一、應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)采購管理中，采購訂單的合規(guī)性與供應(yīng)商的履約能力直接影響成本控制、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性及經(jīng)營風(fēng)險。雙重審核機制通過整合采購訂單的業(yè)務(wù)審核與供應(yīng)商管理的資質(zhì)審核，形成“事前預(yù)防-事中控制-事后追溯”的閉環(huán)管理，適用于以下場景：大額或關(guān)鍵物料的采購訂單（如年度框架協(xié)議采購、設(shè)備購置等）；新供應(yīng)商首次合作或供應(yīng)商資質(zhì)更新后的訂單；涉及高風(fēng)險品類（如特種設(shè)備、危險化學(xué)品等）的采購；跨部門協(xié)同采購（如生產(chǎn)部、行政部聯(lián)合發(fā)起的訂單）。二、審核流程操作指南1.采購訂單發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作人：采購申請部門（如生產(chǎn)部、行政部）動作：填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途、交貨期等核心信息；收集供應(yīng)商報價單、技術(shù)參數(shù)對比表（如有多家供應(yīng)商）、歷史合作記錄（如有）；提交至采購部門，同步附《供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審表》（含營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、相關(guān)認(rèn)證證書等掃描件）。輸出：《采購申請單》《供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審表》《供應(yīng)商報價及技術(shù)對比表》。2.采購部門初審（訂單業(yè)務(wù)審核）操作人：采購部門負(fù)責(zé)人或指定審核員（如*采購經(jīng)理）審核要點：訂單合規(guī)性：是否符合公司采購制度、預(yù)算額度是否在審批范圍內(nèi)、采購流程是否規(guī)范（如是否經(jīng)過比價、招標(biāo)）；需求合理性：采購數(shù)量與實際需求是否匹配、規(guī)格型號是否符合生產(chǎn)/使用標(biāo)準(zhǔn)；供應(yīng)商匹配度：報價是否符合市場價格、供應(yīng)商歷史交貨及時率與質(zhì)量合格率（參考供應(yīng)商管理臺賬）；合同條款：付款方式、交貨地點、違約責(zé)任等條款是否與公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板一致。動作：初審?fù)ㄟ^后，在《采購訂單與供應(yīng)商管理雙重審核表》中填寫“采購部門審核意見”，簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)至供應(yīng)商管理部門；若不通過，注明原因退回申請部門修改。時限：1個工作日內(nèi)完成。3.供應(yīng)商管理部門復(fù)審（供應(yīng)商資質(zhì)與履約能力審核）操作人：供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)人或指定審核員（如*供應(yīng)商主管）審核要點：資質(zhì)有效性：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購品類；履約能力：供應(yīng)商財務(wù)狀況（如近1年審計報告）、生產(chǎn)能力（如產(chǎn)能證明、設(shè)備清單）、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）；風(fēng)險評估：是否存在法律糾紛、行政處罰記錄，或被列入經(jīng)營異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單；歷史合作：過往合作中是否存在質(zhì)量問題、延遲交貨、售后服務(wù)不到位等問題。動作：復(fù)審?fù)ㄟ^后，填寫“供應(yīng)商管理部門審核意見”，簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)至財務(wù)/法務(wù)部門；若存在風(fēng)險（如資質(zhì)即將過期），需標(biāo)注“重點關(guān)注”并要求采購部門跟進整改。時限：1個工作日內(nèi)完成。4.財務(wù)/法務(wù)部門復(fù)核（財務(wù)與法律條款審核）操作人：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如財務(wù)總監(jiān)）或法務(wù)專員（如法務(wù)專員）審核要點：財務(wù)合規(guī)性：付款方式是否符合公司財務(wù)制度，預(yù)付款比例是否合理，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）是否明確；成本控制：總報價是否超出預(yù)算，是否存在重復(fù)采購或浪費風(fēng)險；法律風(fēng)險：合同條款是否規(guī)避公司法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力約定、爭議解決方式）。