2026年有色金屬公司采購申請審批流程管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司采購申請與審批工作，明確采購流程各環(huán)節(jié)要求，控制采購成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營所需物資、服務及時供應，防范采購風險，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)所有采購活動的申請與審批流程，包括但不限于生產(chǎn)用原材料（如金屬礦石、輔料等）、設備及配件、辦公物資、工程服務、技術(shù)服務、咨詢服務等采購項目。特殊采購項目（如應急采購、單一來源采購）若需調(diào)整流程，需經(jīng)公司采購管理委員會審批后，按專項方案執(zhí)行。第三條基本原則需求導向原則：采購申請需基于公司實際生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設或管理需求，嚴禁無需求、超需求申請采購，確保資源合理配置。合規(guī)性原則：采購申請與審批流程需符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司財務、審計等相關(guān)管理制度，嚴禁違規(guī)操作。權(quán)責清晰原則：明確各部門、各崗位在采購申請、審核、審批環(huán)節(jié)的職責，確保流程順暢、責任可追溯。效率與風險平衡原則：在保障審批規(guī)范的前提下，優(yōu)化流程節(jié)點，提高采購效率；同時強化風險管控，防范采購過程中的廉潔風險、質(zhì)量風險、成本風險。預算控制原則：采購申請需在公司年度預算范圍內(nèi)提出，無預算或超預算的采購申請，需按預算調(diào)整流程補充審批后，方可進入采購申請環(huán)節(jié)。第二章采購申請前期準備第四條需求確認申請部門需根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度、庫存狀況或管理需求，提前梳理采購需求，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨（服務）時間、交貨地點、預算金額等關(guān)鍵信息。涉及生產(chǎn)用原材料采購的，申請部門需結(jié)合生產(chǎn)消耗定額、庫存余量及未來3個月生產(chǎn)計劃，計算合理采購數(shù)量，避免庫存積壓或短缺；涉及設備采購的，需提供設備選型論證報告，說明采購設備的必要性、技術(shù)先進性及性價比；涉及服務采購的，需明確服務范圍、服務標準及驗收要求。申請部門需對采購需求的真實性、合理性負責，組織相關(guān)技術(shù)人員（如生產(chǎn)技術(shù)部門、設備管理部門人員）對采購技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準進行確認，確保需求描述準確、無歧義。第五條預算核對申請部門在提交采購申請前，需核對該采購項目是否納入公司年度預算。若在預算范圍內(nèi)，需注明預算科目及預算金額；若未納入預算或超出預算額度，需按公司《預算管理辦法》向財務部門提交預算調(diào)整申請，經(jīng)預算管理委員會審批通過后，方可發(fā)起采購申請。財務部門需配合申請部門進行預算核對，提供預算執(zhí)行情況查詢服務，對無預算、超預算且未完成預算調(diào)整審批的采購需求，及時告知申請部門暫緩發(fā)起采購申請。第六條供應商初步篩選（如需）對于金額較大（具體金額標準由公司另行制定）或技術(shù)復雜的采購項目，申請部門可在提交采購申請前，聯(lián)合采購部門對潛在供應商進行初步篩選，了解供應商資質(zhì)、供應能力、產(chǎn)品質(zhì)量、報價范圍等信息，形成初步供應商推薦名單，作為采購申請的附件材料，為后續(xù)采購實施提供參考。初步篩選過程需遵守公平公正原則，不得排斥潛在合格供應商，篩選結(jié)果僅作為采購申請的輔助依據(jù)，不影響后續(xù)正式采購流程中的供應商選擇。第三章采購申請?zhí)峤慌c審核第七條采購申請?zhí)峤簧暾埐块T完成需求確認、預算核對后，需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交《采購申請表》，并上傳相關(guān)附件材料，包括但不限于：技術(shù)參數(shù)確認單、預算調(diào)整審批文件（如需）、初步供應商推薦名單（如需）、設備選型論證報告（如需）、服務需求說明書（如需）等?！