質(zhì)量管理體系內(nèi)審與自查工具模板類指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于各類組織實(shí)施質(zhì)量管理體系（如ISO9001、GB/T19001等）的內(nèi)部審核與自查工作，具體場景包括但不限于：體系文件發(fā)布后或重大變更（如組織架構(gòu)、流程調(diào)整）后的運(yùn)行有效性驗(yàn)證；定期（如每季度、每半年）對體系運(yùn)行狀況進(jìn)行全面檢查，保證持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)要求；外部審核（如認(rèn)證審核、監(jiān)督審核）前，預(yù)判潛在問題并完成整改；針對已發(fā)生的不符合項(xiàng)或客戶投訴，追溯體系漏洞并驗(yàn)證糾正措施有效性；新部門、新項(xiàng)目或新流程上線前的體系適配性評估。二、內(nèi)審與自查全流程操作指南（一）準(zhǔn)備階段：明確目標(biāo)與資源保障確定審核/自查范圍與目的明確本次檢查覆蓋的部門、流程、標(biāo)準(zhǔn)條款（如“覆蓋ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)第8章（運(yùn)行）全部條款，涉及生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、采購部”）；設(shè)定具體目標(biāo)（如“識別體系運(yùn)行中的薄弱環(huán)節(jié)，驗(yàn)證客戶投訴整改措施的落實(shí)情況”）。組建審核/自查團(tuán)隊(duì)選拔具備內(nèi)審員資質(zhì)或熟悉體系要求的人員，保證團(tuán)隊(duì)獨(dú)立性與專業(yè)性（如內(nèi)審組長由質(zhì)量經(jīng)理擔(dān)任，組員包括生產(chǎn)主管、技術(shù)工程師*等）；明確分工：組長負(fù)責(zé)整體策劃與報(bào)告審核，組員按部門/條款分配檢查任務(wù)，必要時(shí)邀請技術(shù)專家（如設(shè)備工程師*）參與專項(xiàng)檢查。收集與準(zhǔn)備文件資料收集體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單記錄等）、相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、外部審核報(bào)告、歷史不符合項(xiàng)清單等；編制《內(nèi)審/自查計(jì)劃》（見表1），明確審核時(shí)間、地點(diǎn)、人員、檢查內(nèi)容及方法，經(jīng)管理者代表*批準(zhǔn)后提前3天通知受檢部門。（二）實(shí)施階段：現(xiàn)場檢查與問題記錄首次會議召集審核組與受檢部門負(fù)責(zé)人，介紹審核目的、范圍、流程及時(shí)間安排，確認(rèn)溝通機(jī)制，解答疑問。現(xiàn)場檢查采用“文件查閱+現(xiàn)場觀察+人員訪談”相結(jié)合的方式：文件查閱：抽查記錄（如培訓(xùn)記錄、設(shè)備點(diǎn)檢表、不合格品處理單）是否完整、規(guī)范，是否符合體系文件要求；現(xiàn)場觀察：驗(yàn)證實(shí)際操作是否與作業(yè)指導(dǎo)書一致（如生產(chǎn)現(xiàn)場5S管理、檢驗(yàn)員檢測方法）；人員訪談：隨機(jī)抽取崗位人員（如操作工、質(zhì)檢員），詢問其對崗位職責(zé)、體系要求（如“不合格品如何處置”）的理解與執(zhí)行情況。檢查過程中發(fā)覺不符合項(xiàng)時(shí)，及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)，避免爭議，保證問題描述客觀準(zhǔn)確。