成本部合約專員作業(yè)指導(dǎo)手冊

成本部合約專員作業(yè)指導(dǎo)手冊地址(Add.)：上海市靜安區(qū)永和路318弄3號樓Building3,Lane318YongheRoad,Shanghai,China電話(Tel.)真(Fax.)編(P.C.)：200072網(wǎng)址(website)：目錄TOC\o"1-3"\h\u5685第一章管理體系 頁地址(Add.)：上海市靜安區(qū)永和路318弄3號樓Building3,Lane318YongheRoad,Shanghai,China電話(Tel.)真(Fax.)編(P.C.)：200072網(wǎng)址(website)：管理體系組織架構(gòu)圖匯報(bào)對象：集團(tuán)條線部門經(jīng)理職等職級：合約專員：1等，2等；能力要求及崗位職責(zé)能力要求對企業(yè)有忠誠、對事業(yè)有擔(dān)當(dāng)、對工作有激情。熟悉公司內(nèi)部規(guī)章制度及管理辦法。執(zhí)行力強(qiáng)，做事認(rèn)真仔細(xì)，匯報(bào)及時(shí)。善于主動(dòng)溝通，站在對方角度積極客觀解決問題，是執(zhí)行者不是管理者。歸檔成本、采購條線的文檔。崗位職責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行公司最新規(guī)章制度、管理辦法，以《成本部合約專員作業(yè)指導(dǎo)書》為工作準(zhǔn)則。按時(shí)保質(zhì)保量完成各項(xiàng)本職工作，及時(shí)反饋工作中存在的問題及解決方案。為一線提供服務(wù)、支撐、保障工作，不得把本職工作推諉到項(xiàng)目部。工作內(nèi)容及完成標(biāo)準(zhǔn)成本預(yù)控階段（0-20階段）建檔成本部使用的項(xiàng)目部信息臺賬工作內(nèi)容：按成本部經(jīng)理要求，建立項(xiàng)目跟蹤臺賬，包括承包合同編號、項(xiàng)目名稱、簽約單位、合同金額、評估率、收付款信息、項(xiàng)目經(jīng)理/成本員信息等。項(xiàng)目施工承包合同PM建檔工作內(nèi)容：施工承包合同/補(bǔ)充合同PM建檔，錄入合同關(guān)鍵信息，發(fā)起線上流轉(zhuǎn)。施工承包合同線下流轉(zhuǎn)（非PM登記合同）工作內(nèi)容：保密項(xiàng)目等非PM登記的施工承包合同線下流轉(zhuǎn)。項(xiàng)目評估率、責(zé)任狀相關(guān)工作工作內(nèi)容：根據(jù)成控專員確認(rèn)的評估率，草擬、流轉(zhuǎn)《項(xiàng)目評估率》、《項(xiàng)目責(zé)任狀》及發(fā)起PM流程。成本管控階段（20-90）階段支出性合同PM錄入工作內(nèi)容：合約專員負(fù)責(zé)支出性合同PM建檔，根據(jù)項(xiàng)目成本員提供的供應(yīng)商/分包信息、中標(biāo)清單及付款方式，錄入合同關(guān)鍵信息，并完成PM上機(jī)，發(fā)起線上流轉(zhuǎn)。支出性合同歸檔工作內(nèi)容：按項(xiàng)目分，建立支出性合同臺賬。合約專員將流轉(zhuǎn)完畢，雙方蓋章的支出性合同快遞至供應(yīng)商/分包商，在成本部文件柜中按項(xiàng)目劃分歸檔原件，并將掃描件郵件發(fā)至項(xiàng)目部成本員，如項(xiàng)目部需要原件則快遞一份至項(xiàng)目部。工作標(biāo)準(zhǔn)：支出性合同掃描，內(nèi)部電腦中按項(xiàng)目建檔保存，并編制支出性合同臺賬。快遞給供應(yīng)商/分包商的合同，在備注中注明“XX項(xiàng)目-XXX合同，合同金額XX”。支出性合同簽證收集整理工作內(nèi)容：按相關(guān)管理規(guī)定，收集各個(gè)項(xiàng)目部每月10日上報(bào)班組/供應(yīng)商/專業(yè)分包簽證文件、簽證臺賬，整理完畢后交成控專員審核，成控專員審核完畢后，由合約專員將審核完畢后的的支出性合同簽證掃描上傳網(wǎng)盤。