行政會議會議紀要模版結(jié)構(gòu)化編寫版一、適用會議類型定期行政例會（如月度/季度/年度行政工作會議）專項行政事務協(xié)調(diào)會（如辦公環(huán)境優(yōu)化、行政制度修訂會）跨部門行政需求對接會（如IT支持、采購流程溝通會）行政突發(fā)事件處理會（如設(shè)施故障應急響應會）行政工作復盤總結(jié)會（如上半年行政工作回顧與計劃會）二、編寫流程詳解（一）會前準備：奠定清晰記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標與會議組織者（如行政部負責人*經(jīng)理）確認會議主題、需達成的目標及關(guān)鍵議題，避免記錄偏離核心方向。例如“主題為‘2024年辦公區(qū)域智能化升級方案討論’，需明確升級范圍、預算分配、實施步驟及責任部門”。梳理參會人員信息提前獲取參會人員名單，包括部門、職務（如總監(jiān)、主管），標注必須發(fā)言或決策的關(guān)鍵角色（如分管行政的*副總），保證記錄其意見及決策內(nèi)容。準備會議材料與議程收集會議議程表、背景資料（如上次會議紀要、待討論方案草案），按議程順序整理記錄預留“討論要點”“決議事項”“待辦任務”等模塊記錄空間。（二）會中記錄：抓準關(guān)鍵信息要點會議基本信息實時記錄會議名稱：需完整準確（如“2024年第三季度行政工作例會”）時間：精確到分鐘（如“2024年7月15日14:00-16:30”）地點：線下會議需記錄會議室（如“總部3樓第一會議室”），線上會議需注明平臺及會議號（如“騰訊會議，會議號：X–”）主持人、記錄人：明確姓名及職務（如“主持人：行政部經(jīng)理；記錄人：行政部助理”）缺席人員：注明姓名、部門及原因（如“缺席：采購部*主管——因外出調(diào)研”）議程內(nèi)容分層記錄按議程順序逐項記錄，區(qū)分“討論過程”與“結(jié)論輸出”：討論要點：客觀記錄不同觀點，避免主觀評價，標注主要發(fā)言人及核心意見（如“IT部主管提出：‘智能化設(shè)備需優(yōu)先覆蓋會議室，當前預約系統(tǒng)使用率低’；財務部經(jīng)理補充：‘預算上限控制在15萬元，需分階段實施’”）。決議內(nèi)容：明確最終結(jié)論，避免模糊表述（如“決議：辦公區(qū)域智能化升級分兩階段實施，第一階段（8-9月）覆蓋會議室及前臺，預算12萬元，由IT部*主管牽頭制定詳細方案”）。待辦事項即時標注對會議明確的任務單獨記錄，包含“任務描述、負責人、配合部門（若有）、完成時限”，避免遺漏（如“任務：修訂《辦公設(shè)備領(lǐng)用管理辦法》；負責人：行政部*專員；配合部門：各部門；完成時限：2024年7月30日前”）。（三）會后整理：保證內(nèi)容準確規(guī)范核對與補充關(guān)鍵信息會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，根據(jù)會議錄音（需提前獲得參會者同意）或與主持人/關(guān)鍵發(fā)言人溝通，補充記錄缺失的細節(jié)（如決議依據(jù)、待辦具體要求），保證信息完整。結(jié)構(gòu)化梳理與排版按模板框架整理內(nèi)容，層次清晰：會議基本信息→參會人員→會議議程及討論→決議事項→待辦事項→其他說明（如下次會議安排）。使用標題、序號、項目符號區(qū)分模塊，避免文字堆砌。語言風格規(guī)范采用書面語，避免口語化表達（如將“這個方案我覺得可行”改為“*經(jīng)理認為該方案可行”）；專業(yè)術(shù)語準確（如“固定資產(chǎn)”“行政預算”等）；時間、數(shù)字、職務等信息核對無誤。（四）審核與分發(fā)：保障紀要效力內(nèi)部審核流程完成初稿后，提交主持人（如*經(jīng)理）及行政部負責人審核，重點檢查決議準確性、待辦事項明確性、關(guān)鍵意見表述客觀性，根據(jù)反饋修改后定稿。