銷售合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用業(yè)務(wù)場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任人：銷售專員/業(yè)務(wù)經(jīng)理操作說明：銷售專員根據(jù)與客戶的溝通結(jié)果，梳理合同核心要素（如合同主體、標(biāo)的物名稱/規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等），保證信息準(zhǔn)確無誤。收集客戶主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人證件號碼復(fù)印件等，個人客戶提供證件號碼復(fù)印件），確認(rèn)客戶具備履約能力。擬定合同初稿，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無模板，可參考行業(yè)通用模板并補充必要條款），標(biāo)注“合同草案”字樣。將合同初稿及附件（如技術(shù)參數(shù)表、交付清單、客戶資質(zhì)證明等）提交部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)條款合理性后，啟動下一環(huán)節(jié)。2.前置審核（業(yè)務(wù)條款確認(rèn)）責(zé)任人：銷售部門負(fù)責(zé)人操作說明：重點審核合同業(yè)務(wù)條款的完整性：包括產(chǎn)品/服務(wù)描述是否清晰、數(shù)量/規(guī)格是否與客戶需求一致、交付時間/地點是否可執(zhí)行、價格體系是否符合企業(yè)定價政策等。核對客戶資質(zhì)證明的有效性（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)等），避免與無資質(zhì)主體合作。確認(rèn)合同中是否包含特殊約定（如定制化需求、額外服務(wù)、保密條款等），如有需在合同中明確表述。審核通過后，在《合同審核意見表》中簽署“業(yè)務(wù)條款審核通過”意見，并注明“建議提交法務(wù)審核”；如不通過，標(biāo)注修改意見退回銷售專員調(diào)整。3.法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任人：法務(wù)專員/法務(wù)部門操作說明：重點審核合同的法律合規(guī)性：包括合同主體是否適格、條款內(nèi)容是否符合《民法典》《消費者權(quán)益保護法》等法律法規(guī)、是否存在法律漏洞（如格式條款是否公平、違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰等）。檢查合同中爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）是否約定明確，是否符合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制要求。對涉及特殊業(yè)務(wù)（如進出口、數(shù)據(jù)安全、特許經(jīng)營等）的合同，需確認(rèn)是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定。審核通過后，在《合同審核意見表》中簽署“法務(wù)審核通過”意見；如需修改，標(biāo)注具體法律風(fēng)險點及修改建議，退回銷售專員與客戶協(xié)商調(diào)整。4.財務(wù)審核與風(fēng)險評估責(zé)任人：財務(wù)專員/財務(wù)部門操作說明：重點審核合同中的財務(wù)條款：包括價格構(gòu)成是否合理、付款方式（如預(yù)付款、進度款、尾款比例及支付節(jié)點）是否符合企業(yè)財務(wù)制度、開票信息（如發(fā)票類型、稅率、開票時間）是否準(zhǔn)確。評估客戶信用風(fēng)險：根據(jù)客戶歷史合作記錄、信用評級、財務(wù)狀況等，判斷是否存在回款風(fēng)險，必要時要求客戶提供擔(dān)?；蛘{(diào)整付款條件。核對合同總金額是否與審批權(quán)限匹配（如超過一定金額需提交更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批），保證審批流程合規(guī)。審核通過后，在《合同審核意見表》中簽署“財務(wù)審核通過”意見；如存在財務(wù)風(fēng)險，提出調(diào)整建議（如縮短付款周期、增加保證金等），退回銷售專員處理。5.最終審批與簽署授權(quán)責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/授權(quán)審批人操作說明：綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門的審核意見，對合同整體內(nèi)容進行最終確認(rèn)，重點關(guān)注重大條款（如金額、交付、違約責(zé)任）是否達成一致。