學(xué)校綜合辦公室文件管理制度規(guī)定一、總則

學(xué)校綜合辦公室文件管理制度旨在規(guī)范文件管理流程，確保文件的安全、高效流轉(zhuǎn)與保存，提高行政工作效率。本制度適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件的制作、收發(fā)、傳閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

二、文件管理職責(zé)

（一）綜合辦公室負責(zé)全校文件的統(tǒng)一管理，包括文件的制作、審核、分發(fā)、歸檔等。

（二）辦公室主任為文件管理第一責(zé)任人，負責(zé)制度的監(jiān)督執(zhí)行。

（三）文員負責(zé)日常文件的具體操作，包括收發(fā)登記、傳閱跟蹤、歸檔整理等。

三、文件制作與審核

（一）文件制作要求

1.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，格式規(guī)范，符合學(xué)校公文標(biāo)準(zhǔn)。

2.重要文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重大事項需報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.文件編號應(yīng)統(tǒng)一，包括年份、部門代碼、序號等，例如“2023-XX-001”。

（二）文件審核流程

1.初稿完成后，提交部門負責(zé)人進行內(nèi)容審核。

2.審核通過后，由辦公室主任進行格式及合規(guī)性檢查。

3.完成審核的文件方可印制，并加蓋學(xué)校公章（如需）。

四、文件收發(fā)管理

（一）文件收發(fā)登記

1.所有收文需在《收文登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、文件編號、密級、收件人等信息。

2.發(fā)文需在《發(fā)文登記簿》中登記，注明發(fā)文日期、編號、分發(fā)范圍及簽收情況。

（二）文件分發(fā)流程

1.收文到達后，文員需核對文件完整性，并立即呈報辦公室主任。

2.辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)科室，并在登記簿中注明。

3.科室簽收后，文員需更新登記信息，確保文件可追溯。

五、文件傳閱管理

（一）傳閱范圍

1.一般文件傳閱限于校內(nèi)相關(guān)人員，需在《傳閱記錄表》中登記。

2.機密文件傳閱需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限制傳閱人數(shù)。

（二）傳閱流程

1.文件傳閱需按順序進行，不得跨級傳閱。

2.每位傳閱人需在文件首頁簽字確認，注明簽收日期。

3.傳閱完畢后，文員需及時收回文件并歸檔。

六、文件歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.重要文件、會議紀(jì)要、年度報告等需永久或定期歸檔。

2.季度性文件（如工作總結(jié)、報表）保存期限為2年。

（二）歸檔流程

1.文件使用完畢后，文員需按類別整理，并標(biāo)注歸檔編號。

2.歸檔文件需存放于專用檔案柜，做好防潮、防火措施。

3.每年年底，辦公室需對歸檔文件進行清點，確保完整無損。

七、文件銷毀管理

（一）銷毀范圍

1.過期文件、無保存價值的機密文件需按規(guī)定銷毀。

2.銷毀前需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

（二）銷毀流程

1.銷毀文件需使用碎紙機或?qū)I(yè)機構(gòu)處理，確保內(nèi)容無法恢復(fù)。

2.銷毀后，文員需在申請表上簽字確認，并歸檔記錄。

八、監(jiān)督與考核

（一）辦公室定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行通報。

（二）文員工作表現(xiàn)納入年度考核，確保制度落實到位。

九、附則

本制度自發(fā)布之日起施行，未盡事宜由綜合辦公室解釋。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室文件管理制度旨在規(guī)范文件管理流程，確保文件的安全、高效流轉(zhuǎn)與保存，提高行政工作效率。本制度適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件的制作、收發(fā)、傳閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。制度的核心目標(biāo)是實現(xiàn)文件的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化管理，減少人為錯誤，提升工作透明度，為學(xué)校的日常運營提供有力支持。

二、文件管理職責(zé)

