學校綜合辦公室操作規(guī)程規(guī)定一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務(wù)、文件管理、信息傳達、后勤保障等工作。為確保各項工作高效、規(guī)范、有序進行，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、崗位職責與權(quán)限

（一）辦公室主任職責

1.負責綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室年度工作計劃及規(guī)章制度，并組織實施。

3.審核各類文件、報告，監(jiān)督工作落實情況。

4.代表學校參加重要會議，傳達上級指示。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

2.協(xié)助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

3.管理辦公用品采購、分發(fā)及庫存統(tǒng)計。

4.負責學校公告、通知的發(fā)布及信息更新。

（三）文印管理職責

1.負責各類文件、報告的打印、復印工作。

2.設(shè)置文印權(quán)限，控制成本，避免浪費。

3.定期維護打印機等設(shè)備，確保正常運行。

4.保管打印耗材，做好領(lǐng)用登記。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件后，核對簽收，注明日期、來源及數(shù)量。

(2)分類登記，重要文件需立即呈送領(lǐng)導。

(3)傳閱文件需按編號分發(fā)，閱后及時收回歸檔。

2.文件歸檔：

(1)按類別、時間順序整理文件，確保索引清晰。

(2)電子文件需備份至指定存儲設(shè)備，定期檢查完整性。

(3)保密文件需單獨存放，設(shè)置訪問權(quán)限。

（二）會議組織流程

1.會前準備：

(1)確定會議時間、地點及參會人員。

(2)準備會議議程、資料，提前通知參會者。

(3)安排會場布置、設(shè)備調(diào)試及茶水服務(wù)。

2.會議實施：

(1)主持簽到，維持會場秩序。

(2)記錄會議內(nèi)容，突出決議事項。

(3)會后整理會議紀要，分發(fā)給相關(guān)人員。

3.會后跟進：

(1)跟蹤決議事項的落實情況。

(2)收集參會反饋，優(yōu)化會議組織。

（三）后勤保障流程

1.辦公用品管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門需求，編制采購計劃。

(2)采購需遵循比價原則，確保性價比。

(3)辦公用品領(lǐng)用需登記，定期盤點庫存。

2.場所維護：

(1)定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施，及時報修。

(2)保持環(huán)境整潔，安排保潔人員。

(3)節(jié)能用水用電，避免資源浪費。

四、應急處理措施

（一）設(shè)備故障應急

1.立即聯(lián)系設(shè)備供應商或維修人員。

2.臨時調(diào)配備用設(shè)備，確保工作不受影響。

3.記錄故障原因及處理過程，避免類似問題重復發(fā)生。

（二）文件遺失應急

1.立即啟動文件追溯程序，排查去向。

2.若無法找回，重新打印或補辦，并分析遺失原因。

3.加強文件保管措施，強化責任意識。

（三）突發(fā)事件應對

1.保持冷靜，迅速評估情況，啟動應急預案。

2.上級領(lǐng)導匯報，協(xié)調(diào)資源解決問題。

3.事后總結(jié)經(jīng)驗，完善應急機制。

五、監(jiān)督與考核

（一）日常工作監(jiān)督

1.每日檢查文件流轉(zhuǎn)、設(shè)備運行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.定期抽查辦公用品使用情況，防止浪費。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，避免擴大化。

（二）績效考核

1.按季度評估個人工作表現(xiàn)，包括效率、準確性等指標。

2.結(jié)合部門目標，綜合評定績效等級。

3.考核結(jié)果與獎懲掛鉤，激勵員工提升能力。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負責解釋。各部門需嚴格遵守，如有建議可隨時反饋，定期修訂完善。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務(wù)、文件管理、信息傳達、后勤保障等工作。為確保各項工作高效、規(guī)范、有序進行，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、崗位職責與權(quán)限

