高校學(xué)生檔案管理規(guī)范及流程學(xué)生檔案作為記錄高校學(xué)生成長(zhǎng)軌跡、學(xué)業(yè)發(fā)展與綜合素質(zhì)的核心載體，既是高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的具象化呈現(xiàn)，也是學(xué)生升學(xué)、就業(yè)、職業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵憑證。科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，不僅關(guān)乎學(xué)生個(gè)人權(quán)益的保障，更直接影響高校教學(xué)管理效能與社會(huì)服務(wù)水平。本文結(jié)合高校檔案管理實(shí)踐與行業(yè)規(guī)范要求，系統(tǒng)梳理學(xué)生檔案管理的核心規(guī)范與全流程操作要點(diǎn)，為高校檔案工作者提供兼具理論性與實(shí)操性的參考框架。一、學(xué)生檔案管理的核心規(guī)范高校學(xué)生檔案管理需遵循“完整性、準(zhǔn)確性、安全性、便捷性”原則，從歸檔范圍、保管要求、權(quán)限管理到信息化建設(shè)，形成閉環(huán)式規(guī)范體系。（一）歸檔范圍的規(guī)范性界定學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容需覆蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)（或離校）的全周期信息，核心分為四類(lèi)：學(xué)籍類(lèi)材料：含錄取通知書(shū)、新生登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、學(xué)業(yè)預(yù)警記錄、休學(xué)/復(fù)學(xué)/轉(zhuǎn)學(xué)審批表、畢業(yè)/結(jié)業(yè)/肄業(yè)證明等，需完整反映學(xué)業(yè)進(jìn)度與學(xué)術(shù)表現(xiàn)。獎(jiǎng)懲類(lèi)材料：校級(jí)及以上榮譽(yù)證書(shū)（如獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生）、紀(jì)律處分決定書(shū)、違規(guī)處理記錄等，需注明時(shí)間、事由、處理結(jié)果及后續(xù)整改情況。綜合素質(zhì)類(lèi)材料：社會(huì)實(shí)踐鑒定表、科研成果（論文、專(zhuān)利）、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件、志愿服務(wù)時(shí)長(zhǎng)證明等，體現(xiàn)學(xué)生非學(xué)術(shù)能力發(fā)展。身份與政審類(lèi)材料：高考體檢表、黨團(tuán)組織關(guān)系材料（入黨/團(tuán)志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正材料）、征兵入伍審批表、家庭情況調(diào)查表（如貧困生認(rèn)定）等，需保證政治面貌與個(gè)人背景信息真實(shí)可溯。歸檔材料需滿足“一人一檔、一事一證、原始件優(yōu)先”原則，復(fù)印件需加蓋出具單位公章并注明“與原件一致”，杜絕虛假材料入檔。（二）檔案保管的硬性要求檔案保管環(huán)境直接影響檔案壽命與利用效率，需重點(diǎn)把控三方面：物理環(huán)境：檔案庫(kù)房需達(dá)到“七防”標(biāo)準(zhǔn)（防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防盜），溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度45%-65%，配備恒溫恒濕設(shè)備、消防系統(tǒng)與防蟲(chóng)藥劑（如樟腦丸需定期更換）。載體保護(hù)：紙質(zhì)檔案采用無(wú)酸紙檔案盒、檔案袋，避免使用金屬裝訂物（易生銹腐蝕）；電子檔案需存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器，定期進(jìn)行異質(zhì)備份（如從硬盤(pán)轉(zhuǎn)存至光盤(pán)），防止數(shù)據(jù)丟失。臺(tái)賬管理：建立《檔案保管清冊(cè)》，記錄檔案編號(hào)、內(nèi)容摘要、入檔時(shí)間、保管位置，每年開(kāi)展一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)一致性，對(duì)破損檔案及時(shí)修復(fù)（如褪色文件采用數(shù)字化掃描后重新歸檔）。（三）保密與權(quán)限管理規(guī)范學(xué)生檔案涉及個(gè)人隱私與敏感信息，需嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)查閱制度：校內(nèi)查閱：教學(xué)管理部門(mén)因?qū)W籍審核需查閱檔案，需出具部門(mén)公函并經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審批；學(xué)生本人原則上不得直接查閱檔案（確有必要時(shí)，需輔導(dǎo)員陪同并登記查閱內(nèi)容）。校外查閱：用人單位、升學(xué)院校等第三方需查閱檔案，需提供單位介紹信、經(jīng)辦人身份證及學(xué)生授權(quán)委托書(shū)（或錄取通知書(shū)、調(diào)檔函），查閱過(guò)程需在檔案管理室全程監(jiān)督，禁止拍照、復(fù)印核心隱私材料（如家庭情況、處分記錄）。