（一）綜合辦公室負責(zé)全校文件的統(tǒng)一管理，包括文件的制作、審核、分發(fā)、歸檔等。

1.綜合辦公室作為文件管理的歸口部門，需配備專職或兼職文員負責(zé)具體操作。

2.辦公室需設(shè)立文件管理區(qū)域，配備必要的設(shè)備（如文件柜、碎紙機、掃描儀等），并確保環(huán)境安全、整潔。

3.辦公室定期對全校文件管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

（二）辦公室主任為文件管理第一責(zé)任人，負責(zé)制度的監(jiān)督執(zhí)行。

1.辦公室主任需組織學(xué)習(xí)本制度，確保所有工作人員了解并掌握文件管理要求。

2.負責(zé)重要文件的最終審核及密級確定。

3.對違反本制度的行為進行批評教育或相應(yīng)處理。

（三）文員負責(zé)日常文件的具體操作，包括收發(fā)登記、傳閱跟蹤、歸檔整理等。

1.文員需具備良好的責(zé)任心和保密意識，熟悉文件管理流程。

2.每日準(zhǔn)時到崗，檢查文件設(shè)備運行情況，準(zhǔn)備當(dāng)日報到文件。

3.做好每日工作記錄，包括文件收發(fā)、傳閱、歸檔等情況。

三、文件制作與審核

（一）文件制作要求

1.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，格式規(guī)范，符合學(xué)校公文標(biāo)準(zhǔn)。

（1）標(biāo)題：居中，使用黑體二號字。

（2）主送機關(guān)：頂格寫，使用仿宋三號字。

（3）正文：使用仿宋小四號字，1.5倍行距。

（4）附件說明：如有附件，在正文下空一行左空兩字注明附件名稱和數(shù)量。

（5）成文日期：右空四字，使用中文數(shù)字，如“二〇二三年五月二十一日”。

（6）印章：加蓋在成文日期上方居中位置。

2.重要文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重大事項需報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（1）部門負責(zé)人審核重點：文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，是否符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定。

（2）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)重點：文件是否涉及重大決策、重要事項，是否需要全校通報或執(zhí)行。

3.文件編號應(yīng)統(tǒng)一，包括年份、部門代碼、序號等，例如“2023-XX-001”。

（1）年份：使用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2023”。

（2）部門代碼：使用兩位大寫英文字母，如“OA”代表辦公室，“JS”代表教務(wù)處。

（3）序號：使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開始依次編號。

（二）文件審核流程

1.初稿完成后，提交部門負責(zé)人進行內(nèi)容審核。

（1）作者在完成初稿后，需仔細校對，確保內(nèi)容無誤。

（2）部門負責(zé)人閱讀文件，并在《文件審核記錄表》中簽署意見。

2.審核通過后，由辦公室主任進行格式及合規(guī)性檢查。

（1）辦公室主任檢查文件格式是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否符合學(xué)校相關(guān)制度要求。

（2）如有問題，退回作者修改，修改后再送審。

3.完成審核的文件方可印制，并加蓋學(xué)校公章（如需）。

（1）文員根據(jù)審核通過的文件進行印制，注意核對份數(shù)和分發(fā)范圍。

（2）需加蓋公章的文件，文員需將文件呈報辦公室主任，由辦公室主任統(tǒng)一送交學(xué)校指定部門蓋章。

四、文件收發(fā)管理

（一）文件收發(fā)登記

1.所有收文需在《收文登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、文件編號、密級、收件人等信息。