（一）辦公室主任職責

1.負責綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。具體包括：

(1)召開部門會議，傳達學校決策，部署工作任務(wù)。

(2)監(jiān)督檢查各部門工作進度，確保指令落實。

(3)代表學校參與外部協(xié)調(diào)，維護良好合作關(guān)系。

2.制定辦公室年度工作計劃及規(guī)章制度，并組織實施。具體步驟為：

(1)收集各部門需求，匯總形成初步計劃。

(2)組織討論，修訂完善計劃內(nèi)容。

(3)分解任務(wù)至個人，明確時間節(jié)點。

3.審核各類文件、報告，監(jiān)督工作落實情況。具體要求：

(1)對提交的文件進行合規(guī)性檢查。

(2)簽批重要文件，注明處理意見。

(3)跟蹤文件執(zhí)行情況，定期通報進展。

4.代表學校參加重要會議，傳達上級指示。具體流程：

(1)提前了解會議議題，準備發(fā)言材料。

(2)參會期間做好記錄，重點把握指示精神。

(3)會后整理紀要，分發(fā)至相關(guān)部門。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。具體操作：

(1)文件收發(fā)：每日定時收集內(nèi)外部文件，核對簽收，注明日期、來源、數(shù)量及密級。

(2)文件登記：使用電子臺賬或紙質(zhì)表格，記錄文件編號、標題、接收日期等信息。

(3)文件傳閱：按編號分發(fā)至指定人員，閱后及時收回，避免遺漏。

(4)文件歸檔：按年度、類別整理，電子文件需備份至專用存儲設(shè)備，紙質(zhì)文件裝訂成冊。

2.協(xié)助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。具體步驟：

(1)會前：確認會議室預訂，準備會議材料（如議程、簽到表）。

(2)會中：引導參會人員簽到，記錄發(fā)言要點及決議事項。

(3)會后：整理會議紀要，包括時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議等，分發(fā)給相關(guān)人員。

3.管理辦公用品采購、分發(fā)及庫存統(tǒng)計。具體流程：

(1)采購：每月統(tǒng)計各部門需求，列出采購清單，比價后確定供應商，驗收合格后入庫。

(2)分發(fā)：按需分發(fā)給各部門，登記領(lǐng)用信息。

(3)庫存：定期盤點，設(shè)置最低庫存預警，避免短缺或積壓。

(4)清理：對過期或損壞的辦公用品及時報廢處理。

4.負責學校公告、通知的發(fā)布及信息更新。具體要求：

(1)公告發(fā)布：在公告欄張貼紙質(zhì)版，同時通過學校官網(wǎng)、微信公眾號等渠道發(fā)布電子版。

(2)通知發(fā)送：電話通知關(guān)鍵部門，確保信息傳達無誤。

(3)信息更新：維護學校官網(wǎng)信息，確保聯(lián)系方式、地址等準確無誤。

（三）文印管理職責

1.負責各類文件、報告的打印、復印工作。具體操作：

(1)打?。喊葱璐蛴。苊庵貜痛蛴?，優(yōu)先使用雙面打印模式。

(2)復?。嚎刂茝陀?shù)量，重要文件需經(jīng)審核后方可復印。

(3)設(shè)備維護：每日檢查設(shè)備狀態(tài)，定期清潔，發(fā)現(xiàn)故障及時報修。

2.設(shè)置文印權(quán)限，控制成本，避免浪費。具體措施：

(1)部門申請：各部門每月提交文印預算，按需領(lǐng)取額度。

(2)個人記錄：記錄個人文印量，超額度需經(jīng)審批。

(3)節(jié)約提示：在打印區(qū)域張貼節(jié)約用紙?zhí)崾荆膭顭o紙化辦公。

3.保管打印耗材，做好領(lǐng)用登記。具體流程：

(1)耗材存放：將墨盒、紙張等分類存放，防潮防塵。

(2)領(lǐng)用登記：每次領(lǐng)用需填寫領(lǐng)用單，注明品名、數(shù)量、領(lǐng)用人。

(3)廢棄處理：廢棄墨盒等需分類回收，遵守環(huán)保規(guī)定。

4.定期維護打印機等設(shè)備，確保正常運行。具體步驟：

(1)日常檢查：每日開機前檢查設(shè)備狀態(tài)，如紙張是否充足、墨盒是否正常。

(2)清潔保養(yǎng)：每周清潔打印頭、滾輪等關(guān)鍵部件，保持設(shè)備散熱。

(3)故障報修：記錄故障現(xiàn)象，聯(lián)系專業(yè)維修人員處理，并跟蹤維修進度。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件后，核對簽收，注明日期、來源及數(shù)量。具體要求：

