人力資源項目交流-如何編寫職務(wù)說明書-某著名企業(yè)2002年11月4日今日議題職務(wù)說明書的意義職務(wù)分析方法職務(wù)分析問卷系統(tǒng)介紹職務(wù)說明書編寫注意事項職務(wù)說明書是工作描述體系的綱領(lǐng)性文件流程設(shè)計組織結(jié)構(gòu)定崗定編明確部門職責職務(wù)說明書橫向為職務(wù)資料體系，描述了崗位的主要工作信息工作規(guī)范/操作規(guī)程工作報告標準工作計劃標準崗位培訓教材公共職務(wù)資料縱向描述了信息溝通的層級職務(wù)說明書是實施人力資源戰(zhàn)略的保證分析人力資源管理存在不足制定人力資源戰(zhàn)略工作內(nèi)容職位說明書作用詳細了解公司未來中長期發(fā)展戰(zhàn)略，分析人力資源需求，就人力資源需求狀況及趨勢與有關(guān)部門負責人溝通根據(jù)上年評估后的結(jié)果，綜合分析整體人力資源差異，現(xiàn)有人員的狀況，主要崗位的后備人選制訂人力資源需求表列出對人力資源的需求通過人力資源部門與業(yè)務(wù)部門的溝通，討論形成未來半年到一年的人力資源計劃，由各部門執(zhí)筆完成人力資源部門對各部門計劃進行匯總、分析在匯總調(diào)整基礎(chǔ)上結(jié)合公司戰(zhàn)略，形成整個公司的人力資源規(guī)劃與計劃便于人力資源部門對公司各部門、部門小組人力資源情況有整體上的了解便于人力資源部門詳細了解各崗位員工與目標能力要求的差異便于人力資源部門在了解各部門職能、崗位需求的基礎(chǔ)上制定戰(zhàn)略了解公司人力資源現(xiàn)狀職務(wù)說明書是人力資源管理工作實施開展的重要前提內(nèi)容根據(jù)公司總體戰(zhàn)略對人力資源的需要及公司日前情況確定未來公司人力資源的中長期戰(zhàn)略及短期計劃根據(jù)人力資源戰(zhàn)略與計劃確定年度的招聘計劃員工招聘的具體實施員工錄用對新招聘的員工進行教育與上崗前培訓對在職員工進行經(jīng)常性的培訓與再培訓根據(jù)績效考核流程設(shè)計合理的薪酬體系對員工進行績效，決定獎懲制訂員工職業(yè)發(fā)展計劃員工職業(yè)發(fā)展計劃的實施成果公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃…員工招聘計劃符合要求的新員工各種培訓班、再培訓課程等考核制度薪酬體系與激勵制度員工的職業(yè)發(fā)展計劃前提條件了解公司各部門職能與發(fā)展規(guī)劃了解公司組織結(jié)構(gòu)調(diào)整與崗位職責變化了解各崗位工作職責與能力需要了解公司崗位層級與員工自身對發(fā)展的需求員工招聘與錄用職業(yè)教育與員工培訓績效考核與激勵員工職業(yè)發(fā)展了解各崗位重要工作和該工作對公司發(fā)展的供現(xiàn)確定人力資源戰(zhàn)略與計劃職務(wù)說明書是人力資源部完善人力資源管理制度的基礎(chǔ)激勵制度工作描述體系由于職務(wù)說明書明確了崗位工作職責，人力資源部可以在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)政策促使各崗位人員選擇合理的流向，也可以促使員工制定自我開發(fā)計劃，籌劃個人奮斗目標薪酬體系人力資源部門根據(jù)各崗位相對工作的性質(zhì)、技術(shù)繁簡難、工作負荷、責任大小等來建立完整的評價指標體系和評價標準，最終制定合理的薪酬體系培訓計劃人力資源部門應(yīng)根據(jù)職務(wù)說明書中各崗位的技能要求集中制定員工的培訓計劃，有針對性地進行職務(wù)專業(yè)知識和實際技能的培訓，最終提高員工勝任本崗位工作的能力員工考核職務(wù)說明書是人力資源考核的前提，人力資源部應(yīng)根據(jù)具體崗位工作內(nèi)容與技術(shù)能要求制定關(guān)鍵考核指標體系小組一職務(wù)說明書為明晰部門和崗位間的工作流程、職責奠定了基礎(chǔ)部門一部門二崗位一崗位二小組二崗位一崗位二小組三崗位一崗位二部門間各崗位工作流程職務(wù)說明書職務(wù)說明書的制作過程就是進一步明晰部門間工作流程與部門內(nèi)工作流程的過程職務(wù)說明書中部門與小組職務(wù)可以使各崗位明確流程中相互之間關(guān)系小組一崗位一崗位二小組二崗位一崗位二小組三崗位一崗位二職務(wù)說明書為公司高層分析流程合理性提供了基礎(chǔ)信息，為管理人員調(diào)整流程提供了基礎(chǔ)信息部門一部門二職務(wù)說明書有助于解決國安創(chuàng)想高速成長中的梯隊建設(shè)力度不夠的問題晉升崗位輪換高速成長類公司的人力資源來源于公司外部和。