制度屬于會計檔案一、總則（一）目的為了加強公司制度文件的管理，規(guī)范制度作為會計檔案的歸檔、保管、查閱、利用等工作，確保制度文件的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮制度在公司運營管理中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有制度文件，包括但不限于公司章程、管理制度、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范等，無論其以紙質(zhì)形式還是電子形式存在，均屬于會計檔案管理范疇。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保制度文件的管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：制度文件的管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的專門部門負責(zé)，確保管理的規(guī)范性和一致性。3.安全保密原則：采取有效措施確保制度文件的安全，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，維護公司的商業(yè)秘密和核心競爭力。4.便于利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮制度文件的利用需求，優(yōu)化管理流程，提高查閱和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、制度文件的歸檔（一）歸檔范圍1.公司制定、修訂并正式發(fā)布的各類制度文件，包括但不限于財務(wù)管理制度、人力資源管理制度、行政管理制度、市場營銷管理制度等。2.制度文件在制定過程中形成的相關(guān)資料，如起草說明、征求意見稿、修改稿、審核記錄等。3.制度文件的廢止、失效記錄以及與制度文件相關(guān)的重要會議紀要、決策文件等。（二）歸檔時間制度文件正式發(fā)布后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。對于制度文件在制定過程中形成的階段性資料，應(yīng)按照工作進度及時歸檔，確保資料的完整性。（三）歸檔要求1.紙質(zhì)文件：應(yīng)確保文件內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章齊全。如有多頁，應(yīng)進行編號并裝訂成冊，同時編制文件目錄，注明文件名稱、文號、日期、頁碼等信息。2.電子文件：應(yīng)采用統(tǒng)一的文件格式進行存儲，如PDF、DOCX等，確保文件能夠長期有效讀取。電子文件應(yīng)按照分類目錄進行存儲，并建立相應(yīng)的索引，以便快速查找。同時，應(yīng)定期對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）歸檔流程1.收集整理：由制度文件的起草部門或歸口管理部門負責(zé)收集本部門制定或涉及的制度文件及相關(guān)資料，并按照歸檔要求進行初步整理。2.審核把關(guān)：整理后的制度文件及資料應(yīng)提交至公司檔案管理部門進行審核。檔案管理部門應(yīng)重點審核文件的完整性、準確性、規(guī)范性以及與公司整體管理體系的協(xié)調(diào)性，對于不符合要求的，應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門進行修改完善。3.正式歸檔：審核通過后的制度文件及資料，由檔案管理部門按照規(guī)定的分類目錄進行編號、裝訂（紙質(zhì)文件）或存儲（電子文件），建立檔案臺賬，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記，完成正式歸檔工作。三、制度文件的保管（一）保管期限制度文件的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值確定，一般分為永久保管和定期保管。1.永久保管：公司章程、涉及公司重大權(quán)益和核心業(yè)務(wù)的制度文件、具有重要歷史價值和參考意義的制度文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他制度文件的保管期限為[X]年，自文件形成次年1月1日起計算。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。紙質(zhì)文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列上架，便于查找和管理。2.電子文件：應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份。電子文件的存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子文件的訪問權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子文件。（三）保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對制度文件進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，重點檢查文件的完整性、準確性、存儲狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，確保文件的安全保管。2.維護更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的變化，制度文件可能需要進行修訂或廢止。檔案管理部門應(yīng)及時跟蹤制度文件的變化情況，對修訂后的文件進行重新歸檔，對廢止的文件進行標識和單獨存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)的記錄更新。同時，應(yīng)定期對制度文件的保管情況進行總結(jié)分析，不斷完善保管措施，提高管理水平。四、制度文件的查閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱制度文件的，應(yīng)填寫《制度文件查閱申請表》，注明查閱目的、文件名稱、文號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要向外部單位或個人提供制度文件查閱服務(wù)的，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定進行審批，并簽訂保密協(xié)議。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)陪同，確保查閱行為符合規(guī)定要求。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫《制度文件查閱申請表》，提交至所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需要和實際情況進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的查閱申請，應(yīng)報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：審批通過后，查閱人持有效證件到檔案管理部門查閱制度文件。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，注明查閱時間、查閱人、文件名稱、查閱內(nèi)容等信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將制度文件歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認。檔案管理部門應(yīng)對歸還的文件進行核對，確保文件完整無損。（三）查閱限制1.查閱制度文件時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照查閱審批程序另行申請，并注明用途和范圍。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)等敏感信息的制度文件，應(yīng)嚴格限制查閱范圍，確保信息安全。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得將制度文件提供給外部單位或個人。五、制度文件的利用（一）利用方式制度文件的利用方式主要包括為公司決策提供參考依據(jù)、指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作、開展培訓(xùn)教育、進行對外宣傳等。1.決策參考：公司各級領(lǐng)導(dǎo)在制定戰(zhàn)略規(guī)劃、決策重大事項時，可查閱相關(guān)制度文件，了解公司的管理要求和歷史經(jīng)驗，為決策提供參考依據(jù)。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：各部門員工在日常工作中，可根據(jù)工作需要查閱制度文件，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，確保工作的準確性和合規(guī)性。3.培訓(xùn)教育：人力資源部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在組織員工培訓(xùn)時，可將制度文件作為培訓(xùn)教材，幫助員工了解公司的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.對外宣傳：在公司對外宣傳活動中，如參加行業(yè)展會、發(fā)布企業(yè)宣傳資料等，可適當(dāng)引用公司制度文件中的相關(guān)內(nèi)容，展示公司的管理水平和規(guī)范形象，但應(yīng)確保引用內(nèi)容符合公司對外宣傳管理規(guī)定，不泄露公司機密信息。（二）利用要求1.在利用制度文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容的真實性、準確性和完整性，不得擅自篡改或歪曲文件原意。2.如需對制度文件進行引用或轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)注明文件來源和出處，并按照規(guī)定進行審批。3.利用制度文件開展培訓(xùn)教育等活動時，應(yīng)結(jié)合實際案例進行講解，幫助員工更好地理解和應(yīng)用制度文件。同時，應(yīng)鼓勵員工對制度文件提出意見和建議，促進制度的不斷完善。六、制度文件的銷毀（一）銷毀條件制度文件保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的制度文件進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表等。鑒定小組應(yīng)根據(jù)制度文件的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實用途等因素，對文件是否需要銷毀進行評估，并形成鑒定意見。2.審批：鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。對于涉及重要事項或可能存在法律風(fēng)險的制度文件銷毀申請，應(yīng)報公司董事會審批。3.銷毀實施：經(jīng)審批同意銷毀的制度文件，應(yīng)按照保密要求進行銷毀處理。紙質(zhì)文件應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；電子文件應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并確保銷毀后的存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷毀過