供應(yīng)商信息登記及審核標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用場景與目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：供應(yīng)商信息準(zhǔn)備與提交操作說明：供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)要求準(zhǔn)備登記材料，需包含以下核心內(nèi)容（具體以《供應(yīng)商信息登記材料清單》為準(zhǔn)）：基礎(chǔ)信息：公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、實際經(jīng)營地址、成立時間、注冊資本、法定代表人等；資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、體系認(rèn)證證書（如ISO9001、ISO14001等）、所獲榮譽證書（可選）；業(yè)務(wù)范圍：主營業(yè)務(wù)、產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)、產(chǎn)能/服務(wù)能力說明；合作意向：擬合作產(chǎn)品/服務(wù)類型、預(yù)計合作周期、報價策略（可選）；聯(lián)系人信息：主要對接人姓名、職位、聯(lián)系方式（辦公電話、手機(jī)、電子郵箱）。供應(yīng)商通過指定渠道（如企業(yè)供應(yīng)商管理平臺、郵件或線下提交）提交材料，需保證所有文件加蓋公司公章，電子版材料需為PDF格式（掃描件清晰無遮擋）。第二步：初審（部門級）操作說明：責(zé)任部門：采購部（或供應(yīng)商準(zhǔn)入歸口管理部門）。審核重點：材料完整性：核對是否提交《供應(yīng)商信息登記材料清單》中的所有必備文件，無遺漏；基礎(chǔ)信息合規(guī)性：檢查公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等關(guān)鍵信息與營業(yè)執(zhí)照是否一致，注冊地址與實際經(jīng)營地址是否一致；資質(zhì)文件有效性：確認(rèn)資質(zhì)文件在有效期內(nèi)，復(fù)印件加蓋公章清晰可見。處理結(jié)果：審核通過：將材料流轉(zhuǎn)至復(fù)審環(huán)節(jié)（采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，標(biāo)注“初審?fù)ㄟ^”及日期）；審核不通過：列出缺失或不符合項，通過郵件/書面形式反饋供應(yīng)商，要求在3個工作日內(nèi)補充完善，逾期未提交視為放棄登記。第三步：復(fù)審（跨部門協(xié)同）操作說明：責(zé)任部門：采購部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、質(zhì)量部、財務(wù)部（根據(jù)供應(yīng)商類型可增減部門）。各部門審核重點：法務(wù)部：審核供應(yīng)商合規(guī)性，包括是否涉及法律訴訟、經(jīng)營異常名錄記錄（通過“信用中國”等官方渠道核實），合同條款潛在風(fēng)險（如合作意向書中的違約責(zé)任約定）；質(zhì)量部：審核產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量保障能力，如是否有完善的質(zhì)量管理體系文件、近1年有無重大質(zhì)量報告（需供應(yīng)商書面承諾）；財務(wù)部：審核財務(wù)狀況，如近1年審計報告（資產(chǎn)負(fù)債率、營收等指標(biāo)是否正常），是否存在失信被執(zhí)行人記錄（通過“中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)”核實）。處理結(jié)果：復(fù)審?fù)ㄟ^：各部門在《供應(yīng)商信息復(fù)審表》簽字確認(rèn)，采購部匯總意見后提交終審；復(fù)審不通過：法務(wù)/質(zhì)量/財務(wù)部分別出具書面意見，采購部統(tǒng)一反饋供應(yīng)商，明確整改要求（如質(zhì)量體系需補充第三方檢測報告），整改后重新提交初審。第四步：終審與備案操作說明：責(zé)任部門：企業(yè)分管副總或授權(quán)終審人（如供應(yīng)鏈總監(jiān)）。審核重點：綜合評估各部門復(fù)審意見，判斷供應(yīng)商是否符合企業(yè)合作準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；對高風(fēng)險供應(yīng)商（如首次合作、行業(yè)敏感領(lǐng)域）進(jìn)行重點審議，必要時組織現(xiàn)場考察（核實實際經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備等）。處理結(jié)果：終審?fù)ㄟ^：終審人在《供應(yīng)商信息終審表》簽字確認(rèn)，采購部將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，分配唯一供應(yīng)商編碼，并建立供應(yīng)商檔案（紙質(zhì)版+電子版）；終審不通過：采購部向供應(yīng)商出具《不予合作通知書》，說明主要原因（如資質(zhì)不符、財務(wù)風(fēng)險等），相關(guān)材料歸檔保存1年。第五步：信息更新與維護(hù)操作說明：主動更新：供應(yīng)商發(fā)生以下變更時，需在變更后10個工作日內(nèi)提交《供應(yīng)商信息變更申請表》及相關(guān)證明材料（如名稱變更需提供工商變更通知書、法定代表人變更需提供任職文件等），重新走審核流程；定期復(fù)核：采購部每年組織一次供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核，提前30天通知供應(yīng)商提交最新資質(zhì)文件，對到期未續(xù)期或資質(zhì)降級的供應(yīng)商，暫停合作資格并要求整改；檔案管理：供應(yīng)商檔案由采購部專人負(fù)責(zé)，按供應(yīng)商編碼分類存放，電子檔案定期備份，保證信息可追溯、不丟失。