采購(gòu)合同管理與審核指南一、指南適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、中小企業(yè)等）的采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門，用于規(guī)范采購(gòu)合同的全生命周期管理。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：企業(yè)日常采購(gòu)（如原材料、辦公用品、設(shè)備采購(gòu)等）的合同擬定與審核；服務(wù)類采購(gòu)（如技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)等）的合同管理；戰(zhàn)略合作框架協(xié)議、年度采購(gòu)框架合同等長(zhǎng)期協(xié)議的簽訂與履行跟蹤；采購(gòu)合同履行過程中的變更、終止及糾紛處理。二、采購(gòu)合同全流程管理操作步驟（一）合同準(zhǔn)備階段：需求確認(rèn)與供應(yīng)商篩選需求明確業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、預(yù)算金額等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批通過后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門與業(yè)務(wù)部門對(duì)接，確認(rèn)需求細(xì)節(jié)，保證采購(gòu)目標(biāo)清晰、可執(zhí)行。供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來源采購(gòu)等方式（根據(jù)企業(yè)采購(gòu)制度選擇合規(guī)方式），篩選合格供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等），并形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》備查。必要時(shí)組織供應(yīng)商考察（針對(duì)大型設(shè)備或定制化服務(wù)），評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)實(shí)力、履約能力等。資料收集采購(gòu)部門收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)函、技術(shù)參數(shù)、樣品（如需）、過往合作案例（如需）等資料，與采購(gòu)需求進(jìn)行比對(duì)，初步確定合作意向。（二）合同起草階段：條款擬定與模板選用模板選擇優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)合同模板（如《原材料采購(gòu)合同模板》《服務(wù)采購(gòu)合同模板》），保證條款合規(guī)、完整。若為特殊采購(gòu)項(xiàng)目（如定制化設(shè)備、跨境采購(gòu)），可在標(biāo)準(zhǔn)模板基礎(chǔ)上補(bǔ)充特殊條款，但需經(jīng)法務(wù)部門審核。核心條款擬定主體信息：明確采購(gòu)方（企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人）與供應(yīng)商（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人），保證雙方主體資格合法。標(biāo)的描述：詳細(xì)列明采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、產(chǎn)地、數(shù)量（含公差范圍）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)），避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）。價(jià)格與支付：約定合同總價(jià)（含稅/不含稅）、單價(jià)、價(jià)格有效期（如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)是否調(diào)整）；明確支付方式（電匯/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例到貨款比例質(zhì)保金比例）、賬戶信息（供應(yīng)商全稱、開戶行、賬號(hào)）。交付與驗(yàn)收：約定交付時(shí)間（具體日期或期限）、交付地點(diǎn)（采購(gòu)方指定倉(cāng)庫(kù)/供應(yīng)商工廠）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程（如初檢、復(fù)檢）、驗(yàn)收期限（如收到貨物后X個(gè)工作日內(nèi)）及異議處理方式。違約責(zé)任：約定雙方違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、逾期付款）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式、賠償范圍；明確不可抗力的定義及處理流程。爭(zhēng)議解決：約定爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟），如選擇仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“市仲裁委員會(huì)”）。其他條款：根據(jù)采購(gòu)類型補(bǔ)充保密條款（如涉及商業(yè)秘密）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如技術(shù)服務(wù)成果歸屬）、合同生效條件（如雙方法定代表人簽字并蓋章后生效）、份數(shù)（如一式X份，雙方各執(zhí)X份）等。內(nèi)部審核（初審）起草完成后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核對(duì)采購(gòu)需求與合同條款的一致性、供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性、價(jià)格與預(yù)算的匹配性。（三）合同審核階段：多部門協(xié)同合規(guī)審查業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同條款是否滿足采購(gòu)需求，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等與業(yè)務(wù)需求的匹配度，保證“合同即需求”。財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核價(jià)格條款（是否超出預(yù)算、稅費(fèi)計(jì)算是否正確）、支付方式（是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定）、賬戶信息（是否與供應(yīng)商備案信息一致）、違約金條款（是否合理，避免顯失公平）。法務(wù)部門審核法務(wù)部門從法律合規(guī)性角度審核合同條款，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格（供應(yīng)商是否具備履約資質(zhì)，如特種設(shè)備生產(chǎn)供應(yīng)商需具備相應(yīng)許可證）；條款合法性（是否存在違反《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)的約定）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（雙方責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)是否合理分配）；潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款是否提示、爭(zhēng)議解決方式是否明確）。