-紙質(zhì)文件需加蓋簽收章，電子文件需發(fā)送回執(zhí)。

-重要文件需立即通知相關(guān)人員，避免延誤。

(2)分類登記：按文件類型（如通知、報告、合同）分類，使用電子臺賬或紙質(zhì)登記表。

-登記內(nèi)容：文件編號、標題、密級、接收日期、經(jīng)手人。

-電子文件需標注存儲路徑，便于查找。

(3)傳閱文件：按編號分發(fā)至指定人員，閱后及時收回，避免遺漏。具體步驟：

-傳閱單：制作傳閱單，記錄傳閱人員及日期。

-保密文件：限制傳閱范圍，需經(jīng)領(lǐng)導審批。

-最終歸檔：傳閱完畢后，將文件原件或電子版歸檔。

2.文件歸檔：

(1)按類別、時間順序整理文件，確保索引清晰。具體方法：

-類別劃分：按部門、項目、年度等劃分，如“行政部-2023年度-會議文件”。

-索引制作：制作紙質(zhì)或電子索引，方便快速檢索。

(2)電子文件需備份至指定存儲設(shè)備，定期檢查完整性。具體操作：

-備份設(shè)備：使用專用服務(wù)器或移動硬盤，定期備份重要文件。

-完整性檢查：每月抽查備份文件，確?？烧４蜷_。

(3)保密文件需單獨存放，設(shè)置訪問權(quán)限。具體措施：

-存放環(huán)境：使用帶鎖的文件柜，存放于安全區(qū)域。

-訪問控制：設(shè)定電子文件訪問密碼，記錄訪問日志。

（二）會議組織流程

1.會前準備：

(1)確定會議時間、地點及參會人員。具體步驟：

-時間：避開教學高峰期，提前一周通知。

-地點：根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室，安排桌椅擺放。

-人員：發(fā)出會議邀請，注明參會必要性。

(2)準備會議議程、資料，提前通知參會者。具體操作：

-議程制作：列出會議時間、議題、發(fā)言人，按優(yōu)先級排序。

-資料準備：打印或發(fā)送電子版資料，確保內(nèi)容準確。

-提前通知：至少提前3天發(fā)送會議通知，提醒參會者準備。

(3)安排會場布置、設(shè)備調(diào)試及茶水服務(wù)。具體要求：

-布置：檢查投影儀、麥克風等設(shè)備，確保正常工作。

-茶水：準備飲用水，根據(jù)需要提供咖啡或茶。

-溫馨提示：在會場張貼注意事項，如手機靜音。

2.會議實施：

(1)主持簽到，維持會場秩序。具體流程：

-簽到：安排專人簽到，統(tǒng)計實際參會人數(shù)。

-秩序：提醒參會者遵守會議紀律，避免無關(guān)干擾。

(2)記錄會議內(nèi)容，突出決議事項。具體要求：

-記錄要點：記錄主要發(fā)言、討論焦點、待辦事項。

-決議事項：用不同顏色標注決議內(nèi)容，便于后續(xù)跟進。

(3)會后整理會議紀要，分發(fā)給相關(guān)人員。具體步驟：

-紀要格式：包括會議基本信息、議程、發(fā)言摘要、決議事項。

-發(fā)送：通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送，確保覆蓋所有參會者。

3.會后跟進：

(1)跟蹤決議事項的落實情況。具體方法：

-設(shè)定時限：為每項決議設(shè)定完成時限，逾期需重新討論。

-進度匯報：要求責任部門定期匯報進展。

(2)收集參會反饋，優(yōu)化會議組織。具體操作：

-反饋收集：通過問卷調(diào)查或座談會收集參會者意見。

-改進措施：根據(jù)反饋調(diào)整會議形式或議程。

（三）后勤保障流程

1.辦公用品管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門需求，編制采購計劃。具體步驟：

-需求收集：與各部門溝通，統(tǒng)計紙筆、文件夾等需求量。

-計劃制定：結(jié)合庫存，制定采購清單，注明數(shù)量及預算。

(2)采購需遵循比價原則，確保性價比。具體操作：

-比價：聯(lián)系至少三家供應商，對比價格及質(zhì)量。

-采購：選擇最優(yōu)供應商，簽訂采購合同。

