采購流程審批標準化模板透明化操作版一、適用范圍與場景說明二、標準化操作流程詳解（一）第一步：需求發(fā)起與申請操作主體：需求部門申請人（如*明）操作內(nèi)容：明確采購需求：填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付時間、預(yù)算金額（需注明含稅/不含稅）及資金來源（如部門預(yù)算、專項預(yù)算）。附件準備：根據(jù)采購類型補充必要材料，如：辦公用品采購：提供部門領(lǐng)用記錄、庫存盤點表（說明現(xiàn)有庫存不足需補充）；設(shè)備采購：提供設(shè)備可行性分析報告、技術(shù)參數(shù)要求；服務(wù)類采購：提供服務(wù)需求說明書、過往合作評價（如有）。提交申請：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下流程將《采購申請表》及附件提交至需求部門負責(zé)人審批。關(guān)鍵節(jié)點：需求描述需清晰、具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品名及數(shù)量）；預(yù)算金額需符合企業(yè)預(yù)算管理制度，不得超預(yù)算申請。（二）第二步：部門初步審核操作主體：需求部門負責(zé)人（如*華）操作內(nèi)容：審核需求必要性：確認采購需求是否符合部門工作計劃、是否為非買不可（如可內(nèi)部調(diào)配、租賃或延遲采購需注明原因）。審核預(yù)算合理性：核對預(yù)算金額與市場常規(guī)價格的匹配度，避免預(yù)算虛高或不足。審核材料完整性：檢查《采購申請表》及附件是否齊全、填寫是否規(guī)范。審批結(jié)果處理：通過：在OA系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至采購部門；不通過：注明駁回原因（如“需求不緊急”“預(yù)算超標”），退回申請人修改后重新提交。時限要求：1個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即維修）可縮短至4小時內(nèi)。（三）第三步：采購部門復(fù)核操作主體：采購專員（如磊）、采購經(jīng)理（如靜）操作內(nèi)容：需求合規(guī)性復(fù)核：確認采購需求是否符合企業(yè)采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需要公開招標）。市場調(diào)研與供應(yīng)商初步篩選：小額采購（如金額≤5000元）：至少詢價2家供應(yīng)商，提供《詢價記錄表》（含供應(yīng)商名稱、報價、產(chǎn)品規(guī)格、交付周期）；大額采購（如金額＞5000元）：啟動供應(yīng)商尋源流程，要求供應(yīng)商提供資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)），必要時進行現(xiàn)場考察。審批結(jié)果處理：復(fù)核通過：將《采購申請表》《詢價記錄表》及供應(yīng)商資質(zhì)材料一并流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；復(fù)核不通過：如需求不符合政策或供應(yīng)商資質(zhì)不足，注明原因退回需求部門，或建議調(diào)整采購方案。時限要求：小額采購1個工作日內(nèi)完成，大額采購3個工作日內(nèi)完成（特殊情況可延長，但需提前告知需求部門）。（四）第四步：財務(wù)預(yù)算復(fù)核操作主體：財務(wù)專員（如佳）、財務(wù)經(jīng)理（如強）操作內(nèi)容：預(yù)算額度核對：確認采購預(yù)算是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)，是否已履行預(yù)算調(diào)整程序（如超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整申請表》）。成本合理性審核：結(jié)合采購部門提供的《詢價記錄表》，評估采購價格是否公允，是否存在虛高報價。付款方式審核：根據(jù)企業(yè)財務(wù)制度，確認付款方式（如預(yù)付款比例、貨到付款、分期付款）是否符合規(guī)定。審批結(jié)果處理：復(fù)核通過：在《采購申請表》上簽署“預(yù)算復(fù)核通過”意見，流轉(zhuǎn)至分級審批節(jié)點；復(fù)核不通過：如預(yù)算不足或價格異常，退回采購部門或需求部門補充說明，必要時調(diào)整采購方案。時限要求：1個工作日內(nèi)完成，涉及預(yù)算調(diào)整的需2個工作日內(nèi)完成。（五）第五步：分級審批操作主體：根據(jù)采購金額確定審批人（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）審批權(quán)限劃分（示例）：金額≤10000元：需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)經(jīng)理審批；10000元＜金額≤50000元：需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)經(jīng)理+分管副總審批；金額＞50000元：需求部門負責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理審批。操作內(nèi)容：審批人重點審核：采購需求的戰(zhàn)略匹配度、投入產(chǎn)出比、流程合規(guī)性。審批結(jié)果處理：審批通過：在OA系統(tǒng)中簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；審批不通過：注明具體原因（如“與年度計劃不符”“性價比過低”），終止采購流程，退回需求部門。時限要求：審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，緊急采購可開啟“綠色通道”，優(yōu)先處理。（六）第六步：采購執(zhí)行與過程管控操作主體：采購專員（如*磊）操作內(nèi)容：供應(yīng)商確定：根據(jù)審批通過的采購方案，與選定供應(yīng)商簽訂《采購合同》（需注明質(zhì)量標準、交付時間、驗收方式、違約責(zé)任等條款）。