企業(yè)合同管理與審查標準流程工具模板一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險的核心載體。規(guī)范合同管理與審查流程，有助于保證合同合法性、合規(guī)性，保障企業(yè)合法權(quán)益，降低交易成本。本工具模板基于企業(yè)常見業(yè)務(wù)場景設(shè)計，涵蓋合同全生命周期管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為企業(yè)提供標準化操作指引。二、適用業(yè)務(wù)場景本流程模板適用于企業(yè)各類民商事合同的簽訂與履行管理，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、渠道合作等；合作類合同：聯(lián)營合作、技術(shù)開發(fā)、委托代理等；勞動類合同：勞動合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、保密協(xié)議等；其他類型合同：租賃合同、借款合同、知識產(chǎn)權(quán)許可合同等。三、合同管理全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與需求確認操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購、銷售、合作等），明確合同目的、合作方基本信息、核心條款（如標的、數(shù)量、價格、履行期限等），填寫《合同需求申請表》，部門負責(zé)人*簽字確認后提交至法務(wù)部門。法務(wù)部門對接業(yè)務(wù)部門，梳理合同需求要點，確認合同類型及適用法律法規(guī)（如《民法典》《招標投標法》等），明確合同框架及必備條款。責(zé)任部門/崗位：業(yè)務(wù)部門發(fā)起，法務(wù)部門對接，部門負責(zé)人*審批。輸出物：《合同需求申請表》（含需求明細、附件資料清單）。（二）合同起草操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門確認的框架，或委托法務(wù)部門/外部律師起草合同文本。合同內(nèi)容需包含以下核心要素：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、聯(lián)系方式等）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)條款（質(zhì)量標準、驗收方式、履行期限、地點、方式等）；價格與支付條款（金額、計價方式、支付條件、賬戶信息等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院等）；合同生效條件、附件清單及其他特殊約定。起草完成后，業(yè)務(wù)部門核對合同內(nèi)容與需求一致性，保證無遺漏或矛盾條款。責(zé)任部門/崗位：業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門/外部律師起草，業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*審核。輸出物》：合同初稿（含電子版及紙質(zhì)版簽字稿）。（三）合同審查操作內(nèi)容：形式審查：法務(wù)部門核對合同主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、合同文本完整性（頁碼、簽字蓋章處等）、附件資料是否齊全。合法性審查：審查合同條款是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及監(jiān)管要求（如格式條款是否公平、是否存在無效情形等）；審查合同主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（如超越經(jīng)營范圍、無資質(zhì)經(jīng)營等風(fēng)險）；審查違約責(zé)任、爭議解決等條款是否明確、可執(zhí)行。商務(wù)條款審查：業(yè)務(wù)部門配合法務(wù)部門，重點審查價格合理性、履行可行性、驗收標準等是否符合業(yè)務(wù)需求，避免商務(wù)風(fēng)險（如交期延遲、質(zhì)量不達標等）。風(fēng)險審查：法務(wù)部門識別合同潛在風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款等），提出修改建議，形成《合同審查意見表》。反饋與修改：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《合同審查意見表》調(diào)整合同文本，重大爭議條款需與法務(wù)部門、合作方協(xié)商一致后修改。責(zé)任部門/崗位：法務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門（涉及資金條款時）配合，法務(wù)專員*出具審查意見。輸出物：《合同審查意見表》、合同修訂稿。（四）合同審批操作內(nèi)容：法務(wù)部門將審查通過的合同修訂稿及《合同審查意見表》提交至審批流程，按合同金額、類型及重要性分級審批：一般合同（金額≤10萬元）：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)負責(zé)人審批；重要合同（10萬元＜金額≤50萬元）：在上述基礎(chǔ)上增加分管副總*審批；重大合同（金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需提交總經(jīng)理*審批，必要時召開專題會議審議。審批過程中，審批人對合同條款有疑問的，可退回法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門補充說明，直至無異議后簽字確認。