電子檔案權(quán)限：檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置多級(jí)賬號(hào)（管理員、審核員、查閱員），不同角色對(duì)應(yīng)不同操作權(quán)限（如管理員可修改檔案信息，查閱員僅可瀏覽），操作日志需永久留存?zhèn)洳椤＃ㄋ模┬畔⒒芾硪?guī)范隨著“數(shù)字校園”建設(shè)推進(jìn)，學(xué)生檔案管理需實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙軌并行：數(shù)字化采集：新生檔案入學(xué)時(shí)需同步掃描成電子檔，關(guān)鍵材料（如錄取通知書(shū)、志愿書(shū)）需OCR識(shí)別后建立索引；在校生材料按月度進(jìn)行數(shù)字化歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案“實(shí)時(shí)同步”。系統(tǒng)功能要求：檔案管理系統(tǒng)需具備“檢索、借閱、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)”四大核心功能，支持按姓名、學(xué)號(hào)、專(zhuān)業(yè)等多維度檢索，借閱流程線上審批（可關(guān)聯(lián)校內(nèi)OA系統(tǒng)），轉(zhuǎn)遞記錄自動(dòng)生成電子回執(zhí)。數(shù)據(jù)安全：電子檔案需加密存儲(chǔ)，服務(wù)器部署防火墻與入侵檢測(cè)系統(tǒng)，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)脫敏處理（如隱藏身份證號(hào)后6位），防止信息泄露。二、學(xué)生檔案管理的全流程操作檔案管理流程需貫穿“收集-整理-保管-利用-轉(zhuǎn)遞”全周期，每個(gè)環(huán)節(jié)均需標(biāo)準(zhǔn)化操作。（一）檔案收集：全周期動(dòng)態(tài)補(bǔ)充1.新生建檔階段招生部門(mén)將錄取學(xué)生的高考檔案（含體檢表、志愿表）移交檔案管理室，檔案員核對(duì)檔案袋密封情況（需加蓋高中學(xué)校公章），拆封后按“一人一檔”建立電子檔案編號(hào)，同步錄入學(xué)生基本信息（姓名、學(xué)號(hào)、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)），紙質(zhì)檔案裝入專(zhuān)用檔案盒并標(biāo)注編號(hào)。2.在校生檔案補(bǔ)充各職能部門(mén)（教務(wù)處、學(xué)工處、團(tuán)委）需在材料形成后15個(gè)工作日內(nèi)移交檔案：教務(wù)處：成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)審批表需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后移交；學(xué)工處：獎(jiǎng)懲材料、貧困生認(rèn)定表需附公示結(jié)果截圖；團(tuán)委：黨團(tuán)組織材料需經(jīng)組織員審核蓋章。檔案員接收材料時(shí)需核對(duì)“材料名稱(chēng)、份數(shù)、出具單位”，填寫(xiě)《檔案移交清單》雙方簽字確認(rèn)。3.畢業(yè)歸檔階段畢業(yè)季前1個(gè)月，檔案管理室向各學(xué)院發(fā)布《畢業(yè)檔案歸檔清單》，要求輔導(dǎo)員督促學(xué)生補(bǔ)充：畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)審表、答辯記錄；就業(yè)協(xié)議書(shū)（或升學(xué)錄取通知書(shū)）復(fù)印件；未完成學(xué)業(yè)學(xué)生的肄業(yè)/結(jié)業(yè)證明。檔案員需在學(xué)生離校前完成檔案審核，確保“材料無(wú)缺失、信息無(wú)錯(cuò)誤”，并在檔案袋封面標(biāo)注“畢業(yè)檔案”及離校時(shí)間。（二）檔案整理：標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)編目1.分類(lèi)體系采用“年度-類(lèi)別-學(xué)號(hào)”三級(jí)分類(lèi)法：年度：按入學(xué)年份劃分（如2023級(jí)）；類(lèi)別：分學(xué)籍、獎(jiǎng)懲、綜合素質(zhì)、身份政審四大類(lèi)；學(xué)號(hào)：按學(xué)號(hào)順序排列，確保同專(zhuān)業(yè)學(xué)生檔案集中存放。2.編目與裝訂每份材料需編寫(xiě)“檔號(hào)”（如2023-XJ-001，XJ代表學(xué)籍類(lèi)），并在《檔案目錄》中登記材料名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、入檔時(shí)間；紙質(zhì)材料采用“三孔一線”裝訂（避免損壞紙張），金屬夾需包裹無(wú)酸紙防止銹蝕。3.電子檔案整理電子檔案按“年份-專(zhuān)業(yè)-學(xué)號(hào)”建立文件夾，每份材料命名為“檔號(hào)_材料名稱(chēng)_出具時(shí)間”（如2023-XJ-001_成績(jī)單_____），并上傳至檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)目錄，確保“紙質(zhì)+電子”目錄一一對(duì)應(yīng)。（三）檔案保管：安全與便捷并重1.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非工作時(shí)間禁止入內(nèi)；檔案架需編號(hào)（如A01架），檔案盒按“從左到右、從上到下”順序排列，便于快速定位。2.定期檢查每季度開(kāi)展“五查”：查溫度濕度是否超標(biāo)、查防蟲(chóng)藥劑是否失效、查檔案盒是否破損、查電子檔案是否可正常讀取、查臺(tái)賬記錄是否完整。