(3)辦公用品領(lǐng)用需登記，定期盤點庫存。具體要求：

-領(lǐng)用登記：每次領(lǐng)用需填寫領(lǐng)用單，經(jīng)審批后發(fā)放。

-盤點：每月末盤點庫存，制作盤點表，對差異進行分析。

(4)清理：對過期或損壞的辦公用品及時報廢處理。具體流程：

-報廢申請：填寫報廢單，注明原因及數(shù)量。

-處理：聯(lián)系供應商回收或集中處理。

2.場所維護：

(1)定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施，及時報修。具體操作：

-檢查項目：包括門窗、桌椅、電器等，記錄損壞情況。

-報修流程：填寫報修單，聯(lián)系維修人員，跟蹤進度。

(2)保持環(huán)境整潔，安排保潔人員。具體要求：

-保潔標準：制定保潔檢查表，包括地面、桌面、衛(wèi)生間等區(qū)域。

-員工責任：提醒員工保持辦公區(qū)域整潔，不亂扔垃圾。

(3)節(jié)能用水用電，避免資源浪費。具體措施：

-用電：下班前關(guān)閉電腦、燈等設(shè)備，避免待機耗電。

-用水：鼓勵員工節(jié)約用水，檢查水管是否漏水。

四、應急處理措施

（一）設(shè)備故障應急

1.立即聯(lián)系設(shè)備供應商或維修人員。具體步驟：

(1)初步判斷：確認故障類型，如打印機無法打印、電腦無法啟動。

(2)聯(lián)系供應商：撥打供應商電話，說明故障情況。

(3)備用設(shè)備：協(xié)調(diào)使用其他部門備用設(shè)備，減少影響。

2.臨時調(diào)配備用設(shè)備，確保工作不受影響。具體操作：

(1)調(diào)配流程：填寫設(shè)備借用單，經(jīng)批準后使用。

(2)使用期限：設(shè)定使用時限，避免長期占用。

3.記錄故障原因及處理過程，避免類似問題重復發(fā)生。具體要求：

(1)故障記錄：詳細記錄故障現(xiàn)象、解決方法及供應商反饋。

(2)預防措施：根據(jù)故障原因，調(diào)整使用習慣或設(shè)備維護計劃。

（二）文件遺失應急

1.立即啟動文件追溯程序，排查去向。具體步驟：

(1)最后接觸者：詢問最后接觸文件的人員，了解去向。

(2)查看記錄：檢查文件登記臺賬，尋找線索。

(3)外部排查：若文件已外發(fā)，聯(lián)系相關(guān)方確認。

2.若無法找回，重新打印或補辦，并分析遺失原因。具體操作：

(1)補辦流程：根據(jù)文件類型，決定重新打印或補辦手續(xù)。

(2)原因分析：召開內(nèi)部會議，討論遺失原因，制定改進措施。

3.加強文件保管措施，強化責任意識。具體措施：

(1)加強培訓：定期組織文件管理培訓，提高員工責任意識。

(2)強化監(jiān)管：增加文件檢查頻率，確保存取規(guī)范。

（三）突發(fā)事件應對

1.保持冷靜，迅速評估情況，啟動應急預案。具體流程：

(1)現(xiàn)場處置：安排人員維持秩序，避免事態(tài)擴大。

(2)評估情況：判斷事件類型（如設(shè)備故障、人員不適），采取相應措施。

(3)啟動預案：根據(jù)事件類型，啟動相應應急預案。

2.上級領(lǐng)導匯報，協(xié)調(diào)資源解決問題。具體操作：

(1)匯報流程：立即向辦公室主任匯報，必要時向?qū)W校領(lǐng)導匯報。

(2)資源協(xié)調(diào)：聯(lián)系相關(guān)部門，提供所需支持。

3.事后總結(jié)經(jīng)驗，完善應急機制。具體要求：

(1)總結(jié)會議：組織相關(guān)人員召開總結(jié)會議，分析問題及改進點。

(2)完善預案：根據(jù)總結(jié)結(jié)果，修訂應急預案，增強可操作性。

五、監(jiān)督與考核

（一）日常工作監(jiān)督

1.每日檢查文件流轉(zhuǎn)、設(shè)備運行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體項目：