責(zé)任部門/崗位：按分級標準由業(yè)務(wù)負責(zé)人、法務(wù)負責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理審批。輸出物》：審批完成的合同終稿（含各審批人簽字頁）。（五）合同簽署操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的合同終稿，與合作方協(xié)商確定簽署方式（線下簽署或電子簽署）。線下簽署：雙方加蓋合同專用章或公章（保證印章備案一致，避免私章、財務(wù)章混用）；法定代表人或授權(quán)代表需簽字確認，并提供《授權(quán)委托書》（若為授權(quán)代表簽署）；合同一式多份（如正本2份、副本若干），雙方各執(zhí)正本，副本由企業(yè)行政部歸檔。電子簽署：通過合法第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）簽署，保證電子簽名、印章的合法性和有效性。簽署完成后，業(yè)務(wù)部門將合同原件移交至行政部/檔案部門，并同步掃描存檔。責(zé)任部門/崗位：業(yè)務(wù)部門負責(zé)對接簽署，行政部/檔案部門接收歸檔，法定代表人/授權(quán)代表*簽字。輸出物》：簽署生效的合同正本、電子合同存檔文件。（六）合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主責(zé)部門，建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行進度（如交貨時間、驗收節(jié)點、付款計劃等），定期更新履行情況。履行過程中出現(xiàn)以下情況的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時上報并處理：延遲履行：與合作方溝通催告，必要時書面發(fā)送《履約催告函》；違約行為：收集違約證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄等），法務(wù)部門協(xié)助啟動違約責(zé)任追究程序；合同變更/解除：雙方協(xié)商一致后，簽訂補充協(xié)議或解除協(xié)議，履行相應(yīng)審批流程。財務(wù)部門根據(jù)合同支付條款審核付款申請，保證資金支付與履行進度匹配，避免提前付款或逾期付款風(fēng)險。責(zé)任部門/崗位：業(yè)務(wù)部門主責(zé)跟蹤，財務(wù)部門負責(zé)資金支付，法務(wù)部門協(xié)助處理違約事宜。輸出物：《合同履行跟蹤表》、履約過程中的函件、驗收報告等證據(jù)材料。（七）合同歸檔操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、《合同審查意見表》《審批單》《履行跟蹤表》等全套資料整理成冊，移交至行政部/檔案部門。檔案部門對合同資料進行分類編號（如按合同類型、年份、編號等），建立電子臺賬，保證檔案可查詢、可追溯。合同檔案保管期限：一般合同不少于5年，重要合同、重大合同不少于10年，涉及訴訟、仲裁的合同檔案保管至案件終結(jié)后5年。責(zé)任部門/崗位：行政部/檔案部門負責(zé)歸檔管理，業(yè)務(wù)部門配合移交。輸出物》：合同檔案（紙質(zhì)+電子版）、檔案管理臺賬。四、合同管理關(guān)鍵表單模板（一）合同審批單合同編號合同名稱合作方名稱合同類型□采購□銷售□服務(wù)□其他合同金額（大寫）合同金額（小寫）核心條款摘要（標的、履行期限、主要權(quán)利義務(wù)等）業(yè)務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：備注（二）合同審查意見表合同編號審查階段□初稿□修訂稿審查人審查日期審查類別□合法性□商務(wù)條款□風(fēng)險點□其他具體審查意見（分條款列出，如“第3.2條質(zhì)量標準不明確，建議補充國家標準”等）修改建議（針對審查意見提出具體修改方案）業(yè)務(wù)部門反饋負責(zé)人簽字：日期：法務(wù)負責(zé)人確認簽字：日期：（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方名稱履行階段□進行中□已完成□異常履行節(jié)點計劃（如“2024年3月1日交貨，3月10日驗收”等）實際履行情況（記錄是否按時履行，存在問題及原因）責(zé)任人更新日期應(yīng)對措施（針對異常情況的處理方案，如“延遲交貨，已與合作方協(xié)商延期至3月5日”等）附件（驗收報告、溝通記錄等）五、流程執(zhí)行注意事項（一）合同版本管理合同起草至簽署過程中，需明確版本號（如V1.0、V2.0），避免版本混淆；終稿簽署前，需由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門共同核對最新版本，保證審批與簽署文本一致。（二）保密要求合同內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密（如技術(shù)信息、客戶資料等）的，應(yīng)在合同中明保證密條款，限制接觸范圍；合同資料歸檔后，僅限授權(quán)人員查閱，嚴禁外泄。（三）特殊情況處理緊急合同：對需立即履行的緊急合同，可啟動“綠色審批通道”，先由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)負責(zé)人口頭審批，事后1個工作日內(nèi)補簽書面審批手續(xù)。重大爭議條款：對法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門存在重大分歧的條款，由分管副總組織協(xié)調(diào)，必要時提請總經(jīng)理裁定。（四）合同變更與解除合同履行中需變更或解除的，必須簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，履行原審批流程；口頭約定或單方面變更/解除的，不具法