行政機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范行政機(jī)關(guān)檔案承載著政務(wù)運(yùn)行的歷史軌跡，是決策參考、權(quán)益維護(hù)、歷史研究的核心依據(jù)。規(guī)范檔案管理工作，既是貫徹《中華人民共和國檔案法》的法定要求，也是提升機(jī)關(guān)治理效能、保障信息安全的現(xiàn)實(shí)需要。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從全流程管理視角梳理行政機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范要點(diǎn)，為實(shí)務(wù)操作提供參考。一、檔案管理的基本原則檔案管理需以“合規(guī)、閉環(huán)、安全、高效”為導(dǎo)向，構(gòu)建科學(xué)管理體系：依法管理原則：以《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》為綱領(lǐng)，明確歸檔范圍、保管期限、利用權(quán)限等法定要求，確保管理行為合規(guī)。全生命周期管理：覆蓋檔案“形成—收集—整理—保管—利用—鑒定—銷毀”全流程，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管控。安全與利用并重：在保障檔案實(shí)體安全、信息安全的前提下，優(yōu)化利用機(jī)制，發(fā)揮檔案的憑證與參考價(jià)值。信息化賦能：推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建電子檔案管理體系，提升管理效率與共享水平。二、檔案的收集與整理檔案收集與整理是管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，需做到“應(yīng)歸盡歸、規(guī)范有序”。（一）收集范圍與要求行政機(jī)關(guān)檔案收集應(yīng)涵蓋文書類（公文、會(huì)議記錄、調(diào)研材料等）、業(yè)務(wù)類（審批文件、執(zhí)法記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、音像類（照片、視頻、錄音）、實(shí)物類（獎(jiǎng)牌、證書、印章模）及電子類（郵件、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)日志）等。需建立“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的歸檔責(zé)任制，明確各部門歸檔清單，要求文件材料“應(yīng)歸盡歸”，杜絕遺漏。（二）整理規(guī)范1.分類：采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”分類法，結(jié)合機(jī)關(guān)職能特點(diǎn)確定分類方案，確保邏輯清晰。2.編號(hào)與編目：對歸檔文件逐件編號(hào)，編制《歸檔文件目錄》，包含文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任者等核心要素；電子檔案需同步建立元數(shù)據(jù)目錄。3.裝訂與裝盒：紙質(zhì)檔案以“件”為單位裝訂，去除金屬物，采用無酸紙裝訂；裝盒時(shí)按編號(hào)順序排列，填寫盒脊與備考表，注明缺損、修改情況。三、檔案的保管與防護(hù)檔案保管需兼顧實(shí)體安全與信息安全，構(gòu)建“人防+技防”的防護(hù)體系。（一）保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離潮濕、高溫、強(qiáng)磁場區(qū)域，溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；配備恒溫恒濕設(shè)備、防火（煙感報(bào)警器、滅火器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防蟲（防蟲藥、定期消殺）設(shè)施，定期檢查維護(hù)。（二）實(shí)體安全管理建立檔案出入庫登記制度，借閱、移交需履行審批手續(xù)；定期開展檔案清點(diǎn)，核對數(shù)量、完好度，對破損檔案及時(shí)修復(fù)（如修裱、數(shù)字化備份）；涉密檔案單獨(dú)保管，執(zhí)行“雙人雙鎖”“密件密放”制度。（三）電子檔案安全電子檔案采用“異質(zhì)備份”（如磁帶、光盤、云端），定期檢測存儲(chǔ)介質(zhì)；設(shè)置訪問權(quán)限，區(qū)分“只讀”“編輯”“管理”等角色，操作留痕；應(yīng)對系統(tǒng)漏洞、病毒攻擊，定期開展安全演練。四、檔案的利用與開發(fā)檔案利用需平衡“服務(wù)需求”與“安全底線”，釋放檔案價(jià)值。（一）利用流程內(nèi)部利用：憑工作證或?qū)徟鷨尾殚啠瑥?fù)制需登記用途；外部利用：依《政府信息公開條例》，對非涉密檔案提供查詢，涉密檔案需經(jīng)保密審查。利用過程中禁止涂改、抽取檔案，確需摘錄的需注明出處。（二）開發(fā)與編研結(jié)合機(jī)關(guān)工作需求，編制《大事記》《政策匯編》《案例集》等編研成果；利用大數(shù)據(jù)分析檔案數(shù)據(jù)，為決策提供歷史參考（如統(tǒng)計(jì)歷年審批量、執(zhí)法頻次）。五、檔案信息化建設(shè)以數(shù)字化、智能化為抓手，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。（一）電子檔案管理系統(tǒng)搭建符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“收—管—用”全流程線上化；系統(tǒng)需具備元數(shù)據(jù)管理、全文檢索、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能。（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)字化制定數(shù)字化方案，優(yōu)先對高頻利用、易損毀檔案進(jìn)行掃描；數(shù)字化成果需與紙質(zhì)檔案“一一對應(yīng)”，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，確?！皵?shù)實(shí)同源”。（三）數(shù)據(jù)共享與協(xié)同對接政務(wù)信息資源共享平臺(tái)，推動(dòng)跨部門檔案信息互通（如與人社、稅務(wù)部門共享審批檔案）；在安全前提下，向社會(huì)開放非涉密檔案的在線查詢服務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制通過“監(jiān)督—整改—提升”閉環(huán)管理，保障工作質(zhì)效。（一）內(nèi)部監(jiān)督成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期檢查歸檔及時(shí)性、整理規(guī)范性、保管安全性；將檔案工作納入部門績效考核，與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤。（二）問題整改對檢查發(fā)現(xiàn)的問題（如歸檔不全、保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)），下達(dá)整改通知書，明確整改時(shí)限與責(zé)任人，跟蹤復(fù)查直至閉環(huán)。（三）培訓(xùn)與提升定期組織檔案員培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋法規(guī)解讀、系統(tǒng)操作、修復(fù)技術(shù)等；鼓勵(lì)參加行業(yè)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)優(yōu)化工作方法。結(jié)語行政機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性