企業(yè)文件歸檔與保管管理制度一、適用范圍與場景說明本制度適用于企業(yè)各部門（包括行政部、人力資源部、財務部、業(yè)務部等）在經營管理活動中形成的具有保存價值的各類文件，涵蓋紙質文件、電子文件及聲像資料等。具體場景包括：年度工作總結、會議紀要、合同協(xié)議、人事檔案、財務憑證、項目資料、客戶信息、內部制度文件等。通過規(guī)范文件歸檔與保管流程，保證文件完整性、安全性及可追溯性，為企業(yè)運營、決策支持及合規(guī)審計提供依據(jù)。二、文件歸檔與保管全流程操作指引（一）文件形成與初步整理責任主體：文件形成部門或崗位（如業(yè)務部門的項目經辦人、行政部的會議組織人）。操作步驟：文件形成后，經辦人需對文件內容進行自查，保證信息準確、格式規(guī)范（如文字清晰、印章齊全、電子文件無病毒）；按文件類型（如合同、報告、通知等）進行初步分類，去除無關材料（如草稿、重復打印件），保留最終版本；涉密文件需標注密級（如“內部專用”“秘密”），并單獨存放。（二）部門歸檔提交責任主體：各部門負責人或指定檔案聯(lián)絡人。操作步驟：每月/每季度末（具體周期由企業(yè)自行確定，建議季度末），部門聯(lián)絡人匯總本階段需歸檔文件，填寫《文件歸檔登記表》（詳見模板一）；將紙質文件按順序整理（如按時間或重要程度排序），電子文件刻錄光盤或至指定檔案管理系統(tǒng)；經部門負責人審核簽字后，在規(guī)定時限內（如次月5日前）將紙質文件移交至檔案室，電子文件同步提交至檔案管理員。（三）檔案室接收與審核責任主體：檔案管理員。操作步驟：接收文件時，核對《文件歸檔登記表》與實際文件數(shù)量、內容是否一致，檢查文件完整性（如無缺頁、破損）；對不符合要求的文件（如信息不全、未簽字），退回原部門補充完善，并在登記表上注明退回原因；審核通過后，在《文件歸檔登記表》上簽字確認，一聯(lián)留存檔案室，一聯(lián)退回原部門備查。（四）分類編號與編目責任主體：檔案管理員。操作步驟：按照企業(yè)《文件分類編碼規(guī)則》（詳見模板二）對文件進行分類編號，編號需唯一且便于檢索（示例：Z-01-2024-001，其中“Z”代表綜合類，“01”代表制度文件，“2024”為年份，“001”為流水號）；為每份文件編制檔案目錄，包含文件名稱、編號、形成部門、日期、頁數(shù)、密級、保管期限等信息；將目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化檢索；紙質目錄與電子目錄同步更新，保證一致。（五）入庫保管責任主體：檔案管理員。操作步驟：紙質文件：采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒裝訂，盒面標注檔案編號、名稱、年度及保管期限，按編號順序存入檔案柜；檔案柜張貼分類標簽，存放環(huán)境需防潮、防火、防蟲、防盜（如配備溫濕度計、滅火器）；電子文件：存儲于企業(yè)指定的服務器或云盤，定期（每月）進行備份，備份數(shù)據(jù)異地保存（如另一辦公地點），防止數(shù)據(jù)丟失；特殊文件：涉密文件存放于帶鎖保密柜，由專人管理；聲像資料（如照片、錄音）需標注拍攝時間、內容、拍攝者，并刻錄成光盤備份。（六）借閱與利用責任主體：借閱人、檔案管理員、審批人（部門負責人及以上）。操作步驟：借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見模板三），注明文件名稱、編號、借閱用途、借閱期限（一般不超過15天），經部門負責人審批后提交檔案室；檔案管理員核對審批手續(xù)，確認無誤后辦理借閱（涉密文件需經分管領導審批）；借閱人需在指定區(qū)域查閱文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得擅自復制（復制需經審批）；借閱期滿后，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查文件完整性，確認無誤后在《文件借閱申請表》上記錄歸還日期。（七）到期鑒定與處置責任主體：檔案管理員、鑒定小組（由行政部、法務部及相關部門負責人組成）。操作步驟：對達到保管期限的文件（如保管期限為10年的合同），每半年組織一次鑒定；鑒定小組根據(jù)文件價值（如歷史價值、法律價值、參考價值）確定處置方式：仍有保存價值的辦理延期手續(xù)，無保存價值的填寫《文件銷毀審批表》（詳見模板四）；銷毀文件需經分管領導批準，由兩人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復（紙質文件碎紙?zhí)幚?，電子文件徹底刪除）；銷毀過程記錄《文件銷毀審批表》，監(jiān)銷人簽字確認，檔案留存?zhèn)洳?。三、常用管理模板工具模板一：文件歸檔登記表序號文件名稱文號形成部門形成日期頁數(shù)密級保管期限歸檔人歸檔日期備注12024年度工作總結XZ-2024-001行政部2024-12-3115內部10年*明2025-01-052XX項目合同協(xié)議YW-2024-056業(yè)務部2024-11-208秘密20年*華2025-01-03模板二：文件分類編碼規(guī)則表一級分類二級分類編碼規(guī)則示例說明綜合類制度文件Z-XX-YYYY-NNNZ：綜合類；XX：二級分類（01制度、02通知）；YYYY：年份；NNN：流水號人力資源類人事檔案R-03-YYYY-NNNR：人力資源類；03：人事檔案；其他同上財務類憑證C-05-YYYY-NNNC：財務類；05：會計憑證；其他同上業(yè)務類項目資料Y-07-YYYY-NNNY：業(yè)務類；07：項目資料；其他同上模板三：文件借閱申請表借閱部門借閱人文件名稱及編號借閱用途借閱期限審批人借閱日期歸還日期備注業(yè)務部*磊YW-2024-056項目審計2025-01-10至2025-01-25*經理2025-01-08行政部*敏Z-01-2024-003制度修訂2025-01-12至2025-01-27*主任2025-01-10模板四：文件銷毀審批表文件名稱及編號形成日期保管期限銷毀理由部門負責人意見檔案室意見分管領導意見銷毀日期監(jiān)銷人銷毀人2023年會議紀要（非密）2023-12-315年保管期滿無保存價值同意同意同意2025-01-15*強*麗四、執(zhí)行要點與風險提示（一）核心執(zhí)行要點責任到人：明確文件形成部門、檔案管理員及審批人的職責，避免推諉；規(guī)范流程：嚴格按照“形成-整理-歸檔-保管-借閱-處置”流程操作，保證每環(huán)節(jié)有記錄、可追溯；動態(tài)管理：定期（每季度）檢查檔案保管情況，及時更新目錄、備份電子文件，保證檔案安全；培訓宣貫：每年組織檔案管理培訓，使員工熟悉制度要求，提升文件規(guī)范意識。（二）常見風險與應對文件丟失或損壞：檔案室需配備安防設施（監(jiān)控、報警器），紙質文件定期除塵，電子文件多重備份；借閱超期或違規(guī)：建立借閱提醒機制（如到期前3天通知），對違規(guī)借閱行為納入績效考核；分類編碼混亂：嚴