施工承包合同簽證、變更收集整理工作內(nèi)容：按相關(guān)管理規(guī)定，要求各個(gè)項(xiàng)目部每月15日上報(bào)對上簽證臺賬，整理完畢后交成控專員、成本部經(jīng)理組織督辦，收集已經(jīng)簽字蓋章閉合掉的簽證變更文件掃描件，由合約專員上傳至網(wǎng)盤。支出性合同發(fā)票認(rèn)證及臺賬配合工作內(nèi)容：各個(gè)項(xiàng)目部每月將支出性合同電子發(fā)票，發(fā)至工程公司發(fā)票認(rèn)證群，由合約專員依照財(cái)務(wù)條線要求編制支出性合同發(fā)票臺賬。工作標(biāo)準(zhǔn)：在工程公司內(nèi)部發(fā)票認(rèn)證群內(nèi)接收到項(xiàng)目部成本員發(fā)送的支出性合同電子發(fā)票后，合約專員負(fù)責(zé)打印并移交財(cái)務(wù)部。按照單個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分類確認(rèn)，并按照合同編號、金額、采購內(nèi)容、稅率等形發(fā)票臺賬便于對本項(xiàng)目的進(jìn)項(xiàng)銷項(xiàng)一目了然。付款憑證財(cái)務(wù)歸檔工作內(nèi)容：按相關(guān)管理規(guī)定，根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目部成本員提供的支出性合同付款憑證及發(fā)票電子版，由合約專員按照財(cái)務(wù)要求進(jìn)行打印、折疊成冊（A5)，并移交財(cái)務(wù)部。經(jīng)濟(jì)類文件用印流轉(zhuǎn)工作內(nèi)容：按相關(guān)管理規(guī)定，由項(xiàng)目部PM線上發(fā)起經(jīng)濟(jì)類文件用印流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)完畢后由合約專員負(fù)責(zé)去集團(tuán)蓋章；由項(xiàng)目部填寫線下用印申請文件，由合約專員進(jìn)行工程公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)，成本部經(jīng)理簽字后由合約專員至集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)處流轉(zhuǎn)簽字，最終由合約專員負(fù)責(zé)去集團(tuán)蓋章。工作標(biāo)準(zhǔn)：線上用印申請：進(jìn)度款請款、簽證變更、竣工圖、授權(quán)委托書、承諾函等；線下用印申請：結(jié)算送審文件等；項(xiàng)目報(bào)銷收集及流轉(zhuǎn)工作內(nèi)容：按相關(guān)管理規(guī)定，要求各個(gè)項(xiàng)目部每月25日依照財(cái)務(wù)要求，上報(bào)項(xiàng)目報(bào)銷文件，合約專員對文件的完整性、合規(guī)性進(jìn)行初審，并按要求登記成臺賬格式，然后交由成控專員復(fù)審，最終成本部經(jīng)理簽字后，由合約專員將項(xiàng)目部報(bào)銷文件交財(cái)務(wù)部。關(guān)于報(bào)銷方面任何退回或補(bǔ)充資料事宜，由合約專員與項(xiàng)目部溝通。項(xiàng)目部文件打印工作內(nèi)容：合約專員為項(xiàng)目部提供一切必要的打印服務(wù)，并將打印完畢的文件流轉(zhuǎn)到相關(guān)責(zé)任人。依法合規(guī)檢查工作內(nèi)容：配合成本部經(jīng)理進(jìn)行依法合規(guī)資料的梳理，負(fù)責(zé)補(bǔ)充相關(guān)依法合規(guī)資料。成本確認(rèn)（90-100）階段支出性合同結(jié)算文件歸檔工作內(nèi)容：按項(xiàng)目劃分，建立支出性合同結(jié)算臺賬。待項(xiàng)目部發(fā)起支出性合同結(jié)算PM線上流程/線下（某些情況）流轉(zhuǎn)完畢后至集團(tuán)蓋結(jié)算專用章，然后將蓋章版的支出性合同結(jié)算文件掃描后發(fā)項(xiàng)目部，留原件1份在成本部歸檔，1份視情況快遞至供應(yīng)商。合約專員必備意識服務(wù)意識從項(xiàng)目成本預(yù)控階段、成本管