行政文件歸檔與資料管理標準化手冊一、手冊適用范圍與管理對象本手冊適用于[公司/單位名稱]各部門（含分支機構(gòu)、子公司）行政文件及資料的歸檔與管理工作，涵蓋文件從形成、流轉(zhuǎn)、整理到保管、利用、銷毀的全生命周期管理。管理對象包括但不限于：上級單位來文、本單位發(fā)文、會議紀要、工作報告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、審批材料、聲像資料、電子檔案等具有保存價值的行政文件資料。二、管理職責分工（一）行政部門統(tǒng)籌職責行政部門作為行政文件歸檔與資料管理的牽頭部門，負責制定歸檔管理制度、組織培訓(xùn)、監(jiān)督執(zhí)行，統(tǒng)籌檔案庫房建設(shè)、數(shù)字化設(shè)備配置及檔案鑒定、銷毀工作。（二）文件形成部門職責各部門為本部門文件歸檔的第一責任部門，指定專人（兼職檔案管理員*）負責本部門文件的形成、收集、初步整理及向檔案管理崗的移交工作，保證文件材料齊全、規(guī)范。（三）檔案管理崗職責檔案管理崗（由行政部門專職人員*擔任）負責接收各部門移交的檔案，審核歸檔質(zhì)量，分類編目、登記入庫，提供檔案借閱服務(wù)，維護檔案安全與完整，定期開展檔案清點與保管狀況檢查。三、行政文件全流程歸檔操作指引（一）文件收集：保證應(yīng)收盡收收集范圍上級單位發(fā)來的需實施執(zhí)行的文件（通知、批復(fù)、意見等）；本單位形成的各類正式文件（發(fā)文、會議紀要、工作報告、請示等）；部門間往來具有查考價值的函件、審批單、會議材料；反映單位重大活動、重要事件的聲像資料（照片、錄音、錄像）及電子文件；經(jīng)確認具有保存價值的其他資料（如合同、協(xié)議、規(guī)劃方案等）。收集要求文件形成后3個工作日內(nèi)，由兼職檔案管理員*收集齊全，避免遺漏；收集時檢查文件是否為定稿（含正式簽批手續(xù)），草稿、重復(fù)件無需歸檔（特殊注明除外）；聲像資料需標注拍攝時間、地點、事件、參與人員等文字說明，電子文件需為最終版本（非臨時緩存文件）。（二）文件分類：科學劃分層級采用“年度-機構(gòu)（問題）-保管期限”三級分類法，保證分類清晰、邏輯嚴謹。一級分類：年度按文件形成年度劃分，如“2024年”“2023年”，跨年度文件歸入辦結(jié)年度。二級分類：機構(gòu)（問題）按機構(gòu)分類：適用于各部門形成的文件，如“綜合管理部”“財務(wù)部”“業(yè)務(wù)部”；按問題分類：適用于綜合性文件或跨部門文件，如“行政管理”“人力資源管理”“項目建設(shè)”。三級分類：保管期限依據(jù)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》劃分為：永久：反映單位主要職能和歷史面貌的文件（如發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、機構(gòu)設(shè)置文件、重大合同等）；長期（30年）：參考價值較高的文件（如規(guī)章制度、會議紀要、季度/年度工作報告等）；短期（10年）：在一定時期內(nèi)具有參考價值的文件（如一般性通知、臨時性請示、統(tǒng)計報表等）。（三）文件整理：規(guī)范整理細節(jié)排序與組卷按文件形成時間順序或邏輯關(guān)系排序，如：批復(fù)在前、請示在后，正本在前、附件在后；組卷時遵循“一事一卷”或“一會一卷”原則，避免文件混雜，卷內(nèi)文件一般不超過200頁。編頁與裝訂紙質(zhì)文件采用鉛筆編寫頁碼（正面編單號，背面編雙號），空白頁不編號；使用棉線裝訂或不銹鋼夾裝訂，避免使用金屬訂書釘，保證文件平整、不損毀。填寫卷內(nèi)目錄與備考表卷內(nèi)目錄包含：文件題名、文號、責任者、日期、頁號、備注等項（詳見模板1）；備考表注明卷內(nèi)文件數(shù)量、缺損情況、整理人、檢查人、日期等（詳見模板2）。（四）文件鑒定與歸檔移交歸檔審核兼職檔案管理員整理完成后，提交部門負責人審核，重點檢查文件完整性、分類準確性、保管期限劃定是否合規(guī)；審核通過后，填寫《行政文件歸檔移交清單》（詳見模板3），一式兩份（部門留存一份、檔案管理崗一份）。移交與接收每月25日前，各部門將審核后的檔案及移交清單移交至檔案管理崗；檔案管理崗核對檔案數(shù)量、質(zhì)量，核對無誤后在移交清單上簽字確認，雙方各執(zhí)一份備查。四、檔案保管與利用規(guī)范（一）檔案保管要求庫房管理檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光等條件，溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；定期檢查庫房環(huán)境（每季度至少1次），配備消防器材（如滅火器、煙霧報警器），嚴禁存放易燃易爆物品。檔案存放紙質(zhì)檔案裝入無酸檔案盒，按分類號順序整齊存放于檔案柜，標注清晰分類標簽；電子檔案存儲于專用服務(wù)器或移動硬盤，定期備份（至少3份），異地存放1份，防止數(shù)據(jù)丟失。