(1)文件流轉(zhuǎn)：檢查文件是否按時傳閱、歸檔。

(2)設(shè)備運行：檢查打印機、復印機等是否正常工作。

(3)環(huán)境衛(wèi)生：檢查辦公區(qū)域是否整潔。

2.定期抽查辦公用品使用情況，防止浪費。具體方法：

(1)抽查內(nèi)容：檢查辦公用品領(lǐng)用記錄，核對實際使用情況。

(2)浪費分析：對異常使用情況進行分析，提出改進建議。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，避免擴大化。具體流程：

(1)問題記錄：詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題，拍照或錄像留存。

(2)立即糾正：安排人員立即整改，避免影響其他工作。

(3)跟蹤反饋：檢查整改結(jié)果，確保問題徹底解決。

（二）績效考核

1.按季度評估個人工作表現(xiàn)，包括效率、準確性等指標。具體指標：

(1)效率：完成任務(wù)的及時性，如文件處理速度。

(2)準確性：工作成果的差錯率，如文件登記錯誤次數(shù)。

(3)責任心：對分配任務(wù)的完成情況，如設(shè)備維護記錄。

2.結(jié)合部門目標，綜合評定績效等級。具體方法：

(1)評分標準：制定評分表，對每項指標設(shè)定分值。

(2)綜合評定：根據(jù)得分，評定優(yōu)秀、良好、合格等等級。

3.考核結(jié)果與獎懲掛鉤，激勵員工提升能力。具體措施：

(1)獎勵機制：對績效優(yōu)秀者給予表揚或物質(zhì)獎勵。

(2)培訓提升：對績效不合格者安排針對性培訓，幫助改進。

(3)調(diào)整崗位：根據(jù)長期考核結(jié)果，考慮崗位調(diào)整。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負責解釋。各部門需嚴格遵守，如有建議可隨時反饋，定期修訂完善。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務(wù)、文件管理、信息傳達、后勤保障等工作。為確保各項工作高效、規(guī)范、有序進行，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、崗位職責與權(quán)限

（一）辦公室主任職責

1.負責綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。

2.制定辦公室年度工作計劃及規(guī)章制度，并組織實施。

3.審核各類文件、報告，監(jiān)督工作落實情況。

4.代表學校參加重要會議，傳達上級指示。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。

2.協(xié)助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

3.管理辦公用品采購、分發(fā)及庫存統(tǒng)計。

4.負責學校公告、通知的發(fā)布及信息更新。

（三）文印管理職責

1.負責各類文件、報告的打印、復印工作。

2.設(shè)置文印權(quán)限，控制成本，避免浪費。

3.定期維護打印機等設(shè)備，確保正常運行。

4.保管打印耗材，做好領(lǐng)用登記。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件后，核對簽收，注明日期、來源及數(shù)量。

