學(xué)校綜合辦公室工作質(zhì)量檢查制度一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作流程，提升服務(wù)效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本工作質(zhì)量檢查制度。本制度適用于辦公室全體工作人員，旨在通過系統(tǒng)化的檢查與評(píng)估，促進(jìn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)效能。

二、檢查范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）檢查范圍

1.文件管理

(1)文件收發(fā)、登記、歸檔的規(guī)范性

(2)電子文件與紙質(zhì)文件的分類、存儲(chǔ)合理性

(3)文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性（如：內(nèi)部通知傳遞不超過24小時(shí)）

2.日常行政事務(wù)

(1)值班記錄的完整性（每日記錄工作內(nèi)容、處理事項(xiàng)）

(2)會(huì)議室預(yù)定與使用的合規(guī)性

(3)資產(chǎn)登記與維護(hù)的準(zhǔn)確性（如：辦公用品消耗記錄）

3.信息化管理

(1)系統(tǒng)登錄與數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性（如：考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率<5%）

(2)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的日常巡檢（每日檢查一次）

(3)信息系統(tǒng)維護(hù)記錄的完整性

4.服務(wù)與協(xié)調(diào)

(1)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的及時(shí)性（如：回復(fù)外部咨詢不超過2個(gè)工作日）

(2)部門間協(xié)調(diào)事項(xiàng)的跟進(jìn)效率

(3)工作日志的記錄規(guī)范（要素包括時(shí)間、事項(xiàng)、結(jié)果）

（二）檢查標(biāo)準(zhǔn)

1.規(guī)范性：所有工作需符合學(xué)校相關(guān)流程要求，無遺漏或違規(guī)操作。

2.時(shí)效性：按期完成工作任務(wù)，未超出規(guī)定時(shí)限。

3.準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、記錄、文件內(nèi)容無誤，無錯(cuò)漏。

4.完整性：必要環(huán)節(jié)均已完成，無缺失。

三、檢查流程與頻率

（一）檢查流程

1.制定檢查計(jì)劃：每月初由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作重點(diǎn)制定檢查計(jì)劃，明確檢查項(xiàng)目與負(fù)責(zé)人。

2.實(shí)施檢查：

(1)自查階段：工作人員每日對(duì)分管事項(xiàng)進(jìn)行自查，填寫《每日工作自檢表》。

(2)互查階段：每周由指定人員對(duì)他人工作完成情況抽查，記錄檢查結(jié)果。

(3)綜合檢查：每月由負(fù)責(zé)人組織全面檢查，結(jié)合自查與互查結(jié)果評(píng)分。

3.結(jié)果反饋：檢查結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向被檢查人反饋問題清單及改進(jìn)建議。

4.改進(jìn)落實(shí)：被檢查人根據(jù)反饋制定整改措施，并在下次檢查前完成。

（二）檢查頻率

1.日常檢查：每日進(jìn)行（如：值班記錄核對(duì)）。

2.周期檢查：每周一次（如：電子文件歸檔檢查）。

3.月度檢查：每月最后一周進(jìn)行全面檢查。

四、檢查結(jié)果與應(yīng)用

（一）結(jié)果評(píng)定

檢查結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“需改進(jìn)”三個(gè)等級(jí)，具體評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)如下：

1.優(yōu)秀：所有項(xiàng)目均達(dá)標(biāo)，無問題記錄。

2.合格：主要項(xiàng)目達(dá)標(biāo)，偶有輕微瑕疵但已修正。

3.需改進(jìn)：存在較多問題或未達(dá)基本要求，需限期整改。

（二）結(jié)果應(yīng)用

1.與績(jī)效考核掛鉤：檢查結(jié)果納入個(gè)人績(jī)效考核，優(yōu)秀者予以表彰，需改進(jìn)者進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)。

2.持續(xù)改進(jìn)：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題，制定流程優(yōu)化方案，并在全辦公室推廣。

3.記錄存檔：所有檢查記錄存檔備查，作為年度工作評(píng)估依據(jù)。

五、附則

1.本制度自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.各項(xiàng)檢查表單（如：《每日工作自檢表》《月度檢查匯總表》）作為本制度附件，由辦公室統(tǒng)一管理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作流程，提升服務(wù)效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本工作質(zhì)量檢查制度。本制度適用于辦公室全體工作人員，旨在通過系統(tǒng)化的檢查與評(píng)估，促進(jìn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)效能。

