第1篇Word2016文檔編排

—公文編排Office2016高級應用湖南師范大學·劉相濱內(nèi)容提要第

3章公文編排3.1

引言3.2

公文及其結(jié)構(gòu)3.3

頁面設(shè)置3.4

內(nèi)容編排3.5

公文模板3.1引言有一些短文檔有嚴格的格式要求，例如：公文3.2公文及其結(jié)構(gòu)公文又稱紅頭文件，非常正式、嚴謹、規(guī)范格式標準：《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）公文結(jié)構(gòu)，分為3個部分3.2公文及其結(jié)構(gòu)版頭份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人用紅色分隔線分隔版頭與主體部分，紅色分隔線屬于版頭主體標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等公文首頁紅色分隔線（不含）以下，公文末頁首條分隔線（不含）以上版記抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等公文末頁首條分隔線以下，末條分隔線以上3.3頁面設(shè)置–精確定位《標準》對公文用紙幅面尺寸、版面頁邊距、版心尺寸、頁腳頁碼、每頁的行數(shù)和字數(shù)等都有嚴格規(guī)定。進行公文頁面設(shè)置時，需要精確定位文檔中各元素的布局設(shè)置。精確計算法參照物定位法精確計算法：通過格式要求及頁面尺寸進行計算，得到某元素的絕對位置參照物定位法：參照某一對象的位置來設(shè)置文檔中某元素的位置3.3頁面設(shè)置–文檔計量單位換算《標準》中對尺寸、位置等的要求：公文用紙采用A4紙，尺寸為210mm×297mm；天頭(上白邊)為37mm±1mm，訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm頁碼一般使用四號、半角、宋體、阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm…3.3頁面設(shè)置–文檔計量單位換算英寸、字號、磅、毫米等單位的換算關(guān)系：1英寸=72磅=25.4毫米1磅=1/72英寸×25.4（毫米/英寸）=0.3528毫米1毫米=1/25.4英寸×72（磅/英寸）=2.8346磅3.3頁面設(shè)置紙型：A4上邊距=天頭=37mm下邊距=紙張高度-上邊距-版心高度=297-37-225=35毫米左邊距=訂口=28mm右邊距=紙張寬度-左邊距-版心寬度=210–28–156=26毫米公文用紙采用A4紙，尺寸為210mm×297mm；天頭(上白邊)為37mm±1mm，訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm3.3頁面設(shè)置頁腳底端距離頁面下邊距多少呢？頁腳底端距離=下邊距-7mm-四號字的一半四號字=14磅=14*0.3528毫米≈4.94mm頁腳邊距=下邊距-（頁碼一字線距版心距離）-（四號字高/2）=35-7-4.94/2=25.53mm因此，頁腳邊距值設(shè)置為25.5mm單雙頁碼分別居右、居左，故頁腳需設(shè)置奇偶頁不同頁碼一般使用四號、半角、宋體、阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm3.3頁面設(shè)置正文設(shè)置一般為三號仿宋體字，每頁22行，每行28字3.4內(nèi)容編排1.版頭編排3.版記編排2.主體編排3.4內(nèi)容編排1.版頭編排份號、密級和保密期限、緊急程度發(fā)文機關(guān)標志發(fā)文字號與簽發(fā)人版頭中的分割線直接頂格輸入，分別占據(jù)文檔前三行黑體、常規(guī)、三號全稱或者規(guī)范化簡稱+“文件”居中、上邊緣至版心上邊緣為35mm推薦小標宋體字，紅色，字號不限字數(shù)較多時縮放，最大縮放比建議69%3.4內(nèi)容編排發(fā)文機關(guān)標志參照物定位法，精確定位發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為35mm插入一水平直線作為參照物，絕對垂直位置定位于距版心上邊緣35mm處插入文本框，輸入發(fā)文機關(guān)標志定位，拖動文本框，使發(fā)文機關(guān)標志文字的上邊緣與插入的參照直線水平重合隱藏或刪除參照直線3.4內(nèi)容編排聯(lián)合發(fā)文如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱的情況下，多單位發(fā)文機關(guān)標志的插入采用在文本框中插入表格來實現(xiàn)插入一N行×2列表格各發(fā)文機關(guān)名稱寫在表格第1列中,分散對齊、垂直居中,適當字體字號第2列合并，輸入“文件”，水平、垂直居中表格無框線，無底紋，調(diào)整合適列寬3.4內(nèi)容編排發(fā)文字號與簽發(fā)人發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空兩行位置，居中排布如文中還有簽發(fā)人，發(fā)文字號與簽發(fā)人設(shè)置在同一行中，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。輸入發(fā)文字號與簽發(fā)人，分散對齊，左右縮進各為1字符，然后在發(fā)文字號與簽發(fā)人之間鍵入若干空格，使它們擠向兩端3.4內(nèi)容編排版頭中分割線的定位發(fā)文字號之下4mm

處，居中，與版心等寬，線的粗細根據(jù)需要進行設(shè)置參照物定位法插入?yún)⒄瘴铮翰迦胍粋€文本框，高4mm，寬156mm定位參照物：拖動文本框，使其邊框上邊緣與發(fā)文字號文字下邊緣對齊插入分隔線：沿著文本框的下邊緣線對齊，插入一條直線，紅色，寬為156mm，按需設(shè)置其粗細，頁面水平居中隱藏或刪除參照物3.4內(nèi)容編排2.主體編排按照《標準》要求對公文主體內(nèi)容進行編排，方法與普通文檔相同制作印章形狀：橢圓、五角星藝術(shù)字：“文本效果”→“圓”3.4內(nèi)容編排3.版記編排分割線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合抄送機關(guān)四號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排，“抄送”二字后添加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號3.4內(nèi)容編排3.版記編排印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期四號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字3.4內(nèi)容編排3.版記編排分割線的高度（粗細）計算：第一、三條：0.35mm=0.35×2.8346磅≈1磅第二條：0.25mm=0.25×2.8346磅≈0.71磅分割線的精確定位：假設(shè)抄送機關(guān)只占一行第一條分割線距版心底部有2行，處于第20行的底部下邊緣位置垂直絕對位置為：

每一行的高度×20

=(225/22)×20≈204.5mm

距離下邊距的距離為：

每一行的高度×2

=(225/22)×2≈20.5mm3.4內(nèi)容編排3.版記編排分割線的精確定位：假設(shè)抄送機關(guān)只占一行第二條分割線距版心底部有1行，處于第21行的底部下邊緣位置垂直絕對位置為：