法務(wù)部門可提出修改意見，采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通后調(diào)整，直至審核通過。最終審批根據(jù)合同金額及企業(yè)授權(quán)制度，提交對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門總監(jiān)分管副總總經(jīng)理），審批通過后方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署階段：形式合規(guī)與留檔管理簽署與蓋章經(jīng)審批通過的合同，由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商，雙方在合同文本上簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，個(gè)人簽字需法定代表人或授權(quán)代表簽字）。禁止在空白合同上蓋章，保證合同文本與審批版本一致，若有修改需雙方在修改處蓋章/簽字確認(rèn)。文本分發(fā)與留檔合同簽署后，采購(gòu)部門按份數(shù)要求分發(fā)文本（如采購(gòu)部門留存原件、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件、業(yè)務(wù)部門留存副本），并進(jìn)行《合同簽收記錄》登記（含合同編號(hào)、接收部門、接收人、接收日期）。采購(gòu)部門將合同掃描件（含簽字蓋章頁）錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化存檔。（五）合同履行階段：交付、驗(yàn)收與付款跟蹤交付與驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付標(biāo)的物，采購(gòu)部門與業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行到貨清點(diǎn)（數(shù)量、外觀、包裝等），填寫《到貨驗(yàn)收記錄》。按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收（如送檢第三方檢測(cè)、現(xiàn)場(chǎng)試用），驗(yàn)收合格后由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)《驗(yàn)收合格報(bào)告》；驗(yàn)收不合格的，需書面通知供應(yīng)商限期整改，并保留相關(guān)證據(jù)（如照片、檢測(cè)報(bào)告）。付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收合格報(bào)告》、合同約定的支付節(jié)點(diǎn)，審核付款申請(qǐng)資料（發(fā)票、供應(yīng)商收款憑證等），按企業(yè)財(cái)務(wù)流程辦理付款。涉及質(zhì)保金的合同，在質(zhì)保期屆滿無質(zhì)量問題后，由業(yè)務(wù)部門確認(rèn)《質(zhì)保金解除通知單》，財(cái)務(wù)部門支付質(zhì)保金。履行跟蹤與變更采購(gòu)部門定期跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量反饋），填寫《合同履行跟蹤表》，對(duì)逾期交付、質(zhì)量爭(zhēng)議等問題及時(shí)協(xié)調(diào)處理。履行過程中需變更合同（如數(shù)量調(diào)整、交付時(shí)間延期、價(jià)格修訂）的，應(yīng)由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議需經(jīng)原審批流程審核后方可簽署。（六）合同歸檔階段：資料整理與后續(xù)管理歸檔資料清單合同履行完畢或終止后，采購(gòu)部門整理歸檔資料，包括：合同正本及補(bǔ)充協(xié)議；采購(gòu)需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商資質(zhì)審核表、報(bào)價(jià)函；審批文件（含各部門審核意見、領(lǐng)導(dǎo)審批簽批單）；簽署記錄（合同簽收記錄）；履行過程資料（到貨驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收合格報(bào)告、付款憑證、往來函件等）。歸檔與保管歸檔資料按“一合同一檔案”原則整理，標(biāo)注合同編號(hào)，移交企業(yè)檔案管理部門（或采購(gòu)部門指定專人保管），保管期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行（如一般采購(gòu)合同保管不少于5年，重要合同保管不少于10年）。借閱與查詢合同檔案借閱需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，借閱期限不超過X個(gè)工作日，嚴(yán)禁涂改、復(fù)制、外傳涉密內(nèi)容。三、核心管理工具模板表1：采購(gòu)合同審批單合同編號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)類型（□材料□服務(wù)□設(shè)備□其他）供應(yīng)商名稱合同金額（元）預(yù)算金額（元）采購(gòu)需求部門需求提出人需求日期部門審核意見采購(gòu)部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：業(yè)務(wù)部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：最終審批：領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：表2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)供應(yīng)商名稱履行階段（□交付中□驗(yàn)收中□質(zhì)保期內(nèi)□已完結(jié)）標(biāo)的名稱數(shù)量計(jì)劃交付時(shí)間實(shí)際履行情況交付時(shí)間：驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格原因：）付款情況：□已付清□部分支付（支付比例：）問題記錄與處理：跟蹤人：記錄日期：下次跟蹤時(shí)間：表3：合同歸檔清單合同編號(hào)歸檔日期保管期限核心資料清單（□有□無）□合同正本□補(bǔ)充協(xié)議□審批文件□驗(yàn)收記錄□付款憑證檔案管理人：借閱記錄（如有）：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商簽訂合同，對(duì)特種設(shè)備、食品、藥品等特殊行業(yè)供應(yīng)商，需核驗(yàn)其行業(yè)主管部門頒發(fā)的生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證。供應(yīng)商信息變更（如名稱、地址、開戶行）時(shí)，需要求其提供變更證明文件，并及時(shí)更新合同信息。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)避免使用模糊表述（如“合理期限”“市場(chǎng)價(jià)”），所有條款需明確、可量化（如“交付時(shí)間：2024年X月X日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）。違約金比例需合理，一般不超過實(shí)際損失的30%，避免過高或過低導(dǎo)致條款無效。（三）履行過程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按合同約定履行驗(yàn)收義務(wù)，嚴(yán)禁未驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格即付款；質(zhì)保期內(nèi)需定期跟蹤標(biāo)的物使用情況，及時(shí)處理質(zhì)量問題。合同變更需書面確認(rèn)，禁止口頭約定