采購價格比價制度與操作流程手冊一、制度概述（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)采購價格比價管理，強(qiáng)化成本控制，保障采購物資與服務(wù)的質(zhì)量、合規(guī)性及性價比，提升采購管理效率與透明度，特制定本制度及操作流程。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資、服務(wù)類采購活動（含固定資產(chǎn)、耗材、外包服務(wù)等）。單次采購金額達(dá)到[X]元（企業(yè)可結(jié)合實(shí)際設(shè)定合理閾值）及以上的采購項(xiàng)目，原則上需執(zhí)行比價流程；特殊緊急采購或獨(dú)家供應(yīng)物資，需履行專項(xiàng)審批程序并留存說明材料。（三）基本原則1.公平公正：比價過程對所有合格供應(yīng)商開放，確保信息傳遞、報價收集、評估決策的客觀性，杜絕人為干預(yù)與傾向性選擇。2.質(zhì)量優(yōu)先：以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為前提，避免因單純追求低價導(dǎo)致質(zhì)量風(fēng)險。3.性價比最優(yōu)：綜合評估價格、質(zhì)量、交貨周期、售后服務(wù)、供應(yīng)商信譽(yù)等因素，選擇整體最優(yōu)方案。4.合規(guī)合法：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)控制度，確保采購流程符合《招標(biāo)投標(biāo)法》《合同法》等相關(guān)要求。二、操作流程詳解（一）需求識別與采購計(jì)劃編制1.需求提出：使用部門結(jié)合生產(chǎn)、運(yùn)營需求，填寫《采購需求申請表》，明確物資/服務(wù)的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。2.計(jì)劃整合：采購部門匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況、預(yù)算額度，編制《采購計(jì)劃》，明確采購項(xiàng)目、預(yù)算金額、時間節(jié)點(diǎn)，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后啟動比價流程。（二）供應(yīng)商管理與篩選1.供應(yīng)商庫維護(hù)：采購部門建立并動態(tài)更新《合格供應(yīng)商名錄》，納入具有合法經(jīng)營資質(zhì)、良好履約記錄、質(zhì)量保障能力的供應(yīng)商。新供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)檢報告等）、實(shí)地考察（必要時）后納入候選。2.供應(yīng)商篩選：針對具體采購項(xiàng)目，從合格供應(yīng)商庫中選取至少3家（或根據(jù)項(xiàng)目復(fù)雜度調(diào)整）具備供應(yīng)能力的供應(yīng)商參與比價；若因技術(shù)壟斷、行業(yè)特殊等原因無法滿足3家，需由技術(shù)部門、法務(wù)部門出具書面說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）詢價與報價收集1.詢價單發(fā)布：采購部門根據(jù)《采購計(jì)劃》編制《詢價單》，明確采購標(biāo)的、技術(shù)要求、報價截止時間、報價形式（密封報價/電子報價）、付款方式等要求，同步發(fā)送至篩選后的供應(yīng)商。2.報價要求：供應(yīng)商需按詢價單要求提交書面報價（含單價、總價、優(yōu)惠條款、交貨周期、售后服務(wù)承諾等），密封報價需加蓋公章，電子報價需通過指定渠道提交，確保報價的唯一性與時效性。3.報價澄清：若報價文件存在歧義或需補(bǔ)充說明，采購部門可組織供應(yīng)商進(jìn)行書面澄清，但不得就實(shí)質(zhì)性內(nèi)容（如價格、核心技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行二次談判，避免影響比價公平性。（四）比價分析與評估1.比價小組組建：成立臨時比價小組，成員包括采購部門（牽頭）、使用部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門（或質(zhì)量部門），必要時邀請法務(wù)部門參與。小組需獨(dú)立開展評估，避免單一部門決策。2.