人才的梯隊建設(shè)將對公司的繁榮穩(wěn)定起重要作用崗位輪換制度及晉升制度是梯隊建設(shè)的必要支持職務(wù)說明書明確了員工可輪換及晉升的職位。職務(wù)說明書有某省市國安創(chuàng)想新進員工、其上級主管、培訓專員的時間及精力挑選范圍過寬候選人不理解工作內(nèi)容面試員工招聘員工入職培訓員工在職訓練缺乏職務(wù)說明書擁有職務(wù)說明書新員工困惑較多長培訓專員受抱怨次數(shù)多挑選范圍適度候選人誤投次數(shù)減少面試新員工經(jīng)常詢問該做什么上級指導時間長新員工工作錯誤較多新員工困惑較少短培訓專員受抱怨次數(shù)少新員工詢問怎么做，而不是做什么上級指導時間短新員工工作錯誤較少根據(jù)某著名企業(yè)訪談記錄今日議題職務(wù)說明書的意義職務(wù)分析方法職務(wù)分析問卷系統(tǒng)介紹職務(wù)說明書編寫注意事項職務(wù)分析七種方法典型事例法工作日志法工作實踐法觀察法面談法問卷法資料分析法方法一：典型事例法（關(guān)鍵事件法）方法描述：對特別有效和特別無效的的工描述，加以歸納。優(yōu)點：可揭示工作的動態(tài)缺點：耗費大量時間收集、歸納信息方法二：工作日志法方法描述：員工填寫工作日志，在日志基礎(chǔ)上加以分析優(yōu)點：信息可靠性高，成本低缺點：使用范圍較狹窄，歸納起來較煩瑣方法三：工作實踐法方法描述：親身實踐具體工作優(yōu)點：可真實了解該職務(wù)工作情況缺點：需大量訓練才能掌握的工作不適用，危險性工作不適用方法四：觀察法方法描述：通過一段時間對工作的觀察，歸納觀察到的工作優(yōu)點：客觀、正確缺點：不適用于腦力勞動或較長工作，不到緊急情況處理方法五：面談法方法描述：訪問工作人員本人或其主管人員，以了解工作說明中原來填寫的各項目的正確性，或?qū)υ顚懯马椨兴蓡?，以面談方式加以澄清的方法?yōu)點：資料獲取較充分缺點：有信息失真的可能性面談方式：個人面談、集體面談、管理人員面談面談內(nèi)容：工作目標，組織為什么設(shè)立這一職務(wù)，根據(jù)什么確定對職務(wù)的報酬。工作內(nèi)容，任職者在組織中有多大的作用，其行動對組織產(chǎn)生的后果有多大。工作的性質(zhì)和范圍，是面談的核心。主要了解該工作在組織中的關(guān)系、其上下屬職能的關(guān)系、所需的一般技術(shù)知識、管理知識、人際關(guān)系知識、需要解決問題的性質(zhì)以及自主權(quán)。所負責任，涉及組織、戰(zhàn)略政策、控制、執(zhí)行等方面。方法六：問卷法方法描述：設(shè)計有效問卷，選定員工在一定時間內(nèi)填寫，通過問卷收集分析找到有效信息。優(yōu)某省市時間和經(jīng)費。適用于較多職務(wù)分析的項目缺點：整理困難，如果回答者不夠耐心，會有偏差方法七：資料分析法方法描述：根據(jù)各企業(yè)的具體情況，對崗位責任制結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有資料添加一些必要的內(nèi)容，則可形成一份完整的職務(wù)說明書。優(yōu)點：效率較高缺點：不能克服原有問題。今日議題職務(wù)說明書的意義職務(wù)分析方法職務(wù)分析問卷系統(tǒng)介紹職務(wù)說明書編寫注意事項職務(wù)分析問卷系統(tǒng)（PAQ）職務(wù)分析問卷系統(tǒng)(PAQ)是編寫職務(wù)說明書的基礎(chǔ)六大類內(nèi)容六大評價尺度信息輸入腦力勞動工作輸出與其他人的關(guān)系工作環(huán)境其他使用程度對職務(wù)的重要性時間責任適用性其他PAQ揭示了組織、工作和人三者之間的相互關(guān)系問卷內(nèi)容簡介1、信息輸入：任職者在執(zhí)行工作時從何處、如何獲得信息。2、腦力勞動：該職務(wù)包括哪些推理、決策、計劃和信息處理活動。3、工作輸出：任職者執(zhí)行工作時從事哪些體力活動，使用什么樣的工具和裝置。4、與其他人的關(guān)系：在執(zhí)行工作時需要與其他人員發(fā)生何種關(guān)系。5、工作環(huán)境：任職者在何種物理環(huán)境和社會環(huán)境下工作。6、其他工作特征：與職務(wù)有關(guān)的其他活動、條件和特點等。今日議題職務(wù)說明書的意義職務(wù)分析方法職務(wù)分析問卷系統(tǒng)介紹職務(wù)說明書編寫注意事項職務(wù)說明書樣本職務(wù)名稱：