記錄問題與證據(jù)收集使用《檢查記錄表》（見表2）詳細(xì)記錄檢查情況，包括：檢查項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)條款、檢查方法、發(fā)覺的問題（具體描述“何事、何地、何時(shí)、何人、何種情況”）、客觀證據(jù)（如記錄編號、現(xiàn)場照片、訪談錄音摘要）；問題記錄需具體、可追溯，避免模糊表述（如“培訓(xùn)記錄不全”應(yīng)改為“2023年第三季度新員工入職培訓(xùn)記錄中，有3名員工（工號X/X/X）未簽署《培訓(xùn)效果評估表》”）。（三）報(bào)告階段：問題匯總與原因分析匯總檢查結(jié)果審核組召開內(nèi)部會議，匯總各檢查點(diǎn)發(fā)覺的問題，分類統(tǒng)計(jì)（如按嚴(yán)重程度分為“嚴(yán)重不符合”“一般不符合”“觀察項(xiàng)”，或按部門/流程類型分類）；依據(jù)《不合格品控制程序》等文件，判定不符合項(xiàng)性質(zhì)（嚴(yán)重不符合指體系系統(tǒng)性失效或可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果，一般不符合指局部問題）。編制《內(nèi)審/自查報(bào)告》報(bào)告內(nèi)容包括：審核概況（目的、范圍、時(shí)間、人員）、審核依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)條款、體系文件）、審核發(fā)覺（符合項(xiàng)概述、不符合項(xiàng)清單，見表3）、問題原因分析（從“人、機(jī)、料、法、環(huán)、測”6個(gè)維度初步分析，如“培訓(xùn)記錄不全”原因可能是“培訓(xùn)管理員*未及時(shí)歸檔記錄”）、結(jié)論體系運(yùn)行有效性評價(jià)。報(bào)告經(jīng)審核組全體成員簽字確認(rèn)后，提交管理者代表及最高管理者審閱。（四）改進(jìn)階段：整改落實(shí)與閉環(huán)管理制定糾正與預(yù)防措施針對不符合項(xiàng)，由責(zé)任部門（如“生產(chǎn)部”）填寫《糾正預(yù)防措施報(bào)告》（見表4），明確：糾正措施（針對已發(fā)生問題的整改，如“3日內(nèi)補(bǔ)齊3名員工的培訓(xùn)評估表并重新培訓(xùn)考核”）；預(yù)防措施（針對潛在問題的預(yù)防，如“優(yōu)化培訓(xùn)記錄管理流程，增加‘每月5日前歸檔’的提醒機(jī)制”）；整改責(zé)任人、完成時(shí)限（一般不超過15個(gè)工作日）。跟蹤驗(yàn)證整改效果審核組通過現(xiàn)場復(fù)查、查閱記錄等方式，驗(yàn)證糾正與預(yù)防措施的落實(shí)情況及有效性（如“檢查補(bǔ)齊的培訓(xùn)評估表是否簽署完整，新流程是否執(zhí)行”）；對整改不到位的問題，要求責(zé)任部門重新制定措施并延長整改期限，直至問題關(guān)閉。體系更新與持續(xù)改進(jìn)將本次審核發(fā)覺的問題及改進(jìn)措施納入管理評審輸入，分析體系運(yùn)行的系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)修訂體系文件（如更新《培訓(xùn)管理程序》）；定期回顧內(nèi)審/自查結(jié)果，跟蹤趨勢問題（如“某類不符合項(xiàng)重復(fù)發(fā)生”），推動(dòng)體系持續(xù)優(yōu)化。