合同審核及管理流程標(biāo)準(zhǔn)文件一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)文件適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同的審核、簽署、履行及歸檔全流程管理，涵蓋采購(gòu)合同、服務(wù)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、合作協(xié)議等類(lèi)型。適用于業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同需求、法務(wù)部進(jìn)行合規(guī)審核、財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)條款、管理層審批決策及檔案管理部門(mén)歸檔保存等全部門(mén)協(xié)同場(chǎng)景，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范合同管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同發(fā)起與需求確認(rèn)發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)、合作、銷(xiāo)售等），向法務(wù)部提交合同申請(qǐng)。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確合同相對(duì)方基本信息、合作背景、核心需求（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等）、預(yù)期目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行初審，確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性及需求的合理性。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（附件1）經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同步抄送法務(wù)部及財(cái)務(wù)部。（二）合同起草與初步審核起草主體：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》內(nèi)容，結(jié)合合作方初步溝通結(jié)果，起草合同文本；或由法務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)需求提供標(biāo)準(zhǔn)模板，業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)具體條款。操作內(nèi)容：合同文本應(yīng)包含核心要素：合同主體信息、標(biāo)的描述、權(quán)利義務(wù)條款、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條款、合同生效條件等。業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，重點(diǎn)核對(duì)合作方名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、標(biāo)的規(guī)格、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息是否與立項(xiàng)申請(qǐng)一致。輸出成果：合同初稿（含電子版及紙質(zhì)版簽字版）由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交法務(wù)部進(jìn)行合規(guī)審核。（三）多部門(mén)聯(lián)合審核審核主體及職責(zé)：法務(wù)部合規(guī)審核：重點(diǎn)審核合同主體資格（如合作方是否具備履約能力、是否涉及特許經(jīng)營(yíng)等資質(zhì)）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭(zhēng)議解決方式約定（如仲裁或訴訟管轄）等，形成《合同評(píng)審記錄表》中的法務(wù)審核意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)條款審核：重點(diǎn)審核價(jià)款及支付方式是否符合財(cái)務(wù)管理制度、發(fā)票類(lèi)型與稅率約定、資金支付時(shí)間與節(jié)點(diǎn)是否合理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金條款等），形成財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核：針對(duì)法務(wù)部、財(cái)務(wù)部提出的審核意見(jiàn)，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行修改或說(shuō)明，保證調(diào)整后的合同仍滿足業(yè)務(wù)需求。操作內(nèi)容：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部在收到合同文本后【3個(gè)工作日】?jī)?nèi)完成審核，并將書(shū)面意見(jiàn)反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同后，組織法務(wù)部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行交叉復(fù)核，確認(rèn)無(wú)異議后進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。輸出成果：經(jīng)法務(wù)部、財(cái)務(wù)部審核通過(guò)的合同修訂版，及雙方簽字確認(rèn)的《合同評(píng)審記錄表》（附件2）。（四）合同審批與簽署授權(quán)審批層級(jí)：根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人→法務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管副總5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人→法務(wù)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人→法務(wù)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)（或董事會(huì)）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)將《合同評(píng)審記錄表》及最終版合同提交至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)，審批人需在【2個(gè)工作日】?jī)?nèi)完成審批，對(duì)合同的合規(guī)性、合理性及風(fēng)險(xiǎn)控制負(fù)最終責(zé)任。審批通過(guò)后，由法務(wù)部出具《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》（附件3），明確簽署人、簽署權(quán)限及簽署時(shí)間。輸出成果：審批流程完整的合同文本、《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》。（五）合同簽署與用印管理簽署主體：根據(jù)《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》，由授權(quán)人或其委托人代表企業(yè)簽署合同，簽署人需核對(duì)合同文本與審批版本的一致性。用印流程：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)持簽署完成的合同文本、審批通過(guò)的《合同評(píng)審記錄表》及《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》，向行政部（或公章管理部門(mén)）申請(qǐng)用印。行政部核對(duì)材料齊全性及審批流程合規(guī)性后，加蓋企業(yè)公章或合同專(zhuān)用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章或越權(quán)用?。?。輸出成果：正式簽署并加蓋公章的合同文本（一式【3-4】份，合作方執(zhí)【2】份，企業(yè)執(zhí)【1-2】份）。