應(yīng)收收入管理會計

職務(wù)編號：

直屬上級：

財務(wù)部經(jīng)理

所屬部門：

財務(wù)部

崗位目的：

負責各種應(yīng)收款項、收入核算、發(fā)票的管理，并制作各種會計憑證和財務(wù)報表。

工作內(nèi)容：每天根據(jù)設(shè)備出庫情況及發(fā)票情況計算設(shè)備應(yīng)收款，同時確認銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)成本；每天根據(jù)每日回款情況，核對回款表及銀行進帳單、發(fā)票，分項計算話費及設(shè)備回款情況；每天根據(jù)客服安裝記錄，開具撥號器押金及銷售發(fā)票；每戶明細將銀行返回話費托收單（約1500份）錄入計算機，并計算各月托收分區(qū)回款情況；每各代理商回款情況，計算并申請代理返款，支付客戶；每月計算話費（96128，96129）的應(yīng)收收入，優(yōu)惠收入及返款收入；權(quán)限：財務(wù)規(guī)章制度的建議權(quán)和解釋權(quán)；對發(fā)票開具的準確性、完整性監(jiān)督權(quán)；對月未財務(wù)部話費未回款的審核權(quán)。

所受上級的接受財務(wù)部經(jīng)理的指導。

同級溝通：與收款、支出出納、客服部技術(shù)助理、財務(wù)部收費管理員、收費主管進行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。

所予下級的崗位資格要求：教育背景：財務(wù)專業(yè)相關(guān)的大專學歷經(jīng)驗：2年的財務(wù)工作經(jīng)驗；崗前培訓：公司的財務(wù)流程和財務(wù)制度。

崗位技能要求：專業(yè)知識：具有較好的財務(wù)專業(yè)知識，熟練操作計算機，精通會計電算化；素質(zhì)與能力：思考問題細致、縝密，做事有較強的原則性，具有強烈的責任心和較好的服務(wù)意識。

填寫事項題頭正文工作內(nèi)容：不宜超過10項權(quán)限：建議權(quán)、分配權(quán)、安排權(quán)、獎懲權(quán)、監(jiān)督權(quán)、審核權(quán)、制定權(quán)、批準權(quán)、發(fā)布權(quán)、修改權(quán)、執(zhí)行權(quán)、解釋權(quán)等所受上級的、指導方式所予下級的及方式崗位資格要求：學歷、工作經(jīng)驗崗位技能要求：技能與專業(yè)知識職務(wù)名稱：應(yīng)收收入管理會計職務(wù)編號：

