年度檔案統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的準確性、完整性和可利用性，為公司各項工作提供有力的支持，特制定本年度檔案統(tǒng)計制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的統(tǒng)計活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)如實反映檔案管理的實際情況，不得虛報、瞞報。2.準確性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確無誤，確保統(tǒng)計結(jié)果的可靠性。3.及時性原則：按時完成檔案統(tǒng)計工作，及時上報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以便為公司決策提供及時有效的依據(jù)。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案統(tǒng)計信息予以保密。二、檔案統(tǒng)計機構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計機構(gòu)公司設(shè)立檔案統(tǒng)計工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員。檔案統(tǒng)計工作小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司的檔案統(tǒng)計工作。（二）人員職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)人全面負責(zé)檔案統(tǒng)計工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理。審核統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和完整性。協(xié)調(diào)解決檔案統(tǒng)計工作中出現(xiàn)的問題。2.檔案管理人員負責(zé)收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計資料。按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和內(nèi)容，準確填報統(tǒng)計數(shù)據(jù)。對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，撰寫統(tǒng)計分析報告。3.各部門檔案管理人員負責(zé)本部門檔案統(tǒng)計資料的收集、整理和上報。協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。三、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與分類（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.文書檔案：統(tǒng)計年度內(nèi)形成的各類文件、通知、報告、請示等文書檔案的數(shù)量。2.科技檔案：包括科研項目檔案、工程技術(shù)檔案等，統(tǒng)計其數(shù)量及相關(guān)信息。3.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案的數(shù)量。4.人事檔案：統(tǒng)計員工檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、檔案變動情況等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分別統(tǒng)計各類業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量，如銷售檔案、采購檔案、合同檔案等。（二）檔案利用情況統(tǒng)計1.查閱利用次數(shù)：統(tǒng)計年度內(nèi)檔案被查閱的總次數(shù)，包括內(nèi)部查閱和外部查閱。2.利用目的分類：對檔案利用目的進行分類統(tǒng)計，如決策參考、工作查考、解決糾紛等。3.利用效果評估：對檔案利用后產(chǎn)生的效果進行評估，分為顯著效果、一般效果和無效果等，并統(tǒng)計各類效果的比例。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計1.檔案存儲載體：統(tǒng)計檔案存儲在紙質(zhì)、電子、光盤等不同載體上的數(shù)量及比例。2.檔案保管期限：按照檔案保管期限分類統(tǒng)計，如短期、中期、長期檔案的數(shù)量。3.檔案完好情況：對檔案的破損、丟失、霉變等情況進行統(tǒng)計，分析原因及處理措施。四、檔案統(tǒng)計報表與填報要求（一）檔案統(tǒng)計報表種類1.年度檔案數(shù)量統(tǒng)計表：反映各類檔案在年度內(nèi)的形成數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計表：記錄檔案利用的次數(shù)、目的及效果等信息。3.檔案保管狀況統(tǒng)計表：統(tǒng)計檔案的存儲載體、保管期限及完好情況。（二）填報要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的報表格式和內(nèi)容，認真填寫統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)真實、準確、完整。2.報表填寫應(yīng)字跡清晰、工整，不得涂改。如有錯誤需要更正，應(yīng)在原數(shù)據(jù)上劃雙線，并加蓋更正人員印章。3.統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送檔案管理部門，報送時間為每年[具體日期]前。五、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集與整理（一）數(shù)據(jù)收集渠道1.檔案管理部門日常工作記錄，包括檔案接收、整理、借閱等環(huán)節(jié)的登記信息。2.各部門檔案管理人員定期報送的統(tǒng)計資料。3.檔案利用部門反饋的利用情況信息。（二）數(shù)據(jù)整理方法1.對收集到的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分類匯總，建立電子和紙質(zhì)檔案統(tǒng)計臺賬。2.對數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通核實。3.運用數(shù)據(jù)分析工具，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行初步分析，為撰寫統(tǒng)計分析報告提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。六、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析與報告（一）數(shù)據(jù)分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，通過對比、趨勢分析等方法，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問題。2.分析檔案數(shù)量的變化趨勢，了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案形成的影響。3.研究檔案利用情況，評估檔案的價值和利用效果，為優(yōu)化檔案管理提供依據(jù)。4.分析檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)存在問題的環(huán)節(jié)，采取針對性措施加以改進。（二）統(tǒng)計報告撰寫1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫年度檔案統(tǒng)計分析報告。2.統(tǒng)計分析報告應(yīng)包括引言、統(tǒng)計數(shù)據(jù)概述、數(shù)據(jù)分析、存在問題及建議等部分。引言部分簡要介紹統(tǒng)計目的和范圍；統(tǒng)計數(shù)據(jù)概述詳細列出各類檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)分析部分對數(shù)據(jù)進行深入分析，揭示規(guī)律和問題；存在問題部分指出檔案管理工作中存在的不足；建議部分針對問題提出改進措施和建議。3.統(tǒng)計分析報告應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確，具有較強的針對性和實用性。七、檔案統(tǒng)計工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.統(tǒng)計報表的填報情況，包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性。2.統(tǒng)計資料的收集、整理和歸檔情況。3.檔案統(tǒng)計工作制度的執(zhí)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門檔案統(tǒng)計工作進行檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案統(tǒng)計工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。3.專項檢查：針對檔案統(tǒng)計工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量。八、檔案統(tǒng)計工作的考核與獎懲（一）考核標準1.統(tǒng)計報表填報準確率：統(tǒng)計報表中數(shù)據(jù)準確無誤所占的比例。2.統(tǒng)計資料報送及時率：按時報送統(tǒng)計資料的部門數(shù)量占應(yīng)報送部門數(shù)量的比例。3.統(tǒng)計分析報告質(zhì)量：根據(jù)統(tǒng)計分析報告的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、實用性等方面進行綜合評價。（二）獎勵措施1.對檔案統(tǒng)計工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.在公司內(nèi)部通報表揚，頒發(fā)榮譽證書或獎金。3.將檔案統(tǒng)計工作表現(xiàn)作為員工績效考核、晉升、評優(yōu)的重要依據(jù)。（三）懲罰措施1.對檔案統(tǒng)計工作中存在虛報、瞞報、漏報等問題的部門和個人，進行批評教育。2.責(zé)令限期整改，對整改不力的部門和