非招標(biāo)采購管理流程及執(zhí)行細(xì)則一、引言非招標(biāo)采購作為招標(biāo)采購的重要補(bǔ)充，適用于采購金額未達(dá)招標(biāo)限額、項(xiàng)目需求緊急、供應(yīng)商來源單一或技術(shù)方案特殊的場景（如緊急維修、獨(dú)家授權(quán)產(chǎn)品采購等）?？茖W(xué)規(guī)范的非招標(biāo)采購管理，既能保障采購效率，又能防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“降本、合規(guī)、高效”的采購目標(biāo)。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理非招標(biāo)采購全流程管理要點(diǎn)與執(zhí)行細(xì)則，為企業(yè)采購管理提供實(shí)操指引。二、管理總體原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)（如《政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》）及企業(yè)內(nèi)部制度，確保采購流程合法、透明。2.經(jīng)濟(jì)性原則：通過市場調(diào)研、多渠道比價(jià)，在保證質(zhì)量的前提下控制采購成本，實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)。3.權(quán)責(zé)清晰原則：明確需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門的職責(zé)邊界，避免職責(zé)交叉或推諉。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：針對(duì)非招標(biāo)采購“靈活性高、監(jiān)督難度大”的特點(diǎn)，建立分級(jí)審批、過程留痕、事后審計(jì)機(jī)制，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)與履約風(fēng)險(xiǎn)。三、全流程管理及執(zhí)行細(xì)則（一）需求識(shí)別與審批流程1.需求提出需求部門需結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，提交《非招標(biāo)采購需求申請(qǐng)表》，明確采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)算等）、采購原因（如“緊急維修需48小時(shí)響應(yīng)”“獨(dú)家專利產(chǎn)品采購”）及預(yù)期交付時(shí)間。申請(qǐng)表需附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)方案、歷史采購合同、市場調(diào)研簡報(bào)等）。2.需求審核與審批初步審核：采購部門對(duì)需求的合規(guī)性、合理性進(jìn)行初審（如參數(shù)是否指向特定供應(yīng)商、預(yù)算是否與財(cái)務(wù)規(guī)劃匹配），提出優(yōu)化建議（如參數(shù)是否可調(diào)整以擴(kuò)大供應(yīng)商范圍）。分級(jí)審批：根據(jù)采購預(yù)算金額或重要性分級(jí)審批：小額采購（如≤XX元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人審批；一般采購（XX元＜金額≤XX元）：增加分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購（金額＞XX元）：提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議（具體金額閾值由企業(yè)結(jié)合規(guī)模設(shè)定）。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商庫動(dòng)態(tài)維護(hù)企業(yè)應(yīng)建立“合格供應(yīng)商庫”，明確入庫標(biāo)準(zhǔn)（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄、履約能力等）。采購部門定期更新庫內(nèi)供應(yīng)商信息，對(duì)出現(xiàn)違約、失信的供應(yīng)商啟動(dòng)“出庫”程序（需經(jīng)審計(jì)部門復(fù)核）。2.供應(yīng)商篩選規(guī)則詢價(jià)比選（≥3家供應(yīng)商）：適用于市場競爭充分的品類（如辦公用品、通用設(shè)備）。采購部門向庫內(nèi)或潛在供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)函》，要求同步提交報(bào)價(jià)單、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾。禁止向關(guān)聯(lián)企業(yè)或利益相關(guān)方定向詢價(jià)。單一來源采購（僅限特定情形）：當(dāng)采購標(biāo)的為專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理服務(wù)、原供應(yīng)商需延續(xù)服務(wù)（如系統(tǒng)升級(jí)需原廠商支持）時(shí)，可采用單一來源。需提交《單一來源采購論證報(bào)告》，說明“唯一性”依據(jù)（如專利證書、代理授權(quán)書），并經(jīng)法務(wù)、技術(shù)部門聯(lián)合審核。