合同管理全流程規(guī)范及審批工具指南一、適用業(yè)務(wù)范圍與情境本流程及工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于：采購與供應(yīng)鏈類：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包（如物流、IT運(yùn)維）等合同；銷售與客戶類：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、市場推廣合作等合同；合作與協(xié)議類：聯(lián)營合作、技術(shù)授權(quán)、項(xiàng)目共建等合作協(xié)議；內(nèi)部管理類：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、資產(chǎn)租賃等內(nèi)部契約文件。無論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)/個(gè)體/機(jī)構(gòu)），均需通過本流程完成審批與歸檔，保證合同合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)/技術(shù)）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式等核心要素，填寫《合同審批表》中“基本信息”部分。材料準(zhǔn)備：起草合同文本（可參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板），明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款；收集合作方主體資格材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明），保證合作方合法存續(xù)；涉及特殊業(yè)務(wù)的，需補(bǔ)充行業(yè)資質(zhì)文件（如食品經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等）。（二）部門初審業(yè)務(wù)部門審核：部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的匹配性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格是否符合預(yù)算；交付周期是否滿足項(xiàng)目計(jì)劃；合作方過往履約記錄（如有）是否良好?？绮块T會(huì)簽：根據(jù)合同類型，啟動(dòng)相關(guān)部門會(huì)簽：財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求是否符合財(cái)務(wù)制度，評(píng)估資金風(fēng)險(xiǎn)；法務(wù)部門：審核合同條款合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決約定）；風(fēng)控部門（如有）：評(píng)估合作方信用狀況、合同履約風(fēng)險(xiǎn)，提出風(fēng)控建議。（三）分級(jí)審批根據(jù)合同金額及重要程度，確定審批權(quán)限（示例）：一般合同（金額≤5萬元）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；重要合同（5萬元＜金額≤20萬元）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批；重大合同（金額＞20萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，通過后由董事長*或其授權(quán)人最終審批。審批人需在《合同審批表》中簽署明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明理由。（四）用印與簽訂用印申請：審批通過后，經(jīng)辦人持《合同審批表》及最終版合同文本，向行政/綜合管理部門申請加蓋合同專用章或公章，嚴(yán)禁在空白合同上用印。合同簽訂：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋騎縫章（多頁合同）；合同文本一式N份（合作方N份、企業(yè)留存N份，根據(jù)實(shí)際需求確定），保證雙方持有文本完全一致。（五）履行與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約進(jìn)度管理，定期記錄交付驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)等情況，異常情況及時(shí)上報(bào)法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)。資料歸檔：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將以下材料整理歸檔至檔案管理部門：最終審批通過的《合同審批表》；正式合同文本（雙方簽字蓋章版）；合作方主體資格材料；與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單、付款憑證等附件。三、審批表示例及填寫說明表格名稱：合同審批表基本信息內(nèi)容合同名稱（需規(guī)范命名，如“公司2024年度辦公設(shè)備采購合同”）合同編號(hào)（按規(guī)則編制，如“CG-2024-001”，其中CG代表采購，2024為年份，001為序號(hào)）合作方名稱（全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱）合同類型□采購□銷售□服務(wù)外包□合作協(xié)議□其他_________合同金額（含稅）（大寫：____________________；小寫：____________________）履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）核心交付內(nèi)容（簡述標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，如“提供筆記本電腦50臺(tái)，符合ISO9001標(biāo)準(zhǔn)”）付款方式（如“簽訂后預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付65%，質(zhì)保期滿付5%”）附件清單□合作方資質(zhì)□技術(shù)協(xié)議□報(bào)價(jià)單□其他_________審批流程部門/人員審批意見簽字/日期業(yè)務(wù)部門初審部門負(fù)責(zé)人*法務(wù)審核法務(wù)專員*財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理/董事長審批總經(jīng)理/董事長用印登記行政專員*填寫說明：帶“*”部分為必填項(xiàng)，審批意見需明確具體，不得僅寫“已閱”；附件需列明名稱及份數(shù)，保證與合同審批時(shí)提交的材料一致；合同編號(hào)需唯一，避免重復(fù)或遺漏。四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作規(guī)范合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、時(shí)間需明確；違約責(zé)任條款需對等，不得約定“單方免責(zé)”或“顯失公平”的條款；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，或選擇仲裁機(jī)構(gòu)時(shí)需明確具體機(jī)構(gòu)名稱。合作方資質(zhì)審查：合作方為企業(yè)的，需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照（最新年檢狀態(tài)）、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的；涉及特許經(jīng)營的（如食品、藥品），需查驗(yàn)相關(guān)許可證件；自然人作為合作方的，需核驗(yàn)證件號(hào)碼原件及聯(lián)系方式。審批時(shí)效管理：一般合同審批流程不超過3個(gè)工作日，重大合同不超過5個(gè)工作日；審批過程中因材料問題需退回修改的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋，避免延誤。歸檔完整性：合同文本需為雙方簽字蓋章的最終版本，復(fù)印件或掃描件需注明“與原件一致”并加蓋公章；