恫少徤暾埍怼沸栌缮暾埐块T負責人簽字確認（系統(tǒng)中電子簽字或線下紙質(zhì)簽字后掃描上傳，具體形式由公司統(tǒng)一規(guī)定），確保申請內(nèi)容真實、完整，符合本制度要求。申請部門需對附件材料的真實性、有效性負責，確保附件文件清晰、可查閱，無虛假信息或無效證明材料。第八條部門內(nèi)部審核對于規(guī)模較大或涉及多崗位協(xié)作的申請部門，可建立部門內(nèi)部審核機制，由申請崗位提交采購申請后，先經(jīng)部門內(nèi)部相關(guān)崗位（如技術(shù)崗、成本崗）審核，再由部門負責人最終確認。部門內(nèi)部審核重點包括：采購需求是否必要、技術(shù)參數(shù)是否準確、預算金額是否合理、附件材料是否齊全，審核通過后，由部門負責人提交至下一審核環(huán)節(jié)；審核不通過的，退回申請崗位修改完善后重新提交。第九條相關(guān)職能部門審核采購申請經(jīng)申請部門負責人確認后，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進行審核，各部門審核職責如下：采購部門：審核采購需求描述是否清晰、完整，是否符合采購管理相關(guān)規(guī)定；審核初步供應商推薦名單（如需）是否合規(guī)；評估采購實施難度及周期，判斷是否需調(diào)整采購方式（如公開招標、邀請招標、競爭性談判等），并在審核意見中注明。技術(shù)部門（如需）：針對涉及技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準的采購項目，審核技術(shù)要求是否合理、是否符合公司生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范，對技術(shù)描述不明確或存在風險的，提出修改建議。質(zhì)量部門（如需）：針對涉及產(chǎn)品質(zhì)量的采購項目（如原材料、設備），審核質(zhì)量標準是否明確、是否可檢驗，評估質(zhì)量風險，提出質(zhì)量管控建議（如檢驗方式、驗收標準）。財務部門：審核采購項目預算是否合規(guī)，預算金額是否準確，預算調(diào)整審批是否完成（如需），判斷采購資金是否有保障，對預算不符的采購申請，提出暫緩或調(diào)整建議。各職能部門需在收到采購申請后的3個工作日內(nèi)完成審核（特殊情況需延長審核時間的，需提前告知申請部門及采購部門，延長時間不得超過2個工作日），審核通過的，流轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié)；審核不通過的，需在系統(tǒng)中注明退回理由，退回申請部門修改完善后重新提交。各職能部門審核意見需明確、具體，不得僅標注“不同意”而不說明理由，確保申請部門能夠清晰了解問題所在，高效完成修改。第四章采購審批流程第十條審批權(quán)限劃分公司根據(jù)采購項目的金額、性質(zhì)、風險等級，劃分不同的審批權(quán)限，明確各級審批人及審批范圍，具體審批權(quán)限表由公司采購管理委員會制定并定期更新，確保審批權(quán)限清晰、無重疊或遺漏。審批權(quán)限分為以下層級（示例，具體以公司實際制定的權(quán)限表為準）：部門負責人審批：適用于金額較小、風險較低的常規(guī)采購項目（如辦公物資采購）。分管領導審批：適用于金額中等、涉及部門協(xié)作的采購項目（如生產(chǎn)輔料采購、小型設備配件采購）?？偨?jīng)理審批：適用于金額較大、對生產(chǎn)經(jīng)營有重要影響的采購項目（如主要原材料批量采購、中型設備采購）。董事會審批：適用于金額巨大、涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展的采購項目（如大型生產(chǎn)線設備采購、重大工程服務采購）。審批權(quán)限劃分需符合公司治理結(jié)構(gòu)要求，避免審批權(quán)限過于集中或分散，確保審批效率與風險管控相平衡。第十一條逐級審批流程采購申請經(jīng)相關(guān)職能部門審核通過后，根據(jù)審批權(quán)限劃分，自動流轉(zhuǎn)至對應的審批人進行逐級審批。