競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、需求可變的項(xiàng)目（如定制軟件開發(fā)）。采購部門組織2-3輪談判，逐步明確需求、優(yōu)化方案、壓縮價(jià)格，最終確定供應(yīng)商。談判過程需形成《談判記錄》，記錄關(guān)鍵條款變更及理由。（三）采購實(shí)施與合同管理1.采購定價(jià)機(jī)制市場比價(jià)法：通過電商平臺(tái)、行業(yè)報(bào)價(jià)庫、歷史成交數(shù)據(jù)對(duì)比，驗(yàn)證報(bào)價(jià)合理性；成本倒推法：針對(duì)定制化產(chǎn)品，要求供應(yīng)商提供成本構(gòu)成明細(xì)（如原材料、人工、利潤占比），結(jié)合行業(yè)利潤率核算合理價(jià)格；限價(jià)機(jī)制：對(duì)高頻采購品（如耗材）設(shè)定“最高限價(jià)”，超出限價(jià)的報(bào)價(jià)直接作廢。2.合同起草與審批采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草《采購合同》，核心條款需包含：標(biāo)的描述（含技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)格與付款方式（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付至95%，5%質(zhì)保金1年后無質(zhì)量問題付清”）、履約期限、違約責(zé)任（如逾期交付按日扣減1%貨款）。合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（合規(guī)性）、財(cái)務(wù)部門審核（付款邏輯），最終由授權(quán)代表簽署。（四）驗(yàn)收與付款管理1.驗(yàn)收流程驗(yàn)收主體：需求部門牽頭，技術(shù)部門、采購部門參與（復(fù)雜項(xiàng)目可邀請(qǐng)外部專家）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)照合同條款、技術(shù)方案逐項(xiàng)核驗(yàn)，形成《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（需參與人員簽字確認(rèn)）；爭議處理：若驗(yàn)收不合格，需求部門需在3個(gè)工作日內(nèi)出具《整改通知書》，明確整改要求與期限；供應(yīng)商整改后需重新驗(yàn)收。2.付款審批財(cái)務(wù)部門憑《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》《合同》等材料審核付款。付款節(jié)點(diǎn)需與驗(yàn)收結(jié)果掛鉤（如“驗(yàn)收合格”是支付進(jìn)度款的前提），禁止無依據(jù)預(yù)付款。（五）檔案管理與后評(píng)價(jià)1.檔案歸集采購全流程文件（需求表、審批單、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）需按項(xiàng)目編號(hào)歸檔，保存期限不少于5年（涉及固定資產(chǎn)、服務(wù)期限長的項(xiàng)目延長至服務(wù)結(jié)束后3年）。2.后評(píng)價(jià)機(jī)制每季度/年度，采購部門聯(lián)合審計(jì)部門對(duì)非招標(biāo)采購項(xiàng)目進(jìn)行抽樣復(fù)盤，重點(diǎn)分析：采購效率（是否滿足需求時(shí)效）；成本控制（實(shí)際支出與預(yù)算偏差率）；供應(yīng)商履約（質(zhì)量、服務(wù)投訴率）；流程合規(guī)性（是否存在越權(quán)審批、資料缺失）。后評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商庫更新、流程優(yōu)化的依據(jù)。四、風(fēng)險(xiǎn)防控與監(jiān)督機(jī)制（一）常見風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商圍標(biāo)/串標(biāo)：通過“隨機(jī)抽取供應(yīng)商+談判過程錄音錄像”“設(shè)置差異化技術(shù)參數(shù)避免傾向性”防范；2.價(jià)格虛高：引入第三方造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)復(fù)核（重大項(xiàng)目）、建立“價(jià)格預(yù)警庫”（對(duì)比歷史價(jià)、市場價(jià)）；3.履約風(fēng)險(xiǎn)：在合同中約定“履約保證金”（如合同金額的5%-10%）、明確“違約終止條款”（如逾期30日未整改可解除合同并索賠）。（二）監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部門每半年抽查非招標(biāo)采購項(xiàng)目（比例不低于30%），重點(diǎn)核查“單一來源論證合理性”“付款與驗(yàn)收的匹配性”；廉政監(jiān)督：設(shè)立舉報(bào)郵箱/電話，對(duì)“定向詢價(jià)”“收受回扣”等行為嚴(yán)肅追責(zé)；外部監(jiān)督：涉及政府采購的項(xiàng)目，主動(dòng)接受財(cái)政部門、審計(jì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查。五、附則1.本細(xì)則由采購部會(huì)同審計(jì)部、財(cái)務(wù)部解釋，每年修訂一次（或根據(jù)業(yè)務(wù)變化動(dòng)態(tài)調(diào)整）；2.本細(xì)則自發(fā)布