（1）《收文登記簿》格式：

|序號|收文日期|文件編號|密級|來文單位|文件標(biāo)題|收件部門|份數(shù)|備注|

（2）登記內(nèi)容：

-序號：按順序填寫。

-收文日期：文件到達日期。

-文件編號：文件本身的編號。

-密級：如“秘密”、“機密”或不限等。

-來文單位：文件發(fā)送單位名稱。

-文件標(biāo)題：文件正式標(biāo)題。

-收件部門：文件應(yīng)送至的部門。

-份數(shù)：文件數(shù)量。

-備注：其他需要說明的情況。

2.發(fā)文需在《發(fā)文登記簿》中登記，注明發(fā)文日期、編號、分發(fā)范圍及簽收情況。

（1）《發(fā)文登記簿》格式：

|序號|發(fā)文日期|文件編號|發(fā)文事由|分發(fā)范圍|份數(shù)|簽收情況|備注|

（2）登記內(nèi)容：

-序號：按順序填寫。

-發(fā)文日期：文件印制日期。

-文件編號：文件本身的編號。

-發(fā)文事由：簡述發(fā)文目的。

-分發(fā)范圍：文件應(yīng)送至的部門或人員。

-份數(shù)：文件數(shù)量。

-簽收情況：各部門簽收情況記錄。

-備注：其他需要說明的情況。

（二）文件分發(fā)流程

1.收文到達后，文員需核對文件完整性，并立即呈報辦公室主任。

（1）核對內(nèi)容包括：文件是否缺頁、漏頁，文件編號是否與登記簿一致，文件是否有破損。

（2）如發(fā)現(xiàn)問題，及時與發(fā)送單位聯(lián)系。

2.辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)科室，并在登記簿中注明。

（1）辦公室主任閱讀文件，確定收件部門。

（2）在《收文登記簿》中注明分發(fā)情況。

3.科室簽收后，文員需更新登記信息，確保文件可追溯。

（1）各部門指定專人簽收文件。

（2）簽收人在《收文登記簿》或《文件簽收單》上簽字并注明簽收日期。

（3）文員定期核對簽收情況，確保所有文件都已妥善接收。

五、文件傳閱管理

（一）傳閱范圍

1.一般文件傳閱限于校內(nèi)相關(guān)人員，需在《傳閱記錄表》中登記。

（1）《傳閱記錄表》格式：

|序號|文件編號|文件標(biāo)題|傳閱部門|簽閱人|簽閱日期|備注|

（2）傳閱對象：文件內(nèi)容涉及到的部門或人員。

2.機密文件傳閱需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限制傳閱人數(shù)。

（1）機密文件傳閱前，需填寫《機密文件傳閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

（2）傳閱人數(shù)需嚴(yán)格控制，一般不超過5人。

（二）傳閱流程

1.文件傳閱需按順序進行，不得跨級傳閱。

（1）文件從第一個部門傳閱到第二個部門，依次類推。

（2）如需跨部門傳閱，需經(jīng)辦公室主任同意。

2.每位傳閱人需在文件首頁簽字確認，注明簽收日期。

（1）簽收人需認真閱讀文件內(nèi)容，確保文件安全。

（2）在《傳閱記錄表》或《文件簽收單》上簽字并注明簽閱日期。

3.傳閱完畢后，文員需及時收回文件并歸檔。

（1）文員定期跟進文件傳閱情況，確保文件按時收回。

（2）文件傳閱完畢后，需在《傳閱記錄表》上注明，并按歸檔要求進行整理。

六、文件歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.重要文件、會議紀(jì)要、年度報告等需永久或定期歸檔。