二、檢查范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）檢查范圍

1.文件管理

(1)文件收發(fā)、登記、歸檔的規(guī)范性

-**收文管理**：

-①接收文件時(shí)，需核對(duì)文件清單與實(shí)物是否一致，并在《文件收發(fā)登記簿》上記錄日期、發(fā)文字號(hào)、單位、份數(shù)、密級(jí)等信息。

-②外來文件需加蓋收文章，緊急文件需立即通報(bào)相關(guān)責(zé)任人。

-③定期（如每月5日）整理文件，分類標(biāo)記（如“待辦”“歸檔”“傳閱”）。

-**發(fā)文管理**：

-①內(nèi)部發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重大事項(xiàng)需報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

-②文件編號(hào)需連續(xù)、規(guī)范，使用統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則（如“X辦發(fā)〔YYYY〕X號(hào)”）。

-③發(fā)送前再次核對(duì)內(nèi)容、格式，確保無錯(cuò)漏。

(2)電子文件與紙質(zhì)文件的分類、存儲(chǔ)合理性

-①電子文件需按年度、類別建立文件夾結(jié)構(gòu)（如“2024年/通知/會(huì)議紀(jì)要”）。

-②紙質(zhì)文件需按類別編號(hào)，存放在帶標(biāo)簽的檔案盒內(nèi)，存放順序與電子文件一致。

-③定期（如每季度）檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火防潮），確保文件完好。

(3)文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性（如：內(nèi)部通知傳遞不超過24小時(shí)）

-①通知需通過郵件、內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄等方式同步發(fā)送。

-②接收方需在系統(tǒng)或登記表上確認(rèn)收到，重要通知需抄送至相關(guān)崗位。

-③超過時(shí)效的需記錄原因并上報(bào)。

2.日常行政事務(wù)

(1)值班記錄的完整性（每日記錄工作內(nèi)容、處理事項(xiàng)）

-①值班表需提前一周發(fā)布，明確值班時(shí)間、人員及職責(zé)。

-②每日值班者需在《值班日志》中記錄：

-①日期、值班人、接班時(shí)間。

-②接待事項(xiàng)（時(shí)間、事由、處理人）。

-③臨時(shí)任務(wù)（如：突發(fā)事件處理流程）。

-④交班時(shí)間及未完成事項(xiàng)。

(2)會(huì)議室預(yù)定與使用的合規(guī)性

-①預(yù)定需通過線上系統(tǒng)或紙質(zhì)表格進(jìn)行，注明使用時(shí)段、人數(shù)、設(shè)備需求。

-②使用前需檢查設(shè)備（投影儀、音響）是否正常，使用后清理桌面、關(guān)閉電源。

-③違規(guī)使用（如超時(shí)占用、損壞設(shè)備）需記錄并通報(bào)責(zé)任人。

(3)資產(chǎn)登記與維護(hù)的準(zhǔn)確性（如：辦公用品消耗記錄）

-①辦公用品（紙張、筆、打印機(jī)耗材）需建立臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)（如每月一次）。

-②低值易耗品需按需申領(lǐng)，超額消耗需說明原因。

-③設(shè)備（電腦、打印機(jī)）需登記維修記錄，定期保養(yǎng)（如每季度清潔一次）。

3.信息化管理

(1)系統(tǒng)登錄與數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性（如：考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率<5%）

-①每日上班前核對(duì)考勤數(shù)據(jù)，與員工打卡記錄比對(duì)。

-②錯(cuò)誤數(shù)據(jù)需在系統(tǒng)中修正，并記錄錯(cuò)誤原因及更正人。

-③定期（如每月10日）抽查系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保無漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)。

(2)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的日常巡檢（每日檢查一次）

-①檢查路由器、交換機(jī)指示燈是否正常。

-②測(cè)試網(wǎng)絡(luò)連接速度（如下載速度不低于50MB/s）。

-③發(fā)現(xiàn)異常需立即聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)管理員或供應(yīng)商。

(3)信息系統(tǒng)維護(hù)記錄的完整性

-①每次系統(tǒng)更新、維護(hù)需填寫《系統(tǒng)維護(hù)記錄表》，包括時(shí)間、內(nèi)容、操作人、備注。

-②備份數(shù)據(jù)需標(biāo)注備份時(shí)間、版本號(hào)，存放在安全位置。

-③年度需整理所有維護(hù)記錄，形成檔案。

4.服務(wù)與協(xié)調(diào)