審批人需在收到采購申請后的5個工作日內(nèi)完成審批（金額巨大或情況復雜的采購項目，審批時間可延長至10個工作日，需提前告知申請部門及采購部門），審批時需重點關(guān)注：采購需求的必要性、預算的合規(guī)性、審核意見的落實情況、采購方式的合理性等。審批通過的，若已達到最終審批層級，采購申請生效，由采購部門接收并啟動后續(xù)采購實施流程；若未達到最終審批層級，流轉(zhuǎn)至下一審批人繼續(xù)審批。審批不通過的，審批人需在系統(tǒng)中詳細注明退回理由，退回至申請部門或上一審核/審批環(huán)節(jié)，由相關(guān)部門修改完善后重新提交。第十二條特殊情況處理應急采購審批：因生產(chǎn)突發(fā)故障、安全事故、自然災害等緊急情況，需立即采購物資或服務以保障生產(chǎn)安全、減少損失的，可啟動應急采購審批流程。申請部門可先口頭向分管領導匯報，經(jīng)同意后先行組織采購，同時在24小時內(nèi)補提《采購申請表》，注明“應急采購”字樣，相關(guān)審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成，確保應急需求及時滿足。單一來源采購審批：因采購項目具有特殊性（如只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況無法從其他供應商處采購等），需采用單一來源采購方式的，申請部門需在《采購申請表》中注明單一來源采購理由，并提交相關(guān)證明材料（如供應商唯一性證明、緊急情況說明等），經(jīng)采購部門、財務部門審核后，報更高層級審批人（具體層級由公司規(guī)定）審批，審批通過后方可實施單一來源采購。采購申請修改與撤回：采購申請?zhí)峤缓蟆⑽赐瓿勺罱K審批前，申請部門如需修改申請內(nèi)容（如調(diào)整數(shù)量、金額、技術(shù)參數(shù)等），需提交《采購申請修改說明》，經(jīng)原審核部門審核通過后，重新進入審批流程；如需撤回采購申請，需提交《采購申請撤回申請》，經(jīng)部門負責人確認后，終止審批流程。第五章審批后管理第十三條采購申請生效與流轉(zhuǎn)采購申請經(jīng)最終審批人審批通過后，自動生效，系統(tǒng)生成帶審批編號的《采購申請表》，發(fā)送至采購部門及申請部門，作為采購實施的依據(jù)。采購部門需在收到生效的《采購申請表》后，及時與申請部門溝通，確認采購需求細節(jié)，制定采購實施計劃，啟動供應商選擇、詢價、招標等采購流程，確保按《采購申請表》中的交貨（服務）時間完成采購。申請部門需配合采購部門開展采購實施工作，及時提供補充資料，解答采購過程中關(guān)于需求描述的疑問，參與供應商評審、合同談判等環(huán)節(jié)（如需）。第十四條采購申請變更與重新審批采購申請生效后，若因生產(chǎn)計劃調(diào)整、技術(shù)標準更新、市場變化等原因，需變更采購內(nèi)容（如調(diào)整采購數(shù)量、金額、技術(shù)參數(shù)、交貨時間等），需由申請部門提交《采購申請變更單》，說明變更理由及變更內(nèi)容，并上傳相關(guān)證明材料（如生產(chǎn)計劃調(diào)整通知、技術(shù)標準更新文件等）?！恫少徤暾堊兏鼏巍沸璋丛少徤暾埖膶徍恕徟鞒虉?zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門審核、對應層級審批人審批通過后，方可變更采購內(nèi)容。若變更內(nèi)容涉及預算調(diào)整，需先完成預算調(diào)整審批。對于變更后采購金額超出原審批權(quán)限的，需按新的金額對應的審批權(quán)限重新履行審批流程，確保審批權(quán)限與采購金額匹配。第十五條采購申請歸檔采購項目完成后（包括物資驗收合格、服務交付完成、款項支付完畢），采購部門需將《采購申請表》及相關(guān)附件材料（審核意見、審批文件、變更單、合同、驗收報告等）整理歸檔，形成完整的采購檔案。采購檔案需按公司《檔案管理辦法》進行保管，保管期限不少于采購項目完成后3年，其中涉及重大采購項目（如大型設備采購、重大工程服務采購）的檔案，保管期限不少于10年。申請部門、財務部門、審計部門等可根據(jù)工作需要，查閱采購檔案，查閱時需遵守檔案查閱管理規(guī)定，辦理查閱手續(xù)，不得擅自復制、涂改或損壞檔案材料。