（1）永久歸檔文件：學(xué)校重大決策文件、重要會議決議、人事任免文件等。

（2）定期歸檔文件：年度工作總結(jié)、財務(wù)報表、資產(chǎn)清單等。

2.季度性文件（如工作總結(jié)、報表）保存期限為2年。

（1）季度性文件包括：季度工作總結(jié)、季度財務(wù)報表、季度資產(chǎn)報表等。

（2）2年后，需經(jīng)辦公室主任審核，方可銷毀。

（二）歸檔流程

1.文件使用完畢后，文員需按類別整理，并標(biāo)注歸檔編號。

（1）歸檔編號格式：

|年份|部門代碼|序號|

（2）例如：“2023-OA-001”。

2.歸檔文件需存放于專用檔案柜，做好防潮、防火措施。

（1）檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、安全的地方。

（2）檔案柜應(yīng)上鎖，鑰匙由專人保管。

3.每年年底，辦公室需對歸檔文件進行清點，確保完整無損。

（1）文員需逐一清點歸檔文件，核對歸檔編號和文件內(nèi)容。

（2）如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，需及時查找或修復(fù)。

七、文件銷毀管理

（一）銷毀范圍

1.過期文件、無保存價值的機密文件需按規(guī)定銷毀。

（1）過期文件：超過保存期限的文件。

（2）無保存價值的機密文件：密級為“秘密”或“機密”，但已無保存價值的文件。

2.銷毀前需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

（1）《文件銷毀申請表》格式：

|文件編號|文件標(biāo)題|銷毀原因|銷毀數(shù)量|批準(zhǔn)人|申請日期|銷毀日期|備注|

（2）銷毀原因：注明文件為何需要銷毀。

（二）銷毀流程

1.銷毀文件需使用碎紙機或?qū)I(yè)機構(gòu)處理，確保內(nèi)容無法恢復(fù)。

（1）一般文件可使用碎紙機銷毀。

（2）機密文件需交由專業(yè)機構(gòu)銷毀，并簽訂保密協(xié)議。

2.銷毀后，文員需在申請表上簽字確認，并歸檔記錄。

（1）銷毀人在《文件銷毀申請表》上簽字并注明銷毀日期。

（2）文員將申請表歸檔，作為銷毀憑證。

八、監(jiān)督與考核

（一）辦公室定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行通報。

1.辦公室每季度進行一次文件管理檢查，檢查內(nèi)容包括：

-文件收發(fā)登記是否完整

-文件傳閱是否規(guī)范

-文件歸檔是否有序

-文件銷毀是否合規(guī)

2.對違反本制度的行為，辦公室需進行通報批評，并責(zé)令限期整改。

（二）文員工作表現(xiàn)納入年度考核，確保制度落實到位。

1.年度考核內(nèi)容包括：

-文件管理制度的熟悉程度

-文件管理工作的準(zhǔn)確性和效率

-文件安全保密意識

2.考核結(jié)果與文員的績效獎金掛鉤。

九、附則

本制度自發(fā)布之日起施行，未盡事宜由綜合辦公室解釋。

1.本制度由綜合辦公室負責(zé)解釋。

2.本制度自發(fā)布之日起生效。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室文件管理制度旨在規(guī)范文件管理流程，確保文件的安全、高效流轉(zhuǎn)與保存，提高行政工作效率。本制度適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件的制作、收發(fā)、傳閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

二、文件管理職責(zé)

（一）綜合辦公室負責(zé)全校文件的統(tǒng)一管理，包括文件的制作、審核、分發(fā)、歸檔等。

（二）辦公室主任為文件管理第一責(zé)任人，負責(zé)制度的監(jiān)督執(zhí)行。

（三）文員負責(zé)日常文件的具體操作，包括收發(fā)登記、傳閱跟蹤、歸檔整理等。

三、文件制作與審核

（一）文件制作要求

1.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，格式規(guī)范，符合學(xué)校公文標(biāo)準(zhǔn)。

2.重要文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重大事項需報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.文件編號應(yīng)統(tǒng)一，包括年份、部門代碼、序號等，例如“2023-XX-001”。

（二）文件審核流程

1.初稿完成后，提交部門負責(zé)人進行內(nèi)容審核。

2.審核通過后，由辦公室主任進行格式及合規(guī)性檢查。

3.完成審核的文件方可印制，并加蓋學(xué)校公章（如需）。

四、文件收發(fā)管理

（一）文件收發(fā)登記

1.所有收文需在《收文登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、文件編號、密級、收件人等信息。

2.發(fā)文需在《發(fā)文登記簿》中登記，注明發(fā)文日期、編號、分發(fā)范圍及簽收情況。

（二）文件分發(fā)流程

1.收文到達后，文員需核對文件完整性，并立即呈報辦公室主任。

2.辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)科室，并在登記簿中注明。

3.科室簽收后，文員需更新登記信息，確保文件可追溯。

五、文件傳閱管理

（一）傳閱范圍

1.一般文件傳閱限于校內(nèi)相關(guān)人員，需在《傳閱記錄表》中登記。

2.機密文件傳閱需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限制傳閱人數(shù)。

（二）傳閱流程

1.文件傳閱需按順序進行，不得跨級傳閱。

2.每位傳閱人需在文件首頁簽字確認，注明簽收日期。

3.傳閱完畢后，文員需及時收回文件并歸檔。

六、文件歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.重要文件、會議紀(jì)要、年度報告等需永久或定期歸檔。

