供應(yīng)商信息管理統(tǒng)一規(guī)范表格模板一、適用業(yè)務(wù)場景新供應(yīng)商準入審核：對首次合作的供應(yīng)商進行基礎(chǔ)信息與資質(zhì)核驗，保證其符合企業(yè)合作要求；現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新：當供應(yīng)商的聯(lián)系方式、資質(zhì)證書、經(jīng)營范圍等關(guān)鍵信息發(fā)生變更時，及時同步更新；年度供應(yīng)商績效評審：結(jié)合供應(yīng)商歷史合作數(shù)據(jù)（如交貨準時率、質(zhì)量合格率等），為年度合作評級提供依據(jù)；跨部門信息共享：采購部、財務(wù)部、品控部等相關(guān)部門通過統(tǒng)一模板調(diào)取供應(yīng)商信息，保證數(shù)據(jù)一致性；供應(yīng)商風險管控：通過定期更新供應(yīng)商資質(zhì)狀態(tài)（如營業(yè)執(zhí)照年檢、行業(yè)許可有效期），提前規(guī)避合作風險。二、標準化操作步驟（一）前期準備階段明確需求范圍：根據(jù)合作類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商等），確定需采集的供應(yīng)商信息字段，保證模板覆蓋核心要素；收集基礎(chǔ)資料：向供應(yīng)商索取必備資質(zhì)文件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章復(fù)印件）、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、法人證件號碼明（復(fù)印件）、相關(guān)體系認證證書（如ISO9001、ISO14001等）；分配責任人員：指定采購專員為信息收集主責人，品控部、財務(wù)部協(xié)同審核資質(zhì)信息，保證資料真實性與完整性。（二）表格填寫階段供應(yīng)商基本信息錄入：按模板要求填寫供應(yīng)商全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、實際經(jīng)營地址、聯(lián)系人姓名（如經(jīng)理）、職務(wù)（如采購總監(jiān)）、聯(lián)系方式（用“”號代替部分數(shù)字，如5678）、電子郵箱（如*xx）、成立日期、注冊資本、經(jīng)營范圍（以營業(yè)執(zhí)照為準）；資質(zhì)信息：在“資質(zhì)附件”欄對應(yīng)位置掃描件（PDF格式），注明資質(zhì)名稱、證書編號、發(fā)證機關(guān)、有效期起始/截止日期，保證掃描件清晰可辨；合作信息補充：若為現(xiàn)有供應(yīng)商，填寫合作起始時間、當前合作項目/產(chǎn)品名稱、主要合作金額區(qū)間、付款方式（如賬期30天、月結(jié)等）、歷史合作評價（由品控部根據(jù)質(zhì)量表現(xiàn)填寫，如“優(yōu)/良/中/差”）；備注信息填寫：如供應(yīng)商有特殊資質(zhì)（如專利證書、行業(yè)獎項）、合作限制條件（如僅限特定區(qū)域供貨）或其他需說明事項，可在“備注”欄簡要描述。（三）內(nèi)部審核階段采購部初審：檢查基本信息是否完整、聯(lián)系方式是否準確、資質(zhì)附件是否齊全，重點核對供應(yīng)商名稱與信用代碼的一致性；品控部/財務(wù)部復(fù)審：品控部審核行業(yè)資質(zhì)與生產(chǎn)能力的匹配性（如食品供應(yīng)商需具備SC認證），財務(wù)部核查供應(yīng)商的信用狀況（如有無經(jīng)營異常記錄）；法務(wù)部終審（如需）：對于重大合作項目，法務(wù)部審核合同條款與供應(yīng)商資質(zhì)的合規(guī)性，保證無法律風險；審核結(jié)果反饋：審核通過后，由采購專員在“審核意見”欄簽字確認；若不通過，注明修改要求并退回供應(yīng)商重新提交。（四）信息錄入與歸檔系統(tǒng)錄入：將審核通過的供應(yīng)商信息錄入企業(yè)ERP或供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對應(yīng)字段與模板保持一致，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)版同步；分類歸檔：紙質(zhì)版模板打印后，按供應(yīng)商名稱首字母順序存入檔案盒，電子版存儲于指定服務(wù)器文件夾（命名規(guī)則：“供應(yīng)商名稱-信息更新日期-審核人姓名”）；權(quán)限設(shè)置：系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置分級查看權(quán)限，采購部可編輯，其他部門僅可查看，避免信息誤操作。