辦公室文秘工作職責及流程辦公室文秘作為單位運轉的“紐帶”與“窗口”，肩負著保障行政事務高效有序開展的重要職責。其工作貫穿文書處理、會議組織、事務協(xié)調等多個環(huán)節(jié)，既需要嚴謹細致的職業(yè)素養(yǎng)，也需掌握規(guī)范清晰的工作流程，以支撐單位日常管理與決策執(zhí)行的順暢推進。一、工作職責（一）文書處理工作負責單位各類公文的全流程管理，包括起草、審核、收發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。起草階段需準確領會領導意圖與工作要求，結合政策規(guī)范和實際情況撰寫通知、報告、請示等公文；審核時重點核查格式規(guī)范、內(nèi)容邏輯及政策合規(guī)性；收文環(huán)節(jié)需及時登記、分類并呈送相關領導批辦，跟蹤承辦進度確保事項閉環(huán)；發(fā)文后按檔案管理要求完成立卷歸檔，保障文書資料可追溯。（二）會議管理工作統(tǒng)籌會議全周期組織與服務。會前需協(xié)同相關部門確定會議主題、時間地點，擬定參會人員名單并發(fā)布通知，同步準備會議材料（如議程、匯報稿、背景資料），完成會場布置（設備調試、座簽擺放、資料分發(fā)）；會中負責簽到管理、會議記錄（含音頻/視頻記錄備份），及時傳遞會議信息、協(xié)調突發(fā)問題；會后整理會議紀要，明確任務分工與時間節(jié)點，跟蹤督辦決議事項，同步歸檔會議資料。（三）事務協(xié)調與服務1.日程管理：協(xié)助領導統(tǒng)籌日常日程，收集內(nèi)外部會議、調研、接待等活動需求，結合工作優(yōu)先級與時間沖突情況進行科學排期，提前以書面或電子方式提醒領導日程安排，根據(jù)實際變化動態(tài)調整并同步相關人員。2.溝通聯(lián)絡：承擔單位內(nèi)外溝通的樞紐角色，對接上級部門、兄弟單位及外部合作方的來訪與事務銜接，準確傳遞信息、協(xié)調資源，同時做好內(nèi)部部門間的工作聯(lián)動，確保指令傳達清晰、反饋及時。3.接待服務：根據(jù)接待規(guī)格與要求，籌備接待方案（含行程安排、食宿協(xié)調、陪同人員安排），提前檢查接待場所與物資準備，接待過程中做好引導、講解及突發(fā)情況應對，事后跟進接待反饋并整理相關資料。（四）信息管理工作建立常態(tài)化信息收集機制，通過文件、會議、調研等渠道匯總業(yè)務動態(tài)、政策更新、基層反饋等信息，按類別整理分析后形成簡報、專報等材料，為領導決策提供數(shù)據(jù)支撐；同時負責單位信息公開工作的初審，確保對外發(fā)布內(nèi)容準確合規(guī)，同步監(jiān)測外部輿情動態(tài)，及時上報重要信息。（五）檔案與資料管理對單位文書檔案、業(yè)務檔案等進行系統(tǒng)化管理，按年度、類別完成檔案立卷、編號與保管，建立電子檔案檢索系統(tǒng)提升查閱效率；嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，審核借閱申請、登記借閱信息并跟蹤歸還情況，定期開展檔案清查與數(shù)字化備份，確保檔案安全完整。（六）后勤保障支持統(tǒng)籌辦公用品的申領、采購與分發(fā)，根據(jù)各部門需求制定采購計劃，驗收物資質量并建立領用臺賬；協(xié)助維護辦公環(huán)境秩序，協(xié)調物業(yè)處理設施維修、環(huán)境衛(wèi)生等問題，保障辦公設備（如打印機、投影儀）的日常運維與耗材補給。二、工作流程（一）公文處理流程1.收文流程簽收登記：收到外部公文或內(nèi)部流轉文件后，核對文號、份數(shù)、密級等信息，在收文登記簿上記錄來文單位、標題、收文時間。擬辦呈批：根據(jù)文件內(nèi)容與性質，提出擬辦意見（如呈送某領導閱示、轉某部門辦理），經(jīng)辦公室負責人審核后呈送相關領導批示。分辦承辦：根據(jù)領導批示，將文件轉交責任部門或人員承辦，同步登記承辦人、辦理時限，定期通過口頭或書面方式催辦，確保在規(guī)定時限內(nèi)反饋辦理結果。辦結歸檔：承辦事項完成后，收集辦理過程中的相關材料，與來文一并整理立卷，按檔案管理要求移交檔案室歸檔。2.