(1)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的及時(shí)性（如：回復(fù)外部咨詢不超過2個(gè)工作日）

-①郵件咨詢需在收件后4小時(shí)內(nèi)確認(rèn)，24小時(shí)內(nèi)回復(fù)要點(diǎn)。

-②電話咨詢需記錄對(duì)方單位、姓名、事由，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)部門。

-③超過2個(gè)工作日的需主動(dòng)回訪，說明處理進(jìn)度。

(2)部門間協(xié)調(diào)事項(xiàng)的跟進(jìn)效率

-①協(xié)調(diào)事項(xiàng)需通過郵件或系統(tǒng)流程發(fā)起，明確責(zé)任人與完成時(shí)限。

-②每日跟進(jìn)一次，未完成的需抄送發(fā)起人或分管領(lǐng)導(dǎo)。

-③重大事項(xiàng)需召開協(xié)調(diào)會(huì)，形成會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)。

(3)工作日志的記錄規(guī)范（要素包括時(shí)間、事項(xiàng)、結(jié)果）

-①日志需按天記錄，要素包括：

-①時(shí)間（起止）、事項(xiàng)（具體任務(wù)）、結(jié)果（完成情況、遺留問題）。

-②附件（如：會(huì)議照片、文件掃描件）。

-②每月月底匯總?cè)罩?，分析工作效率與問題。

（二）檢查標(biāo)準(zhǔn)

1.規(guī)范性：所有工作需符合學(xué)校相關(guān)流程要求，無遺漏或違規(guī)操作。

-①流程文件（如：《文件收發(fā)流程圖》）需懸掛在辦公區(qū)域，確保全員知曉。

-②違規(guī)操作需記錄并通報(bào)，多次發(fā)生需進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。

2.時(shí)效性：按期完成工作任務(wù)，未超出規(guī)定時(shí)限。

-①設(shè)定默認(rèn)時(shí)限（如：內(nèi)部通知3小時(shí)內(nèi)送達(dá)，外部報(bào)告5個(gè)工作日內(nèi)提交）。

-②超時(shí)未完成需在日志中標(biāo)注原因，并制定補(bǔ)救措施。

3.準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、記錄、文件內(nèi)容無誤，無錯(cuò)漏。

-①重要數(shù)據(jù)（如：預(yù)算金額、參會(huì)人數(shù)）需交叉復(fù)核。

-②電子文件需校對(duì)錯(cuò)別字、格式問題。

4.完整性：必要環(huán)節(jié)均已完成，無缺失。

-①每項(xiàng)工作需有完整的記錄（如：會(huì)議需有簽到表、紀(jì)要）。

-②文件歸檔需附帶目錄清單，方便查閱。

三、檢查流程與頻率

（一）檢查流程

1.制定檢查計(jì)劃：每月初由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作重點(diǎn)制定檢查計(jì)劃，明確檢查項(xiàng)目與負(fù)責(zé)人。

-①計(jì)劃需包含檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容（如“文件歸檔檢查”“信息化系統(tǒng)抽查”）。

-②計(jì)劃需提前3日在辦公室內(nèi)部公示。

2.實(shí)施檢查：

(1)自查階段：工作人員每日對(duì)分管事項(xiàng)進(jìn)行自查，填寫《每日工作自檢表》。

-①自檢表需包含事項(xiàng)清單（如“文件是否歸檔”“系統(tǒng)是否登錄”），打勾或填寫結(jié)果。

-②自檢結(jié)果需在每日下班前提交給部門負(fù)責(zé)人。

(2)互查階段：每周由指定人員對(duì)他人工作完成情況抽查，記錄檢查結(jié)果。

-①互查由負(fù)責(zé)人指定2-3人組成小組，每周隨機(jī)抽查1-2項(xiàng)工作。

-②互查結(jié)果需在小組會(huì)議上討論，提出改進(jìn)建議。

(3)綜合檢查：每月由負(fù)責(zé)人組織全面檢查，結(jié)合自查與互查結(jié)果評(píng)分。

-①綜合檢查采用評(píng)分制，滿分100分，按項(xiàng)目權(quán)重計(jì)分（如文件管理占40%，信息化管理占30%）。

-②檢查需形成《月度檢查報(bào)告》，附改進(jìn)意見。

3.結(jié)果反饋：檢查結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向被檢查人反饋問題清單及改進(jìn)建議。