安全保密涉密檔案單獨存放，由專人保管，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*批準；檔案管理人員嚴格遵守保密紀律，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密內(nèi)容。（二）檔案借閱與使用流程借閱申請內(nèi)部員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板4），說明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負責人*審批后提交檔案管理崗；借閱涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*簽字批準，借閱期限不超過3天；非涉密檔案借閱期限不超過7天。借閱與歸還檔案管理崗核對申請表無誤后，提供檔案借閱，當面檢查檔案完整性，借閱人簽字確認；借閱期間不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準除外）；歸還時，檔案管理崗檢查檔案是否完好，無誤后注銷借閱記錄。電子檔案使用電子檔案通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)借閱，需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查看；復(fù)制電子檔案需經(jīng)檔案管理崗批準，復(fù)制件需標注“復(fù)制件”字樣及復(fù)制日期。（三）檔案保管期限與銷毀保管期限到期鑒定檔案管理崗每3年組織一次檔案鑒定工作，由行政部門、業(yè)務(wù)部門及檔案管理人員組成鑒定小組（組長由分管領(lǐng)導(dǎo)*擔任），對到期檔案重新鑒定。銷毀流程對確無保存價值的檔案，由鑒定小組編制《檔案銷毀清冊》（詳見模板5），經(jīng)單位負責人*批準后，由兩人以上（含兩人）監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字；紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進行徹底刪除（低級格式化），保證信息無法恢復(fù)。五、標準化模板工具包模板1：卷內(nèi)目錄序號文件題名文號責任者日期頁號備注1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知XX辦發(fā)〔2024〕5號綜合管理部2024-01-151-222023年度工作總結(jié)報告XX辦〔2024〕3號業(yè)務(wù)部2024-01-203-10含附件模板2：卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件情況說明：本卷共2份文件，10頁，無缺損。整理人：*（兼職檔案管理員）檢查人：*（部門負責人）日期：2024年1月25日模板3：行政文件歸檔移交清單移交部門移交人接收人移交日期檔案年度分類號案卷題名數(shù)量（卷）備注綜合管理部**2024-01-252024Z-01行政管理類5業(yè)務(wù)部**2024-01-252024Y-02工作報告類3部門負責人簽字：*檔案管理崗簽字：*單位審核：*模板4：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期****借閱檔案信息檔案年度分類號案卷題名借閱用途2024Z-01春節(jié)放假通知查閱歷史制度審批意見部門負責人：*分管領(lǐng)導(dǎo)：*檔案管理崗：*模板5：檔案銷毀清冊序號檔案年度分類號案卷題名保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注12010Z-03年度統(tǒng)計報表短期保管期限已滿2024-02-01、22011Y-01臨時會議紀要短期保管期限已滿2024-02-01、六、管理規(guī)范與注意事項（一）歸檔質(zhì)量要求文件材料需為原件（復(fù)印件需注明“與原件核對無誤”及核對人簽字），字跡清晰、簽批手續(xù)齊全；分類準確，不得出現(xiàn)“有卷無類”或“有類無卷”現(xiàn)象，卷內(nèi)目錄與實際文件一致；電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，格式統(tǒng)一（如PDF、DOC、XLS等），保證可讀性。（二）檔案安全管理檔案管理人員非工作不得進入庫房，庫房鑰匙由專人保管，嚴禁轉(zhuǎn)借；定期檢查檔案存放情況，發(fā)覺蟲霉、破損及時處理，對重要檔案進行數(shù)字化備份；檔案借閱登記需詳細記錄借閱人、時間、檔案內(nèi)容及歸還狀態(tài)，保證可追溯。（三）人員培訓(xùn)與考核行政部門每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、整理流