人事檔案歸集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的歸集工作，確保人事檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的歸集、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，嚴禁虛假信息。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護員工人事檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案歸集工作，保證檔案質(zhì)量。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學歷、學位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間、現(xiàn)工作單位及職務等。2.員工履歷表，記錄其工作經(jīng)歷、任職情況等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、績效考核表等。2.任職期滿考核材料。3.各類專項考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件。2.培訓結(jié)業(yè)證書、學習成績單等。3.專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料。2.出國（境）政審材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書。2.入黨申請書。3.轉(zhuǎn)正申請書。4.思想?yún)R報。5.團組織關(guān)系材料。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書、表彰決定等。2.先進事跡材料。（八）處分材料1.違紀違規(guī)處分決定、通報批評等。2.受處分人員的檢查、申訴材料等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.任免文件、職務變動登記表等。3.出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工健康體檢報告。2.員工職業(yè)資格證書復印件。3.員工發(fā)表的論文、著作等。三、人事檔案的歸集流程（一）新員工入職檔案歸集1.新員工入職時，人力資源部門應向其發(fā)放《員工人事檔案材料清單》，告知其應提交的檔案材料。2.新員工按照清單要求，準備好個人檔案材料，包括身份證、學歷學位證書、就業(yè)報到證、勞動合同等原件及復印件，以及其他相關(guān)材料。3.新員工將檔案材料提交至人力資源部門，人力資源部門安排專人進行審核。審核內(nèi)容包括材料的真實性、完整性、規(guī)范性等。4.審核通過后，人力資源部門將新員工檔案材料進行整理、分類，裝入人事檔案袋，并在檔案袋上標注員工姓名、部門、崗位等信息。5.將整理好的新員工人事檔案移交至檔案管理部門進行保管。（二）在職員工檔案材料更新歸集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案材料，如年度考核登記表、工資變動審批表、職務任免文件等。2.員工所在部門負責及時將涉及員工的獎懲、培訓、崗位變動等信息反饋給人力資源部門。3.人力資源部門對收集到的檔案材料進行審核，確保材料真實、準確。4.審核通過后，將更新的檔案材料及時歸入員工人事檔案，并對檔案進行相應調(diào)整。（三）離職員工檔案歸集1.員工離職時，人力資源部門通知其辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.離職員工需提交離職證明、工作交接清單等材料。3.人力資源部門對離職員工檔案進行清理，檢查檔案材料是否齊全、完整。4.如檔案材料齊全，人力資源部門在檔案袋上加蓋“離職”章，并注明離職日期。5.將離職員工人事檔案移交至檔案管理部門，按照規(guī)定進行保管或轉(zhuǎn)遞。四、人事檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照人事檔案的內(nèi)容，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷學位培訓專業(yè)技術(shù)職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國境材料等十大類。2.排序：每一類材料按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、序號、題名、日期、頁數(shù)等信息。4.裝訂：將每一類材料按照編目順序進行裝訂，確保整齊、牢固。五、人事檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管要求1.檔案管理部門應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.嚴格控制檔案查閱人員的范圍，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案信息化管理1.公司應建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工人事檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和查詢。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、安全防護等功能，確保檔案信息的安全。六、人事檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，報檔案管理部門備案。2.查閱人事檔案的人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱范圍、查閱時間等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審批，簽署意見。3.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱。4.查閱人員在指定地點查閱檔案，查閱完畢后，將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱記錄檔案管理部門應建立人事檔案查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱事由、查閱范圍等信息。查閱記錄應妥善保管，以備查詢。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.按照國家有關(guān)規(guī)定，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門根據(jù)員工轉(zhuǎn)遞人事檔案的申請，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及員工人事檔案一并密封，加蓋密封章。3.通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將人事檔案轉(zhuǎn)至接收單位。4.接收單位收到人事檔案后，應在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回公司檔案管理部