-①反饋通過郵件或面談進(jìn)行，重大問題需書面通知。

-②被檢查人需在反饋單上簽字確認(rèn)收到。

4.改進(jìn)落實(shí)：被檢查人根據(jù)反饋制定整改措施，并在下次檢查前完成。

-①整改措施需包含具體行動(dòng)（如“重新學(xué)習(xí)發(fā)文流程”“增加系統(tǒng)巡檢次數(shù)”）。

-②負(fù)責(zé)人需對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)是否達(dá)標(biāo)。

（二）檢查頻率

1.日常檢查：每日進(jìn)行（如：值班記錄核對(duì)）。

-①值班負(fù)責(zé)人每日上班后第一件事是核對(duì)前一日值班日志。

-②發(fā)現(xiàn)問題需立即通知當(dāng)事人補(bǔ)充或更正。

2.周期檢查：每周一次（如：電子文件歸檔檢查）。

-①檢查內(nèi)容：電子文件是否分類、紙質(zhì)文件是否編號(hào)。

-②檢查結(jié)果需在辦公室周例會(huì)上通報(bào)。

3.月度檢查：每月最后一周進(jìn)行全面檢查。

-①檢查范圍：所有項(xiàng)目均覆蓋，包括文件、行政、信息化、服務(wù)。

-②檢查結(jié)果作為月度績(jī)效考核的重要依據(jù)。

四、檢查結(jié)果與應(yīng)用

（一）結(jié)果評(píng)定

檢查結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“需改進(jìn)”三個(gè)等級(jí)，具體評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)如下：

1.優(yōu)秀：所有項(xiàng)目均達(dá)標(biāo)，無問題記錄。

-①自查與互查均無扣分項(xiàng)。

-②月度綜合檢查得分≥95分。

2.合格：主要項(xiàng)目達(dá)標(biāo)，偶有輕微瑕疵但已修正。

-①自查或互查存在1-2處輕微問題，但已整改。

-②月度綜合檢查得分80-94分。

3.需改進(jìn)：存在較多問題或未達(dá)基本要求，需限期整改。

-①月度綜合檢查得分<80分，或存在重大問題未整改。

-②需制定詳細(xì)改進(jìn)計(jì)劃，并由負(fù)責(zé)人跟蹤。

（二）結(jié)果應(yīng)用

1.與績(jī)效考核掛鉤：檢查結(jié)果納入個(gè)人績(jī)效考核，優(yōu)秀者予以表彰，需改進(jìn)者進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)。

-①優(yōu)秀者可在月度總結(jié)會(huì)上分享經(jīng)驗(yàn)，或獲得少量物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（如辦公用品）。

-②需改進(jìn)者需參加專項(xiàng)培訓(xùn)（如“文件歸檔技巧”），并重新考核。

2.持續(xù)改進(jìn)：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題，制定流程優(yōu)化方案，并在全辦公室推廣。

-①每季度分析一次檢查數(shù)據(jù)，找出高頻問題（如“電子文件分類錯(cuò)誤”）。

-②制定改進(jìn)方案（如“制作電子文件分類模板”），并組織全員學(xué)習(xí)。

3.記錄存檔：所有檢查記錄存檔備查，作為年度工作評(píng)估依據(jù)。

-①檢查表單、整改單需按月裝訂成冊(cè)，標(biāo)注日期和檢查人。

-②年度末，將所有檢查記錄提交給校領(lǐng)導(dǎo)備案（非敏感內(nèi)容）。

五、附則

1.本制度自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.各項(xiàng)檢查表單（如：《每日工作自檢表》《月度檢查匯總表》）作為本制度附件，由辦公室統(tǒng)一管理。

3.全體工作人員需定期學(xué)習(xí)本制度，確保理解并執(zhí)行。

-①每季度組織一次制度培訓(xùn)，考試合格后方可繼續(xù)工作。

-②培訓(xùn)內(nèi)容需包含具體案例（如“某次文件錯(cuò)發(fā)導(dǎo)致的問題及改進(jìn)”）。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作流程，提升服務(wù)效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本工作質(zhì)量檢查制度。本制度適用于辦公室全體工作人員，旨在通過系統(tǒng)化的檢查與評(píng)估，促進(jìn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)效能。

二、檢查范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）檢查范圍

1.文件管理

(1)文件收發(fā)、登記、歸檔的規(guī)范性

(2)電子文件與紙質(zhì)文件的分類、存儲(chǔ)合理性

(3)文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性（如：內(nèi)部通知傳遞不超過24小時(shí)）

