企業(yè)合同管理標準化模板與審核流程工具指南一、企業(yè)合同管理標準化適用范圍與核心價值（一）適用場景本標準化工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類業(yè)務合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、勞動合同（專項管理除外）、合作開發(fā)合同等常見類型。適用于企業(yè)法務部門、業(yè)務部門、財務部門及相關管理人員，旨在通過統(tǒng)一模板與流程，降低合同法律風險，提升管理效率，保障企業(yè)合法權益。（二）核心價值風險防控：通過標準化條款與審核流程，規(guī)避合同主體不適格、條款歧義、違約責任缺失等常見法律風險。效率提升：減少合同起草與反復修改的時間成本，明確各部門職責，加速合同審批與簽署進度。合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度要求。痕跡管理：實現(xiàn)合同全生命周期（起草-審核-簽署-履行-歸檔）的留痕可追溯，便于后續(xù)審計與糾紛處理。二、合同管理全流程標準化操作步驟（一）合同起草階段明確需求業(yè)務部門根據(jù)合作事項（如采購標的、服務內(nèi)容、交易金額等），填寫《合同立項申請表》（見模板1），明確合同主體、權利義務、核心訴求等關鍵信息，經(jīng)部門負責人*某經(jīng)理審批后啟動起草。參考企業(yè)《合同標準化條款庫》（如通用違約條款、知識產(chǎn)權條款、爭議解決條款等），保證基礎條款合規(guī)。內(nèi)容編制按照標準化模板（見模板2-5）填寫合同具體內(nèi)容，重點包括：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址等）；合同標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；權利義務（履行期限、地點、方式，付款條件與方式等）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）；其他特殊約定（如保密條款、生效條件、附件清單等）。涉及技術附件、圖紙等補充材料的，需在合同中列明附件名稱及份數(shù)，并與具有同等法律效力。（二）合同審核階段部門初審起草部門負責人*某經(jīng)理對合同的業(yè)務真實性、條款完整性進行審核，重點確認：合作需求是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及年度計劃；標的、價格、履行期限等業(yè)務條款是否合理；附件材料是否齊全、準確。初審通過后，將合同及相關材料提交至法務部門。法務復審法務專員*某對合同的合法性、合規(guī)性、邏輯性進行專業(yè)審核，重點檢查：主體資格（對方營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等是否有效，是否涉及特許經(jīng)營行業(yè)資質(zhì)）；條款合法性（是否存在無效格式條款，違約責任是否公平合理）；權利義務對等性（是否存在單方面加重企業(yè)責任、減輕對方責任的情形）；語言表述（是否存在歧義、模糊表述，專業(yè)術語使用是否準確）。法務部門出具《合同審核意見表》（見模板6），注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見，反饋至起草部門。會簽審批（如需）對于重大合同（如金額超過[具體金額標準]或涉及核心業(yè)務），需增加財務、審計等部門會簽：財務部門審核付款方式、稅務處理、資金安排等財務條款；審計部門審核合同是否符合企業(yè)內(nèi)控流程及廉潔從業(yè)要求。各部門會簽完成后，由企業(yè)分管領導*總或總經(jīng)理最終審批。（三）合同簽署階段用印申請審批通過的合同，由起草部門填寫《合同用印申請表》（見模板7），附最終版合同文本及審批材料，提交至行政或法務部門用印。簽署規(guī)范合同簽署需采用書面形式，由法定代表人或其授權委托人簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁以部門章或個人章代替）；授權委托簽署的，需提供《授權委托書》（見模板8），明確委托事項、權限及期限；合同簽署頁需為原件，每頁均需簽字蓋章，保證“騎縫章”完整覆蓋合同連接處；多頁合同需加蓋“騎縫章”，避免單頁抽換風險。（四）履行與歸檔階段履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行主體，負責跟蹤對方履約情況（如交付進度、質(zhì)量驗收、付款進度等），填寫《合同履行跟蹤表》（見模板9），發(fā)覺問題及時上報法務及管理層。變更與解除合同履行過程中如需變更或解除，雙方應簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，履行與原合同相同的審批流程；因?qū)Ψ竭`約導致合同解除的，業(yè)務部門需收集違約證據(jù)（如催告函、驗收不合格報告等），及時通過法務部門主張權利。歸檔管理合同簽署后10個工作日內(nèi)，由起草部門將合同正本（含附件、審批材料、履行記錄等）移交至檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，建立電子臺賬，保證合同可快速查詢；合同保管期限一般為[具體年限，如10年]，涉及核心業(yè)務或訴訟時效未過的合同需延長保管期限。