2026年塑料制品公司運輸過程跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司貨物運輸過程跟蹤管理，實時掌握貨物運輸狀態(tài)，防范貨物丟失、破損、延遲交付等風險，保障塑料原材料（如塑料粒子、助劑）、塑料制品成品運輸安全，提升客戶服務質量，結合塑料制品運輸特性（部分產(chǎn)品需防潮、防壓）及行業(yè)物流管理慣例，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有貨物運輸場景，包括原材料采購運輸、成品銷售運輸（含國內(nèi)配送、跨區(qū)域運輸），涉及物流部門、采購部門、銷售部門、倉儲部門、安全管理部門及所有參與運輸管理的人員，各部門及人員須嚴格遵照執(zhí)行。第三條運輸過程跟蹤管理遵循“實時監(jiān)控、責任明確、風險預警、閉環(huán)管理”的原則，確保運輸全流程可追溯，符合《中華人民共和國道路運輸條例》《物流術語》（GB/T18354）等國家相關法規(guī)與標準，嚴禁運輸商擅自變更路線、延遲反饋運輸信息等行為。第四條本制度執(zhí)行過程中不泄露公司具體運輸路線、合作物流商名稱、客戶信息、貨物具體數(shù)量及價值等敏感信息，所有表述均為通用管理規(guī)范，確保脫敏后仍具備完整的跟蹤管理邏輯與實操性。第二章組織職責第五條公司成立運輸過程跟蹤管理小組（以下簡稱“跟蹤小組”），由公司分管物流的負責人擔任組長，物流部門負責人為副組長，采購專員、銷售專員、倉儲管理員、安全管理專員為組員，統(tǒng)籌運輸跟蹤管理工作。第六條跟蹤小組主要職責：（一）審定運輸跟蹤管理標準、跟蹤頻次及信息反饋要求；（二）協(xié)調(diào)解決運輸跟蹤中的跨部門問題（如運輸異常處置、信息同步延遲）；（三）組織運輸異常事故的調(diào)查與處理，制定整改措施；（四）每季度評估運輸跟蹤管理成效，推動跟蹤工具優(yōu)化與人員業(yè)務能力提升。第七條物流部門職責：（一）負責運輸跟蹤的核心管理工作，選擇具備實時跟蹤能力的合規(guī)運輸商，簽訂運輸合同明確跟蹤義務；（二）建立“公司物流管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)貨物運輸信息（位置、狀態(tài)、時效）的實時錄入與查詢；（三）安排專人負責運輸跟蹤，按頻次收集運輸信息，更新至管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)異常立即協(xié)調(diào)處置；（四）對接運輸商與相關部門，同步運輸進度，確保采購、銷售、倉儲部門及時獲取貨物狀態(tài)；（五）留存運輸跟蹤記錄（位置截圖、溝通記錄、異常處置單），建立運輸跟蹤檔案，保存期限不低于3年。第八條采購部門職責：（一）在原材料采購時，向物流部門提供運輸需求（如到貨時間、貨物防潮要求），協(xié)助確認跟蹤重點；（二）查詢原材料運輸進度，與供應商、物流部門對接，確認到貨時間，提前通知倉儲部門準備接收；（三）若原材料運輸出現(xiàn)異常（如延遲、貨損），配合物流部門與供應商溝通，推動問題解決；（四）接收原材料后，反饋驗收結果至物流部門，作為運輸跟蹤閉環(huán)的依據(jù)。