（五）定期更新與維護更新周期：供應(yīng)商資質(zhì)信息（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需在到期前3個月重新收集更新；聯(lián)系方式、地址等基礎(chǔ)信息發(fā)生變更時，供應(yīng)商需在10個工作日內(nèi)提交新版模板；動態(tài)跟蹤：采購專員每季度對供應(yīng)商信息進行抽查，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實經(jīng)營狀態(tài)，保證信息有效性；歷史記錄保留：每次信息更新后，保留舊版模板作為歷史版本，形成“供應(yīng)商信息變更臺賬”，記錄變更日期、變更內(nèi)容及審核人。三、統(tǒng)一表格模板設(shè)計供應(yīng)商信息管理表模塊字段名稱填寫要求示例基本信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照完全一致XX科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼，準確無誤91110108XXXXXXXXXX注冊地址詳細至省、市、區(qū)、街道、門牌號北京市海淀區(qū)XX路XX號XX大廈XX層實際經(jīng)營地址若與注冊地址不同，需填寫實際辦公/生產(chǎn)地址上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX工業(yè)園聯(lián)系人姓名供應(yīng)商對接人姓名，用“”號代替部分字符（如經(jīng)理）*經(jīng)理聯(lián)系方式用“*”號隱藏中間4位數(shù)字5678電子郵箱標準郵箱格式，避免使用個人郵箱*xx成立日期營業(yè)執(zhí)照載明的成立日期2010-05-20注冊資本幣種（如人民幣/美元）+金額人民幣1000萬元經(jīng)營范圍以營業(yè)執(zhí)照登記的經(jīng)營范圍為準，可精簡核心業(yè)務(wù)技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、銷售電子產(chǎn)品資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照需加蓋公章的掃描件，注明“復(fù)印件與原件一致”見附件1行業(yè)許可證（如適用）根據(jù)行業(yè)填寫，如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械注冊證等，注明有效期見附件2（有效期：2023-01-01至2026-12-31）體系認證證書（如適用）如ISO9001、ISO14001等，注明認證范圍及有效期見附件3（ISO9001:2015，有效期至2025-06-30）其他資質(zhì)（如專利、獎項）可選，如適用需證書掃描件并簡要說明見附件4（實用新型專利：ZL202XXXXXXX.X）合作信息合作起始時間首次合作日期2021-03-15當前合作項目/產(chǎn)品列舉主要合作內(nèi)容原材料A、配件B合作狀態(tài)在合作/暫停合作/終止合作（單選）在合作主要對接人企業(yè)內(nèi)部對接人姓名及職務(wù)張三（采購部專員）付款方式如“月結(jié)30天、貨到付款”等月結(jié)60天歷史合作評價由品控部根據(jù)質(zhì)量、交期等綜合評定（優(yōu)/良/中/差）優(yōu)備注信息其他說明事項如特殊合作條件、資質(zhì)備注等該供應(yīng)商具備綠色工廠認證，優(yōu)先采購審核信息填寫人采購專員姓名李四填寫日期年-月-日2023-10-20審核意見初審/復(fù)審/終審意見（通過/不通過，不通過需注明修改要求）初審?fù)ㄟ^，待品控部復(fù)審審核人簽字各審核環(huán)節(jié)責任人手寫簽名或電子簽章（初審人：李四）四、關(guān)鍵注意事項信息真實性核驗：供應(yīng)商提交的所有資料需加蓋公章，采購專員需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實信用代碼與經(jīng)營狀態(tài)，避免虛假信息；資質(zhì)有效性管理：重點關(guān)注資質(zhì)證書有效期，到期前1個月啟動更新流程，若供應(yīng)商未按時提交新資質(zhì)，需暫停合作直至資質(zhì)補齊；填寫完整性要求：帶“*”號字段為必填項（如供應(yīng)商全稱、信用代碼、聯(lián)系人等），缺失信息可能導(dǎo)致審核不通過；信息保密規(guī)范：供應(yīng)商聯(lián)系方式、財務(wù)信息等敏感數(shù)據(jù)僅限相關(guān)部門人員調(diào)取，嚴禁泄露給外部單位或無關(guān)人員；跨部門協(xié)同機制：品控部、財務(wù)部需在5個工作日內(nèi)完成