企業(yè)行政公文寫作標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)手冊(cè)為規(guī)范企業(yè)行政公文寫作流程，統(tǒng)一公文格式與表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，提升公文傳遞效率與權(quán)威性，保證行政指令、信息溝通的準(zhǔn)確性與嚴(yán)肅性，特制定本指導(dǎo)手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的撰寫、審核、分發(fā)與歸檔工作，旨在為行政人員提供標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的寫作指引，助力企業(yè)行政管理工作的規(guī)范化、高效化開展。一、公文類型與適用范圍場(chǎng)景（一）通知定義：用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。適用場(chǎng)景：發(fā)布企業(yè)規(guī)章制度（如《考勤管理辦法》《辦公設(shè)備使用規(guī)范》）；部署專項(xiàng)工作（如“關(guān)于開展年度安全檢查的通知”）；召集會(huì)議（如“關(guān)于召開第三季度工作例會(huì)的通知”）；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或外部單位文件（如“轉(zhuǎn)發(fā)《XX市關(guān)于開展企業(yè)合規(guī)建設(shè)的通知》的通知”）。（二）報(bào)告定義：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問。適用場(chǎng)景：定期工作匯報(bào)（如“2023年上半年行政工作總結(jié)報(bào)告”）；專項(xiàng)事項(xiàng)匯報(bào)（如“關(guān)于新辦公樓裝修進(jìn)展的報(bào)告”）；反映問題與建議（如“關(guān)于當(dāng)前辦公資源調(diào)配問題的報(bào)告”）；答復(fù)上級(jí)詢問（如“關(guān)于‘員工培訓(xùn)需求調(diào)研’相關(guān)問題的報(bào)告”）。（三）請(qǐng)示定義：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。適用場(chǎng)景：申請(qǐng)資源支持（如“關(guān)于申請(qǐng)采購辦公設(shè)備的請(qǐng)示”）；請(qǐng)求審批事項(xiàng)（如“關(guān)于舉辦年度員工團(tuán)建活動(dòng)的請(qǐng)示”）；明確工作方向（如“關(guān)于跨部門協(xié)作項(xiàng)目推進(jìn)方案的請(qǐng)示”）；涉及重大事項(xiàng)需上級(jí)決策（如“關(guān)于對(duì)外簽訂服務(wù)合同的請(qǐng)示”）。（四）函定義：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。適用場(chǎng)景：與外部單位業(yè)務(wù)對(duì)接（如“關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展員工體檢的函”）；詢問/答復(fù)非隸屬單位問題（如“關(guān)于咨詢物業(yè)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的函”及復(fù)函）；請(qǐng)求非上級(jí)單位批準(zhǔn)（如“關(guān)于申請(qǐng)使用共享會(huì)議室的函”）。（五）紀(jì)要定義：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。適用場(chǎng)景：專題工作會(huì)議（如“關(guān)于提升客戶服務(wù)質(zhì)量的專題會(huì)議紀(jì)要”）；部門協(xié)調(diào)會(huì)（如“新產(chǎn)品研發(fā)跨部門協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要”）；決策性會(huì)議（如“公司總經(jīng)理辦公會(huì)第X次會(huì)議紀(jì)要”）。二、公文標(biāo)準(zhǔn)化全流程操作指引（一）擬稿：內(nèi)容起草與初步規(guī)范操作主體：具體業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如行政專員、部門助理）。操作步驟：明確核心要素：根據(jù)公文類型確定“發(fā)文事由、具體事項(xiàng)、執(zhí)行要求/匯報(bào)重點(diǎn)、附件說明”等核心內(nèi)容，保證邏輯清晰、重點(diǎn)突出。