詢價采購流程標準操作手冊一、手冊目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)詢價采購活動，確保采購過程公開、公平、公正，提升采購效率與資金使用效益，明確各環(huán)節(jié)操作要求及責任邊界，特制定本操作手冊。本手冊適用于企業(yè)內金額較小、規(guī)格標準相對統(tǒng)一的貨物或服務類采購項目（具體適用金額范圍可結合企業(yè)實際制度調整），其他類型采購可參考本流程核心原則執(zhí)行。二、采購準備：需求與文件的規(guī)范管理（一）需求識別與審批采購需求由使用部門發(fā)起，需以書面形式明確采購標的的規(guī)格參數、數量規(guī)模、技術標準、交付周期、預算金額等核心要素，形成《采購需求報告》。報告需經部門負責人簽字確認后，提交至采購管理部門。采購部門會同財務、法務等職能部門開展合規(guī)性審核：財務部門重點核查預算匹配性與資金來源合規(guī)性，法務部門關注需求是否符合法律法規(guī)及企業(yè)制度要求，技術部門（或相關業(yè)務部門）評估需求的必要性與合理性。審核通過后，報分管領導終審，確保需求從源頭合規(guī)可控。（二）詢價文件編制采購部門依據審批后的需求，編制《詢價文件》，內容需涵蓋：項目概況：清晰描述采購標的的應用場景、核心需求；技術與商務要求：明確產品規(guī)格、服務標準、交付地點、質保期限等；報價要求：規(guī)定報價單格式（需包含單價、總價、稅費、運輸/服務成本等明細）、報價有效期（建議不短于30日歷天）、報價形式（書面密封/電子加密等）；響應文件組成：要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、資質證書、報價單、技術方案（含服務流程）、售后服務承諾等材料；評審規(guī)則：明確價格、資質、技術方案、服務承諾等維度的權重（如價格占比60%、技術與服務占比40%），或采用“最低價法”（需注明排除明顯低于成本報價的判定標準）；合同框架：提前約定付款方式、驗收標準、違約責任等核心條款，減少后續(xù)爭議。《詢價文件》需經法務、財務聯(lián)合審核，確保條款合法合規(guī)、表述無歧義后，方可進入發(fā)布環(huán)節(jié)。三、詢價實施：供應商邀請與報價管理（一）供應商邀請采購部門通過供應商庫篩選、行業(yè)資源推薦、公開渠道征集等方式，選取不少于3家具備相應資質、信譽良好、無重大違法記錄的潛在供應商。邀請時需同步發(fā)送《詢價文件》，并通過郵件、平臺系統(tǒng)或書面送達，同時電話確認對方接收并理解文件要求，留存確認記錄（如郵件回執(zhí)、通話錄音截圖），確保供應商獲取信息的一致性與時效性。（二）報價接收與登記供應商需在《詢價文件》約定的截止時間前，提交密封（或加密）的響應文件。采購部門指定專人接收，現(xiàn)場檢查文件的密封性（如需）、完整性、時效性，對符合要求的文件進行登記，填寫《報價接收登記表》（記錄供應商名稱、接收時間、文件份數等），由接收人簽字確認，確保過程可追溯。若供應商需補充材料，需在截止時間前以書面形式提交，逾期提交的補充材料不予受理。四、評審與定商：公平公正的決策邏輯（一）評審小組組建采購部門牽頭成立評審小組，成員包括采購專員、技術專家、財務人員（人數為單數，一般3人及以上）。評審人員需簽署《評審承諾書》，承諾獨立、客觀、公正開展評審，嚴禁私下接觸供應商或泄露評審信息。（二）報價評審評審小組分兩步開展工作：1.符合性審查：核查供應商資質（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可）、響應文件完整性（是否缺漏報價單、技術方案等核心材料）、是否符合《詢價文件》的實質性要求（如質保期、交付周期是否達標）。不符合要求的，直接判定為無效響應。2.實質性評審：對通過符合性審查的供應商，結合《詢價文件》的評審規(guī)則，從價格合理性、技術方案可行性、服務承諾匹配度等維度打分（或排序）。若需澄清，評審小組可要求供應商在24小時內以書面形式答疑，答疑內容作為響應文件的補充。評審結束后，小組需形成《評審報告》，內容包括評審過程、各供應商得分（或報價）排序、推薦的成交候選人（一般按得分/報價排序推薦1-3名），并由全體評審人員簽字確認。（三）成交供應商確定采購部門將《評審報告》及推薦意見報分管領導審批。領導結合評審結果與項目實際需求（如供應商過往合作口碑、應急響應能力等），最終確定成交供應商。若企業(yè)有公示要求，需在內部OA系統(tǒng)或指定平臺公示成交候選人信息（含供應商名稱、報價、主要服務/產品內容），公示期不少于3個工作日。公示無異議后，正式向成交供應商發(fā)出《成交通知書》。五、合同履約：從簽約到驗收的閉環(huán)管理（一）合同簽訂采購部門依據《詢價文件》《響應文件》及《成交通知書》，起草《采購合同》，合同條款需與前期文件完全一致，明確標的、數量、質量標準、價款、履行期限、驗收方式、違約責任等核心內容。合同需經法務審核（合規(guī)性）、財務審核（付款邏輯）、分管領導審批后，由雙方法定代表人（或授權代表）簽字并加蓋公章，確保合同法律效力。（二）履約與驗收成交供應商按合同約定履行供貨或服務義務，采購部門需跟蹤履約進度，協(xié)調解決履約中的爭議（如到貨延期、服務標準偏差等）。貨物/服務交付后，需求部門聯(lián)合采購、技術等部門，對照合同約定的驗收標準（如產品參數、服務報告、第三方檢測報告等）開展驗收，填寫《驗收報告》。驗收合格的，辦理入庫（或服務確認）手續(xù)；驗收不合格的，按合同約定追究供應商責任（如要求整改、扣除質保金、解除合同并索賠）。六、檔案與監(jiān)督：合規(guī)性的長效保障（一）檔案管理采購部門指定專人負責采購檔案的整理與歸檔，檔案需包含《采購需求報告》《詢價文件》《響應文件》《評審報告》《采購合同》《驗收報告》等全流程材料，保存期限不少于3年（或按企業(yè)制度/法規(guī)要求執(zhí)行）。檔案需分類存放、電子與紙質同步留存，確保數據完整可追溯，便于內部審計或外部監(jiān)管部門查驗。（二）監(jiān)督與審計內部審計部門定期對詢價采購活動開展審計，重點檢查流程合規(guī)性（如供應商邀請是否充分競爭、評審是否公正）、文件完整性（如是否缺漏審批記錄、驗收報告）。發(fā)現(xiàn)問題需下達《整改通知書》，督促責任部門限期整改。同時，采購活動接受全體員工監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為（如圍標串標、利益輸送），可向紀檢監(jiān)察部門舉報，經查實的依規(guī)嚴肅處理。七、操作注意事項1.報價唯一性：詢價文件需明確要求供應商“一次性報出最終價格”，禁止后續(xù)議價，確保競爭公平性。2.競爭充分性：供應商邀請需覆蓋不同區(qū)域、不同規(guī)模的潛在合作方，嚴禁“指定供應商”或“內定成交方”。3.評審保密性：評審過程需