第九條銷售部門職責：（一）在成品銷售時，向物流部門提供客戶接收信息（如地址、聯(lián)系人、接收時間要求），明確客戶對運輸跟蹤的需求；（二）向客戶同步運輸跟蹤信息（如“貨物已發(fā)出，預計3天到達”），提升客戶體驗；（三）若成品運輸出現(xiàn)異常，及時安撫客戶，配合物流部門處置（如安排補貨、協(xié)商延遲賠付）；（四）接收客戶驗收反饋后，同步至物流部門，完成運輸跟蹤閉環(huán)。第十條倉儲部門職責：（一）貨物出庫時，核對貨物信息（品名、規(guī)格、數(shù)量），粘貼唯一跟蹤碼（關聯(lián)物流管理系統(tǒng)），移交運輸商；（二）根據(jù)物流部門提供的運輸跟蹤信息，提前做好貨物接收準備（如原材料入庫倉位、成品卸貨場地）；（三）貨物到達后，按跟蹤信息核對貨物，檢查是否有破損、短缺，記錄驗收結果，反饋至物流部門；（四）若發(fā)現(xiàn)貨物破損、短缺，協(xié)助物流部門留存證據(jù)（如照片、視頻），便于后續(xù)理賠。第十一條安全管理部門職責：（一）評估運輸過程中的安全風險（如長途運輸?shù)呢浳锓雷o、惡劣天氣的運輸安全），制定防范措施；（二）監(jiān)督物流部門運輸跟蹤管理制度執(zhí)行情況，每月開展一次抽查，對違規(guī)行為（如跟蹤信息未及時更新）提出整改要求；（三）參與運輸異常事故（如交通事故、貨物丟失）的調(diào)查，提供安全評估意見與處置建議；（四）每半年組織一次運輸安全與跟蹤管理培訓，提升相關人員風險防范與應急處置能力。第三章運輸前跟蹤準備第十二條運輸計劃與跟蹤方案制定：（一）物流部門根據(jù)采購需求（原材料）或銷售需求（成品），在貨物出庫前1個工作日制定運輸計劃，明確運輸方式（公路、鐵路等）、預計運輸時長、途經(jīng)節(jié)點（如“XX省XX市中轉”）、跟蹤頻次（如“每4小時更新一次位置”）；（二）針對特殊貨物（如需防潮的塑料粒子、易損的成品件），制定專項跟蹤方案，增加跟蹤頻次（如“每2小時更新一次貨物溫濕度”），明確防護要求（如“車廂需密封、鋪防潮膜”）。第十三條運輸商與跟蹤工具確認：（一）物流部門選擇運輸商時，要求其具備實時跟蹤能力（如配備GPS定位設備、支持手機APP反饋信息），提供跟蹤工具使用說明；（二）與運輸商約定信息反饋責任，明確“運輸前1小時確認發(fā)車信息、運輸中按頻次反饋位置與貨物狀態(tài)、到達前2小時通知接收方”的要求；（三）在物流管理系統(tǒng)中錄入運輸商信息、跟蹤工具鏈接（如GPS定位查詢地址），確保相關部門可便捷查詢。第十四條貨物標識與信息錄入：（一）倉儲部門在貨物出庫前，為每批次貨物粘貼唯一跟蹤碼（含二維碼或編號），跟蹤碼關聯(lián)貨物信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、出庫時間）；（二）物流部門將貨物信息、運輸計劃、運輸商信息錄入物流管理系統(tǒng)，生成運輸跟蹤單，同步至采購、銷售、倉儲部門，確保各部門可查詢。第四章運輸中實時跟蹤管理第十五條跟蹤頻次與內(nèi)容：（一）短途運輸（≤200公里）：每2小時更新一次運輸信息，內(nèi)容包括當前位置、預計到達時間、貨物外觀狀態(tài)（如“無破損”）；（二）長途運輸（＞200公里）：每4小時更新一次位置信息，每日固定時間（如10:00、16:00）反饋貨物狀態(tài)（如“溫濕度正常、貨物無移位”）；（三）特殊貨物：每2小時更新一次專項信息（如防潮貨物的溫濕度、易損貨物的防護狀態(tài)），確保無安全隱患。