采購流程透明化操作手冊(cè)一、手冊(cè)目的與適用范圍本手冊(cè)旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的操作流程，保證公司采購活動(dòng)的全過程公開、可追溯、可監(jiān)督，有效提升采購效率與資金使用效益，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。本手冊(cè)適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）的所有采購行為，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、工程采購等類型，涉及需求提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收付款等全環(huán)節(jié)。特殊采購項(xiàng)目（如戰(zhàn)略采購、單一來源采購）需在本手冊(cè)基礎(chǔ)上結(jié)合專項(xiàng)管理規(guī)定執(zhí)行。二、采購全流程操作詳解（一）需求提報(bào)與審批操作內(nèi)容：需求發(fā)起：采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、項(xiàng)目方案等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字?？绮块T復(fù)核：對(duì)于預(yù)算金額超過[具體金額，如5萬元]的項(xiàng)目，需提交財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算；涉及技術(shù)參數(shù)的，需由技術(shù)部/使用部門確認(rèn)參數(shù)的準(zhǔn)確性。最終審批：根據(jù)采購金額分級(jí)審批（例如：5萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；5萬-20萬元由分管副總審批；20萬元以上由總經(jīng)理審批），審批通過后流轉(zhuǎn)至采購部。責(zé)任部門/人：需求部門、需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部（如需）、采購部輸出成果：《采購需求申請(qǐng)表》（含各環(huán)節(jié)審批意見）（二）供應(yīng)商尋源與選擇操作內(nèi)容：供應(yīng)商信息收集：優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中篩選供應(yīng)商；名錄中無合適供應(yīng)商的，通過公開渠道（如行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦）進(jìn)行尋源，收集至少3家潛在供應(yīng)商信息。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部對(duì)供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、財(cái)務(wù)狀況、供貨能力、質(zhì)量保證體系、過往合作業(yè)績(jī)等進(jìn)行審核，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》。對(duì)于關(guān)鍵物料或大型項(xiàng)目，可組織技術(shù)部、需求部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。詢價(jià)/招標(biāo)：小額采購（如5萬元以下）：采用詢價(jià)方式，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)（加蓋公章）。大額采購（如5萬元以上）：采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，編制招標(biāo)文件（含采購需求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求等），通過指定平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告或向邀請(qǐng)供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)函。供應(yīng)商確定：成立評(píng)標(biāo)小組（成員包括采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部代表及外部專家（如需）），根據(jù)“質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格合理、服務(wù)保障”原則，對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、資質(zhì)、信譽(yù)等進(jìn)行綜合評(píng)審，填寫《評(píng)標(biāo)/比價(jià)報(bào)告》，確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商。結(jié)果需按審批權(quán)限報(bào)批（如10萬元以上項(xiàng)目需總經(jīng)理審批），審批通過后通知供應(yīng)商。責(zé)任部門/人：采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、評(píng)標(biāo)小組輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、《詢價(jià)單及報(bào)價(jià)記錄》、《招標(biāo)文件》、《評(píng)標(biāo)/比價(jià)報(bào)告》、《供應(yīng)商確定通知》（三）采購合同擬定與審批操作內(nèi)容：合同擬定：采購部根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)《采購合同模板》擬定合同，明確以下條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，公司名稱、地址）；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及違約責(zé)任；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式及運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)；付款方式、時(shí)間及條件；合同生效條件、爭(zhēng)議解決方式；其他約定事項(xiàng)（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）。合同評(píng)審：采購部對(duì)合同條款的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審；法務(wù)部對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行評(píng)審；財(cái)務(wù)部對(duì)付款方式、稅務(wù)條款進(jìn)行評(píng)審；需求部門/技術(shù)部對(duì)技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審。合同簽訂：評(píng)審?fù)ㄟ^后，按公司合同審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如20萬元以上合同需董事會(huì)審批）；審批通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其授權(quán)人）與供應(yīng)商簽訂合同，雙方各執(zhí)正本一份，采購部留存復(fù)印件掃描存檔。責(zé)任部門/人：采購部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、需求部門、技術(shù)部、授權(quán)代表輸出成果：《采購合同》（正本及掃描件）、《合同評(píng)審記錄》（四）訂單下達(dá)與交付跟蹤操作內(nèi)容：訂單下達(dá)：采購部根據(jù)審批通過的《采購合同》，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號(hào)、采購物品/服務(wù)信息、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、聯(lián)系人等，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。交付跟蹤：采購部定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；如遇可能延期情況，供應(yīng)商需提前[如3個(gè)工作日]書面通知，采購部及時(shí)與需求部門溝通，協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付時(shí)間、更換供應(yīng)商等）。到貨準(zhǔn)備：需求部門/倉儲(chǔ)部提前確認(rèn)收貨場(chǎng)地、人員及驗(yàn)收工具，做好到貨準(zhǔn)備。