發(fā)文流程擬稿審核：承辦部門或文秘人員起草公文，經(jīng)部門負責人初審后，交辦公室審核格式、內(nèi)容合規(guī)性，重點核查行文邏輯、政策依據(jù)及表述準確性。簽發(fā)印發(fā)：審核通過后，按權限呈送相關領導簽發(fā)，簽發(fā)后進行排版校對（含文號、格式、錯別字等），確認無誤后印發(fā)，同步留存電子檔與紙質檔。分發(fā)歸檔：按發(fā)文范圍通過郵寄、內(nèi)部流轉等方式送達收文單位，發(fā)文底稿及相關材料整理后歸檔。（二）會議組織流程1.會前籌備需求確認：與會議發(fā)起部門溝通，明確會議主題、目的、參會人員范圍、時間預算，初步擬定會議時間（避開重要日程沖突）。方案擬定：制定會議方案，包含時間地點、議程安排、材料清單、后勤保障（如食宿、交通）等內(nèi)容，報領導審批后執(zhí)行。通知發(fā)布：通過郵件、OA系統(tǒng)或書面通知發(fā)布會議信息，同步提醒參會人員準備匯報材料或議題建議，收集反饋確認參會情況。會場準備：提前1-2天布置會場（調試音響、投影，擺放座簽、資料袋），準備會議所需物資（如紙筆、茶水、應急藥品），會前1小時再次檢查設備運行情況。2.會中服務簽到管理：在會場入口設置簽到臺，通過紙質簽到表或電子簽到系統(tǒng)記錄參會人員到會情況，及時反饋未到人員信息。會議記錄：采用錄音（經(jīng)允許）結合手寫記錄的方式，完整記錄會議議程、發(fā)言要點、決策事項，重點標注任務分工與時間節(jié)點。現(xiàn)場協(xié)調：關注會場秩序與設備運行，及時處理突發(fā)情況（如設備故障、人員臨時離場），按會議主持人要求傳遞文件或補充物資。3.會后跟進紀要整理：會后24小時內(nèi)完成會議紀要初稿，經(jīng)參會部門核對、領導審定后發(fā)布，明確決議事項的責任主體與完成時限。督辦反饋：建立督辦臺賬，定期跟蹤決議事項進展，每周/月向領導匯報督辦情況，協(xié)調解決執(zhí)行中的難點問題。資料歸檔：收集會議簽到表、匯報材料、錄音（或轉錄文本）、紀要等資料，按檔案管理要求編號歸檔，便于后續(xù)查閱。（三）事務協(xié)調流程（以日程管理為例）1.需求收集：每日下班前收集領導及各部門次日（或本周）的活動需求，包括會議、調研、接待、出差等，記錄活動時間、地點、參與人員及注意事項。2.統(tǒng)籌排期：結合領導工作優(yōu)先級、時間沖突情況（如同一時段多個會議邀請），對需求進行分類排序，擬定初步日程安排（可采用甘特圖或日程表形式）。3.審核確認：將初步日程報領導審核，根據(jù)反饋調整沖突事項（如協(xié)調會議時間、更換調研路線），最終形成正式日程。4.提醒執(zhí)行：提前1天以郵件、短信或紙質便簽方式提醒相關人員日程安排，會議類活動同步準備資料袋、設備調試提醒；活動當天提前半小時再次確認人員到位情況。5.動態(tài)調整：若遇突發(fā)情況（如會議延期、調研地點變更），第一時間更新日程并通知相關人員，同步調整后續(xù)關聯(lián)安排（如車輛調度、會議室使用）。三、工作要點與職業(yè)素養(yǎng)（一）工作要點1.閉環(huán)思維：任何工作任務（如文件承辦、會議決議）需跟蹤至完成狀態(tài)，形成“接收-處理-反饋-歸檔”的完整閉環(huán)，避免事項擱置。2.優(yōu)先級管理：面對多任務并行時，按“重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急”四象限法則排序，優(yōu)先保障核心工作（如領導重要會議、緊急公文處理）。3.細節(jié)把控：文書格式、會議座簽順序、檔案編號規(guī)則等細節(jié)直接影響工作專業(yè)性，需建立自查清單（如公文審核清單、會場檢查清單），逐項核對后執(zhí)行。（二）職業(yè)素養(yǎng)1.保密意識：接觸的文件、會議內(nèi)容及領導日程多涉及單位機密，需嚴格遵守保密制度，非經(jīng)授權不泄露任何工作信息，涉密文件單獨保管、銷毀。2.溝通能力：具備清晰的口頭與書面表達能力，與領導溝通時準確領會意圖，與部門溝通時簡潔傳遞要求，與外部單位溝通時展現(xiàn)專業(yè)形象。3.學習能力：政策法規(guī)、辦公軟件（如Excel高級函數(shù)、Visio流