2.日常行政事務(wù)

(1)值班記錄的完整性（每日記錄工作內(nèi)容、處理事項(xiàng)）

(2)會(huì)議室預(yù)定與使用的合規(guī)性

(3)資產(chǎn)登記與維護(hù)的準(zhǔn)確性（如：辦公用品消耗記錄）

3.信息化管理

(1)系統(tǒng)登錄與數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性（如：考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率<5%）

(2)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的日常巡檢（每日檢查一次）

(3)信息系統(tǒng)維護(hù)記錄的完整性

4.服務(wù)與協(xié)調(diào)

(1)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的及時(shí)性（如：回復(fù)外部咨詢不超過2個(gè)工作日）

(2)部門間協(xié)調(diào)事項(xiàng)的跟進(jìn)效率

(3)工作日志的記錄規(guī)范（要素包括時(shí)間、事項(xiàng)、結(jié)果）

（二）檢查標(biāo)準(zhǔn)

1.規(guī)范性：所有工作需符合學(xué)校相關(guān)流程要求，無遺漏或違規(guī)操作。

2.時(shí)效性：按期完成工作任務(wù)，未超出規(guī)定時(shí)限。

3.準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、記錄、文件內(nèi)容無誤，無錯(cuò)漏。

4.完整性：必要環(huán)節(jié)均已完成，無缺失。

三、檢查流程與頻率

（一）檢查流程

1.制定檢查計(jì)劃：每月初由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作重點(diǎn)制定檢查計(jì)劃，明確檢查項(xiàng)目與負(fù)責(zé)人。

2.實(shí)施檢查：

(1)自查階段：工作人員每日對(duì)分管事項(xiàng)進(jìn)行自查，填寫《每日工作自檢表》。

(2)互查階段：每周由指定人員對(duì)他人工作完成情況抽查，記錄檢查結(jié)果。

(3)綜合檢查：每月由負(fù)責(zé)人組織全面檢查，結(jié)合自查與互查結(jié)果評(píng)分。

3.結(jié)果反饋：檢查結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向被檢查人反饋問題清單及改進(jìn)建議。

4.改進(jìn)落實(shí)：被檢查人根據(jù)反饋制定整改措施，并在下次檢查前完成。

（二）檢查頻率

1.日常檢查：每日進(jìn)行（如：值班記錄核對(duì)）。

2.周期檢查：每周一次（如：電子文件歸檔檢查）。

3.月度檢查：每月最后一周進(jìn)行全面檢查。

四、檢查結(jié)果與應(yīng)用

（一）結(jié)果評(píng)定

檢查結(jié)果分為“優(yōu)秀”“合格”“需改進(jìn)”三個(gè)等級(jí)，具體評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)如下：

1.優(yōu)秀：所有項(xiàng)目均達(dá)標(biāo)，無問題記錄。

2.合格：主要項(xiàng)目達(dá)標(biāo)，偶有輕微瑕疵但已修正。

3.需改進(jìn)：存在較多問題或未達(dá)基本要求，需限期整改。

（二）結(jié)果應(yīng)用

1.與績(jī)效考核掛鉤：檢查結(jié)果納入個(gè)人績(jī)效考核，優(yōu)秀者予以表彰，需改進(jìn)者進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)。

2.持續(xù)改進(jìn)：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題，制定流程優(yōu)化方案，并在全辦公室推廣。

3.記錄存檔：所有檢查記錄存檔備查，作為年度工作評(píng)估依據(jù)。

五、附則

1.本制度自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.各項(xiàng)檢查表單（如：《每日工作自檢表》《月度檢查匯總表》）作為本制度附件，由辦公室統(tǒng)一管理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）的工作流程，提升服務(wù)效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本工作質(zhì)量檢查制度。本制度適用于辦公室全體工作人員，旨在通過系統(tǒng)化的檢查與評(píng)估，促進(jìn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)效能。

二、檢查范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）檢查范圍

1.文件管理

(1)文件收發(fā)、登記、歸檔的規(guī)范性

-**收文管理**：

-①接收文件時(shí)，需核對(duì)文件清單與實(shí)物是否一致，并在《文件收發(fā)登記簿》上記錄日期、發(fā)文字號(hào)、單位、份數(shù)、密級(jí)等信息。