(2)分類登記，重要文件需立即呈送領(lǐng)導。

(3)傳閱文件需按編號分發(fā)，閱后及時收回歸檔。

2.文件歸檔：

(1)按類別、時間順序整理文件，確保索引清晰。

(2)電子文件需備份至指定存儲設(shè)備，定期檢查完整性。

(3)保密文件需單獨存放，設(shè)置訪問權(quán)限。

（二）會議組織流程

1.會前準備：

(1)確定會議時間、地點及參會人員。

(2)準備會議議程、資料，提前通知參會者。

(3)安排會場布置、設(shè)備調(diào)試及茶水服務(wù)。

2.會議實施：

(1)主持簽到，維持會場秩序。

(2)記錄會議內(nèi)容，突出決議事項。

(3)會后整理會議紀要，分發(fā)給相關(guān)人員。

3.會后跟進：

(1)跟蹤決議事項的落實情況。

(2)收集參會反饋，優(yōu)化會議組織。

（三）后勤保障流程

1.辦公用品管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門需求，編制采購計劃。

(2)采購需遵循比價原則，確保性價比。

(3)辦公用品領(lǐng)用需登記，定期盤點庫存。

2.場所維護：

(1)定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施，及時報修。

(2)保持環(huán)境整潔，安排保潔人員。

(3)節(jié)能用水用電，避免資源浪費。

四、應急處理措施

（一）設(shè)備故障應急

1.立即聯(lián)系設(shè)備供應商或維修人員。

2.臨時調(diào)配備用設(shè)備，確保工作不受影響。

3.記錄故障原因及處理過程，避免類似問題重復發(fā)生。

（二）文件遺失應急

1.立即啟動文件追溯程序，排查去向。

2.若無法找回，重新打印或補辦，并分析遺失原因。

3.加強文件保管措施，強化責任意識。

（三）突發(fā)事件應對

1.保持冷靜，迅速評估情況，啟動應急預案。

2.上級領(lǐng)導匯報，協(xié)調(diào)資源解決問題。

3.事后總結(jié)經(jīng)驗，完善應急機制。

五、監(jiān)督與考核

（一）日常工作監(jiān)督

1.每日檢查文件流轉(zhuǎn)、設(shè)備運行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.定期抽查辦公用品使用情況，防止浪費。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，避免擴大化。

（二）績效考核

1.按季度評估個人工作表現(xiàn)，包括效率、準確性等指標。

2.結(jié)合部門目標，綜合評定績效等級。

3.考核結(jié)果與獎懲掛鉤，激勵員工提升能力。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負責解釋。各部門需嚴格遵守，如有建議可隨時反饋，定期修訂完善。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務(wù)、文件管理、信息傳達、后勤保障等工作。為確保各項工作高效、規(guī)范、有序進行，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程適用于綜合辦公室全體工作人員，旨在明確崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務(wù)質(zhì)量。

二、崗位職責與權(quán)限

（一）辦公室主任職責

1.負責綜合辦公室全面工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門事務(wù)。具體包括：

(1)召開部門會議，傳達學校決策，部署工作任務(wù)。

(2)監(jiān)督檢查各部門工作進度，確保指令落實。

(3)代表學校參與外部協(xié)調(diào)，維護良好合作關(guān)系。

2.制定辦公室年度工作計劃及規(guī)章制度，并組織實施。具體步驟為：

(1)收集各部門需求，匯總形成初步計劃。

(2)組織討論，修訂完善計劃內(nèi)容。

(3)分解任務(wù)至個人，明確時間節(jié)點。

3.審核各類文件、報告，監(jiān)督工作落實情況。具體要求：

(1)對提交的文件進行合規(guī)性檢查。

(2)簽批重要文件，注明處理意見。

(3)跟蹤文件執(zhí)行情況，定期通報進展。

4.代表學校參加重要會議，傳達上級指示。具體流程：

(1)提前了解會議議題，準備發(fā)言材料。

(2)參會期間做好記錄，重點把握指示精神。

(3)會后整理紀要，分發(fā)至相關(guān)部門。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、登記、傳閱及歸檔管理。具體操作：

(1)文件收發(fā)：每日定時收集內(nèi)外部文件，核對簽收，注明日期、來源、數(shù)量及密級。

(2)文件登記：使用電子臺賬或紙質(zhì)表格，記錄文件編號、標題、接收日期等信息。

(3)文件傳閱：按編號分發(fā)至指定人員，閱后及時收回，避免遺漏。

(4)文件歸檔：按年度、類別整理，電子文件需備份至專用存儲設(shè)備，紙質(zhì)文件裝訂成冊。

2.協(xié)助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。具體步驟：

(1)會前：確認會議室預訂，準備會議材料（如議程、簽到表）。

(2)會中：引導參會人員簽到，記錄發(fā)言要點及決議事項。

(3)會后：整理會議紀要，包括時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議等，分發(fā)給相關(guān)人員。