根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限，履行相應(yīng)審批流程（如部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等）。審批通過后，由授權(quán)簽署人（如法定代表人、授權(quán)委托代理人）在合同上簽字或蓋章，保證簽署行為有效（如需授權(quán)委托書，需同步辦理授權(quán)手續(xù)）。在《合同簽署登記表》中記錄合同編號、簽署日期、簽署人、合同份數(shù)等信息，并將簽署完成的合同分發(fā)給相關(guān)部門（如銷售部、財務(wù)部、法務(wù)部、檔案室）。6.合同履行與跟蹤管理責(zé)任人：銷售專員/項目執(zhí)行人操作說明：按照合同約定履行交付義務(wù)（如產(chǎn)品發(fā)貨、服務(wù)實施），同步記錄交付時間、數(shù)量、驗收情況等關(guān)鍵信息，由客戶方簽署《驗收確認(rèn)單》。跟蹤合同款項回收情況，按照付款節(jié)點提醒財務(wù)部門開具發(fā)票，并協(xié)助財務(wù)部門催收逾期款項。對合同履行過程中出現(xiàn)的變更（如交付時間調(diào)整、數(shù)量增減），需與客戶協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，履行內(nèi)部審批流程后執(zhí)行。定期向部門負(fù)責(zé)人匯報合同履行進度，對可能出現(xiàn)的履約風(fēng)險（如客戶延期驗收、資金困難）及時預(yù)警并制定應(yīng)對措施。7.合同歸檔與數(shù)據(jù)管理責(zé)任人：檔案管理員/行政專員操作說明：合同履行完畢或終止后，將合同正本（含附件、審批記錄、變更協(xié)議、驗收單等全套資料）整理成冊，標(biāo)注“已歸檔”字樣。按照“一合同一檔”原則，在《合同歸檔清單》中登記合同編號、名稱、簽署日期、歸檔日期、存放位置等信息，保證檔案可追溯。建立電子合同臺賬，錄入合同關(guān)鍵信息（如客戶名稱、合同金額、履行狀態(tài)、歸檔編號等），定期與紙質(zhì)檔案核對，保證數(shù)據(jù)一致。合同檔案保存期限應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定（一般為合同終止后5-10年），到期按規(guī)定銷毀并記錄銷毀過程。三、核心工具表單表1：合同基本信息表合同編號合同名稱簽署日期甲方（客戶）信息乙方（企業(yè)）信息合同類型合同總金額（元）幣種履行期限主要交付內(nèi)容審批狀態(tài)歸檔編號表2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門/人員審核人審核日期審核意見（可勾選或填寫）是否通過修改說明（如不通過）業(yè)務(wù)審核銷售部*□條款完整□價格合規(guī)□客戶資質(zhì)有效□其他：法務(wù)審核法務(wù)部*□合法合規(guī)□無法律風(fēng)險□條款明確□其他：財務(wù)審核財務(wù)部*□財務(wù)條款清晰□付款方式合理□信用風(fēng)險可控□其他：最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)*□同意簽署□需調(diào)整后重審□否決□其他：表3：合同變更記錄表變更合同編號變更日期變更原因變更內(nèi)容摘要（可附頁）雙方協(xié)商確認(rèn)方式（如補充協(xié)議/郵件確認(rèn)）審批人審批日期變更后生效日期表4：合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱客戶名稱簽署日期歸檔日期檔案盒編號保管期限查閱登記（記錄人、日期、用途）四、關(guān)鍵執(zhí)行要點信息準(zhǔn)確性：合同中涉及的主體信息、標(biāo)的物描述、金額、時間等關(guān)鍵要素必須與雙方約定一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致履約爭議。審核時效性：各部門應(yīng)在收到合同后2-3個工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可優(yōu)先處理，保證合同流程高效推進。保密要求：合同內(nèi)容及客戶信息屬企業(yè)商業(yè)秘密，參與審核、簽署、歸檔的人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方。風(fēng)險防控：對金額較大、條款復(fù)雜或新客戶的首筆合作，需加強背景調(diào)查，必要時可通過法務(wù)部門