采購申請及供應商審批系統(tǒng)模板一、適用業(yè)務場景日常物料采購：如辦公用品、生產(chǎn)原材料、低值易耗品等常規(guī)物料的采購申請；服務類采購：如咨詢、維修、外包服務等專業(yè)服務的供應商選擇與審批；設備采購：如辦公設備、生產(chǎn)設備、儀器工具等固定資產(chǎn)的采購申請；新供應商準入：首次合作的供應商資質(zhì)審核與評估流程；供應商續(xù)約與評估：現(xiàn)有供應商年度合作資質(zhì)復核及績效評價。二、系統(tǒng)操作流程詳解（一）采購申請發(fā)起申請人操作：登錄采購申請系統(tǒng)，選擇“新建采購申請”模塊；填寫申請基礎信息：申請編號（系統(tǒng)自動）、申請日期、申請人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式；填寫采購詳情：物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、采購用途（需明確具體使用場景或項目名稱）、預算科目（關(guān)聯(lián)企業(yè)預算編碼）；附件：如需求說明書、報價單（如有）、技術(shù)參數(shù)要求等，保證附件清晰完整；提交申請后，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至部門負責人審批。關(guān)鍵注意事項：采購內(nèi)容需與部門年度預算匹配，超預算申請需提前說明并標注“特殊申請”；規(guī)格型號及技術(shù)參數(shù)需準確，避免因描述模糊導致后續(xù)采購爭議。（二）部門負責人審核審核人操作：登錄系統(tǒng)待辦列表，查看下屬提交的采購申請；審核重點：采購需求的合理性（是否符合部門工作實際）、預算是否在部門可用額度內(nèi)、申請信息是否完整；審核通過：“同意”，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過：填寫駁回理由（如“需求描述不清晰”“超預算未說明”），退回申請人修改。時限要求：需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購可標注“加急”縮短時限。（三）采購部門審核審核人操作：接到流轉(zhuǎn)申請后，審核采購需求的合規(guī)性（是否符合企業(yè)采購制度）、供應商初步篩選（如為常規(guī)采購，優(yōu)先選擇合作供應商庫內(nèi)合格供應商）；對于新供應商采購，觸發(fā)“供應商準入審批”流程（詳見本流程“（六）供應商審批”）；審核通過：提交至財務部門；若需調(diào)整采購數(shù)量或規(guī)格，與申請人溝通后修改并重新提交。特殊情況處理：大額采購（如單筆超10萬元）或特殊品類采購（如進口設備），需組織采購專員進行市場調(diào)研，形成《采購調(diào)研報告》作為附件。（四）財務部門審核審核人操作：重點審核采購預算的準確性（預估總價是否與預算科目匹配）、資金支付計劃（如預付款比例、付款節(jié)點）；審核通過：提交至分管領導/總經(jīng)理審批；審核不通過（如預算不足、支付計劃不合理），退回采購部門調(diào)整。關(guān)鍵要求：需核對申請預算與年度預算總表的匹配度，保證無重復申請或超預算申請。（五）最終審批審批人操作：根據(jù)采購金額分級審批：金額≤5萬元：由分管領導審批；5萬元＜金額≤20萬元：由總經(jīng)理審批；金額＞20萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，會議通過后由總經(jīng)理簽批。審批通過：系統(tǒng)《采購審批通過通知》，自動推送至采購部門執(zhí)行；審批不通過：注明駁回原因，流程終止。（六）供應商審批（針對新供應商或特殊品類采購）供應商信息收集：采購部門要求供應商提供以下資質(zhì)文件（加蓋公章掃描件）：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認證、特種設備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購品類確定）；法定代表人證件號碼復印件、委托代理人授權(quán)書（如非法定代表人辦理）；近3年類似項目業(yè)績證明（如合同關(guān)鍵頁復印件）；產(chǎn)品/服務報價單（需注明有效期）。供應商評估與審批：采購部門組織成立評估小組（至少含采購專員、技術(shù)部門代表、質(zhì)量部門代表），從以下維度打分（總分100分）：資質(zhì)合規(guī)性（30分）：證件齊全、在有效期內(nèi)、符合行業(yè)準入要求；供貨能力（25分）：生產(chǎn)/服務規(guī)模、交付周期、庫存能力；價格水平（20分）：對比市場均價或歷史采購價，性價比合理；服務質(zhì)量（15分）：售后響應速度、質(zhì)保條款、客戶評價；信譽評價（10分）：無重大訴訟、失信記錄或質(zhì)量投訴。評分≥80分：通過審批，納入《合格供應商名錄》；評分＜80分：反饋供應商整改，整改后仍不達標則終止合作。（七）采購執(zhí)行與歸檔采購部門操作：根據(jù)審批通過的申請及供應商信息，編制《采購訂單》，明確訂單編號、供應商信息、物品/服務明細、單價、數(shù)量、交付日期、付款方式、違約責任等條款；雙方簽字蓋章（電子簽章或紙質(zhì)蓋章）后，訂單生效，供應商按約定交付貨物/提供服務。歸檔要求：采購申請表、審批流程記錄、供應商資質(zhì)文件、評估報告、采購訂單、驗收單等資料需在采購完成后3個工作日內(nèi)整理歸檔，電子檔系統(tǒng)，紙質(zhì)檔交檔案室統(tǒng)一保管。三、核心表單模板表1：采購申請單申請編號申請日期申請人所屬部門聯(lián)系方式*采購詳情物品/服務名稱采購用途：預算科目：附件清單（可附頁）：□需求說明書□報價單□技術(shù)參數(shù)□其他（請注明）審批流程部門負責人意見：簽字：日期：采購部門意見：簽字：日期：財務部門意見：簽字：日期：分管領導/總經(jīng)理意見：簽字：日期：備注：|表2：供應商審批表（新供應商）供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人及聯(lián)系方式采購品類申請合作日期資質(zhì)文件清單（請附掃描件）□營業(yè)執(zhí)照副本□行業(yè)資質(zhì)證書□法定代表人證件號碼□授權(quán)委托書□業(yè)績證明□其他供應商評估打分（評估小組集體評分）|

評估維度|評分標準|得分|備注（如資質(zhì)等級、業(yè)績案例）||————————|————————|——|——————————|

|資質(zhì)合規(guī)性（30分）|證件齊全且符合要求|||

|供貨能力（25分）|交付周期≤X天，產(chǎn)能充足|||

|價格水平（20分）|對比市場均價低≤5%|||

|服務質(zhì)量（15分）|售后響應≤24小時|||

|信譽評價（10分）|無失信記錄|||

|總分||||審批意見采購部門初審意見：簽字：日期：評估小組意見：簽字：日期：分管領導審批意見：簽字：日期：備注：□納入合格供應商名錄□整改后復審□終止合作四、使用規(guī)范與風險提示信息真實性要求：申請人需保證采購申請信息、供應商資質(zhì)文件真實有效，嚴禁虛報、瞞報采購需求或偽造資質(zhì)，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)規(guī)章制度處理。審批時限管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，特殊情況需在審批界面注明“延遲原因”并系統(tǒng)報備，避免流程停滯影響采購效率。供應商資質(zhì)動態(tài)管理：采購部門每半年對《合格供應商名錄》內(nèi)供應商進行資質(zhì)復核，對證件過期、業(yè)績下滑或出現(xiàn)重大問題的供應商啟動“清退或整改”流程。保密要求：采購申請信息、供應商報價及評估結(jié)果等內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，相關(guān)人員需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁外泄。流