網(wǎng)絡(luò)會議支持流程與設(shè)施規(guī)范指導(dǎo)書一、總則本指導(dǎo)書旨在規(guī)范網(wǎng)絡(luò)會議的全流程操作與設(shè)施使用，保證會議高效、有序進行，保障參會人員的溝通體驗與信息安全。適用于公司內(nèi)部各類工作會議、項目研討、培訓(xùn)及對外交流等網(wǎng)絡(luò)會議場景，涵蓋會議發(fā)起、準備、召開、收尾等各環(huán)節(jié)，以及會議室硬件、軟件設(shè)施的配置與使用規(guī)范。二、適用會議類型與發(fā)起時機（一）適用會議類型例行工作會議：部門周例會、月度總結(jié)會、項目進度會等；專項研討會：項目方案評審、技術(shù)難題攻克、跨部門協(xié)作討論等；培訓(xùn)與宣講：新員工入職培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識分享、行業(yè)動態(tài)講座等；對外交流會議：客戶洽談、合作伙伴對接、遠程面試等。（二）發(fā)起時機參會人員地理位置分散，集中線下會議成本過高或效率低下時；會議議題需快速響應(yīng)，無法等待線下協(xié)調(diào)時間時；需邀請外部嘉賓（如異地客戶、專家）參與時；會議材料需實時共享、協(xié)同編輯，或需留存完整會議記錄時。三、網(wǎng)絡(luò)會議全流程操作指南（一）會前準備階段會議發(fā)起與信息確認發(fā)起人職責(zé)：明確會議主題、目標、時間（精確到分鐘）、預(yù)計時長、參會人員范圍（含主會、分會場人員），并提前至少2個工作日通過OA系統(tǒng)或即時通訊工具發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容：需包含會議主題、時間、參會/ID、密碼（如有）、會議議程（含各環(huán)節(jié)時長）、參會人員角色（主持人、主講人、記錄人等）、需提前準備的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報表）及特殊需求（如翻譯、字幕支持）。參會人反饋：參會人收到通知后需1個工作日內(nèi)反饋是否參會，如有沖突需提前與發(fā)起人溝通調(diào)整時間。會議平臺與設(shè)施準備平臺選擇：根據(jù)會議規(guī)模、保密需求選擇合適平臺（如企業(yè)釘釘、騰訊會議等），優(yōu)先選用公司統(tǒng)一采購的合規(guī)平臺，提前測試平臺穩(wěn)定性（如音視頻同步、屏幕共享、錄制功能）。硬件配置：主會議室：配備高清攝像頭（1080P及以上）、全向麥克風(fēng)（拾音范圍≥10米）、投影儀/智能大屏、音響設(shè)備（避免回聲）、備用電源及UPS；分會場/個人參會：保證電腦/手機攝像頭、麥克風(fēng)、耳機工作正常，網(wǎng)絡(luò)帶寬≥10Mbps（建議有線連接優(yōu)先）。賬號與權(quán)限：提前為參會人員創(chuàng)建會議賬號或設(shè)置臨時訪問權(quán)限，主講人需提前熟悉平臺“主持人控制”功能（如靜音參會人、共享屏幕、分組討論等）。材料與測試準備材料：發(fā)起人/主講人需提前1天將會議材料（PPT、文檔、視頻等）至?xí)h平臺共享區(qū)或指定云盤，并告知參會人查閱路徑。設(shè)備測試：會議開始前30分鐘，支持人員（IT或指定助理）需組織參會人員進行設(shè)備聯(lián)調(diào)測試：音頻：測試麥克風(fēng)收音是否清晰，有無雜音；視頻：測試攝像頭畫面是否流暢，角度是否合適；共享：測試屏幕共享、文件傳輸功能是否正常；網(wǎng)絡(luò)：檢測網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，建議關(guān)閉無關(guān)后臺應(yīng)用占用帶寬。（二）會中支持階段會議開始前（10分鐘）支持人員操作：提前進入會議室，開啟設(shè)備并調(diào)試至最佳狀態(tài)（如調(diào)整麥克風(fēng)音量、攝像頭對焦），播放背景音樂（可選）提醒參會人員入場。參會人員操作：主持人、主講人提前5分鐘進入會議室，檢查音視頻狀態(tài)；參會人員準時進入，修改昵稱為“部門-姓名”（如“市場部-”），關(guān)閉麥克風(fēng)（非發(fā)言時），保持靜音。會議進行中主持人職責(zé)：宣布會議開始，重申會議議程與時間安排；控制會議節(jié)奏，按議程推進各環(huán)節(jié)，超時提醒（如“本環(huán)節(jié)剩余5分鐘”）；維護會議秩序，對無關(guān)發(fā)言或打斷行為進行禮貌引導(dǎo)；保證關(guān)鍵決議、待辦事項明確記錄（含負責(zé)人、完成時限）。