2.季度性文件（如工作總結(jié)、報表）保存期限為2年。

（二）歸檔流程

1.文件使用完畢后，文員需按類別整理，并標(biāo)注歸檔編號。

2.歸檔文件需存放于專用檔案柜，做好防潮、防火措施。

3.每年年底，辦公室需對歸檔文件進行清點，確保完整無損。

七、文件銷毀管理

（一）銷毀范圍

1.過期文件、無保存價值的機密文件需按規(guī)定銷毀。

2.銷毀前需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

（二）銷毀流程

1.銷毀文件需使用碎紙機或?qū)I(yè)機構(gòu)處理，確保內(nèi)容無法恢復(fù)。

2.銷毀后，文員需在申請表上簽字確認，并歸檔記錄。

八、監(jiān)督與考核

（一）辦公室定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行通報。

（二）文員工作表現(xiàn)納入年度考核，確保制度落實到位。

九、附則

本制度自發(fā)布之日起施行，未盡事宜由綜合辦公室解釋。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室文件管理制度旨在規(guī)范文件管理流程，確保文件的安全、高效流轉(zhuǎn)與保存，提高行政工作效率。本制度適用于學(xué)校綜合辦公室所有文件的制作、收發(fā)、傳閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。制度的核心目標(biāo)是實現(xiàn)文件的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化管理，減少人為錯誤，提升工作透明度，為學(xué)校的日常運營提供有力支持。

二、文件管理職責(zé)

（一）綜合辦公室負責(zé)全校文件的統(tǒng)一管理，包括文件的制作、審核、分發(fā)、歸檔等。

1.綜合辦公室作為文件管理的歸口部門，需配備專職或兼職文員負責(zé)具體操作。

2.辦公室需設(shè)立文件管理區(qū)域，配備必要的設(shè)備（如文件柜、碎紙機、掃描儀等），并確保環(huán)境安全、整潔。

3.辦公室定期對全校文件管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

（二）辦公室主任為文件管理第一責(zé)任人，負責(zé)制度的監(jiān)督執(zhí)行。

1.辦公室主任需組織學(xué)習(xí)本制度，確保所有工作人員了解并掌握文件管理要求。

2.負責(zé)重要文件的最終審核及密級確定。

3.對違反本制度的行為進行批評教育或相應(yīng)處理。

（三）文員負責(zé)日常文件的具體操作，包括收發(fā)登記、傳閱跟蹤、歸檔整理等。

1.文員需具備良好的責(zé)任心和保密意識，熟悉文件管理流程。

2.每日準(zhǔn)時到崗，檢查文件設(shè)備運行情況，準(zhǔn)備當(dāng)日報到文件。

3.做好每日工作記錄，包括文件收發(fā)、傳閱、歸檔等情況。

三、文件制作與審核

（一）文件制作要求

1.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，格式規(guī)范，符合學(xué)校公文標(biāo)準(zhǔn)。

（1）標(biāo)題：居中，使用黑體二號字。

（2）主送機關(guān)：頂格寫，使用仿宋三號字。

（3）正文：使用仿宋小四號字，1.5倍行距。

（4）附件說明：如有附件，在正文下空一行左空兩字注明附件名稱和數(shù)量。

（5）成文日期：右空四字，使用中文數(shù)字，如“二〇二三年五月二十一日”。

（6）印章：加蓋在成文日期上方居中位置。

2.重要文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重大事項需報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（1）部門負責(zé)人審核重點：文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，是否符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定。

（2）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)重點：文件是否涉及重大決策、重要事項，是否需要全校通報或執(zhí)行。

3.文件編號應(yīng)統(tǒng)一，包括年份、部門代碼、序號等，例如“2023-XX-001”。

（1）年份：使用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2023”。

（2）部門代碼：使用兩位大寫英文字母，如“OA”代表辦公室，“JS”代表教務(wù)處。

（3）序號：使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開始依次編號。

（二）文件審核流程

1.初稿完成后，提交部門負責(zé)人進行內(nèi)容審核。

（1）作者在完成初稿后，需仔細校對，確保內(nèi)容無誤。

（2）部門負責(zé)人閱讀文件，并在《文件審核記錄表》中簽署意見。

2.審核通過后，由辦公室主任進行格式及合規(guī)性檢查。

（1）辦公室主任檢查文件格式是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否符合學(xué)校相關(guān)制度要求。

（2）如有問題，退回作者修改，修改后再送審。

3.完成審核的文件方可印制，并加蓋學(xué)校公章（如需）。

（1）文員根據(jù)審核通過的文件進行印制，注意核對份數(shù)和分發(fā)范圍。

（2）需加蓋公章的文件，文員需將文件呈報辦公室主任，由辦公室主任統(tǒng)一送交學(xué)校指定部門蓋章。

四、文件收發(fā)管理

（一）文件收發(fā)登記

1.所有收文需在《收文登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、文件編號、密級、收件人等信息。