三、合同管理標準化模板表格示例模板1：合同立項申請表申請部門申請日期合同編號合作方名稱合作方類型合同標的預計金額履行期限自______年_月_日至______年_月_日履行方式業(yè)務需求說明（簡述合作背景、目的及核心訴求，可附頁）部門負責人意見簽字：______日期：______法務初審意見簽字：______日期：______領導審批意見簽字：______日期：______模板2：采購合同（核心條款節(jié)選）合同編號：_________甲方（采購方）：_________，統(tǒng)一社會信用代碼：_________，法定代表人：_________，地址：_________乙方（供應方）：_________，統(tǒng)一社會信用代碼：_________，法定代表人：_________，地址：_________第一條標的物名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）質(zhì)量標準第二條交付交付時間：乙方應于______年_月_日前完成交付；交付地點：_________；驗收：甲方應在收到標的物后____個工作日內(nèi)驗收，驗收合格出具《驗收確認書》。第三條付款方式預付款：合同簽訂后_個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的___%；到貨款：驗收合格后_個工作日內(nèi)，支付至合同總價的___%；質(zhì)保金：剩余______%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（______年）無質(zhì)量問題后無息支付。模板3：服務合同（核心條款節(jié)選）合同編號：_________甲方（委托方）：_________乙方（服務方）：_________第一條服務內(nèi)容乙方為甲方提供_________服務（具體服務范圍、標準詳見附件1《服務方案》）。第二條服務期限自______年_月_日至______年_月_日。第三條服務費用總費用：人民幣_________元（大寫：_________）；支付方式：分期支付，每期支付條件為_________。第四條保密條款雙方應對在合作過程中獲知的對方商業(yè)秘密（包括技術信息、經(jīng)營信息等）承擔保密義務，保密期限至本合同終止后______年。模板4：合同審核意見表合同名稱合同編號起草部門審核環(huán)節(jié)□部門初審□法務復審□財務會簽□領導審批審核人審核意見（可勾選并補充說明）□同意□修改后同意（修改意見：_________）□不同意（理由：_________）修改說明（起草部門針對審核意見的修改說明，可附頁）最終審批結果□同意簽署□重新審核□暫緩簽署審批人模板5：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段□履行中□已驗收□已終止對方履約情況（記錄對方交付/服務進度、質(zhì)量是否符合約定，如：乙方于_月_日交付第一批貨物，經(jīng)抽檢合格）我方履約情況（記錄我方付款、配合等義務履行情況，如：甲方已按約定支付第一期款項____元）問題記錄（如存在違約或爭議，記錄具體情況、影響及處理措施）跟蹤人*某業(yè)務員記錄日期______年_月_日模板6：授權委托書（節(jié)選）委托人：_________（企業(yè)名稱），統(tǒng)一社會信用代碼：_________受托人：_________（姓名），證件號碼號：_________委托事項：代表委托人與_________簽訂《_________合同》（合同編號：_________），處理與合同相關的協(xié)商、簽署、變更等事宜。委托權限：□代為簽訂合同□代為收取款項□代為承認/放棄權利□其他：_________委托期限：自______年_月_日至______年_月_日委托人（蓋章）：_________日期：______年_月_日模板7：合同用印申請表申請部門申請人申請日期合同名稱合同編號用印份數(shù)用印類型□公章□合同專用章□其他：_________用印事由（簡述合同簽署背景及必要性）附件清單□合同文本□審批材料□授權委托書□其他：_________部門負責人意見簽字：______日期：______歸檔說明合同簽署后由______部門負責歸檔模板8：合同歸檔清單檔案編號合同編號合同名稱簽署日期保管期限歸檔材料清單□合同正本□附件□審批表□審核意見表□履行記錄□其他：_________檔案管理員*某檔案員歸檔日期______年_月_日四、合同管理關鍵風險控制與注意事項（一）法律合規(guī)性風險主體資格審查：簽約前務必核實對方主體資格，查驗營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人證件號碼明，授權簽署的需提供授權委托書及受托人證件號碼復印件，避免與無民事行為能力人或超越權限的主體簽約。條款合法性審查：禁止設置“霸王條款”（如“最終解釋權歸甲方所有”），違約責任不得顯失公平，爭議解決方式優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機構，避免異地維權成本過高。禁止性條款規(guī)避：合同內(nèi)容不得違反法律強制性規(guī)定（如禁止性經(jīng)營范圍、非法資金往來等），涉及行政審批事項的，需明確取得相關許可后方可履行。（二）流程規(guī)范性風險審批流程完整性：嚴禁“先簽批后補流程”或“跳過審核直接簽署”，重大合同必須經(jīng)過部門、法務、財務及管理層三級以上審批，保證各環(huán)節(jié)責任可追溯。用印管理規(guī)范：合同用印需與審批內(nèi)容一致，嚴禁在空白合同或空白頁上蓋章，用印前需核對合同文本與審批材料是否齊全，避免“有章無約”或“章約不符”風險。版本控制嚴謹：合同簽署后，任何修改均需通過書面補充協(xié)議確認，口頭承諾或單方面修改不具法律效力，保證合同文本的最終性與唯一性。（三）信息安全管理風險保密信息管控：合同中涉及商業(yè)秘密、技術秘密的信息，需明保證密范圍、期限及違約責任，限制接觸人員范圍，電子版合同需加密存儲，防止信息泄露。檔案管理安全：紙質(zhì)合同存放于專用檔案柜，電子合同備份至企業(yè)內(nèi)部服務器，定期檢查檔案完整性，避免因人員變動或設備