行政辦公室檔案管理制度一、總則為加強(qiáng)行政辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，為單位決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展及歷史追溯提供可靠依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，制定本制度。本制度適用于本單位行政辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案（含紙質(zhì)、電子及音像檔案）的收集、整理、保管、利用與銷毀等管理活動(dòng)。檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、方便利用”的原則，實(shí)行行政辦公室集中管理與各部門協(xié)同配合的管理機(jī)制，確保檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)。二、歸檔范圍（一）行政文書(shū)類涵蓋單位各類會(huì)議（如辦公會(huì)、專題會(huì)、股東會(huì)等）的記錄、紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)及外部單位來(lái)文、本單位發(fā)文（含請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函件等）；單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告；內(nèi)部規(guī)章制度、管理辦法、工作流程；對(duì)外聯(lián)絡(luò)函件、重要信訪材料等。（二）人事管理類包含員工入職登記表、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷/職稱證書(shū)復(fù)印件；勞動(dòng)合同、勞務(wù)協(xié)議及變更協(xié)議；員工考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、晉升、離職相關(guān)材料；社保、公積金繳納憑證及人員花名冊(cè)等。（三）財(cái)務(wù)資料類涉及年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表及分析報(bào)告；會(huì)計(jì)憑證（含原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根及銀行對(duì)賬單；固定資產(chǎn)臺(tái)賬、資金使用審批單等。（四）業(yè)務(wù)工作類包含項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施過(guò)程中的方案、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)外合作協(xié)議、客戶往來(lái)文件、招投標(biāo)資料；業(yè)務(wù)調(diào)研、市場(chǎng)分析報(bào)告；知識(shí)產(chǎn)權(quán)（如專利、商標(biāo)）申請(qǐng)及維護(hù)材料等。（五）其他類涵蓋單位獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯（影像資料或復(fù)印件）、牌匾；重要活動(dòng)（如慶典、調(diào)研、培訓(xùn)）的照片、視頻、音頻；設(shè)備采購(gòu)合同、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)；電子檔案的元數(shù)據(jù)、備份介質(zhì)等。三、檔案整理流程（一）收集各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，每月（或每季度）對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理，確保文件（含電子文件）齊全、完整（如會(huì)議記錄需經(jīng)主持人審核，合同需附審批流程單）。需移交的檔案應(yīng)在工作完成后10個(gè)工作日內(nèi)提交至行政辦公室。（二）分類檔案按“年度—類型—保管期限”進(jìn)行分類。例如，2024年度形成的行政文書(shū)類永久保存檔案，歸入“2024—行政文書(shū)—永久”類目；電子檔案按載體類型（如PDF、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)文件）單獨(dú)分類，確保與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)。（三）編號(hào)與立卷1.編號(hào)規(guī)則：采用“年度+類別代碼+案卷號(hào)”，如2024年行政文書(shū)類第1卷，編號(hào)為“2024—XZ—001”（類別代碼：行政文書(shū)XZ、人事RS、財(cái)務(wù)CW、業(yè)務(wù)YW、其他QT）。2.立卷要求：將同類文件按時(shí)間或重要程度排序，編制卷內(nèi)文件目錄（注明文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)），填寫(xiě)案卷封面（含案卷題名、起止日期、保管期限等），裝訂成冊(cè)（電子檔案需建立檢索目錄）。（四）歸檔移交行政辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核（檢查完整性、規(guī)范性），符合要求的辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《檔案歸檔登記表》（雙方簽字確認(rèn)），紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔（電子檔案需確?？勺x、可用、無(wú)病毒）。四、檔案保管與利用（一）保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防磁功能，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%），定期檢查檔案狀況（每月至少1次）。電子檔案需存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或移動(dòng)介質(zhì)，定期（每半年）備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱管理1.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（涉密檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。借閱期限一般不超過(guò)7天，到期需歸還或辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：外部單位借閱需持單位介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，原則上僅提供復(fù)印件，且需登記借閱人信息、用途。（三）利用服務(wù)行政辦公室應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)（如電子目錄、紙質(zhì)索引），提供線上（內(nèi)部OA系統(tǒng)）、線下查閱服務(wù)。復(fù)制檔案需登記用途，對(duì)高頻利用的檔案可編制專題匯編（如年度政策文件集）。定期統(tǒng)計(jì)檔案利用效果（如服務(wù)決策次數(shù)、解決問(wèn)題案例），優(yōu)化管理流程。（四）鑒定與銷毀每5年開(kāi)展一次檔案鑒定工作，由行政辦公室、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及檔案專家組成鑒定小組，審核檔案保管期限，提出銷毀或續(xù)存意見(jiàn)。需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人監(jiān)銷（紙質(zhì)檔案需粉碎，電子檔案需徹底刪除并記錄），銷毀記錄永久存檔。五、保密與安全管理（一）保密要求涉密檔案（如人事薪酬、戰(zhàn)略規(guī)劃、涉密合同）單獨(dú)存放，借閱、復(fù)制需嚴(yán)格審批（填寫(xiě)《涉密檔案使用審批單》），接觸人員需簽訂保密協(xié)議。電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如密碼、角色權(quán)限），防止非授權(quán)訪問(wèn)。（二）安全措施檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控、消防設(shè)施（如煙感報(bào)警器、滅火器），定期檢查電路、門窗；電子檔案采用加密存儲(chǔ)、異地備份（如云端+本地雙備份），防止病毒、黑客攻擊。每年開(kāi)展一次檔案安全演練（如火災(zāi)應(yīng)急、數(shù)據(jù)恢復(fù)演練），提升應(yīng)急處置能力。六、責(zé)任與考核（一）崗位責(zé)任檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用，確保檔案完整、安全；定期更新檔案目錄，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)管理情況。部門負(fù)責(zé)人：督促本部門檔案及時(shí)移交，審核檔案質(zhì)量，對(duì)涉密檔案的真實(shí)性、保密性負(fù)責(zé)。（二）考核辦法行政辦公室每半年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查（含歸檔及時(shí)性、整理規(guī)范性、利用效率等），將結(jié)果納入部門及個(gè)人績(jī)效考核。對(duì)成績(jī)突出的部門/個(gè)人予以