2026年資源回收公司回收憑證管理管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司回收憑證的管理工作，明確回收憑證的設(shè)計、印制、領(lǐng)用、開具、審核、歸檔、銷毀等全流程要求，保障回收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)真實可追溯、財務(wù)核算合規(guī)準確，防范憑證造假、丟失、損毀等風(fēng)險，維護公司資產(chǎn)安全與合法權(quán)益，結(jié)合國家財務(wù)法規(guī)及公司資源回收業(yè)務(wù)實際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有回收站點、分揀中心、中轉(zhuǎn)場及合作回收機構(gòu)的回收憑證管理工作，涵蓋廢紙、廢塑料、廢金屬、廢舊家電等各類回收物的回收憑證全生命周期管控。公司財務(wù)人員、回收員、分揀員、站點管理員、倉儲管理員及合作單位相關(guān)工作人員，均應(yīng)嚴格遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則（一）合規(guī)合法原則。嚴格遵循《中華人民共和國會計法》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等國家法律法規(guī)，確?；厥諔{證管理符合財務(wù)核算、稅收申報等合規(guī)要求。（二）真實完整原則?；厥諔{證所記載的信息必須真實、準確、完整，嚴禁虛開、漏開、涂改憑證，確保憑證內(nèi)容與回收業(yè)務(wù)實際一致。（三）全程管控原則。對回收憑證的設(shè)計、印制、領(lǐng)用、開具、審核、傳遞、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)實施全流程管控，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，確保憑證流轉(zhuǎn)可追溯。（四）安全規(guī)范原則。規(guī)范憑證存儲、保管流程，配備必要的防護設(shè)施，防范憑證丟失、損毀、被盜；嚴格憑證查閱、復(fù)制權(quán)限，保障憑證信息安全。（五）實用可操作原則。憑證樣式設(shè)計貼合回收業(yè)務(wù)場景，開具、審核流程簡潔規(guī)范，便于一線工作人員執(zhí)行，提升憑證管理效率。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第四條憑證管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立回收憑證管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由總經(jīng)理擔(dān)任組長，分管財務(wù)副總擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、運營管理部、回收站點、分揀中心、質(zhì)檢部、法務(wù)部負責(zé)人。主要職責(zé)包括：（一）審定回收憑證管理制度、憑證樣式及管理流程；（二）審批憑證印制計劃、歸檔保管方案及銷毀流程；（三）監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決憑證管理中的重大問題；（四）審議憑證管理考核結(jié)果，裁決憑證管理爭議事項；（五）推動憑證管理信息化建設(shè)，提升憑證管理規(guī)范化水平。第五條財務(wù)部（牽頭管理部門）財務(wù)部作為回收憑證管理的牽頭部門，配備專職憑證管理員，主要職責(zé)包括：（一）設(shè)計回收憑證樣式，明確憑證記載要素、編號規(guī)則及印制標(biāo)準，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行；（二）統(tǒng)籌憑證的統(tǒng)一印制、入庫登記與發(fā)放管理，建立憑證管理臺賬；（三）負責(zé)回收憑證的審核、校驗，核查憑證信息的真實性、完整性、準確性；（四）牽頭組織回收憑證的歸檔、保管與銷毀工作，規(guī)范歸檔流程，確保憑證安全；（五）組織開展憑證管理培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門規(guī)范使用、管理回收憑證；（六）定期開展憑證管理專項檢查，排查憑證管理風(fēng)險，匯總檢查結(jié)果并上報領(lǐng)導(dǎo)小組；（七）負責(zé)憑證管理信息化系統(tǒng)的搭建與維護，實現(xiàn)憑證電子化管理。