訂單下達：通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購細節(jié)（如數(shù)量、規(guī)格、交付地址）。進度跟蹤：實時跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，如遇延期風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足），及時向采購經(jīng)理及需求部門反饋，協(xié)調(diào)解決方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付時間）。關(guān)鍵要求：采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定專人）審核無誤后方可簽訂；所有采購執(zhí)行過程需在OA系統(tǒng)中記錄，保證留痕。（七）第七步：驗收與入庫操作主體：需求部門驗收人（如偉）、倉庫管理員（如芳）操作內(nèi)容：實物驗收：需求部門對照《采購訂單》《合同》要求，對物品/服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格進行驗收，填寫《驗收單》（如為服務(wù)類采購，需提供《服務(wù)驗收報告》，說明服務(wù)效果是否達標）。入庫管理：倉庫管理員核對《驗收單》與實物信息，辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并在ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息。異常處理：如驗收不合格（如數(shù)量不符、質(zhì)量不達標），需在《驗收單》中注明原因，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠，同時暫停付款流程。時限要求：收到貨物后2個工作日內(nèi)完成驗收，緊急采購（如生產(chǎn)急需物料）可驗收后1個工作日內(nèi)完成。（八）第八步：付款與資料歸檔操作主體：財務(wù)專員（如佳）、采購專員（如磊）操作內(nèi)容：付款申請：采購專員憑《采購申請表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等材料，向財務(wù)部門提交《付款申請單》。財務(wù)審核：財務(wù)專員核對單據(jù)一致性（如合同金額與發(fā)票金額、驗收數(shù)量與付款數(shù)量是否匹配），確認無誤后安排付款。資料歸檔：采購專員將《采購申請表》《審批記錄表》《詢價記錄表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料整理成冊，按月度歸檔至檔案管理部門，保存期限不少于5年。關(guān)鍵要求：發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭、稅號等信息需與企業(yè)信息一致；付款前需確認供應(yīng)商賬戶信息無誤，避免錯付。三、核心模板表格設(shè)計（一）采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□辦公用品□生產(chǎn)物料□設(shè)備□服務(wù)類□其他（請注明）預(yù)算金額（大寫）______________________（小寫）￥______資金來源□部門預(yù)算□專項預(yù)算□其他（請注明）期望交付時間______年_月_日采購需求明細（可附頁）：品名：______________________規(guī)格型號：______________________數(shù)量：______________________用途：______________________技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求：______________________附件清單（可附頁）：□需求說明□市場詢價單□技術(shù)參數(shù)文件□其他：______________________申請人簽字：______________部門負責(zé)人意見：______________（簽字/日期）（簽字/日期）（二）采購審批進度表申請編號采購品名預(yù)算金額當(dāng)前環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間CG-2024-001辦公電腦15000元部門審核*華同意2024-03-0109:30采購復(fù)核*磊需補充3家供應(yīng)商報價2024-03-0114:20財務(wù)復(fù)核*佳預(yù)算復(fù)核通過2024-03-0210:15分級審批*強同意2024-03-0216:00執(zhí)行中---（三）采購執(zhí)行記錄表申請編號供應(yīng)商名稱合同編號采購數(shù)量單價（元）總金額（元）交付日期驗收情況付款狀態(tài)CG-2024-001科技有限公司HT-2024-00510臺4500450002024-03-10合格（*偉簽字）已付全款四、操作關(guān)鍵要點提示（一）預(yù)算與成本控制嚴格執(zhí)行預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前履行預(yù)算調(diào)整程序，不得擅自采購。大額采購（＞20000元）必須進行市場調(diào)研，至少對比3家供應(yīng)商報價，保證性價比最優(yōu)。（二）流程時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，非特殊情況不得拖延；如需延長，需提前告知申請人并說明原因。緊急采購需求需由需求部門負責(zé)人標注“緊急”并說明理由，啟動快速審批通道（各環(huán)節(jié)審批時限縮短50%）。（三）材料規(guī)范與完整性《采購申請表》需填寫完整，不得漏填項；附件（如詢價單、技術(shù)參數(shù)）需與申請內(nèi)容一致，保證信息真實。驗收環(huán)節(jié)需由需求部門與倉庫共同簽字確認，服務(wù)類采購需附服務(wù)使用部門的效果評價。（四