遵循格式規(guī)范：一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“行政部關(guān)于規(guī)范辦公用品申領(lǐng)流程的通知”），簡(jiǎn)潔明了，不超過30字；主送機(jī)關(guān)：頂格寫，指公文的主要受理機(jī)關(guān)（如“各部門”“各分公司”）；每段首行縮進(jìn)2字符，層次序號(hào)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；附件：如有附件，在下空一行左空2字符寫“附件：”，后標(biāo)附件名稱（如“附件：1.《辦公用品申領(lǐng)表》”）。語言表達(dá)要求：使用書面語，避免口語化、歧義表述，如“請(qǐng)于X月X日前完成”而非“盡快完成”；涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間需準(zhǔn)確無誤（如“2023年10月1日”而非“今年10月1日”）。（二）審核：內(nèi)容與合規(guī)性把關(guān)操作主體：部門負(fù)責(zé)人（初審）、行政部（格式與規(guī)范性審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（終審，根據(jù)事項(xiàng)重要性）。審核要點(diǎn)：內(nèi)容準(zhǔn)確性：核對(duì)數(shù)據(jù)、事實(shí)、政策依據(jù)是否正確（如請(qǐng)示事項(xiàng)是否符合公司預(yù)算制度，通知內(nèi)容是否與現(xiàn)有制度沖突）；格式規(guī)范性：檢查標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、層級(jí)、附件、落款等是否符合本手冊(cè)“三、模板示例”中的格式要求；流程合規(guī)性：確認(rèn)公文是否需經(jīng)前置程序（如涉及跨部門事項(xiàng)，是否已征求相關(guān)部門意見）；語言精煉性：刪除冗余表述，保證條理清晰（如報(bào)告是否突出“工作成果-問題分析-改進(jìn)措施”邏輯）。輸出成果：審核通過后，審核人簽字確認(rèn)；需修改的，退回經(jīng)辦人并注明修改意見。（三）簽發(fā)：最終審批與生效操作主體：公司主要領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理、董事長）或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)。簽發(fā)要求：根據(jù)公文重要性確定簽發(fā)人（如涉及公司戰(zhàn)略、重大資金事項(xiàng)需總經(jīng)理簽發(fā)，一般行政事務(wù)可分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）；簽發(fā)人需在“發(fā)文稿紙”的“簽發(fā)”欄簽署姓名及日期（如“同意。張*2023年9月30日”）。（四）用印：公文權(quán)威性確認(rèn)操作主體：行政部文秘人員。操作步驟：核對(duì)公文簽發(fā)手續(xù)是否齊全（審核人、簽發(fā)人簽字是否完整）；在公文落款處加蓋公司公章（“騎年蓋月”，即公章中心壓成文日期的年份）；用印后檢查公章是否清晰、有無歪斜，保證公文正式生效。（五）分發(fā)：信息傳遞與歸檔操作主體：行政部文秘人員。操作步驟：確定分發(fā)范圍：根據(jù)主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)（需標(biāo)注“抄送：XX部門”）準(zhǔn)確分發(fā)，避免遺漏或超范圍傳遞；登記存檔：在《公文分發(fā)臺(tái)賬》中記錄“公文標(biāo)題、文號(hào)、分發(fā)部門/單位、分發(fā)日期、接收人簽字”等信息，保證可追溯；電子版歸檔：將最終版公文（含簽發(fā)頁、掃描件）至企業(yè)OA系統(tǒng)或指定文件夾，分類存儲(chǔ)（如“通知類”“報(bào)告類”）。三、常用公文模板示例與填寫說明（一）通知模板要素填寫規(guī)范標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（例：行政部關(guān)于規(guī)范辦公區(qū)域衛(wèi)生管理的通知）主送機(jī)關(guān)頂格寫，指需執(zhí)行通知的部門/人員（例：各部門、各分公司）開頭：說明發(fā)文目的（例：為營造整潔有序的辦公環(huán)境，保障員工身體健康……）；主體：分條列明具體要求（例：一、每日下班前清理個(gè)人工位；二、公共區(qū)域由行政部每周五組織大掃除）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求（例：請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人落實(shí)，行政部將不定期檢查）附件如有附件，注明名稱及份數(shù)（例：附件：1.《辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)》及評(píng)分表（2023版）1份）發(fā)文機(jī)關(guān)右空4字符寫發(fā)文部門全稱（例：行政部）成文日期右空4字符寫阿拉伯?dāng)?shù)字日期（例：2023年10月8日）示例：行政部關(guān)于規(guī)范辦公區(qū)域衛(wèi)生管理的通知各部門、各分公司：為營造整潔有序的辦公環(huán)境，保障員工身體健康，提升企業(yè)形象，現(xiàn)就辦公區(qū)域衛(wèi)生管理規(guī)范一、個(gè)人工位管理：?jiǎn)T工每日下班前需整理個(gè)人工位，文件資料歸入文件柜，桌面物品擺放整齊，保持無雜物、無灰塵。二、公共區(qū)域維護(hù)：會(huì)議室、茶水間、走廊等公共區(qū)域由各部門輪流負(fù)責(zé)，每日早9:00前完成清潔；行政部每周五組織專項(xiàng)檢查，結(jié)果納入部門績效考核。三、垃圾處理要求：辦公垃圾需分類投放至指定垃圾桶（可回收物、其他垃圾），嚴(yán)禁隨意丟棄或堆積。請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行，行政部將不定期抽查，對(duì)未達(dá)標(biāo)部門予以通報(bào)批評(píng)。行政部（二）請(qǐng)示模板要素填寫規(guī)范標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（例：人力資源部關(guān)于舉辦年度員工技能培訓(xùn)的請(qǐng)示）主送機(jī)關(guān)頂格寫，指有權(quán)批準(zhǔn)的上級(jí)（例：總經(jīng)理辦公室）開頭：說明請(qǐng)示緣由（例：為提升員工專業(yè)技能，適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要……）；主體：提出具體事項(xiàng)及理由（例：擬于11月中旬開展為期3天的技能培訓(xùn)，擬培訓(xùn)內(nèi)容、預(yù)算、參訓(xùn)人員名單詳見附件）；結(jié)尾：用“妥否，請(qǐng)批示”等規(guī)范用語附件注明支撐材料名稱（例：附件：1.《2023年度員工技能培訓(xùn)方案》2.《培訓(xùn)預(yù)算明細(xì)表》）發(fā)文機(jī)關(guān)右空4字符寫發(fā)文部門全稱（例：人力資源部）成文日期右空4字符寫阿拉伯?dāng)?shù)字日期（例：2023年9月25日）示例：人力資源部關(guān)于舉辦年度員工技能培訓(xùn)的請(qǐng)示總經(jīng)理辦公室：為提升員工專業(yè)技能，適應(yīng)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，推動(dòng)年度業(yè)績目標(biāo)達(dá)成，人力資源部擬于2023年11月15日-17日組織年度員工技能培訓(xùn)，現(xiàn)將方案請(qǐng)示一、培訓(xùn)主題：數(shù)字化辦公技能提升與應(yīng)用二、培訓(xùn)內(nèi)容：Excel高級(jí)數(shù)據(jù)處理、PPT可視化設(shè)計(jì)、企業(yè)OA系統(tǒng)高效操作（詳見附件1）三、參訓(xùn)人員：各部門業(yè)務(wù)骨干共計(jì)30人（名單附后）四、培訓(xùn)預(yù)算：共計(jì)5.8萬元，包含講師費(fèi)（3萬元）、場(chǎng)地及設(shè)備租賃（1.5萬元）、培訓(xùn)資料（0.8萬元）、餐飲及雜費(fèi)（0.5萬元）（詳見附件2）妥否，請(qǐng)批示。人力資源部（三）會(huì)議紀(jì)要模板要素填寫規(guī)范標(biāo)題會(huì)議名稱+文種（例：關(guān)于提升客戶服務(wù)質(zhì)量的專題會(huì)議紀(jì)要）會(huì)議時(shí)間具體到“年/月/日上/下午X時(shí)X分”（例：2023年10月10日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議室名稱（例：公司總部3樓第一會(huì)議室）參會(huì)人員列明主要參會(huì)人姓名及職務(wù)（例：總經(jīng)理李、副總經(jīng)理王、行政部經(jīng)理張、客服部主管劉等）缺席人員如有缺席，注明原因（例：市場(chǎng)部經(jīng)理趙*因外出參會(huì)缺席）記錄人記錄人姓名（例：行政部文秘陳*）會(huì)議主題簡(jiǎn)明概括會(huì)議核心內(nèi)容（例：研討提升客戶服務(wù)質(zhì)量的具體措施）會(huì)議內(nèi)容決議事項(xiàng)：分條列明會(huì)議達(dá)成的共識(shí)及行動(dòng)要求（例：一、客服部需在10月20日前完善《客戶投訴處理流程》）；行動(dòng)項(xiàng)：明確“責(zé)任部門/人、完成時(shí)間”（例：二、行政部負(fù)責(zé)10月底前完成客服技能培訓(xùn)場(chǎng)地安排，責(zé)任人：張*，完成時(shí)間：10月30日）示例：關(guān)于提升客戶服務(wù)質(zhì)量的專題會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2023年10月10日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)：公司總部3樓第一會(huì)議室參會(huì)人員：總經(jīng)理李、副總經(jīng)理王、行政部經(jīng)理張、客服部主管劉、銷售部經(jīng)理孫*缺席人員：市場(chǎng)部經(jīng)理趙*（因赴外地參加行業(yè)峰會(huì)，已提交書面意見）記錄人：行政部文秘陳*會(huì)議主題：研討提升客戶服務(wù)質(zhì)量的具體措施會(huì)議內(nèi)容：李*總經(jīng)理首先通報(bào)了近期客戶投訴率上升的問題，強(qiáng)調(diào)服務(wù)質(zhì)量是公司核心競(jìng)爭(zhēng)力，要求各部門協(xié)同制定改進(jìn)方案。