三、模板表格示例表1：質(zhì)量管理體系內(nèi)審/自查計(jì)劃表序號審核部門/區(qū)域?qū)徍藯l款/項(xiàng)目審核方法審核人員計(jì)劃時(shí)間備注1生產(chǎn)部ISO9001:20188.5.1（生產(chǎn)和服務(wù)提供控制）查閱生產(chǎn)記錄、現(xiàn)場觀察張*2023-10-109:00-11:00抽查3批次產(chǎn)品生產(chǎn)流程2質(zhì)檢部ISO9001:20188.2.3（產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)）查閱檢驗(yàn)報(bào)告、訪談檢驗(yàn)員李*2023-10-1014:00-16:00核對檢驗(yàn)記錄與標(biāo)準(zhǔn)符合性3采購部公司《采購控制程序》4.3（供應(yīng)商評價(jià)）查閱供應(yīng)商檔案、評價(jià)記錄王*2023-10-119:00-10:30重點(diǎn)檢查新供應(yīng)商評價(jià)記錄表2：質(zhì)量管理體系檢查記錄表部門/區(qū)域：生產(chǎn)部檢查日期：2023-10-10檢查人員：張*序號檢查項(xiàng)目/條款檢查方法1作業(yè)指導(dǎo)書有效性現(xiàn)場抽查3個(gè)崗位的作業(yè)指導(dǎo)書版本號2生產(chǎn)設(shè)備點(diǎn)檢記錄查閱10月設(shè)備點(diǎn)檢表表3：不符合項(xiàng)清單序號部門不符合項(xiàng)描述對應(yīng)條款/文件嚴(yán)重程度責(zé)任人整改期限1生產(chǎn)部焊接車間C區(qū)3臺焊機(jī)（設(shè)備編號：HJ-001/002/003）的10月點(diǎn)檢記錄未填寫設(shè)備參數(shù)異常情況《設(shè)備管理程序》5.2.1（點(diǎn)檢要求）一般不符合劉*2023-10-152采購部供應(yīng)商A（編號：GY-2023-01）的首次評價(jià)報(bào)告中，缺少其ISO9001認(rèn)證證書復(fù)印件《采購控制程序》4.3.2（供應(yīng)商評價(jià)資料）嚴(yán)重不符合陳*2023-10-12表4：糾正預(yù)防措施報(bào)告不符合項(xiàng)編號：NCP20231001部門：生產(chǎn)部責(zé)任人：劉*不符合項(xiàng)描述：焊接車間C區(qū)3臺焊機(jī)（HJ-001/002/003）10月點(diǎn)檢記錄未填寫設(shè)備參數(shù)異常情況原因分析：1.點(diǎn)檢員趙未按《設(shè)備點(diǎn)檢作業(yè)指導(dǎo)書》要求逐項(xiàng)填寫異常情況；2.生產(chǎn)班長周未及時(shí)審核點(diǎn)檢記錄，導(dǎo)致問題未被發(fā)覺糾正措施：1.趙于10月12日前補(bǔ)填3臺焊機(jī)點(diǎn)檢記錄的異常項(xiàng)（無異常則標(biāo)注“正常”）；2.周對10月所有點(diǎn)檢記錄進(jìn)行全面復(fù)核，保證無遺漏預(yù)防措施：1.10月15日前組織設(shè)備操作工、班長開展《設(shè)備點(diǎn)檢要求》專項(xiàng)培訓(xùn)；2.在點(diǎn)檢表中增加“班長審核欄”，要求每日下班前完成簽字確認(rèn)整改完成情況：□已完成□進(jìn)行中□延期（原因：____________________）驗(yàn)證結(jié)果：□符合要求□不符合要求（需重新整改）驗(yàn)證人：張*驗(yàn)證日期：2023-10-16四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避保證審核獨(dú)立性：內(nèi)審員不得審核自身負(fù)責(zé)的工作，避免利益沖突；自查時(shí)需由部門負(fù)責(zé)人之外的人員主導(dǎo)，保證客觀性。問題描述客觀具體：避免主觀臆斷（如“責(zé)任心不強(qiáng)”），以事實(shí)和數(shù)據(jù)為依據(jù)（如“連續(xù)3天未按規(guī)程操作”），便于責(zé)任部門整改。聚焦體系有效性：不僅要檢查“是否做了”（記錄完整性），更要驗(yàn)證“是否做到位”（結(jié)果有效性），如培訓(xùn)不僅要看記錄，還要通過考核評估員工掌握程度。嚴(yán)格閉環(huán)管理：對不符合項(xiàng)的整改措施需跟