公文格式及公章管理規(guī)范樣本一、公文格式規(guī)范（一）公文種類與適用范圍公文種類根據(jù)工作場景精準(zhǔn)區(qū)分：決議適用于會議審議的重大決策；決定用于重要事項部署、獎懲或撤銷下級決定；命令（令）體現(xiàn)權(quán)威性，適用于公布行政法規(guī)、嘉獎等；公報、公告、通告?zhèn)戎叵蚬娀蛱囟ǚ秶鷤鬟_信息；意見用于對重要問題提出見解或建議；通知、通報以告知、傳達為核心；報告、請示為上行文，分別用于匯報工作、請求指示或批準(zhǔn)；批復(fù)、函、紀(jì)要則服務(wù)于答復(fù)、商洽及記錄會議內(nèi)容等場景。各文種需結(jié)合事項性質(zhì)、行文方向合理選用。（二）公文格式要素規(guī)范1.版頭部分（首頁紅色分隔線以上）份號：如需標(biāo)注，用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行，用于區(qū)分公文份數(shù)。密級和保密期限：3號黑體字頂格編排在版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“秘密★1年”）。緊急程度：3號黑體字頂格編排在版心左上角，與份號、密級分層排列時，按“份號→密級→緊急程度”自上而下依次編排。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱/規(guī)范化簡稱加“文件”組成（如“XX市人民政府文件”），聯(lián)合行文可并用多機關(guān)名稱或僅用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文字號：由機關(guān)代字、年份、順序號組成（如“XX政發(fā)〔2024〕5號”），年份用六角括號括入，順序號不編虛位。聯(lián)合行文用主辦機關(guān)發(fā)文字號。簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，“簽發(fā)人”三字加全角冒號后接姓名，居右空一字編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行；多簽發(fā)人時，按機關(guān)順序從左到右、自上而下均勻編排，每行排兩人，回行與上一行首簽人姓名對齊。2.主體部分（紅色分隔線以下、末頁首條分隔線以上）標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成（如“XX市人民政府關(guān)于加強城市管理的通知”），分一行或多行居中排布，回行時保證詞意完整、排列對稱，宜用梯形或菱形結(jié)構(gòu)。主送機關(guān)：居左頂格編排于標(biāo)題下空一行，回行仍頂格，最后一個機關(guān)后標(biāo)全角冒號；主送機關(guān)過多導(dǎo)致首頁無正文時，移至版記，標(biāo)注為“主送：XXX……”。正文：公文核心，用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)下一行，每段左空二字、回行頂格。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，第一層黑體、第二層楷體、第三/四層仿宋體。附件說明：正文下空一行左空二字編“附件”，后標(biāo)全角冒號及附件名稱（如“附件：1.XX辦法”）；多附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)序號，名稱回行時與首字對齊，不加標(biāo)點。發(fā)文機關(guān)署名：署全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文按機關(guān)順序排列，主辦機關(guān)在前。成文日期：署會議通過或負責(zé)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)人日期；右空四字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全（如“2024年5月10日”），月、日不編虛位。印章：有署名則加蓋對應(yīng)機關(guān)印章，聯(lián)合行文時各印章端正、居中下壓署名，最后一個印章下壓署名和成文日期，印章間不相交、不超版心，首排印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。3.版記部分（末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上）抄送機關(guān)：需知曉公文的其他機關(guān)，用全稱/規(guī)范化簡稱/同類型機關(guān)統(tǒng)稱；主送機關(guān)移至版記時，將“抄送”改為“主送”，主送機關(guān)排于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：4號仿宋體字，編排在末條分隔線上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字（如“XX市人民政府辦公室2024年5月10日印發(fā)”），年、月、日標(biāo)全，后加“印發(fā)”。（三）公文排版與印制要求用紙與版心：采用A4型紙（210mm×297mm），版心尺寸156mm×225mm，天頭37mm±1mm、訂口28mm±1mm。字體字號：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志用小標(biāo)宋體（紅色），密級、緊急程度用3號黑體，發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、附件說明用3號仿宋體，簽發(fā)人用3號楷體，標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體，成文日期（加蓋印章時）用3號楷體，抄送、印發(fā)信息用4號仿宋體。頁碼：4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，距版心下邊緣7mm，單頁居右空一字、雙頁居左空一字；版記頁前空白頁、版記頁不編頁碼，附件與正文裝訂時頁碼連續(xù)。二、公章管理規(guī)范（一）公章刻制管理1.申請與審批：部門因工作需要刻制公章（含單位章、專用章等），填寫《公章刻制申請表》說明原因、名稱、范圍，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報辦公室備案。2.刻制與備案：辦公室核實后開具《刻制證明》，由專人到公安機關(guān)指定單位刻制；刻制完成后，刻章單位報公安機關(guān)備案，申請部門將印模交辦公室存檔，建立《公章管理臺賬》登記名稱、樣式、啟用日期、保管人等。（二）公章使用管理1.審批流程：使用公章需填寫《公章使用審批單》，一般性公文由部門負責(zé)人審批，重大事項（如合同、資金文件）報分管/主要領(lǐng)導(dǎo)審批，證明、介紹信類按事項重要程度報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.用印登記：保管人核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容，無誤后在《公章使用登記簿》記錄用印時間、事項、份數(shù)、審批人等，申請人簽字確認。3.用印規(guī)范：公章加蓋在成文日期上側(cè)，上不壓正文、下騎年蓋月；多頁文件蓋騎縫章；嚴禁在空白文書上用印，確需開空白介紹信的，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批并注明范圍、期限，使用后收回存根。（三）公章保管與交接1.保管要求：公章由辦公室專職人員保管，存放于防盜、防潮的專用保險柜，鑰匙專人保管；確需外出用印的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后由保管人或指定專人陪同。2.交接管理：保管人變動時，填寫《公章交接登記表》，記錄公章信息、交接時間、雙方及監(jiān)交人，查驗公章完好性后簽字確認，分管領(lǐng)導(dǎo)或紀(jì)檢人員監(jiān)交。（四）公章廢止與銷毀1.廢止情形：單位名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞/遺失（遺失需登報聲明）或按規(guī)定更換時，公章廢止。2.銷毀流程：申請部門提出廢止申請，經(jīng)審批后由辦公室收回公章，填寫《公章銷毀申請表》報主要領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時由辦公室、紀(jì)檢、財務(wù)人員共同監(jiān)