直屬上級：財務(wù)部經(jīng)理所屬部門：財務(wù)部崗位目的：負責各種應(yīng)收款項、收入核算、發(fā)票的管理，并制作各種會計憑證和財務(wù)報表。題頭需填寫的信息說明職務(wù)名稱指的是任職崗位的稱謂，如應(yīng)收收入管理會計。職務(wù)編號的格式為國安創(chuàng)想—部門—編號，如GA-FI-001：GA為國安創(chuàng)想的英文縮寫；FI為財務(wù)部門的英文縮寫；編號中百位數(shù)0代表部門經(jīng)理或其直接下屬（不歸屬下轄小組），1，2，3分別代表不同小組，個十位數(shù)按照各組情況從組長開始依次排序。直屬上級指的是在業(yè)務(wù)上給予直接指令的上級，如應(yīng)收收入管理會計的直接上級是財務(wù)部經(jīng)理。所屬部門指的是該職務(wù)員工工作關(guān)系隸屬的部某省市場專員所屬某省市場部。崗位目的指的是設(shè)置該崗位的最重要的原因，用一句話概括。正文需填寫事項說明工作內(nèi)容填寫該職務(wù)員工80%以上工作時間從事的具體工作。權(quán)限規(guī)定該員工在何類事情上有何種權(quán)限。所受上級的指導需列明上級的職務(wù)及指導方式，指導方式可寫溝通方式或以功能區(qū)分，如接受財務(wù)部經(jīng)理口頭與書面指導的或業(yè)務(wù)指導。崗位資格要求一欄列明承擔該職務(wù)者需具備的學歷與工作經(jīng)驗，學歷項可注明相關(guān)專業(yè)，如大學本科以上，服裝工程相關(guān)專業(yè)。本說明書未特殊說明者均為包含關(guān)系，即大學本科以上=大學本科及以上。崗位技能要求一欄列明專業(yè)知識和素質(zhì)能力兩類，專業(yè)知識指的是對所從事工作職能及工作內(nèi)容相關(guān)的知識，素質(zhì)能力指的是從事該工作所必需的主要素質(zhì)能力。職務(wù)說明書是相對靜態(tài)的指導性文件，其內(nèi)涵是動態(tài)發(fā)展的隨著公司的發(fā)展壯大，職務(wù)說明書中工作內(nèi)容、權(quán)限等等是需要做出相應(yīng)改變的在一段時間內(nèi)，職務(wù)說明書有一定的參考價值的職務(wù)說明書的結(jié)構(gòu)可以是不變的職務(wù)說明書的標準用語可以是規(guī)范化的，不變的規(guī)范化的語言是職務(wù)說明書編寫的重要準則責任：負責...工作內(nèi)容：動賓結(jié)構(gòu)為主專業(yè)知識：精通、熟練掌握、掌握、熟悉、了解舉例：負責建設(shè)、修訂、組織、協(xié)調(diào)以及實施公司跨部門的財務(wù)流程、財務(wù)管理制度；

建立、實施、完善財務(wù)收入和支出核算的標準化體系并依據(jù)標準化體系核算收入狀況，核算、監(jiān)督財務(wù)支出（成本、費用、固定資產(chǎn)購建、投資性支出）；

掌握豐富的財務(wù)專業(yè)知識，尤其擅長財務(wù)數(shù)據(jù)的審核和控制，熟練操作計算機，精通會計電算化；

職務(wù)說明書編寫中常用動詞指南領(lǐng)導決策層（總經(jīng)理層）崗位管理層（系統(tǒng)、部門負責人）崗位專業(yè)執(zhí)行層（基層）崗位決策決定裁決管理功能組織計劃主持制定籌劃預(yù)測擬訂提交制訂安排主管策劃設(shè)計提出協(xié)調(diào)參與指揮控制指導聽取提出督導協(xié)調(diào)控制掌握勸說通告轉(zhuǎn)變聽取督促控制布置協(xié)調(diào)監(jiān)督提出勸說轉(zhuǎn)變指導人事行政授權(quán)委派處置簽發(fā)檢查考核交辦派遣評估發(fā)掘宣布分配考核調(diào)動業(yè)務(wù)功能審核審批批準簽署審閱編制開發(fā)鑒定考察分析綜合研究處理解決推廣編制依照根據(jù)提供請示收集整理調(diào)查研制統(tǒng)計填報履行核對辦理解答維護遵守接受維修發(fā)送承報接待保管核算匯總安裝打印校對編寫調(diào)試登記記錄送達編輯計算復(fù)制比較服務(wù)裝配操作操縱照看保養(yǎng)控制執(zhí)行功能貫徹完成完成完成執(zhí)行協(xié)助崗位層次功能統(tǒng)一的編寫流程是編寫效率較高的主要原因發(fā)放問卷