三、模板表格表1：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息登記表序號項目名稱填寫內(nèi)容（示例）備注（填寫說明）1公司全稱科技有限公司與營業(yè)執(zhí)照一致2公司簡稱科技-3統(tǒng)一社會信用代碼9111010818位代碼，字母大寫4注冊地址北京市海淀區(qū)路號大廈層需精確到門牌號5實際經(jīng)營地址同注冊地址/北京市朝陽區(qū)路號與注冊地址不一致時需填寫6成立日期2015年3月15日-7經(jīng)營期限2015年3月15日至長期/2045年3月14日-8注冊資本1000萬元人民幣幣種需注明9法定代表人*先生/女士-10企業(yè)類型有限責(zé)任公司（自然人獨資）/股份有限公司-11所屬行業(yè)軟和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)/制造業(yè)-通用設(shè)備制造參照《國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類》填寫12開戶銀行中國工商銀行北京支行-13銀行賬號6222020200123456789（*號代替部分?jǐn)?shù)字）僅用于合作款項結(jié)算，需加蓋公章確認(rèn)表2：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單序號資質(zhì)名稱發(fā)證機(jī)關(guān)證書編號發(fā)證日期有效期至資質(zhì)等級（如有）附件說明（電子版/紙質(zhì)版）1營業(yè)執(zhí)照北京市市場監(jiān)督管理局911101082015-03-152045-03-14-電子版PDF（加蓋公章）2高新技術(shù)企業(yè)證書北京市科學(xué)技術(shù)局GR20231100X2023-08-012026-07-31-紙質(zhì)復(fù)印件（加蓋公章）3ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證中國質(zhì)量認(rèn)證中心00123QASR0M2022-05-102025-05-09-電子版PDF（加蓋公章）4增值稅一般納稅人資格證明國家稅務(wù)總局北京市區(qū)稅務(wù)局-2016-01-01長期-電子版PDF（加蓋公章）表3：供應(yīng)商業(yè)務(wù)范圍與產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)表序號主要業(yè)務(wù)類別產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格/型號描述執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)）年產(chǎn)能/服務(wù)能力主要客戶案例（可選，脫敏）1軟件開發(fā)企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)V3.0GB/T23001-2017/企標(biāo)Q/001-202350套/年某制造企業(yè)（2022年合作）2技術(shù)服務(wù)IT運維支持按需響應(yīng)企標(biāo)Q時/年某部門（2023年合作）表4：供應(yīng)商合作需求與承諾書項目內(nèi)容填寫說明/承諾條款合作意向□產(chǎn)品采購□服務(wù)外包□項目合作□其他（請注明：____________________）預(yù)計合作周期______年______月______至______年______月______質(zhì)量/服務(wù)承諾1.產(chǎn)品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及招標(biāo)文件要求，提供1年免費質(zhì)保；2.服務(wù)響應(yīng)時間：市區(qū)2小時、郊區(qū)4小時到達(dá)現(xiàn)場。合規(guī)經(jīng)營承諾承諾無商業(yè)賄賂、無虛假宣傳、無重大違法違規(guī)記錄，如違反愿承擔(dān)一切法律責(zé)任。保密承諾對合作中獲取的企業(yè)商業(yè)秘密（技術(shù)資料、客戶信息等）嚴(yán)格保密，未經(jīng)書面許可不得向第三方披露。表5：供應(yīng)商聯(lián)系人信息表序號對接關(guān)系姓名職位辦公電話手機(jī)電子郵箱緊急聯(lián)系人關(guān)系緊急聯(lián)系方式1主要對接人*經(jīng)理銷售經(jīng)理010-***先生法定代表人1392技術(shù)對接人*工工程師010-1**---四、使用要點與風(fēng)險提示信息真實性核驗：對供應(yīng)商提交的營業(yè)執(zhí)照、統(tǒng)一社會信用代碼等核心信息，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”官方渠道核實，保證與登記信息一致；對涉及安全生產(chǎn)、特殊行業(yè)的供應(yīng)商（如食品、醫(yī)療器械），需核驗行業(yè)主管部門頒發(fā)的專項許可證，必要時要求提供原件核對。資質(zhì)文件時效管理：建立供應(yīng)商資質(zhì)臺賬，記錄各類資質(zhì)文件的到期時間，提前1個月發(fā)送《資質(zhì)續(xù)期提醒函》；對逾期未續(xù)期的資質(zhì)，立即暫停合作資格，待資質(zhì)更新并復(fù)核通過后方可恢復(fù)。審核責(zé)任明確化：各審核環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（初審2個工作日、復(fù)審5個工作日、終審3個工作日），逾期未反饋視為通過；審核過程中需留存書面意見（簽字版或郵件記錄），保證責(zé)任可追溯，避免“走過場”。信息保密與安全：供應(yīng)商信息僅限審核人員及合作相關(guān)部門人員接觸，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方；電子檔案存儲需加密處理，紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，防止信息泄露或丟失。分級分類管理：根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)、合作歷史、行業(yè)風(fēng)險等，將供應(yīng)