2026年電氣制造公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案的數(shù)字化管理，提升檔案管理效率與服務(wù)水平，保障員工檔案信息的真實(shí)、完整、安全和有效利用，促進(jìn)人力資源管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》、《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》等國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司全體在職、離職（包括但不限于辭職、辭退、退休、合同到期終止等）員工的個(gè)人檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用、安全及銷毀等全過程。第三條員工檔案數(shù)字化管理工作遵循以下基本原則：（一）真實(shí)性與完整性原則：確保數(shù)字化檔案信息與紙質(zhì)檔案原件內(nèi)容一致，全面、準(zhǔn)確地反映員工個(gè)人情況。（二）保密性與安全性原則：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。（三）規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化原則：檔案數(shù)字化工作應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、規(guī)范，便于長(zhǎng)期保存和共享利用。（四）及時(shí)性與動(dòng)態(tài)更新原則：?jiǎn)T工檔案信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化更新，保證檔案信息的時(shí)效性。（五）依法利用原則：檔案信息的查閱、復(fù)制、傳輸?shù)壤眯袨楸仨毞戏煞ㄒ?guī)和公司規(guī)定，維護(hù)員工的合法權(quán)益。第四條公司人力資源部是員工檔案數(shù)字化管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施、監(jiān)督檢查和日常管理工作。各相關(guān)部門應(yīng)配合人力資源部做好員工檔案信息的收集、核實(shí)與更新工作。第二章檔案數(shù)字化的范圍與內(nèi)容第五條員工檔案數(shù)字化的范圍包括但不限于以下紙質(zhì)檔案材料：（一）員工入職及基礎(chǔ)信息材料：包括但不限于入職登記表、應(yīng)聘申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件、職業(yè)技能等級(jí)證書復(fù)印件、各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件、與原單位解除或終止勞動(dòng)合同的證明文件等。（二）勞動(dòng)合同及協(xié)議類材料：包括但不限于勞動(dòng)合同書、聘用協(xié)議、崗位協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議、勞動(dòng)合同變更協(xié)議、續(xù)簽協(xié)議、解除或終止勞動(dòng)合同證明等。（三）工作表現(xiàn)及考核類材料：包括但不限于試用期考核表、年度績(jī)效考核表、專項(xiàng)考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、榮譽(yù)證書復(fù)印件、處分決定等。（四）薪資福利類材料：包括但不限于薪酬確認(rèn)單、薪資調(diào)整審批表、社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金參保繳費(fèi)證明、福利發(fā)放記錄等（涉及個(gè)人隱私的敏感信息應(yīng)進(jìn)行加密處理或脫敏展示）。（五）教育培訓(xùn)類材料：包括但不限于員工參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的申請(qǐng)、審批、記錄、結(jié)業(yè)證書、學(xué)習(xí)心得、培訓(xùn)效果評(píng)估等。（六）崗位變動(dòng)及職務(wù)任免類材料：包括但不限于崗位調(diào)動(dòng)審批表、職務(wù)任免通知、競(jìng)聘上崗材料等。（七）離職及相關(guān)材料：包括但不限于離職申請(qǐng)表、工作交接清單、離職面談?dòng)涗?、離職證明、競(jìng)業(yè)限制履行情況報(bào)告等。（八）其他有保存價(jià)值的材料：包括但不限于員工提出的合理化建議及采納情況、與公司簽訂的其他重要協(xié)議或承諾、健康體檢報(bào)告（涉及個(gè)人隱私的敏感信息應(yīng)進(jìn)行加密處理或脫敏展示）等。第六條對(duì)于上述范圍內(nèi)的電子文件，如由公司信息系統(tǒng)直接生成的，應(yīng)確保其原始性和真實(shí)性，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。第三章檔案數(shù)字化的實(shí)施與管理第七條檔案數(shù)字化采集應(yīng)符合以下要求：（一）掃描設(shè)備應(yīng)滿足檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，確保掃描圖像清晰、完整，無明顯偏斜、失真。（二）掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案材料的類型和重要性合理確定，一般不低于300dpi；對(duì)于有特殊要求的材料，可適當(dāng)提高分辨率。（三）掃描色彩模式一般采用彩色模式；對(duì)于黑白文本清晰的材料，可采用灰度或黑白模式。（四）掃描文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，優(yōu)先采用PDF格式，對(duì)于特殊格式的文件，應(yīng)確保其兼容性和長(zhǎng)期可讀性。（五）掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膱D像處理，如糾偏、去污、去噪、裁剪等，以提高圖像質(zhì)量，但不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行任何修改。第八條檔案數(shù)字化加工可由公司內(nèi)部指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)，或委托具有相應(yīng)資質(zhì)和保密能力的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行。委托第三方機(jī)構(gòu)的，必須與其簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議和保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任，并對(duì)其工作過程進(jìn)行監(jiān)督。第九條數(shù)字化檔案的命名應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，具有唯一性和可識(shí)別性，便于檢索和管理。命名規(guī)則由人力資源部制定并執(zhí)行。第十條數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案管理的邏輯結(jié)構(gòu)和分類體系進(jìn)行組織和存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。第十一條員工檔案信息應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。當(dāng)員工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，如聯(lián)系方式、婚姻狀況、學(xué)歷學(xué)位、資格證書等，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部提交更新申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，人力資源部審核確認(rèn)后，應(yīng)在[例如：三個(gè)]工作日內(nèi)完成數(shù)字化檔案的更新。各相關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)員工檔案信息需要更新的，也應(yīng)及時(shí)通知人力資源部。第十二條人力資源部應(yīng)定期對(duì)員工檔案數(shù)字化信息進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，信息準(zhǔn)確無誤。