第六條其他相關(guān)部門職責(zé)（一）運營管理部：負責(zé)監(jiān)督各回收站點、分揀中心的憑證使用規(guī)范；協(xié)調(diào)憑證在回收、分揀、交接環(huán)節(jié)的傳遞流程；配合財務(wù)部開展憑證檢查與培訓(xùn)；（二）回收站點：負責(zé)回收憑證的領(lǐng)用、開具、自查與上交；確保憑證開具真實準確，按流程傳遞；建立站點憑證領(lǐng)用登記臺賬，妥善保管未使用憑證；（三）分揀中心：負責(zé)接收回收憑證，核對憑證信息與回收物實際情況；協(xié)助財務(wù)部審核憑證，留存交接環(huán)節(jié)憑證副本；建立憑證交接登記臺賬；（四）質(zhì)檢部：在憑證審核中提供回收物質(zhì)量檢驗信息，協(xié)助核查憑證記載的回收物等級、純度等內(nèi)容的真實性；（五）法務(wù)部：審核回收憑證樣式及管理流程的合規(guī)性；協(xié)助處理憑證造假、違規(guī)使用等引發(fā)的法律糾紛；（六）合作回收機構(gòu)：按本制度要求規(guī)范使用回收憑證，接受公司財務(wù)部、運營管理部的監(jiān)督檢查；及時上交回收憑證，配合憑證審核與核查。第七條核心崗位職責(zé)（一）憑證管理員：負責(zé)憑證的印制、入庫、發(fā)放、登記、歸檔等工作；建立憑證管理臺賬，實時更新憑證流轉(zhuǎn)信息；定期盤點憑證庫存，確保賬實相符；（二）回收員：負責(zé)按業(yè)務(wù)實際開具回收憑證，確保憑證信息真實、完整、準確；及時將憑證上交站點管理員，配合憑證自查與審核；妥善保管領(lǐng)用的空白憑證；（三）站點管理員：負責(zé)本站點憑證的領(lǐng)用、登記、發(fā)放與回收上交；每日核查回收憑證開具情況，確保憑證與回收業(yè)務(wù)一致；建立站點憑證管理臺賬，定期與財務(wù)部核對；（四）財務(wù)審核員：負責(zé)回收憑證的審核校驗，核查憑證要素完整性、數(shù)據(jù)準確性、簽字蓋章齊全性；對不合格憑證予以退回整改，記錄審核結(jié)果；（五）檔案管理員：負責(zé)回收憑證的歸檔整理、保管與查閱登記；維護檔案存儲環(huán)境，防范憑證損壞、丟失；按規(guī)定流程辦理憑證銷毀手續(xù)。第三章回收憑證基礎(chǔ)管理第八條憑證樣式與要素（一）憑證分類：回收憑證分為《回收單》《分揀交接單》《運輸交接單》三類，分別用于回收環(huán)節(jié)、分揀交接環(huán)節(jié)、運輸交接環(huán)節(jié)，各類憑證樣式統(tǒng)一由財務(wù)部設(shè)計。（二）核心要素：各類回收憑證需包含以下核心要素，確保信息完整可追溯：憑證編號、開具日期、站點名稱/分揀中心名稱、經(jīng)辦人、回收物品類、規(guī)格等級、重量/數(shù)量、單價、金額、客戶信息（姓名/單位名稱、聯(lián)系方式、地址）、客戶簽字（或電子確認）、經(jīng)辦人簽字、審核人簽字、備注（特殊回收物說明、雜質(zhì)情況等）。（三）編號規(guī)則：憑證編號采用“年份+月份+部門編碼+流水號”格式，如“202601HS0001”（2026年1月回收站點第1號憑證），編碼規(guī)則統(tǒng)一由財務(wù)部制定，確保編號唯一不重復(fù)。（四）印制標(biāo)準：憑證采用統(tǒng)一規(guī)格的防偽紙張印制，加蓋公司財務(wù)專用章（或憑證專用章）方可生效；憑證一式三聯(lián)（或四聯(lián)），分別為存根聯(lián)（留存站點/部門）、財務(wù)聯(lián)（上交財務(wù)部）、客戶聯(lián)（交客戶）、交接聯(lián)（分揀/運輸環(huán)節(jié)留存），各聯(lián)次內(nèi)容一致，清晰標(biāo)注聯(lián)次用途。第九條憑證印制與入庫（一）印制計劃：財務(wù)部根據(jù)各回收站點、分揀中心的業(yè)務(wù)量，制定月度/季度憑證印制計劃，明確憑證種類、數(shù)量、印制要求，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，委托具備資質(zhì)的正規(guī)印制單位印制。（二）驗收入庫：憑證印制完成后，財務(wù)部憑證管理員與印制單位核對憑證種類、數(shù)量、樣式，檢查憑證防偽標(biāo)識、印章加蓋情況，驗收合格后辦理入庫手續(xù)；建立《回收憑證入庫臺賬》，記錄憑證編號范圍、種類、數(shù)量、入庫日期、經(jīng)辦人等信息，確保賬實相符。（三）庫存管理：空白憑證需存入專用保險柜或密閉檔案柜，由憑證管理員專人保管，實行“雙人雙鎖”管理；定期盤點庫存憑證，每月至少盤點一次，發(fā)現(xiàn)短缺、損壞等情況及時上報領(lǐng)導(dǎo)小組，查明原因并處理。