銀行檔案信息管理制度匯編第一章總則一、目的為規(guī)范銀行檔案信息管理工作，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，服務(wù)銀行經(jīng)營管理、風(fēng)險防控及合規(guī)運營，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理指引》等法律法規(guī)，結(jié)合本行實際制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本行各級機構(gòu)（含分支機構(gòu)）在業(yè)務(wù)經(jīng)營、內(nèi)部管理中形成的各類檔案（含紙質(zhì)、電子、聲像等載體）的管理活動。三、基本原則1.集中管理：檔案實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，核心檔案由總行檔案管理部門集中保管，分支機構(gòu)按權(quán)限分級負(fù)責(zé)。2.安全保密：建立實體與信息安全防護體系，嚴(yán)格管控檔案訪問權(quán)限，防止涉密信息、客戶隱私及商業(yè)秘密泄露。3.便于利用：通過數(shù)字化、信息化手段優(yōu)化檢索與共享流程，滿足業(yè)務(wù)查詢、審計檢查、監(jiān)管報送等需求。4.全程管控：對檔案“收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀”全生命周期實施閉環(huán)管理。第二章管理職責(zé)一、檔案管理部門（總行辦公室/檔案中心）1.統(tǒng)籌全行檔案管理制度建設(shè)、流程優(yōu)化及培訓(xùn)宣導(dǎo)；2.指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展檔案收集、整理工作，定期接收歸檔文件；3.負(fù)責(zé)檔案庫房（含實體與數(shù)字庫房）的日常運維，保障檔案安全；4.組織檔案鑒定、銷毀及數(shù)字化加工等專項工作；5.對接外部監(jiān)管、審計機構(gòu)的檔案調(diào)閱需求，提供合規(guī)支持。二、業(yè)務(wù)部門（含前臺、中臺、后臺）1.指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、初審與移交；2.按制度要求規(guī)范業(yè)務(wù)文件的生成、簽署、歸檔（如信貸合同、會計憑證、客戶資料等）；3.配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，對檔案內(nèi)容的真實性、完整性負(fù)責(zé)。三、信息技術(shù)部門1.搭建檔案管理系統(tǒng)（含電子檔案存儲、檢索、備份模塊），保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；2.負(fù)責(zé)電子檔案的格式轉(zhuǎn)換、加密存儲及防篡改技術(shù)支持；3.定期開展數(shù)據(jù)備份與災(zāi)備演練，防范信息系統(tǒng)風(fēng)險。第三章檔案分類與編碼一、檔案分類結(jié)合銀行業(yè)務(wù)特性，檔案分為五大類（可根據(jù)實際補充調(diào)整）：1.會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、理財/結(jié)算業(yè)務(wù)臺賬等；2.信貸檔案：授信申請、盡調(diào)報告、借款合同、貸后管理資料等；3.客戶檔案：開戶資料、身份識別、賬戶信息、客戶協(xié)議等；4.行政檔案：公文、會議紀(jì)要、人事檔案、審計報告、合規(guī)文件等；5.科技檔案：系統(tǒng)開發(fā)文檔、設(shè)備運維記錄、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D等。二、編碼規(guī)則采用“類別代碼+年度+機構(gòu)代碼+流水號”組合編碼，示例：會計檔案（KJ）+2024年（2024）+總行（ZH）+第100卷（0100）→編碼為`KJ-2024-ZH-0100`編碼需唯一、可追溯，紙質(zhì)檔案與電子檔案編碼一一對應(yīng)。第四章檔案收集與整理一、收集范圍1.業(yè)務(wù)類：各類合同協(xié)議、交易憑證、客戶資料、監(jiān)管報表等；2.管理類：規(guī)章制度、會議紀(jì)要、審計報告、人事任免文件等；3.特殊載體：錄音錄像（如客戶面簽、重要會議）、實物檔案（如印章、獎牌）等。二、收集要求1.及時性：會計檔案按月/年歸集，信貸檔案按項目周期（如放款后15日內(nèi)）移交，行政檔案“隨辦隨歸”；2.完整性：文件正文、附件、簽報、審批單等需齊全，電子檔案需包含元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄）；3.合規(guī)性：文件簽署、用印、歸檔需符合內(nèi)控制度（如信貸合同需雙人面簽、會計憑證需復(fù)核簽章）。三、整理規(guī)范1.立卷：按“類別-年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”組卷，如信貸檔案按“授信申請-盡調(diào)-審批-放款-貸后”流程排序；2.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，電子檔案按格式（PDF、TIFF、XML等）標(biāo)準(zhǔn)化存儲；3.