動作：復(fù)核通過后，簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)至公司管理層審批；若發(fā)覺問題，退回采購部門或供應(yīng)商管理部門協(xié)商調(diào)整。時限：1個工作日內(nèi)完成。5.管理層審批與訂單生效操作人：分管采購/運營的副總經(jīng)理或總經(jīng)理（如*總經(jīng)理）審核要點：采購事項是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃；雙重審核意見是否完整，風(fēng)險是否可控；重大采購（如金額超過萬元）是否經(jīng)管理層集體決策。動作：審批通過后，在審核表中簽署“最終審批意見”，采購部門據(jù)此正式《采購訂單》，加蓋公司公章并送達供應(yīng)商；審批不通過，注明原因終止流程。時限：1個工作日內(nèi)完成（重大采購可延長至2個工作日）。6.審核表歸檔與后續(xù)跟蹤操作人：采購部門文員或檔案管理員動作：將完整的《采購訂單與供應(yīng)商管理雙重審核表》、采購訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件等整理歸檔，保存期限不少于3年；采購訂單執(zhí)行過程中，供應(yīng)商管理部門跟蹤供應(yīng)商履約情況（如交貨期、質(zhì)量），記錄至《供應(yīng)商履約評價表》，作為后續(xù)供應(yīng)商分級管理的依據(jù)。三、雙重審核表模板采購訂單與供應(yīng)商管理雙重審核表一、采購訂單基本信息訂單編號PO-2024-X申請部門生產(chǎn)部申請人*聯(lián)系方式（內(nèi)部分機）供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商編號SUP-2024-001采購物品/服務(wù)A型號生產(chǎn)設(shè)備規(guī)格型號ABC-2024-V2.0采購數(shù)量5臺單價（元）80,000.00總金額（元）400,000.00預(yù)算科目設(shè)備購置費交貨日期2024–交貨地點公司一號倉庫付款方式驗收后30天付款發(fā)票類型增值稅專用發(fā)票采購需求說明用于新建生產(chǎn)線，需提供3年質(zhì)保二、供應(yīng)商管理審核信息資質(zhì)審核營業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會信用代碼：，有效期：2024–行業(yè)許可證《特種設(shè)備制造許可證》（編號：TSX），有效期：2025–質(zhì)量體系認(rèn)證ISO9001:2015認(rèn)證（證書編號：X），有效期：2026–歷史合作評價近1年交貨及時率98%，質(zhì)量合格率99%，無投訴記錄風(fēng)險評估無行政處罰記錄，無法律糾紛，財務(wù)狀況良好（2023年營收5000萬元，凈利潤10%）履約能力說明產(chǎn)能：月產(chǎn)20臺，設(shè)備完好率95%，售后響應(yīng)時間≤24小時三、審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核人審核意見采購部門初審*（采購經(jīng)理）需求合理，報價符合市場，合同條款標(biāo)準(zhǔn)，同意提交復(fù)審供應(yīng)商管理部門復(fù)審*（供應(yīng)商主管）資質(zhì)有效，履約能力良好，無風(fēng)險記錄，同意復(fù)核財務(wù)部門復(fù)核*趙六（財務(wù)總監(jiān)）付款方式合規(guī)，預(yù)算可控，發(fā)票類型明確，同意審批管理層最終審批*總經(jīng)理采購事項符合戰(zhàn)略，審核流程完整，同意生效四、備注1.供應(yīng)商需在訂單生效后3日內(nèi)提交《排產(chǎn)計劃》；2.設(shè)備驗收需由生產(chǎn)部、設(shè)備部、供應(yīng)商管理部門共同參與；3.質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商需24小時內(nèi)響應(yīng)。四、使用要點與風(fēng)險提示材料完整性：發(fā)起審核前需保證《采購申請單》、供應(yīng)商資質(zhì)文件、報價單等材料齊全，避免因材料缺失導(dǎo)致審核延誤。審核時效性：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成，緊急采購可啟動“加急審核流程”，但需經(jīng)管理層審批確認(rèn)。信息一致性：采購訂單信息（如供應(yīng)商名稱、金額、規(guī)格）需與《供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審表》完全一致，避免“訂單與資質(zhì)不符”的風(fēng)險。責(zé)任追溯：審核表需由各環(huán)節(jié)審核人親筆簽字，電子版需加蓋電子簽章，保證流程可追溯