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需立即整改，如檔案受潮需移至烘干室處理，電子檔案損壞需從備份恢復(fù)。3.應(yīng)急管理制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)情況的處置流程，每年組織一次應(yīng)急演練（如模擬檔案庫(kù)房進(jìn)水，演練檔案搶救、烘干、重新歸檔全流程）。（四）檔案利用：服務(wù)教學(xué)與社會(huì)需求1.校內(nèi)利用教師因教學(xué)研究需查閱學(xué)生檔案，需填寫(xiě)《校內(nèi)查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理室指定區(qū)域查閱，禁止摘抄敏感信息；學(xué)生辦理出國(guó)成績(jī)單、學(xué)歷證明，需提供學(xué)生證及申請(qǐng)材料，檔案員核對(duì)后出具證明并登記用途。2.校外利用用人單位調(diào)閱檔案需提供調(diào)檔函（注明調(diào)檔原因、單位資質(zhì)），檔案員審核后通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞（禁止個(gè)人自帶）；升學(xué)院校需檔案，需提供錄取通知書(shū)復(fù)印件，檔案員核對(duì)后通過(guò)EMS郵政特快專(zhuān)遞寄送，確保檔案安全送達(dá)。3.證明出具學(xué)生申請(qǐng)補(bǔ)辦學(xué)歷證明、成績(jī)單，需提交書(shū)面申請(qǐng)（說(shuō)明補(bǔ)辦原因）、身份證復(fù)印件、登報(bào)遺失聲明（如有），檔案員核對(duì)電子檔案后出具證明，注明“與原件一致”并加蓋檔案專(zhuān)用章，同時(shí)在系統(tǒng)中記錄補(bǔ)辦信息。（五）檔案轉(zhuǎn)遞：全流程可追溯1.畢業(yè)轉(zhuǎn)遞畢業(yè)季結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，檔案管理室根據(jù)學(xué)生就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞檔案：就業(yè)單位有檔案接收權(quán)（如國(guó)企、事業(yè)單位）：通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞，附《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（注明檔案編號(hào)、材料清單）；就業(yè)單位無(wú)接收權(quán)（如民營(yíng)企業(yè)）：轉(zhuǎn)遞至單位所在地人才市場(chǎng)，需核實(shí)人才市場(chǎng)接收資質(zhì)；升學(xué)學(xué)生：轉(zhuǎn)遞至錄取院校，附《新生檔案移交清單》。轉(zhuǎn)遞后需跟蹤回執(zhí)，確保檔案“去向明確、接收確認(rèn)”。2.異動(dòng)轉(zhuǎn)遞學(xué)生休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)，檔案需隨學(xué)籍變動(dòng)同步轉(zhuǎn)遞：休學(xué)：檔案暫存學(xué)校，標(biāo)注“休學(xué)檔案”，復(fù)學(xué)后重新歸檔；轉(zhuǎn)學(xué)：憑轉(zhuǎn)學(xué)審批表，通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞至轉(zhuǎn)入學(xué)校，附《轉(zhuǎn)學(xué)檔案清單》；退學(xué)：檔案轉(zhuǎn)遞至學(xué)生戶籍所在地人才市場(chǎng)，或由學(xué)生本人憑退學(xué)證明領(lǐng)?。ㄐ韬炞执_認(rèn)）。三、常見(jiàn)問(wèn)題與優(yōu)化建議（一）常見(jiàn)管理痛點(diǎn)1.材料收集不及時(shí)：部分部門(mén)（如二級(jí)學(xué)院）因工作繁忙，延遲移交學(xué)生材料，導(dǎo)致檔案信息滯后，影響畢業(yè)轉(zhuǎn)遞效率。2.信息化程度不足：部分高校仍依賴(lài)手工臺(tái)賬，檢索檔案需逐冊(cè)翻閱，電子檔案僅為掃描件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索。3.人員專(zhuān)業(yè)能力薄弱：檔案管理員流動(dòng)性大，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案法、數(shù)字化管理規(guī)范掌握不足，易出現(xiàn)操作失誤。（二）針對(duì)性優(yōu)化建議1.建立協(xié)同機(jī)制：通過(guò)校內(nèi)OA系統(tǒng)搭建“檔案移交平臺(tái)”，各部門(mén)在線提交材料并跟蹤審批進(jìn)度，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送逾期提醒（如材料超期3個(gè)工作日，向部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)送預(yù)警郵件）。2.升級(jí)管理系統(tǒng)：引入具備“AI識(shí)別+智能檢索”功能的檔案系統(tǒng)，支持手寫(xiě)簽名識(shí)別、材料自動(dòng)分類(lèi)，電子檔案可全文檢索（如輸入“獎(jiǎng)學(xué)金”可定位所有獲獎(jiǎng)材料），提升利用效率。3.強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)：每年組織檔案員參加省級(jí)檔案培訓(xùn)，考核通過(guò)后持證上崗；建立“老帶新”師徒制，定期開(kāi)展案例研討（如模擬檔案泄密事件，演練應(yīng)急處置流程）。結(jié)語(yǔ)高校學(xué)生