日常辦公文件歸檔及管理制度模板一、適用范圍與工作目標(biāo)（一）適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）在日常辦公活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件的歸檔與管理，涵蓋行政管理、人力資源管理、項目管理、綜合事務(wù)等領(lǐng)域的文件材料。（二）工作目標(biāo)規(guī)范文件歸檔流程，保證文件材料完整、系統(tǒng)、安全；提高文件檢索與利用效率，為日常工作決策提供支持；明確管理職責(zé)，避免文件丟失、損壞或泄密風(fēng)險；實現(xiàn)文件全生命周期管理，符合檔案管理規(guī)范要求。二、職責(zé)分工（一）各部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督本部門文件歸檔工作的落實，保證文件材料及時、完整歸檔；審核本部門重要文件的歸檔范圍與密級劃分。（二）各部門文件管理員*負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、分類、整理與初步編目；按規(guī)定時間向檔案室（或綜合管理部）移交歸檔文件，并辦理交接手續(xù)；提醒本人員工及時提交需歸檔的文件材料。（三）檔案管理員*負(fù)責(zé)對接收的歸檔文件進(jìn)行檢查、驗收、編號、登記與入庫保管；建立檔案檢索工具，提供文件借閱、復(fù)制服務(wù)；定期對檔案進(jìn)行清點、維護(hù)與安全檢查，保證檔案完好；對到期檔案提出鑒定、銷毀意見，按流程審批后處理。三、文件歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍行政管理類：公司級通知、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、內(nèi)部管理制度、請示報告、對外公函、辦公設(shè)備采購記錄等；人力資源管理類：勞動合同、員工錄用材料、培訓(xùn)記錄、績效考核表、薪資調(diào)整審批表、離職手續(xù)文件等；項目管理類：項目立項文件、可行性研究報告、項目方案、進(jìn)度報告、驗收報告、項目總結(jié)等；綜合事務(wù)類：資質(zhì)證書、審計報告、合同協(xié)議（不含涉密合同）、證照年檢記錄、大事記等；其他應(yīng)歸檔文件：上級單位發(fā)來的需貫徹執(zhí)行的文件、公司重要活動形成的影像資料等。（二）文件分類一級分類：按部門或文件性質(zhì)分為“行政管理”“人力資源管理”“項目管理”“綜合事務(wù)”等；二級分類：按文件類型分為“制度文件”“會議文件”“合同協(xié)議”“記錄報表”等；三級分類：按年度、問題或時間順序排列，如“2024年度-會議文件-第1次會議紀(jì)要”。四、文件歸檔操作流程詳解步驟一：文件形成與收集各部門在文件辦理完畢后（如會議結(jié)束、項目驗收后3個工作日內(nèi)），由經(jīng)辦人將文件原件（含電子版）提交至本部門文件管理員*；文件管理員*對收集的文件進(jìn)行初步篩選，保證文件內(nèi)容完整（如、附件、審批手續(xù)齊全）、字跡清晰（紙質(zhì)文件）、電子版無病毒。步驟二：文件整理與編目分類排序：按“一級分類-二級分類-三級分類”順序整理，相同文件按形成時間先后排列；去除裝訂：去除文件金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對破損文件進(jìn)行修補；填寫卷內(nèi)目錄：每份文件填寫《文件歸檔卷內(nèi)目錄》（見表1），包含序號、文件標(biāo)題、文號、形成日期、頁數(shù)、密級、備注等信息；編制案卷封面：按分類結(jié)果填寫《檔案案卷封面》（見表2），注明案卷題名、部門、年度、檔號、保管期限等。步驟三：移交歸檔各部門于每季度最后一個月25日前，將整理好的紙質(zhì)文件（一式兩份）及電子版檔案移交至檔案室*；移交時填寫《文件歸檔移交清單》（見表3），由移交部門文件管理員、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份備查；檔案管理員*對移交文件進(jìn)行驗收，對不符合要求的文件，退回移交部門重新整理。步驟四：入庫保管驗收合格的檔案由檔案管理員*按分類順序上架存放，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案備份至公司服務(wù)器或加密存儲設(shè)備；檔案柜張貼標(biāo)識，注明部門、年度、檔案類型，便于查找；電子檔案建立電子目錄，通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索與管理。五、常用管理表格模板表1：文件歸檔卷內(nèi)目錄序號文件標(biāo)題文號形成日期頁數(shù)密級備注（如存放位置）12024年第一季度工作計劃辦字〔2024〕5號2024-01-038普通存入檔案柜A-012部門例會紀(jì)要（1月）部會〔2024〕2號2024-01-153普通存入檔案柜A-01表2：檔案案卷封面案卷題名：部2024年度會議文件部門：部年度：2024年檔號：XZ-GL-2024-01保管期限：10年歸檔部門：部歸檔日期：2024-03-25檔案管理員*：X表3：文件歸檔移交清單移交部門：部移交日期：2024年3月25日序號檔案名稱————————12024年Q1會議文件2員工培訓(xùn)記錄移交部門負(fù)責(zé)人簽字：_________檔案管理員簽字：_________六、檔案保管與利用規(guī)范（一）保管要求環(huán)境管理：檔案室保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)備；安全檢查：檔案管理員*每月對檔案進(jìn)行一次清點，檢查有無丟失、損壞、霉變等情況，發(fā)覺問題及時處理；電子檔案：電子檔案定期（每季度）備份，備份介質(zhì)與服務(wù)器分開存放，保證數(shù)據(jù)安全。（二）借閱與利用借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，填寫《文件借閱登記表》（見表4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理員*辦理；涉密檔案需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱期限：普通檔案借閱期限不超過7個工作日，涉密檔案不超過3個工作日，到期需續(xù)借的重新辦理手續(xù)；借閱要求：借閱檔案不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（需復(fù)制的須經(jīng)檔案管理員*同意）；借閱檔案需在檔案室查閱，確需帶出的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并按時歸還；歸還登記：檔案歸還時，檔案管理員*檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。表4：文件借閱登記表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱檔號借閱事由審批人經(jīng)辦人備注*市場部2024-03-202024-03-272023年度銷售總結(jié)XZ-SC-2023-01項目復(fù)盤趙六**七、管理規(guī)范與風(fēng)險提示（一）歸檔時效要求各部門需在文件辦理完畢后10個工作日內(nèi)完成收集，每季度最后一個月25日前完成歸檔移交，不得拖延；項目類文件需在項目驗收后15個工作日內(nèi)完成歸檔，重大項目文件實行“邊辦理、邊收集、邊歸檔”。（二）質(zhì)量規(guī)范歸檔文件需為原件（電子版需為最終稿），復(fù)印件需注明“與原件核對無異”并簽字確認(rèn)；文件標(biāo)題需準(zhǔn)確反映內(nèi)容，不得使用“資料”“材料”等模糊名稱；檔案編號需唯一，不得重復(fù)，編號規(guī)則由檔案管理員*統(tǒng)一制定。（三）責(zé)任追究對未按規(guī)定及時歸檔、歸檔文件不完整或虛假歸檔的，對部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報批評；因個人原因造成檔案丟失、損壞或泄密的，視情節(jié)輕重給予處分，構(gòu)成違法的依法追究法律責(zé)任；擅自復(fù)制、外傳、銷毀檔案的，按公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理