責(zé)任部門/人：采購部、供應(yīng)商、需求部門、倉儲(chǔ)部輸出成果：《采購訂單》（供應(yīng)商確認(rèn)回傳）、《交付進(jìn)度跟蹤記錄》（五）驗(yàn)收與入庫操作內(nèi)容：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：供應(yīng)商按《采購訂單》交付物品/服務(wù)后，由需求部門、技術(shù)部（如需）、采購部共同組成驗(yàn)收小組，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收。物品驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀、包裝完整性，并進(jìn)行必要的功能測(cè)試（如抽樣送檢）；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)范圍、交付成果（如報(bào)告、方案）及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)服務(wù)是否符合要求。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：填寫《采購驗(yàn)收單》，驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)，辦理入庫手續(xù)（如為物品，需倉儲(chǔ)部清點(diǎn)入庫并登記臺(tái)賬）；驗(yàn)收不合格：填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或整改，整改后需重新驗(yàn)收。驗(yàn)收記錄：所有驗(yàn)收過程需拍照或留存書面記錄，保證可追溯。責(zé)任部門/人：需求部門、技術(shù)部（如需）、采購部、倉儲(chǔ)部（如需）、驗(yàn)收小組輸出成果：《采購驗(yàn)收單》、《不合格品處理單》（如需）、入庫臺(tái)賬（六）付款與結(jié)算操作內(nèi)容：發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商開具合規(guī)票據(jù)（與合同、訂單、驗(yàn)收信息一致），采購部核對(duì)票據(jù)信息無誤后，提交財(cái)務(wù)部。付款申請(qǐng)：采購部根據(jù)合同約定的付款條件（如到貨付款、驗(yàn)收后付款、分期付款），填寫《付款申請(qǐng)單》，附《采購合同》、《采購訂單》、《采購驗(yàn)收單》、合規(guī)票據(jù)等資料，按審批流程報(bào)批?？铐?xiàng)支付：財(cái)務(wù)部對(duì)付款申請(qǐng)及附件進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)（如銀行轉(zhuǎn)賬），付款后及時(shí)將付款憑證反饋至采購部。對(duì)賬管理：采購部定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，保證雙方賬務(wù)一致。責(zé)任部門/人：采購部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商輸出成果：《付款申請(qǐng)單》、付款憑證、對(duì)賬記錄（七）采購檔案管理操作內(nèi)容：檔案收集：采購部負(fù)責(zé)收集采購全環(huán)節(jié)資料，包括《采購需求申請(qǐng)表》、《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、《詢價(jià)/招標(biāo)記錄》、《采購合同》、《采購訂單》、《驗(yàn)收單》、《付款憑證》等。檔案整理與歸檔：資料按“一項(xiàng)目一檔”原則整理，編號(hào)歸檔，電子檔備份至公司指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔存入檔案柜。檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由采購部專人負(fù)責(zé)查閱，查閱后及時(shí)歸檔。保管期限：采購檔案保管期限不少于[如5年]，到期需銷毀的，按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。責(zé)任部門/人：采購部、檔案管理員輸出成果：采購檔案（電子檔+紙質(zhì)檔）、《檔案查閱記錄》三、配套表格模板表1：采購需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)資金來源用途說明附件清單（技術(shù)圖紙、方案等）需求部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部復(fù)核意見（如需）：簽字：日期：分管副總審批意見（如需）：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（如需）：簽字：日期：表2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式地址注冊(cè)資本主營業(yè)務(wù)成立時(shí)間資質(zhì)證書名稱證書編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)有效期（如：ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證）供貨能力說明（產(chǎn)能、設(shè)備、技術(shù)團(tuán)隊(duì)等）過往合作業(yè)績(jī)（項(xiàng)目名稱、合作方、合作時(shí)間）審核結(jié)論：□合格□不合格（請(qǐng)注明原因）審核人：日期：審核部門：采購部表3：評(píng)標(biāo)/比價(jià)報(bào)告采購項(xiàng)目名稱采購編號(hào)評(píng)標(biāo)/比價(jià)日期評(píng)標(biāo)地點(diǎn)評(píng)標(biāo)小組成員參與供應(yīng)商報(bào)價(jià)（元）技術(shù)方案得分（100分）價(jià)格得分（100分）供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C評(píng)審意見：推薦供應(yīng)商：評(píng)標(biāo)小組負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批意見：審批人：日期：審批部門：表4：采購驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)采購訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同編號(hào)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收項(xiàng)目及結(jié)果：（可附頁或照片）驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（不合格描述：）需求部門驗(yàn)收人簽字：技術(shù)部驗(yàn)收人簽字（如需）：采購部驗(yàn)收人簽字：日期：倉儲(chǔ)部入庫簽字（如需）：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）需求明確性需求部門必須清晰、準(zhǔn)確地填寫采購需求，避免因參數(shù)模糊導(dǎo)致采購物品/服務(wù)與實(shí)際需求不符，造成資源浪費(fèi)。技術(shù)參數(shù)需經(jīng)技術(shù)部或使用部門確認(rèn)，避免“拍腦袋”提需求。（二）供應(yīng)商選擇的合規(guī)性嚴(yán)禁指定供應(yīng)商或與供應(yīng)商串通，保證詢價(jià)/招標(biāo)過程公平、公正、公開。供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴(yán)格，杜絕“無證”或“超范圍”供應(yīng)商參與采購。（三）合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性合同條款需完整、明確，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，違約責(zé)任需對(duì)等。法務(wù)部必須參與合同評(píng)審，保證合同符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。（四）驗(yàn)收的獨(dú)立性驗(yàn)收小組需由需求部門、技術(shù)部、采購部等多方人員組成，避免“一人驗(yàn)收”，保證驗(yàn)收結(jié)果客觀公正。驗(yàn)收不合格的物品/服務(wù)，需及時(shí)處理并保留記錄，嚴(yán)禁“讓步接收”或“未驗(yàn)先用”（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。（五）付款的準(zhǔn)確性付款前需核對(duì)合同、訂單、驗(yàn)收單、合規(guī)票據(jù)等信息一致，保證“無單不付款、無票不付款”。嚴(yán)禁提前付款或超合同金額付款，特殊情況需經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理