3.管理辦公用品采購、分發(fā)及庫存統(tǒng)計。具體流程：

(1)采購：每月統(tǒng)計各部門需求，列出采購清單，比價后確定供應商，驗收合格后入庫。

(2)分發(fā)：按需分發(fā)給各部門，登記領(lǐng)用信息。

(3)庫存：定期盤點，設(shè)置最低庫存預警，避免短缺或積壓。

(4)清理：對過期或損壞的辦公用品及時報廢處理。

4.負責學校公告、通知的發(fā)布及信息更新。具體要求：

(1)公告發(fā)布：在公告欄張貼紙質(zhì)版，同時通過學校官網(wǎng)、微信公眾號等渠道發(fā)布電子版。

(2)通知發(fā)送：電話通知關(guān)鍵部門，確保信息傳達無誤。

(3)信息更新：維護學校官網(wǎng)信息，確保聯(lián)系方式、地址等準確無誤。

（三）文印管理職責

1.負責各類文件、報告的打印、復印工作。具體操作：

(1)打?。喊葱璐蛴?，避免重復打印，優(yōu)先使用雙面打印模式。

(2)復?。嚎刂茝陀?shù)量，重要文件需經(jīng)審核后方可復印。

(3)設(shè)備維護：每日檢查設(shè)備狀態(tài)，定期清潔，發(fā)現(xiàn)故障及時報修。

2.設(shè)置文印權(quán)限，控制成本，避免浪費。具體措施：

(1)部門申請：各部門每月提交文印預算，按需領(lǐng)取額度。

(2)個人記錄：記錄個人文印量，超額度需經(jīng)審批。

(3)節(jié)約提示：在打印區(qū)域張貼節(jié)約用紙?zhí)崾荆膭顭o紙化辦公。

3.保管打印耗材，做好領(lǐng)用登記。具體流程：

(1)耗材存放：將墨盒、紙張等分類存放，防潮防塵。

(2)領(lǐng)用登記：每次領(lǐng)用需填寫領(lǐng)用單，注明品名、數(shù)量、領(lǐng)用人。

(3)廢棄處理：廢棄墨盒等需分類回收，遵守環(huán)保規(guī)定。

4.定期維護打印機等設(shè)備，確保正常運行。具體步驟：

(1)日常檢查：每日開機前檢查設(shè)備狀態(tài)，如紙張是否充足、墨盒是否正常。

(2)清潔保養(yǎng)：每周清潔打印頭、滾輪等關(guān)鍵部件，保持設(shè)備散熱。

(3)故障報修：記錄故障現(xiàn)象，聯(lián)系專業(yè)維修人員處理，并跟蹤維修進度。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件管理流程

