控制差旅成本，保證費(fèi)用合規(guī)。詳細(xì)操作步驟1.差旅申請(qǐng)與審批提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工出差前2個(gè)工作日（緊急出差可提前1天）填寫《差旅申請(qǐng)表》（見表7），注明出差人、部門、出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（首選高鐵/經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需說(shuō)明）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（參照公司《差旅費(fèi)管理辦法》，如一線城市不超過(guò)400元/晚，二線城市不超過(guò)300元/晚）、預(yù)借金額（如需）。逐級(jí)審批：部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及工作安排；出差地點(diǎn)跨省或出差時(shí)間超過(guò)3天的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及大額費(fèi)用（如單次差旅費(fèi)超5000元）的，需總經(jīng)理審批。2.差旅安排與執(zhí)行預(yù)訂交通/住宿：審批通過(guò)后，員工可通過(guò)公司合作平臺(tái)（如攜程、飛豬）或自行預(yù)訂交通票（機(jī)票、火車票）、住宿酒店，優(yōu)先選擇協(xié)議酒店（享受折扣價(jià)），預(yù)訂憑證需提交行政部備案（如出差期間行程有變，需及時(shí)更新）。出差期間管理：出差人需遵守工作紀(jì)律，優(yōu)先完成出差任務(wù)，避免無(wú)關(guān)行程；如需延長(zhǎng)出差時(shí)間或改變地點(diǎn)，需提前向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.費(fèi)用報(bào)銷與票據(jù)整理票據(jù)收集：出差歸來(lái)5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅費(fèi)用票據(jù)，包括：交通票（發(fā)票需與行程一致，注明日期、起止地）、住宿發(fā)票（需注明入住日期、天數(shù)，抬頭為公司全稱）、餐飲/市內(nèi)交通票（需有明細(xì)及事由，小額可匯總填寫）。填寫報(bào)銷單：通過(guò)OA系統(tǒng)提交《差旅費(fèi)報(bào)銷單》（見表8），注明出差日期、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)（交通、住宿、補(bǔ)助等），電子票據(jù)（紙質(zhì)票據(jù)需粘貼整齊，按費(fèi)用類型分類）。審批報(bào)銷：部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用真實(shí)性及合規(guī)性；財(cái)務(wù)部審核票據(jù)合法性、金額準(zhǔn)確性（如住宿是否超標(biāo)準(zhǔn)、交通是否符合規(guī)定）；審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷（銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金發(fā)放）。4.差旅總結(jié)與歸檔項(xiàng)目復(fù)盤：如出差涉及項(xiàng)目或客戶，需在報(bào)銷后3個(gè)工作日內(nèi)提交《差旅總結(jié)》（簡(jiǎn)要說(shuō)明出差成果、待跟進(jìn)事項(xiàng)），提交部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組。資料歸檔：差旅申請(qǐng)表、報(bào)銷單、票據(jù)、總結(jié)等資料統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部歸檔，按“年份-月份-出差人”分類保存，保存期限不少于5年。流程模板表單表7：差旅申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門出差日期____年__月日至__年__月__日出差地點(diǎn)出差事由□客戶拜訪□項(xiàng)目調(diào)研□參加會(huì)議□培訓(xùn)□其他______交通方式□高鐵□飛機(jī)□火車□汽車□其他______住宿標(biāo)準(zhǔn)□400元/天以下□300元/天以下□其他______預(yù)計(jì)費(fèi)用交通：______元住宿：______元餐飲/補(bǔ)助：______元合計(jì)：______元部門負(fù)責(zé)人意見□同意□調(diào)整（請(qǐng)注明：______）簽字：_________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)意