-②外來文件需加蓋收文章，緊急文件需立即通報(bào)相關(guān)責(zé)任人。

-③定期（如每月5日）整理文件，分類標(biāo)記（如“待辦”“歸檔”“傳閱”）。

-**發(fā)文管理**：

-①內(nèi)部發(fā)文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重大事項(xiàng)需報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

-②文件編號(hào)需連續(xù)、規(guī)范，使用統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則（如“X辦發(fā)〔YYYY〕X號(hào)”）。

-③發(fā)送前再次核對(duì)內(nèi)容、格式，確保無錯(cuò)漏。

(2)電子文件與紙質(zhì)文件的分類、存儲(chǔ)合理性

-①電子文件需按年度、類別建立文件夾結(jié)構(gòu)（如“2024年/通知/會(huì)議紀(jì)要”）。

-②紙質(zhì)文件需按類別編號(hào)，存放在帶標(biāo)簽的檔案盒內(nèi)，存放順序與電子文件一致。

-③定期（如每季度）檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火防潮），確保文件完好。

(3)文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性（如：內(nèi)部通知傳遞不超過24小時(shí)）

-①通知需通過郵件、內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄等方式同步發(fā)送。

-②接收方需在系統(tǒng)或登記表上確認(rèn)收到，重要通知需抄送至相關(guān)崗位。

-③超過時(shí)效的需記錄原因并上報(bào)。

2.日常行政事務(wù)

(1)值班記錄的完整性（每日記錄工作內(nèi)容、處理事項(xiàng)）

-①值班表需提前一周發(fā)布，明確值班時(shí)間、人員及職責(zé)。

-②每日值班者需在《值班日志》中記錄：

-①日期、值班人、接班時(shí)間。

-②接待事項(xiàng)（時(shí)間、事由、處理人）。

-③臨時(shí)任務(wù)（如：突發(fā)事件處理流程）。

-④交班時(shí)間及未完成事項(xiàng)。

(2)會(huì)議室預(yù)定與使用的合規(guī)性

-①預(yù)定需通過線上系統(tǒng)或紙質(zhì)表格進(jìn)行，注明使用時(shí)段、人數(shù)、設(shè)備需求。

-②使用前需檢查設(shè)備（投影儀、音響）是否正常，使用后清理桌面、關(guān)閉電源。

-③違規(guī)使用（如超時(shí)占用、損壞設(shè)備）需記錄并通報(bào)責(zé)任人。

(3)資產(chǎn)登記與維護(hù)的準(zhǔn)確性（如：辦公用品消耗記錄）

-①辦公用品（紙張、筆、打印機(jī)耗材）需建立臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)（如每月一次）。

-②低值易耗品需按需申領(lǐng)，超額消耗需說明原因。

-③設(shè)備（電腦、打印機(jī)）需登記維修記錄，定期保養(yǎng)（如每季度清潔一次）。

3.信息化管理

(1)系統(tǒng)登錄與數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性（如：考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率<5%）

-①每日上班前核對(duì)考勤數(shù)據(jù)，與員工打卡記錄比對(duì)。

-②錯(cuò)誤數(shù)據(jù)需在系統(tǒng)中修正，并記錄錯(cuò)誤原因及更正人。

-③定期（如每月10日）抽查系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保無漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)。

(2)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的日常巡檢（每日檢查一次）

-①檢查路由器、交換機(jī)指示燈是否正常。

-②測(cè)試網(wǎng)絡(luò)連接速度（如下載速度不低于50MB/s）。

-③發(fā)現(xiàn)異常需立即聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)管理員或供應(yīng)商。

(3)信息系統(tǒng)維護(hù)記錄的完整性

-①每次系統(tǒng)更新、維護(hù)需填寫《系統(tǒng)維護(hù)記錄表》，包括時(shí)間、內(nèi)容、操作人、備注。

-②備份數(shù)據(jù)需標(biāo)注備份時(shí)間、版本號(hào)，存放在安全位置。

-③年度需整理所有維護(hù)記錄，形成檔案。

4.服務(wù)與協(xié)調(diào)

(1)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的及時(shí)性（如：回復(fù)外部咨詢不超過2個(gè)工作日）

-①郵件咨詢需在收件后4小時(shí)內(nèi)確認(rèn)，24小時(shí)內(nèi)回復(fù)要點(diǎn)。

-②電話咨詢需記錄對(duì)方單位、姓名、事由，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)部門。