（六）合同履行與跟蹤管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行的第一責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款等），財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)款項(xiàng)支付審核，法務(wù)部協(xié)助處理履行中的法律糾紛。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)建立《合同履行跟蹤表》（附件4），記錄履行節(jié)點(diǎn)、實(shí)際進(jìn)展、驗(yàn)收結(jié)果及存在問(wèn)題，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。涉及合同變更（如標(biāo)的、金額、履行期限等）的，需由業(yè)務(wù)部門(mén)提交《合同變更申請(qǐng)表》（附件5），經(jīng)原審批流程審核通過(guò)后簽署補(bǔ)充協(xié)議，原合同同時(shí)作廢。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同變更申請(qǐng)表》（如涉及）、補(bǔ)充協(xié)議（如涉及）。（七）合同歸檔與資料保存歸檔主體：檔案管理部門(mén)（如行政部）為合同歸檔的責(zé)任部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)配合提供合同相關(guān)資料。操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后【15個(gè)工作日】?jī)?nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同正本、審批文件、《合同評(píng)審記錄表》、《合同履行跟蹤表》等資料整理成冊(cè)，移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)合同資料進(jìn)行編號(hào)、登記、存檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不低于【10年】（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。輸出成果：完整的合同檔案（紙質(zhì)版+電子版），可隨時(shí)調(diào)閱查詢(xún)。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單及填寫(xiě)說(shuō)明附件1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容要求1合同名稱(chēng)?體現(xiàn)合同核心內(nèi)容（如“設(shè)備采購(gòu)合同”“項(xiàng)目服務(wù)合作協(xié)議”）2合作方信息名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（用號(hào)代替，如“聯(lián)系人：經(jīng)理”）3業(yè)務(wù)背景與需求簡(jiǎn)述合作目的、需解決的業(yè)務(wù)問(wèn)題及核心需求（如“采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備10臺(tái)，滿足產(chǎn)能提升需求”）4合同核心條款概要標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款（含大寫(xiě)）、履行期限、主要權(quán)利義務(wù)5風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)初步識(shí)別如合作方履約能力、付款周期、違約責(zé)任等6業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字并注明日期附件2：合同評(píng)審記錄表審核部門(mén)審核人審核意見(jiàn)審核日期法務(wù)部*法務(wù)（示例：“第5條違約責(zé)任建議明確逾期付款的日萬(wàn)分之五違約金，符合《民法典》相關(guān)規(guī)定”）–財(cái)務(wù)部*財(cái)務(wù)（示例：“預(yù)付款比例建議不超過(guò)30%，尾款10%作為質(zhì)保金，支付需提供驗(yàn)收合格證明”）–業(yè)務(wù)部門(mén)*業(yè)務(wù)（示例：“已根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)修改，調(diào)整后條款滿足業(yè)務(wù)需求”）–最終審批*副總（示例：“同意簽署，按修訂版執(zhí)行”）–附件3：合同簽署授權(quán)委托書(shū)授權(quán)人*總經(jīng)理（或法定代表人）授權(quán)日期–受托人*業(yè)務(wù)經(jīng)理（或法務(wù)專(zhuān)員）職務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)理授權(quán)簽署合同名稱(chēng)《采購(gòu)合同》合同編號(hào)CG-2024-X授權(quán)權(quán)限代表企業(yè)簽署本合同，但不具有修改、補(bǔ)充條款的權(quán)利授權(quán)期限自簽署之日起至合同履行完畢附件4：合同履行跟蹤表合同名稱(chēng)《服務(wù)合同》合同編號(hào)FW-2024-X履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況需求確認(rèn)––已確認(rèn)階段交付––已交付并驗(yàn)收尾款支付–-待支付附件5：合同變更申請(qǐng)表原合同名稱(chēng)《租賃合同》原合同編號(hào)ZL-2024-X變更原因租賃期限延長(zhǎng)3個(gè)月變更內(nèi)容履行期限由“2024-01-01至2024-12-31”變更為“2024-01-01至2025-03-31”業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)（負(fù)責(zé)人簽字）*業(yè)務(wù)法務(wù)部意見(jiàn)（負(fù)責(zé)人簽字）*法務(wù)財(cái)務(wù)部意見(jiàn)（負(fù)責(zé)人簽字）*財(cái)務(wù)最終審批（負(fù)責(zé)人簽字）*總經(jīng)理四、執(zhí)行關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同主體資格審查合作方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如特許經(jīng)營(yíng)許可證、安全生產(chǎn)許可證等）復(fù)印件并加蓋公章，必要時(shí)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)及有無(wú)失信記錄，避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約。（二）核心條款審核風(fēng)險(xiǎn)價(jià)款與支付：明確價(jià)款構(gòu)成（是否含稅）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例），避免約定“貨到付款”等模糊條款，保證財(cái)務(wù)可控。違約責(zé)任：需量化違約責(zé)任（如逾期付款違約金、逾期交貨的違約計(jì)算方式），避免約定“承擔(dān)相應(yīng)損失”等兜底條款，保證可執(zhí)行性。爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄，避免約定對(duì)方所在地管轄，增加維權(quán)成本。（三）審核時(shí)效與流程規(guī)范各部門(mén)審核需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，嚴(yán)禁拖延；審批流程不得逆行或越級(jí)，保證每環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。如遇特殊情況需延長(zhǎng)審核時(shí)間，需提前向牽頭部門(mén)說(shuō)明并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同保密與檔案管理涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密條款（如“未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，不得向第三方披露”），并對(duì)接觸合同文本的內(nèi)部人員履行保密義務(wù)。合同檔案不得隨意涂改、損毀或外借，電子檔案需定期備份，防止信息丟失或泄露。（五）合同履行監(jiān)控與糾紛處理業(yè)務(wù)部門(mén)