第十條憑證領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請：各回收站點、分揀中心需領(lǐng)用憑證時，由站點管理員填寫《回收憑證領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用憑證種類、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負責(zé)人簽字審批后，提交財務(wù)部憑證管理員。（二）發(fā)放登記：財務(wù)部憑證管理員核對申請信息，確認無誤后發(fā)放憑證，在《回收憑證領(lǐng)用臺賬》中記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、憑證編號范圍、數(shù)量、領(lǐng)用人、經(jīng)辦人等信息，領(lǐng)用人簽字確認。（三）領(lǐng)用限額：實行憑證領(lǐng)用限額管理，各站點根據(jù)日均回收業(yè)務(wù)量領(lǐng)用憑證，一般單次領(lǐng)用不超過3天用量，特殊情況需超額領(lǐng)用的，需經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人審批；領(lǐng)用憑證需當(dāng)場核對數(shù)量、檢查憑證完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時更換。（四）作廢與補發(fā)：空白憑證不慎丟失、損毀的，領(lǐng)用人需立即上報站點管理員與財務(wù)部，說明情況并提交書面報告；財務(wù)部核實后，按規(guī)定辦理作廢手續(xù)，根據(jù)實際需求補發(fā)憑證，丟失憑證的責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四章回收憑證全流程管理第十一條憑證開具管理（一）開具要求：回收員在回收業(yè)務(wù)完成后，需當(dāng)場開具回收憑證，做到“一筆業(yè)務(wù)、一張憑證”，嚴禁合并開具、事后補開（特殊情況補開需經(jīng)站點管理員審批并注明原因）；憑證開具需字跡清晰、內(nèi)容準確，不得涂改、刮擦、挖補，如需修改需重新開具并注明原憑證編號作廢。（二）信息核對：開具憑證前，回收員需核對回收物品類、等級、重量/數(shù)量，確認客戶信息準確無誤；按公司統(tǒng)一回收價格核算金額，明確標(biāo)注回收物雜質(zhì)情況、特殊說明等內(nèi)容；憑證開具完成后，需交由客戶核對簽字（或電子確認），確?？蛻魧{證信息無異議。（三）特殊場景處理：上門回收業(yè)務(wù)需當(dāng)場開具憑證，客戶無法當(dāng)場簽字的，可留存客戶電子確認記錄（如微信、短信確認），后續(xù)補簽；回收危險廢物、廢舊家電等特殊回收物的，需在憑證中注明專項處置說明，附加質(zhì)檢部門檢驗意見；合作機構(gòu)回收業(yè)務(wù)的憑證，需加蓋合作機構(gòu)公章及經(jīng)辦人簽字。（四）作廢憑證處理：開具錯誤、客戶拒收等需作廢的憑證，需保持憑證各聯(lián)次完整，加蓋“作廢”印章，注明作廢原因、作廢日期、經(jīng)辦人，由站點管理員統(tǒng)一保管，定期上交財務(wù)部，嚴禁私自銷毀作廢憑證。第十二條憑證審核管理（一）三級審核機制：實行“站點自查→部門復(fù)核→財務(wù)審核”三級審核機制，確保憑證信息真實準確。（二）站點自查：每日營業(yè)結(jié)束后，站點管理員對當(dāng)日開具的回收憑證進行自查，核查憑證要素完整性、數(shù)據(jù)準確性、簽字蓋章齊全性，核對憑證金額與收款金額一致性，形成自查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）部門復(fù)核：運營管理部每周對各站點回收憑證進行復(fù)核，抽樣比例不低于30%，重點核查憑證與回收臺賬、分揀記錄的一致性，復(fù)核合格后簽署復(fù)核意見；對復(fù)核發(fā)現(xiàn)的問題，下達整改通知書，跟蹤整改落實情況。（四）財務(wù)審核：財務(wù)部每月對所有回收憑證進行全面審核，核查憑證防偽標(biāo)識、編號連續(xù)性，核對憑證信息與財務(wù)臺賬、稅收申報數(shù)據(jù)的一致性；對不合格憑證予以退回，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改，整改后重新提交審核，直至合格；審核完成后，財務(wù)審核員簽署審核意見，歸檔留存。第十三條憑證傳遞與交接管理（一）內(nèi)部傳遞：回收憑證開具后，存根聯(lián)由回收站點留存歸檔，財務(wù)聯(lián)每日由站點管理員上交財務(wù)部，交接聯(lián)隨回收物流轉(zhuǎn)至分揀中心，運輸交接單由運輸人員交接收貨方簽字后，分別留存運輸部門與收貨方。