第六章責任與監(jiān)督第十六條部門與崗位責任申請部門：對采購需求的真實性、合理性、必要性負責；對《采購申請表》及附件材料的完整性、準確性負責；對采購申請變更、撤回的合規(guī)性負責；配合采購部門完成采購實施及驗收工作。若因需求不實、材料虛假或配合不力導致采購延誤、成本增加或質(zhì)量問題，申請部門負責人及相關(guān)責任人需承擔相應責任。采購部門：對采購申請審核的合規(guī)性、準確性負責；對采購審批流程的順暢性負責；對采購實施的規(guī)范性、及時性負責；對采購檔案歸檔的完整性、及時性負責。若因?qū)徍耸杪⒘鞒坦芸夭涣虿少弻嵤┎划攲е虏少忥L險，采購部門負責人及相關(guān)責任人需承擔相應責任。財務部門：對采購預算審核的準確性、合規(guī)性負責；對采購資金保障及支付的規(guī)范性負責；配合申請部門、采購部門開展預算核對、資金安排工作。若因預算核對錯誤、資金安排不當影響采購工作，財務部門相關(guān)責任人需承擔相應責任。技術(shù)、質(zhì)量等職能部門：對采購技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準審核的專業(yè)性、準確性負責；提供技術(shù)支持與質(zhì)量管控建議。若因?qū)徍耸д`導致采購物資或服務不符合技術(shù)、質(zhì)量要求，相關(guān)部門負責人及責任人需承擔相應責任。審批人：對審批決策的合規(guī)性、合理性負責，需充分了解采購項目情況，基于審核意見及公司規(guī)定做出審批決定。若因?qū)徟划攲е虏少忥L險或損失，審批人需承擔相應責任。第十七條監(jiān)督檢查公司審計部門需定期（每季度至少一次）對采購申請審批流程執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查：采購申請是否符合需求導向與預算控制原則、審核審批流程是否合規(guī)、權(quán)限是否匹配、附件材料是否完整、變更流程是否規(guī)范等，形成《采購申請審批流程監(jiān)督檢查報告》，上報公司管理層。財務部門在資金支付環(huán)節(jié)，需核對采購申請審批情況，對未經(jīng)審批或?qū)徟缓弦?guī)的采購項目，不得辦理支付手續(xù)，并及時向?qū)徲嫴块T及管理層報告。采購管理委員會需定期（每半年至少一次）對采購申請審批流程的合理性、效率性進行評估，根據(jù)實際運行情況及國家法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化，及時調(diào)整審批權(quán)限、優(yōu)化流程節(jié)點，確保制度的適用性與有效性。第十八條責任追究對于違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)部門負責人及責任人進行通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等處理；情節(jié)嚴重、造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，依法追究賠償責任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理：無需求、超需求發(fā)起采購申請，或提供虛假需求信息、虛假附件材料的；未經(jīng)預算核對或未完成預算調(diào)整審批，擅自發(fā)起采購申請的；在審核、審批環(huán)節(jié)敷衍塞責，未履行審核、審批職責，導致違規(guī)采購的；超越審批權(quán)限審批采購項目，或擅自變更已審批的采購內(nèi)容的；應急采購后未按規(guī)定補提申請，或單一來源采購未按規(guī)定提供證明材料的；未按規(guī)定歸檔采購檔案，或擅自銷毀、涂改、偽造采購檔案的；拒絕配合監(jiān)督檢查，或隱瞞違規(guī)事實、提供虛假材料的。責任追究過程需遵循公平、公正、公開原則，充分聽取當事人陳述與申辯，保障當事人合法權(quán)益，處理結(jié)果需及時告知當事人，并在公司內(nèi)部進行公示（涉及保密信息的除外）。第七章附則第十九條制度解釋權(quán)本制度由公司采購部門負責解釋，若各部門在制度執(zhí)行過程中存在疑問，可向采購部門咨詢，采