經(jīng)討論，達(dá)成以下決議：一、流程優(yōu)化：客服部負(fù)責(zé)在10月20日前修訂《客戶投訴處理流程》，明確“首問負(fù)責(zé)制”及響應(yīng)時(shí)限（普通投訴24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，重大投訴2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），修訂后報(bào)行政部備案。二、培訓(xùn)提升：行政部協(xié)同客服部于11月上旬開展客服技能專項(xiàng)培訓(xùn)（含溝通技巧、產(chǎn)品知識(shí)、情緒管理），參訓(xùn)人員包括客服部全體員工及銷售部對(duì)接專員，培訓(xùn)后組織考核，不合格者重新培訓(xùn)。三、監(jiān)督考核：由行政部牽頭，每月對(duì)客服質(zhì)量進(jìn)行抽查（包括電話回訪、投訴處理記錄），結(jié)果納入部門績效考核，連續(xù)兩個(gè)月排名末位的部門負(fù)責(zé)人需向總經(jīng)理提交書面整改報(bào)告。行動(dòng)項(xiàng)：序號(hào)行動(dòng)內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)間1修訂《客戶投訴處理流程》客服部10月20日2安排客服技能培訓(xùn)及考核行政部、客服部11月10日3制定客服質(zhì)量抽查方案行政部10月25日?qǐng)?bào)送：總經(jīng)理李、副總經(jīng)理王抄送：各部門、各分公司行政部四、公文寫作質(zhì)量提升要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）格式規(guī)范：避免“低級(jí)錯(cuò)誤”不使用“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”（“請(qǐng)示”與“報(bào)告”為不同文種，不可混用）；主送機(jī)關(guān)：不使用“各有關(guān)單位”（如無明確主送機(jī)關(guān)，用“公司各部門”）；數(shù)字用法：日期用“2023年10月1日”，不寫“二〇二三年十月一日”；金額用“￥50,000.00”，不寫“五萬元整”；頁碼：頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3……），位于頁面底端居中。（二）內(nèi)容組織：保證“邏輯清晰”通知類：按“目的-要求-執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)”邏輯展開，避免條款交叉；報(bào)告類：突出“做了什么-做得怎么樣-下一步怎么做”，避免流水賬式記錄；請(qǐng)示類：一事一請(qǐng)，不將多個(gè)事項(xiàng)合并請(qǐng)示（如“申請(qǐng)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)”與“申請(qǐng)人員編制”需分兩份請(qǐng)示）。（三）語言表達(dá)：堅(jiān)持“準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔”禁用模糊表述（如“大概”“可能”“盡快”），改用“預(yù)計(jì)”“約”“X月X日前”；避免口語化詞匯（如“搞定”“麻煩”），改用“辦理”“協(xié)調(diào)”；專業(yè)術(shù)語需準(zhǔn)確（如“OA系統(tǒng)”首次出現(xiàn)可注明“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”）。（四）流程合規(guī)：杜絕“程序漏洞”涉及跨部門事項(xiàng)，需提前征求相關(guān)部門意見并附“會(huì)簽單”；重大事項(xiàng)（如制度修訂、大額資金申請(qǐng)）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理三級(jí)審核；公文分發(fā)前需核對(duì)“文號(hào)”（如“X行文〔2023〕X號(hào)”，保證文號(hào)唯一且連續(xù)）。（五）歸檔管理：實(shí)現(xiàn)“全程留痕”公文分發(fā)后，原稿（含簽發(fā)頁）由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年（涉及重大決策、法律效力的公文保存期限不少于10年）；電子