1.文件收發(fā)：

(1)接收文件后，核對簽收，注明日期、來源及數(shù)量。具體要求：

-紙質(zhì)文件需加蓋簽收章，電子文件需發(fā)送回執(zhí)。

-重要文件需立即通知相關(guān)人員，避免延誤。

(2)分類登記：按文件類型（如通知、報告、合同）分類，使用電子臺賬或紙質(zhì)登記表。

-登記內(nèi)容：文件編號、標題、密級、接收日期、經(jīng)手人。

-電子文件需標注存儲路徑，便于查找。

(3)傳閱文件：按編號分發(fā)至指定人員，閱后及時收回，避免遺漏。具體步驟：

-傳閱單：制作傳閱單，記錄傳閱人員及日期。

-保密文件：限制傳閱范圍，需經(jīng)領(lǐng)導審批。

-最終歸檔：傳閱完畢后，將文件原件或電子版歸檔。

2.文件歸檔：

(1)按類別、時間順序整理文件，確保索引清晰。具體方法：

-類別劃分：按部門、項目、年度等劃分，如“行政部-2023年度-會議文件”。

-索引制作：制作紙質(zhì)或電子索引，方便快速檢索。

(2)電子文件需備份至指定存儲設(shè)備，定期檢查完整性。具體操作：

-備份設(shè)備：使用專用服務(wù)器或移動硬盤，定期備份重要文件。

-完整性檢查：每月抽查備份文件，確保可正常打開。

(3)保密文件需單獨存放，設(shè)置訪問權(quán)限。具體措施：

-存放環(huán)境：使用帶鎖的文件柜，存放于安全區(qū)域。

-訪問控制：設(shè)定電子文件訪問密碼，記錄訪問日志。

（二）會議組織流程

1.會前準備：

(1)確定會議時間、地點及參會人員。具體步驟：

-時間：避開教學高峰期，提前一周通知。

-地點：根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室，安排桌椅擺放。

-人員：發(fā)出會議邀請，注明參會必要性。

(2)準備會議議程、資料，提前通知參會者。具體操作：

-議程制作：列出會議時間、議題、發(fā)言人，按優(yōu)先級排序。

-資料準備：打印或發(fā)送電子版資料，確保內(nèi)容準確。

-提前通知：至少提前3天發(fā)送會議通知，提醒參會者準備。

(3)安排會場布置、設(shè)備調(diào)試及茶水服務(wù)。具體要求：

-布置：檢查投影儀、麥克風等設(shè)備，確保正常工作。

-茶水：準備飲用水，根據(jù)需要提供咖啡或茶。

-溫馨提示：在會場張貼注意事項，如手機靜音。

2.會議實施：

(1)主持簽到，維持會場秩序。具體流程：

-簽到：安排專人簽到，統(tǒng)計實際參會人數(shù)。

-秩序：提醒參會者遵守會議紀律，避免無關(guān)干擾。

(2)記錄會議內(nèi)容，突出決議事項。具體要求：

-記錄要點：記錄主要發(fā)言、討論焦點、待辦事項。

-決議事項：用不同顏色標注決議內(nèi)容，便于后續(xù)跟進。

(3)會后整理會議紀要，分發(fā)給相關(guān)人員。具體步驟：

-紀要格式：包括會議基本信息、議程、發(fā)言摘要、決議事項。

-發(fā)送：通過郵件或內(nèi)部通訊工具發(fā)送，確保覆蓋所有參會者。

3.會后跟進：

(1)跟蹤決議事項的落實情況。具體方法：

-設(shè)定時限：為每項決議設(shè)定完成時限，逾期需重新討論。

-進度匯報：要求責任部門定期匯報進展。

(2)收集參會反饋，優(yōu)化會議組織。具體操作：

-反饋收集：通過問卷調(diào)查或座談會收集參會者意見。

-改進措施：根據(jù)反饋調(diào)整會議形式或議程。

（三）后勤保障流程

1.辦公用品管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門需求，編制采購計劃。具體步驟：

-需求收集：與各部門溝通，統(tǒng)計紙筆、文件夾等需求量。

-計劃制定：結(jié)合庫存，制定采購清單，注明數(shù)量及預算。

(2)采購需遵循比價原則，確保性價比。具體操作：

-比價：聯(lián)系至少三家供應商，對比價格及質(zhì)量。

-采購：選擇最優(yōu)供應商，簽訂采購合同。

(3)辦公用品領(lǐng)用需登記，定期盤點庫存。具體要求：

-領(lǐng)用登記：每次領(lǐng)用需填寫領(lǐng)用單，經(jīng)審批后發(fā)放。

-盤點：每月末盤點庫存，制作盤點表，對差異進行分析。

(4)清理：對過期或損壞的辦公用品及時報廢處理。具體流程：

-報廢申請：填寫報廢單，注明原因及數(shù)量。

-處理：聯(lián)系供應商回收或集中處理。

2.場所維護：

(1)定期檢查辦公區(qū)域設(shè)施，及時報修。具體操作：

-檢查項目：包括門窗、桌椅、電器等，記錄損壞情況。

-報修流程：填寫報修單，聯(lián)系維修人員，跟蹤進度。

(2)保持環(huán)境整潔，安排保潔人員。具體要求：

-保潔標準：制定保潔檢查表，包括地面、桌面、衛(wèi)生間等區(qū)域。

-員工責任：提醒員工保持辦公區(qū)域整潔，不亂扔垃圾。

(3)節(jié)能用水用電，避免資源浪費。具體措施：

-用電：下班前關(guān)閉電腦、燈等設(shè)備，避免待機耗電。

-用水：鼓勵員工節(jié)約用水，檢查水管是否漏水。

四、應急處理措施

（一）設(shè)備故障應急

1.立即聯(lián)系設(shè)備供應商或維修人員。具體步驟：

(1)初步判斷：確認故障類型，如打印機無法打印、電腦無法啟動。

(2)聯(lián)系供應商：撥打供應商電話，說明故障情況。

(3)備用設(shè)備：協(xié)調(diào)使用其他部門備用設(shè)備，減少影響。

2.臨時調(diào)配備用設(shè)備，確保工作不受影響。具體操作：

(1)調(diào)配流程：填寫設(shè)備借用單，經(jīng)批準后使用。

(2)使用期限：設(shè)定使用時限，避免長期占用。

3.記錄故障原因及處理過程，避免類似問題重復發(fā)生。具體要求：

(1)故障記錄：詳細記錄故障現(xiàn)象、解決方法及供