（二）交接登記：憑證傳遞交接時，交接雙方需核對憑證種類、數(shù)量、編號，填寫《回收憑證交接臺賬》，注明交接日期、憑證信息、交接人、接收人等內(nèi)容，簽字確認，確保憑證傳遞可追溯；嚴禁憑證傳遞過程中遺漏、丟失。（三）跨部門交接：分揀中心接收回收物與交接聯(lián)后，需核對憑證信息與回收物實際情況，確認一致后簽字確認，留存交接聯(lián)歸檔；運輸部門辦理運輸交接時，需憑運輸交接單辦理裝載、運輸手續(xù)，確保憑證與貨物匹配。第十四條憑證歸檔與保管管理（一）歸檔流程：財務(wù)審核合格的回收憑證，由財務(wù)部檔案管理員按年度、月份、部門分類整理，編制歸檔目錄，裝訂成冊后存入專用檔案庫；歸檔資料包括憑證原件、自查記錄、復(fù)核意見、審核記錄、交接臺賬等，確保歸檔資料完整。（二）保管要求：檔案庫需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防暴曬等防護設(shè)施，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；憑證保管實行專人負責(zé)，建立《回收憑證歸檔臺賬》，記錄歸檔憑證信息、歸檔日期、保管人等內(nèi)容；保管期限按國家財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，至少留存10年，涉及重大業(yè)務(wù)的憑證永久留存。（三）查閱與復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、復(fù)制回收憑證的，需填寫《回收憑證查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及財務(wù)部負責(zé)人審批后，在檔案管理員陪同下查閱、復(fù)制，嚴禁私自查閱、復(fù)制；查閱、復(fù)制時需保持憑證完整，不得涂改、抽取憑證，檔案管理員做好查閱、復(fù)制登記記錄。（四）外部查閱：稅務(wù)、審計等外部單位因執(zhí)法需要查閱回收憑證的，需出具正式執(zhí)法文書及身份證明，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理員配合查閱，按規(guī)定提供相關(guān)憑證復(fù)印件，留存查閱記錄。第十五條憑證銷毀管理（一）銷毀條件：回收憑證保管期滿，且無未了事項、無查考價值的，可申請銷毀；涉及未了事項的憑證，需延長保管期限，直至事項辦結(jié)。（二）銷毀流程：財務(wù)部檔案管理員梳理保管期滿的憑證，編制《回收憑證銷毀申請表》，注明憑證種類、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，報財務(wù)部負責(zé)人、總經(jīng)理審批后，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議；審議通過后，由財務(wù)部牽頭，聯(lián)合運營管理部、法務(wù)部組成銷毀小組，選擇合規(guī)的銷毀方式（如集中焚燒、粉碎等），在指定地點銷毀；銷毀過程需全程錄像，銷毀小組成員簽字確認，留存銷毀記錄與錄像資料。（三）禁止事項：嚴禁私自銷毀回收憑證，嚴禁銷毀未到期、涉及未了事項的憑證；銷毀記錄與錄像資料需歸檔留存，保管期限不少于5年。第五章監(jiān)督考核與獎懲第十六條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督：財務(wù)部憑證管理員每日對各站點憑證領(lǐng)用、開具情況進行巡查，重點檢查憑證開具規(guī)范性、信息真實性，發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場督促整改；站點管理員每日自查，形成自查記錄，上報財務(wù)部。（二）定期檢查：領(lǐng)導(dǎo)小組每月組織一次憑證管理專項檢查，抽調(diào)各部門人員組成檢查小組，對憑證印制、領(lǐng)用、開具、審核、歸檔等全環(huán)節(jié)進行全面檢查；檢查結(jié)果在公司內(nèi)部通報，針對問題制定整改計劃，跟蹤整改落實。（三）專項審計：每年由財務(wù)部牽頭，開展一次憑證管理專項審計，核查憑證管理合規(guī)性、數(shù)據(jù)真實性，排查財務(wù)風(fēng)險；審計報告上報領(lǐng)導(dǎo)小組，作為憑證管理優(yōu)化與考核的依據(jù)。（四）舉報機制：設(shè)立憑證管理違規(guī)舉報電話與郵箱，鼓勵員工舉報憑證造假、虛開、丟失、私自銷毀等違規(guī)行為；對舉報屬實的，給予舉報人物質(zhì)獎勵，嚴格保密舉報人行信息；對舉報事項及時核查，依法依規(guī)處理。第十七條考核指標(biāo)憑證管理考核指標(biāo)包括：憑證開具準確率（不低于99%）、憑證要素完整率（100%）、審