多維評估維度：價格維度：對比各供應(yīng)商報價的合理性（參考市場行情、歷史采購價、成本構(gòu)成等），分析低價是否伴隨質(zhì)量或服務(wù)縮水。質(zhì)量與技術(shù)維度：由技術(shù)/使用部門評估供應(yīng)商產(chǎn)品/服務(wù)是否滿足技術(shù)要求，必要時要求提供樣品檢測。履約能力：結(jié)合供應(yīng)商過往合作記錄、生產(chǎn)規(guī)模、物流能力，評估交貨周期的可靠性。服務(wù)與合規(guī)性：考察售后服務(wù)響應(yīng)速度、質(zhì)保期限，核查供應(yīng)商資質(zhì)是否合規(guī)（如特種設(shè)備需提供安裝資質(zhì)）。3.比價表編制：小組整理報價及評估信息，填寫《采購比價分析表》，列明供應(yīng)商名稱、報價、質(zhì)量等級、交貨期、服務(wù)承諾、綜合評分（可采用加權(quán)評分法，如價格權(quán)重40%、質(zhì)量30%、履約20%、服務(wù)10%），并附詳細(xì)分析說明（如低價供應(yīng)商的風(fēng)險點(diǎn)、高價供應(yīng)商的優(yōu)勢項(xiàng)）。（五）定價決策與審批1.候選供應(yīng)商確定：比價小組根據(jù)分析結(jié)果，推薦1-2家候選供應(yīng)商（或直接確定最優(yōu)供應(yīng)商），說明推薦理由（如綜合評分最高、性價比最優(yōu)、獨(dú)家供應(yīng)等）。2.分級審批：小額采購（如預(yù)算≤[X]元）：由采購部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批。大額采購（如預(yù)算>[X]元）：報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會審議。審批需留存書面意見，確保決策可追溯。（六）合同簽訂與執(zhí)行1.合同擬定：確定供應(yīng)商后，采購部門牽頭擬定《采購合同》，明確標(biāo)的、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式、驗(yàn)收條款、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等，法務(wù)部門審核合同合法性。2.合同簽訂：雙方簽字蓋章后，合同原件由采購部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門分別留存。3.履約跟蹤：采購部門跟蹤交貨進(jìn)度，使用部門參與到貨驗(yàn)收（對照合同及技術(shù)要求），驗(yàn)收合格后出具《驗(yàn)收單》，財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收單、發(fā)票等支付款項(xiàng)。（七）檔案管理采購全過程文件（需求表、采購計(jì)劃、詢價單、報價單、比價分析表、合同、驗(yàn)收單等）需按項(xiàng)目編號歸檔，保存期限不少于[X]年（或至物資/服務(wù)質(zhì)保期結(jié)束后1年），便于審計(jì)、追溯及供應(yīng)商績效評估。三、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部門定期抽查采購比價項(xiàng)目，核查流程合規(guī)性、報價真實(shí)性、決策合理性，重點(diǎn)關(guān)注“圍標(biāo)串標(biāo)”“指定供應(yīng)商”等違規(guī)行為。2.舉報機(jī)制：設(shè)立匿名舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)采購行為進(jìn)行監(jiān)督，查實(shí)后對舉報人給予獎勵，對違規(guī)者嚴(yán)肅追責(zé)。（二）績效評估采購部門定期統(tǒng)計(jì)比價項(xiàng)目的成本節(jié)約率（比價后價格與預(yù)算/歷史價的差額占比）、質(zhì)量投訴率（因采購質(zhì)量問題導(dǎo)致的投訴次數(shù)）、履約及時率（按時交貨的項(xiàng)目占比）等指標(biāo)，作為采購人員績效考核的核心依據(jù)。（三）流程優(yōu)化每年度（或每季度）組織采購、使用、財(cái)務(wù)等部門復(fù)盤比價流程，收集一線反饋（如供應(yīng)商庫更新不及時、詢價周期過長等問題），優(yōu)化操作細(xì)節(jié)：引入電子競價平臺，提升報價效率與透明度；針對高頻采購物資，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，簡化后續(xù)比價流