協(xié)作溝通記錄表工作指令明確版一、適用工作情境在多部門協(xié)同推進(jìn)項目、任務(wù)或處理跨領(lǐng)域事務(wù)時，常出現(xiàn)目標(biāo)模糊、責(zé)任不清、進(jìn)度滯后等問題。本工具適用于以下場景：項目啟動階段：明確跨部門任務(wù)分工、交付標(biāo)準(zhǔn)及時間節(jié)點；任務(wù)執(zhí)行階段：對需求變更、資源調(diào)配、問題解決等關(guān)鍵事項進(jìn)行溝通固化；協(xié)作障礙處理：當(dāng)部門間存在職責(zé)交叉、目標(biāo)沖突時，通過記錄明確各方責(zé)任與行動方案；結(jié)果交付與復(fù)盤：追溯任務(wù)全流程溝通記錄，保證成果符合預(yù)期，便于后續(xù)復(fù)盤優(yōu)化。二、使用流程詳解步驟1：明確發(fā)起人與溝通事由由任務(wù)牽頭部門（或項目負(fù)責(zé)人）發(fā)起，填寫“任務(wù)名稱”“發(fā)起部門/人”“接收部門/人”等基礎(chǔ)信息，簡要說明溝通事由（如“項目需求評審”“問題跨部門協(xié)調(diào)”）。示例：發(fā)起部門為“市場部”，發(fā)起人為“張*”，接收部門為“研發(fā)部”“設(shè)計部”，事由為“’用戶增長活動’功能開發(fā)需求確認(rèn)”。步驟2：梳理任務(wù)背景與核心目標(biāo)詳細(xì)說明任務(wù)產(chǎn)生的背景（如“基于Q3用戶增長目標(biāo)，需上線活動拉新功能”）、需達(dá)成的核心目標(biāo)（如“活動上線后新增用戶10萬，轉(zhuǎn)化率提升15%”），保證接收方理解任務(wù)價值與方向。步驟3：拆解具體工作指令將任務(wù)拆解為可執(zhí)行的動作，明確每個動作的“負(fù)責(zé)部門/人”“具體內(nèi)容”“交付物”“完成標(biāo)準(zhǔn)”及“時間節(jié)點”。示例：指令1：負(fù)責(zé)部門“設(shè)計部”，負(fù)責(zé)人“李*”，內(nèi)容“完成活動頁面UI/UX設(shè)計稿”，交付物“高保真設(shè)計稿（含3個頁面）”，完成標(biāo)準(zhǔn)“符合品牌VI規(guī)范，通過用戶測試驗證”，時間節(jié)點“X月X日17:00前”；指令2：負(fù)責(zé)部門“研發(fā)部”，負(fù)責(zé)人“王*”，內(nèi)容“根據(jù)設(shè)計稿開發(fā)活動功能模塊”，交付物“可測試的線上功能（含前端+后端接口）”，完成標(biāo)準(zhǔn)“通過測試用例100%驗證，無P0級bug”，時間節(jié)點“X月X日17:00前”。步驟4：記錄溝通共識與待辦溝通過程中，對爭議點、臨時決策、待補(bǔ)充信息等進(jìn)行實時記錄，明確“誰負(fù)責(zé)”“做什么”“何時完成”。示例：爭議點“活動積分規(guī)則是否支持跨部門用戶兌換”，共識“暫不支持，后續(xù)由運(yùn)營部專項提報需求”；待辦“市場部補(bǔ)充用戶畫像數(shù)據(jù)，X月X日前同步給研發(fā)部”。步驟5：多方確認(rèn)與簽字溝通結(jié)束后，將記錄表同步至所有參與部門，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人、接收部門負(fù)責(zé)人（或指定接口人）簽字確認(rèn)，保證各方對指令無異議。步驟6：動態(tài)跟蹤與更新任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇進(jìn)度延遲、需求變更等情況，及時在“溝通記錄”欄補(bǔ)充更新內(nèi)容，并重新發(fā)起確認(rèn)，保證信息實時同步。步驟7：任務(wù)完成后歸檔任務(wù)交付或節(jié)點達(dá)成后，將最終版記錄表與交付物一同歸檔，作為項目過程資料留存，便于追溯與復(fù)盤。三、協(xié)作溝通記錄表模板任務(wù)基本信息任務(wù)名稱□項目啟動□需求變更□問題協(xié)調(diào)□其他：______________________發(fā)起部門/人部門：__________負(fù)責(zé)人：__________聯(lián)系方式：__________接收部門/人部門1：__________接口人：__________部門2：__________接口人：__________溝通時間____年_月_日____:____至____:____溝通方式□線下會議□線上會議□郵件□即時通訊工具□其他：__________任務(wù)背景與目標(biāo)背景說明（簡述任務(wù)來源、必要性及關(guān)聯(lián)項目/事件）_______________________________________________________________________核心目標(biāo)（需達(dá)成的具體結(jié)果，可量化優(yōu)先）_______________________________________________________________________工作指令拆解指令編號負(fù)責(zé)部門/人——————————————————————————————123（可續(xù)行）溝通記錄與共識時間參與人——————————————————————————————____:__________________:______________（可續(xù)行）確認(rèn)簽字發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日接收部門1負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日接收部門2負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日（其他參與部門）負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日備注與后續(xù)跟進(jìn)特殊說明（如風(fēng)險依賴、需支持事項等）_______________________________________________________________________更新記錄（任務(wù)執(zhí)行過程中的關(guān)鍵變更）_______________________________________________________________________四、使用要點提示指令需具體可執(zhí)行：避免使用“盡快”“配合”等模糊詞匯，明確“做什么、誰來做、怎么做、何時完成”，例如“完成數(shù)據(jù)整理”改為“整理2023年Q1-Q3用戶活躍度數(shù)據(jù)（字段包括：用戶ID、活躍次數(shù)、留存率），格式為Excel，X月X日前提交”。時間節(jié)點要合理：結(jié)合任務(wù)難度與資源情況設(shè)定截止時間，關(guān)鍵節(jié)點需標(biāo)注“里程碑”（如“設(shè)計稿確認(rèn)”是“開發(fā)啟動”的前置條件）。溝通記錄即時化：會議中安排專人記錄，會后2小時內(nèi)整理成稿并發(fā)送參與方確認(rèn)，避免信息遺漏或偏差。確認(rèn)環(huán)節(jié)不可少：簽字確認(rèn)是責(zé)任界定的依據(jù)，未經(jīng)確認(rèn)的指令不生