-③超過2個(gè)工作日的需主動(dòng)回訪，說明處理進(jìn)度。

(2)部門間協(xié)調(diào)事項(xiàng)的跟進(jìn)效率

-①協(xié)調(diào)事項(xiàng)需通過郵件或系統(tǒng)流程發(fā)起，明確責(zé)任人與完成時(shí)限。

-②每日跟進(jìn)一次，未完成的需抄送發(fā)起人或分管領(lǐng)導(dǎo)。

-③重大事項(xiàng)需召開協(xié)調(diào)會(huì)，形成會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)。

(3)工作日志的記錄規(guī)范（要素包括時(shí)間、事項(xiàng)、結(jié)果）

-①日志需按天記錄，要素包括：

-①時(shí)間（起止）、事項(xiàng)（具體任務(wù)）、結(jié)果（完成情況、遺留問題）。

-②附件（如：會(huì)議照片、文件掃描件）。

-②每月月底匯總?cè)罩荆治龉ぷ餍逝c問題。

（二）檢查標(biāo)準(zhǔn)

1.規(guī)范性：所有工作需符合學(xué)校相關(guān)流程要求，無遺漏或違規(guī)操作。

-①流程文件（如：《文件收發(fā)流程圖》）需懸掛在辦公區(qū)域，確保全員知曉。

-②違規(guī)操作需記錄并通報(bào)，多次發(fā)生需進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。

2.時(shí)效性：按期完成工作任務(wù)，未超出規(guī)定時(shí)限。

-①設(shè)定默認(rèn)時(shí)限（如：內(nèi)部通知3小時(shí)內(nèi)送達(dá)，外部報(bào)告5個(gè)工作日內(nèi)提交）。

-②超時(shí)未完成需在日志中標(biāo)注原因，并制定補(bǔ)救措施。

3.準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、記錄、文件內(nèi)容無誤，無錯(cuò)漏。

-①重要數(shù)據(jù)（如：預(yù)算金額、參會(huì)人數(shù)）需交叉復(fù)核。

-②電子文件需校對(duì)錯(cuò)別字、格式問題。

4.完整性：必要環(huán)節(jié)均已完成，無缺失。

-①每項(xiàng)工作需有完整的記錄（如：會(huì)議需有簽到表、紀(jì)要）。

-②文件歸檔需附帶目錄清單，方便查閱。

三、檢查流程與頻率

（一）檢查流程

1.制定檢查計(jì)劃：每月初由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作重點(diǎn)制定檢查計(jì)劃，明確檢查項(xiàng)目與負(fù)責(zé)人。

-①計(jì)劃需包含檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容（如“文件歸檔檢查”“信息化系統(tǒng)抽查”）。

-②計(jì)劃需提前3日在辦公室內(nèi)部公示。

2.實(shí)施檢查：

(1)自查階段：工作人員每日對(duì)分管事項(xiàng)進(jìn)行自查，填寫《每日工作自檢表》。

-①自檢表需包含事項(xiàng)清單（如“文件是否歸檔”“系統(tǒng)是否登錄”），打勾或填寫結(jié)果。

-②自檢結(jié)果需在每日下班前提交給部門負(fù)責(zé)人。

(2)互查階段：每周由指定人員對(duì)他人工作完成情況抽查，記錄檢查結(jié)果。

-①互查由負(fù)責(zé)人指定2-3人組成小組，每周隨機(jī)抽查1-2項(xiàng)工作。

-②互查結(jié)果需在小組會(huì)議上討論，提出改進(jìn)建議。

(3)綜合檢查：每月由負(fù)責(zé)人組織全面檢查，結(jié)合自查與互查結(jié)果評(píng)分。

-①綜合檢查采用評(píng)分制，滿分100分，按項(xiàng)目權(quán)重計(jì)分（如文件管理占40%，信息化管理占30%）。

-②檢查需形成《月度檢查報(bào)告》，附改進(jìn)意見。

3.結(jié)果反饋：檢查結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向被檢查人反饋問題清單及改進(jìn)建議。

-①反饋通過郵件或面談進(jìn)行，重大問題需書面通知。

-②被檢查人需在反饋單上簽字確認(rèn)收到。

4.改進(jìn)落實(shí)：被檢查人根據(jù)反饋制定整改措施，并在下次檢查前完成。

-①整改措施需包含具體行動(dòng)（如“重新學(xué)習(xí)發(fā)文流程”“增加系統(tǒng)巡檢次數(shù)”）。

-②負(fù)責(zé)人需對(duì)整改結(jié)果進(jìn)