（1）《收文登記簿》格式：

|序號|收文日期|文件編號|密級|來文單位|文件標(biāo)題|收件部門|份數(shù)|備注|

（2）登記內(nèi)容：

-序號：按順序填寫。

-收文日期：文件到達日期。

-文件編號：文件本身的編號。

-密級：如“秘密”、“機密”或不限等。

-來文單位：文件發(fā)送單位名稱。

-文件標(biāo)題：文件正式標(biāo)題。

-收件部門：文件應(yīng)送至的部門。

-份數(shù)：文件數(shù)量。

-備注：其他需要說明的情況。

2.發(fā)文需在《發(fā)文登記簿》中登記，注明發(fā)文日期、編號、分發(fā)范圍及簽收情況。

（1）《發(fā)文登記簿》格式：

|序號|發(fā)文日期|文件編號|發(fā)文事由|分發(fā)范圍|份數(shù)|簽收情況|備注|

（2）登記內(nèi)容：

-序號：按順序填寫。

-發(fā)文日期：文件印制日期。

-文件編號：文件本身的編號。

-發(fā)文事由：簡述發(fā)文目的。

-分發(fā)范圍：文件應(yīng)送至的部門或人員。

-份數(shù)：文件數(shù)量。

-簽收情況：各部門簽收情況記錄。

-備注：其他需要說明的情況。

（二）文件分發(fā)流程

1.收文到達后，文員需核對文件完整性，并立即呈報辦公室主任。

（1）核對內(nèi)容包括：文件是否缺頁、漏頁，文件編號是否與登記簿一致，文件是否有破損。

（2）如發(fā)現(xiàn)問題，及時與發(fā)送單位聯(lián)系。

2.辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至相關(guān)科室，并在登記簿中注明。

（1）辦公室主任閱讀文件，確定收件部門。

（2）在《收文登記簿》中注明分發(fā)情況。

3.科室簽收后，文員需更新登記信息，確保文件可追溯。

（1）各部門指定專人簽收文件。

（2）簽收人在《收文登記簿》或《文件簽收單》上簽字并注明簽收日期。

（3）文員定期核對簽收情況，確保所有文件都已妥善接收。

五、文件傳閱管理

（一）傳閱范圍

1.一般文件傳閱限于校內(nèi)相關(guān)人員，需在《傳閱記錄表》中登記。

（1）《傳閱記錄表》格式：

|序號|文件編號|文件標(biāo)題|傳閱部門|簽閱人|簽閱日期|備注|

（2）傳閱對象：文件內(nèi)容涉及到的部門或人員。

2.機密文件傳閱需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限制傳閱人數(shù)。

（1）機密文件傳閱前，需填寫《機密文件傳閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

（2）傳閱人數(shù)需嚴(yán)格控制，一般不超過5人。

（二）傳閱流程

1.文件傳閱需按順序進行，不得跨級傳閱。

（1）文件從第一個部門傳閱到第二個部門，依次類推。

（2）如需跨部門傳閱，需經(jīng)辦公室主任同意。

2.每位傳閱人需在文件首頁簽字確認，注明簽收日期。

（1）簽收人需認真閱讀文件內(nèi)容，確保文件安全。

（2）在《傳閱記錄表》或《文件簽收單》上簽字并注明簽閱日期。

3.傳閱完畢后，文員需及時收回文件并歸檔。

（1）文員定期跟進文件傳閱情況，確保文件按時收回。

（2）文件傳閱完畢后，需在《傳閱記錄表》上注明，并按歸檔要求進行整理。

六、文件歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.重要文件、會議紀(jì)要、年度報告等需永久或定期歸檔。

（1）永久歸檔文件：學(xué)校重大決策文件、重要會議決議、人事任免文件等。

（2）定期歸檔文件：年度工作總結(jié)、財務(wù)報表、資產(chǎn)清單等。

2.季度性文件（如工作總結(jié)、報表）保存期限為2年。

（1）季度