支持人員職責(zé)：全程值守會議室，實時監(jiān)控音視頻狀態(tài)，遇故障立即處理（如麥克風(fēng)無聲時，切換備用設(shè)備或指導(dǎo)參會人重新調(diào)試）；協(xié)助主講人共享屏幕、播放文件，操作會議平臺功能（如開啟錄制、發(fā)起投票）；記錄會議動態(tài)（如參會人員簽到、設(shè)備故障、突發(fā)問題），會后同步給會議發(fā)起人。參會人員規(guī)范：非發(fā)言時保持靜音，避免背景噪音干擾；發(fā)言前舉手示意或通過“聊天區(qū)”申請，主持人同意后開啟麥克風(fēng)；不隨意打斷他人發(fā)言，提問時簡明扼要，與會議主題無關(guān)的內(nèi)容可會后溝通。特殊場景處理網(wǎng)絡(luò)中斷：支持人員立即聯(lián)系參會人切換備用網(wǎng)絡(luò)（如手機熱點），若10分鐘內(nèi)無法恢復(fù)，主持人宣布暫停并改期，同步后續(xù)安排；設(shè)備故障：主會議室設(shè)備故障時，啟用備用設(shè)備（如備用筆記本、外接麥克風(fēng)）；個人參會設(shè)備故障時，支持人員指導(dǎo)其通過手機端加入會議；人員遲到/缺席：主持人記錄遲到/缺席人員，會后由發(fā)起人跟進會議內(nèi)容傳達，保證信息同步。（三）會后工作階段會議資料整理與歸檔記錄人職責(zé)：會后2個工作日內(nèi)整理會議紀要，內(nèi)容包括：會議主題、時間、參會人員、議程摘要、關(guān)鍵決議、待辦事項（含負責(zé)人、完成時限）、附件（如共享的PPT、會議記錄表）。資料歸檔：會議紀要、錄制視頻、共享文件等資料需至公司指定服務(wù)器或云盤，按“年份-月份-會議主題”分類命名，保存期限≥2年。待辦事項跟進發(fā)起人/記錄人將待辦事項同步至相關(guān)人員，并每周通過OA系統(tǒng)或項目管理工具跟蹤進度，保證按時完成。設(shè)備清理與反饋支持人員關(guān)閉會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、攝像頭等），整理線纜，保持環(huán)境整潔；召開會議滿意度調(diào)查（可選），收集參會人對會議流程、設(shè)備支持、平臺體驗的反饋，由IT部門匯總分析并優(yōu)化后續(xù)支持工作。四、常用記錄表單（一）網(wǎng)絡(luò)會議預(yù)訂申請表會議主題會議時間年月日時分至?xí)r分參會部門/人員會議形式□線上□線上線下結(jié)合會議議程（簡述）預(yù)計參會人數(shù)人（主會人，分會場人）需支持設(shè)備□麥克風(fēng)□攝像頭□投影儀□其他：______是否需錄制□是□否特殊需求□翻譯□字幕□分組討論□其他：______申請人簽字部門負責(zé)人審批IT支持確認（二）參會人員信息登記表序號姓名部門職務(wù)聯(lián)系方式（備用）參會方式（/ID/電話）是否收到會議材料簽到時間1*三研發(fā)部工程師5678騰訊會議ID：□是□否09:052*四市場部經(jīng)理1398765：xxxxxxxx□是□否09:10（三）會議技術(shù)問題處理記錄表時間問題描述影響范圍處理措施處理人解決時間10:15主會場麥克風(fēng)無聲全體參會人員切換備用麥克風(fēng)*五10:2011:30分會場A無法共享屏幕分會場A3人重啟會議客戶端并調(diào)整權(quán)限*六11:35（四）會議支持工作總結(jié)表會議日期會議主題支持環(huán)節(jié)成效與亮點存在問題改進建議2023-10-27Q3項目復(fù)盤會音視頻調(diào)試、錄制設(shè)備運行穩(wěn)定，錄制清晰部分參會人未提前測試設(shè)備會前增加設(shè)備測試提醒五、關(guān)鍵操作與風(fēng)險提示（一）設(shè)備操作規(guī)范攝像頭：避免鏡頭直射強光，保持鏡頭清潔，使用后及時關(guān)閉鏡頭蓋；麥克風(fēng)：距離嘴巴30-50cm，避免與手機、揚聲器等設(shè)備近距離放置，減少回聲；投影儀：開機前檢查通風(fēng)口是否堵塞，使用后需冷卻5分鐘再關(guān)機，延長燈泡壽命。（二）信息安全風(fēng)險提示會議/密碼：僅發(fā)送給參會人員，禁止隨意轉(zhuǎn)發(fā)；涉及敏感信息的會議，啟用“等候室”功能，主持人逐個審核入會人員；屏幕共享：共享前關(guān)閉無關(guān)窗口（如私人聊天、未保存文件），避免敏感信息泄露；錄制與存儲：會議錄制需提前告知參會人員，存儲文件需加密，僅授權(quán)人員可訪問。（三）效率提升建議控制會議時長：例行會議建議不超過1小時，研討會不超過2小時，避免疲勞參會；提前分發(fā)材料：讓參會人提前閱讀