第十六條跟蹤信息收集與更新：（一）物流部門安排專人負責跟蹤，通過運輸商反饋（如電話、APP推送）、GPS定位查詢等方式收集信息，在30分鐘內(nèi)錄入物流管理系統(tǒng)；（二）系統(tǒng)實時顯示貨物位置（地圖標注）、運輸進度（如“已完成60%路程”）、異常提示（如“偏離路線”），相關部門可通過系統(tǒng)查詢；（三）若運輸商未按約定反饋信息，物流部門須在1小時內(nèi)聯(lián)系運輸商，查明原因并督促反饋，確保跟蹤不中斷。第十七條運輸異常處置：（一）若發(fā)現(xiàn)運輸延遲（如“預計到達時間延遲2小時以上”），物流部門立即聯(lián)系運輸商，查明原因（如“堵車、車輛故障”），制定應對措施（如“更換車輛、調(diào)整路線”），同步至采購或銷售部門，必要時通知客戶；（二）若發(fā)現(xiàn)貨物異常（如“溫濕度超標、包裝破損”），物流部門要求運輸商立即停止運輸，采取補救措施（如“更換防潮膜、加固包裝”），留存證據(jù)，同時協(xié)調(diào)安全管理部門評估風險，避免損失擴大；（三）若發(fā)生重大異常（如交通事故、貨物丟失），物流部門立即啟動應急預案，上報跟蹤小組，聯(lián)系交警、保險公司，組織人員趕赴現(xiàn)場處置，同時通知采購或銷售部門，做好客戶安撫與后續(xù)補貨準備；（四）所有異常處置過程均需記錄在《運輸異常處置單》，錄入物流管理系統(tǒng)，作為后續(xù)運輸商評估的依據(jù)。第五章運輸后跟蹤閉環(huán)第十八條貨物驗收與信息核對：（一）貨物到達后，倉儲部門（原材料）或客戶（成品）按物流管理系統(tǒng)中的跟蹤信息核對貨物（品名、規(guī)格、數(shù)量），檢查外觀是否有破損、短缺；（二）若驗收合格，倉儲部門或客戶在物流管理系統(tǒng)中確認“已接收”，反饋驗收結果（如“合格，無異?！保?；（三）若驗收不合格（破損、短缺），倉儲部門或客戶留存證據(jù)（照片、視頻），反饋至物流部門，物流部門協(xié)調(diào)運輸商與保險公司理賠。第十九條跟蹤記錄歸檔：（一）物流部門在運輸跟蹤閉環(huán)后3個工作日內(nèi)，整理運輸全程記錄（運輸計劃、跟蹤信息截圖、異常處置單、驗收結果），歸入運輸跟蹤檔案；（二）檔案按運輸日期、貨物類型分類存放，便于后續(xù)查詢（如客戶投訴追溯、運輸商評估）。第二十條運輸商評估：（一）物流部門每月根據(jù)運輸跟蹤數(shù)據(jù)（跟蹤信息準確率、異常發(fā)生率、處置及時率）評估運輸商，分為“優(yōu)秀、合格、不合格”三個等級；（二）對優(yōu)秀運輸商，增加合作頻次；對不合格運輸商（如“異常發(fā)生率超過10%”），暫停合作，要求整改，整改不達標則終止合作。第六章監(jiān)督考核與附則第二十一條監(jiān)督檢查：（一）跟蹤小組每月對運輸跟蹤管理工作進行檢查，內(nèi)容包括跟蹤信息更新及時性、異常處置有效性、檔案完整性；（二）安全管理部門每月抽查物流管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄，檢查是否存在“跟蹤信息缺失、異常未處置”等問題，對違規(guī)部門提出整改要求，限期整改。第二十二條考核機制：（一）物流部門：考核指標包括跟蹤信息準確率（目標值≥98%）、異常處置及時率（目標值≥95%）、客戶滿意度（目標值≥90分）；（二）采購、銷售、倉儲部門：考核指標包括信息反饋及時性（目標值≥98%）、驗收記錄完整性（目標值100%）；（三）考核結果與績效掛鉤，對連續(xù)3個月考核達標的部門或個人給予獎勵；對考核不達標、造成損失（如跟蹤不及時導致貨物丟失）的，給予通報批評