第四章檔案數(shù)字化的利用與查詢第十三條員工檔案數(shù)字化信息的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，遵循“誰利用、誰負(fù)責(zé)”的原則。第十四條公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案數(shù)字化信息的，應(yīng)履行以下程序：（一）查閱人應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱范圍、查閱方式（如在線瀏覽、下載打印等）及查閱期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意。（二）對(duì)于涉及員工核心隱私的敏感信息，如詳細(xì)住址、家庭成員信息、銀行賬戶信息、健康狀況等，查閱權(quán)限應(yīng)從嚴(yán)控制，通常僅限人力資源部負(fù)責(zé)人及以上級(jí)別管理人員在特定工作需要時(shí)，并經(jīng)更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如公司分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)）審批后方可查閱，且查閱過程應(yīng)有詳細(xì)記錄。（三）經(jīng)審批同意后，查閱人應(yīng)在指定的電腦終端和權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，不得擅自復(fù)制、下載、傳播或篡改檔案信息。（四）查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)退出檔案管理系統(tǒng)，并將《員工檔案查閱申請(qǐng)表》交人力資源部存檔。第十五條員工本人因個(gè)人原因需要查閱或復(fù)制本人檔案中的非涉密信息（如學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明等），應(yīng)向人力資源部提出書面申請(qǐng)，并提供有效身份證件。人力資源部核實(shí)身份后，可根據(jù)實(shí)際情況提供相應(yīng)的查閱或復(fù)制服務(wù)，但涉及公司商業(yè)秘密或其他員工隱私的信息除外。第十六條外部單位（如政府部門、司法機(jī)關(guān)、新用人單位等）因法定事由需要查閱或調(diào)取員工檔案的，應(yīng)持單位介紹信及相關(guān)證明文件，經(jīng)公司人力資源部負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部指定專人負(fù)責(zé)提供，并做好詳細(xì)記錄。第十七條檔案數(shù)字化信息的傳輸應(yīng)采取安全加密措施，防止在傳輸過程中發(fā)生泄露。第十八條任何單位和個(gè)人不得擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍，不得泄露、傳播、篡改、損毀員工檔案信息。第五章檔案安全與保密第十九條公司建立健全員工檔案數(shù)字化信息安全管理體系，采取必要的技術(shù)措施和管理措施，保障檔案信息的安全。第二十條檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同的崗位職責(zé)和工作需要，為用戶分配不同的操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的訪問控制。第二十一條檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并建立定期備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)在遭受意外損失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。第二十二條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備防病毒、防入侵、防篡改等安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)采取安全加固措施。第二十三條檔案管理人員及其他有權(quán)限訪問檔案信息的人員，必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)密碼泄露，應(yīng)立即報(bào)告人力資源部并及時(shí)更改。第二十四條檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，非工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。第二十五條對(duì)于涉及員工個(gè)人敏感信息的數(shù)字化檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問審計(jì)等特殊保護(hù)措施。第二十六條建立檔案信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，定期組織演練。如發(fā)生檔案信息泄露、損毀、丟失等安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取補(bǔ)救措施，并按規(guī)定報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。第二十七條檔案管理人員調(diào)離崗位或離職時(shí)，必須嚴(yán)格辦理檔案管理工作交接手續(xù)，移交全部檔案資料、管理工具及相關(guān)權(quán)限，并簽訂保密承諾書。第六章檔案的保管期限與銷毀第二十八條員工檔案數(shù)字化信息的保管期限參照國(guó)家關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定及公司檔案管理辦法執(zhí)行。（一）具有永久保存價(jià)值的檔案，其數(shù)字化信息應(yīng)永久保存。（二）具有定期保存價(jià)值的檔案，其數(shù)字化信息的保存期限應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致。第二十九條對(duì)于達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的員工檔案數(shù)字化信息，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：（一）人力資源部定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《員工檔案銷毀清冊(cè)》。（二）《員工檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)公司分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案銷毀應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《員工檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。（四）檔案銷毀過程應(yīng)符合環(huán)保和安全要求，確保信息無法恢復(fù)。（五）《員工檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為永久保存的檔案資料留存。第三十條員工離職后，其檔案數(shù)字化信息仍應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存。對(duì)于符合轉(zhuǎn)出條件的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，并保留轉(zhuǎn)出記錄。第七章責(zé)任與監(jiān)督第三十一條人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)公司員工檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第三十二條對(duì)在員工檔案數(shù)字化管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，公司可給予適當(dāng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十三條對(duì)于違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）擅自涂改、偽造、損毀、丟失員工檔案數(shù)字化信息的；（二）擅自提供、復(fù)制、摘抄、傳播、公布員工檔案數(shù)字化信息的；（三）在檔案數(shù)字化采集、管理、利用過程中，因工作失職導(dǎo)致檔案信息泄露、損毀或丟失的；（四）未按規(guī)定履行檔案查閱、復(fù)制、傳輸?shù)葘徟?/p>