編目：每卷檔案編制《卷內(nèi)文件目錄》，注明文件編號、名稱、日期、頁數(shù)、密級等。第五章檔案保管與利用一、保管要求1.實體保管：檔案庫房需滿足“八防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁、防塵、防鼠），溫濕度控制在溫度14-24℃，濕度45-60%；2.期限管理：按《銀行檔案保管期限表》執(zhí)行（如會計憑證保管30年，信貸檔案永久/長期，客戶資料永久）；3.異地備份：電子檔案需在總行、異地災(zāi)備中心雙活存儲，重要檔案（如客戶核心資料）定期離線備份。二、利用流程1.內(nèi)部利用：員工通過OA系統(tǒng)提交《檔案借閱申請》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門現(xiàn)場查閱或在線調(diào)閱（電子檔案）；2.外部利用：監(jiān)管機構(gòu)、司法機關(guān)調(diào)閱需出具正式公函，經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門專人陪同查閱，嚴(yán)禁直接移交原件；第六章檔案數(shù)字化管理一、數(shù)字化加工1.掃描標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案掃描分辨率≥300dpi，彩色/灰度模式，確保文字清晰、無變形；2.元數(shù)據(jù)采集：同步采集文件編號、業(yè)務(wù)類型、關(guān)聯(lián)客戶/合同號等核心字段，實現(xiàn)“以檔查業(yè)務(wù)、以業(yè)務(wù)查檔”；3.質(zhì)量驗收：掃描后需100%抽檢，確保圖像清晰、索引準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。二、系統(tǒng)管理1.檔案管理系統(tǒng)：與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如信貸系統(tǒng)、會計系統(tǒng)）對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案的自動關(guān)聯(lián)；2.檢索功能：支持“關(guān)鍵詞+時間+類別”組合檢索，如輸入“2024年+對公貸款+XX企業(yè)”可定位相關(guān)檔案；3.權(quán)限控制：按“崗位+部門+密級”設(shè)置訪問權(quán)限，如客戶經(jīng)理僅可查看本人經(jīng)辦的信貸檔案。第七章安全與保密一、實體安全1.檔案庫房安裝門禁、監(jiān)控、煙感報警系統(tǒng)，實行“雙人雙鎖”管理；2.定期開展消防演練，配備滅火器、溫濕度記錄儀等設(shè)備；3.紙質(zhì)檔案移交、出入庫需登記《檔案交接臺賬》，全程雙人簽字確認(rèn)。二、信息安全1.電子檔案采用“加密存儲+權(quán)限管控”，敏感信息（如客戶身份證號、賬戶余額）需脫敏處理；2.禁止在非涉密終端存儲、傳輸檔案，移動介質(zhì)拷貝需經(jīng)審批并查殺病毒；3.定期開展系統(tǒng)漏洞掃描，防范黑客攻擊、數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險。三、保密要求1.檔案密級分為“絕密、機密、秘密、內(nèi)部”，按《銀行保密管理辦法》劃分；2.涉密檔案借閱需經(jīng)總行保密委員會審批，復(fù)制件需加蓋“絕密/機密”戳記；3.員工離職前需移交全部檔案，簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)禁泄露離職后知悉的檔案信息。第八章鑒定與銷毀一、鑒定小組由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、合規(guī)、審計部門組建檔案鑒定小組，每5年開展一次檔案鑒定。二、鑒定流程1.小組對照《保管期限表》，對到期檔案的“存毀價值”進行評估；2.形成《檔案鑒定意見書》，列明需銷毀的檔案清單（含編碼、數(shù)量、內(nèi)容摘要）；3.報總行分管行領(lǐng)導(dǎo)審批，重大檔案銷毀需提交董事會審議。三、銷毀要求1.銷毀前需編制《檔案銷毀清冊》，永久保存銷毀記錄；2.采用“粉碎+焚燒”或?qū)I(yè)機構(gòu)銷毀，嚴(yán)禁倒賣、丟棄檔案；3.銷毀過程需雙人監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，全程錄像存檔。第九章監(jiān)督與考核一、監(jiān)督檢查1.檔案管理部門每季度開展“檔案合規(guī)性檢查”，重點抽查收集完整性、編碼規(guī)范性、利用審批流程；2.內(nèi)部審計每年對檔案管理進行專項審計，排查“應(yīng)歸未歸、超期保管、違規(guī)利用”等問題；3.對分支機構(gòu)檔案管理實行“飛行檢查”，通報問題并跟蹤整改。二、考核獎懲1.將檔案管理納入部門KPI考核（權(quán)重5-10%），考核指標(biāo)包括“歸檔及時率、數(shù)字化完成率、安全事故發(fā)生率”；2.對檔案管理優(yōu)秀的部門/個人予以表彰（如“檔案管理先進單位”“優(yōu)秀檔案員”）；3.對違規(guī)行為（如檔案丟失、泄密、篡改）視情節(jié)輕重追責(zé)，涉嫌犯罪的移交司法機關(guān)。第十章附則1.本制度由總行檔案管理部門負(fù)責(zé)