正式印發(fā)與存檔定稿后按公司規(guī)定格式印發(fā)（如加蓋部門公章），通過內(nèi)部系統(tǒng)（如OA辦公系統(tǒng)）或郵件發(fā)送至參會人員及相關(guān)領(lǐng)導，同步電子版存檔（保存期限不少于3年），紙質(zhì)版按行政檔案管理規(guī)定歸檔。三、結(jié)構(gòu)化模板框架（一）會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱例：2024年第三季度行政工作例會會議時間例：2024年7月15日14:00-16:30會議地點例：總部3樓第一會議室/騰訊會議（X–）主持人例：行政部*經(jīng)理記錄人例：行政部*助理缺席人員及原因例：采購部主管——因外出調(diào)研；人力資源部專員——因病請假會議類型例：定期行政例會/專項協(xié)調(diào)會（二）參會人員表序號部門姓名職務備注（如發(fā)言重點）1行政部*經(jīng)理部門負責人主持會議，總結(jié)上半年行政工作2IT部*主管主管匯報智能化升級方案3財務部*經(jīng)理部門負責人提出預算控制要求4各部門代表*專員行政專員反映辦公區(qū)域設(shè)施使用問題（三）會議議程及討論記錄表序號議程項發(fā)言人（部門）討論要點1上季度行政工作總結(jié)行政部*經(jīng)理1.辦公用品采購成本同比下降5%，但設(shè)備維修費用超預算8%；2.員工對食堂滿意度評分82分，需提升菜品多樣性。2智能化升級方案討論IT部*主管1.方案覆蓋會議室預約系統(tǒng)、前臺智能訪客登記、辦公區(qū)智能照明；2.預算估算15萬元，分兩階段實施。3預算分配意見財務部*經(jīng)理1.優(yōu)先保障會議室升級（預算8萬元），智能照明可延后至下季度；2.總預算不超過12萬元。4其他事項各部門代表前臺打印機頻繁卡紙，需聯(lián)系維保公司本周內(nèi)檢修。（四）決議事項表序號決議內(nèi)容責任部門/人完成時限1辦公區(qū)域智能化升級分兩階段實施：第一階段（8-9月）完成會議室及前臺升級，第二階段（10-11月）實施辦公區(qū)智能照明。IT部*主管2024年11月30日2修訂《辦公設(shè)備領(lǐng)用管理辦法》，增加“設(shè)備領(lǐng)用需填寫申請單，部門負責人審批”條款。行政部*專員2024年7月30日3聯(lián)系維保公司檢修前臺打印機，保證本周五（7月19日）前恢復正常。行政部*助理2024年7月19日（五）待辦事項跟蹤表（可延伸至會后跟進）任務描述負責人配合部門完成時限當前狀態(tài)備注制定智能化升級第一階段詳細方案IT部*主管行政部2024年8月10日進行中需包含設(shè)備清單及供應商比價收集員工對食堂菜品意見行政部*專員人力資源部2024年7月25日未開始通過問卷星調(diào)研更新《辦公設(shè)備領(lǐng)用管理辦法》并發(fā)布行政部*專員各部門2024年8月5日未開始需法務部審核四、編寫要點提醒（一）內(nèi)容準確性保障決議及待辦事項需經(jīng)主持人確認，避免“會議決定”“要求各部門”等模糊表述，明確具體責任主體（如“由行政部*專員負責”而非“由行政部門負責”）。數(shù)據(jù)、時間、數(shù)字等信息需反復核對，如“預算12萬元”需確認是否包含稅金，“7月30日前”需明確截止時間（如17:00前）。（二）結(jié)構(gòu)化與可讀性使用標題、序號、表格分層呈現(xiàn)，避免大段文字；關(guān)鍵信息（如決議、待辦）可加粗或單獨列表，便于快速查閱。邏輯順序按“會議基本信息→討論過程→結(jié)論輸出→后續(xù)行動”展開，符合閱讀習慣。（三）保密與合規(guī)管理涉及敏感信息（如人員調(diào)整、未公開制度）需標注“內(nèi)部文件，注意保密”，分發(fā)范圍控制在參會人